Besluit  Gemeenteraad

Besluit

Enig artikel

In het kader van de aanmeldingen van de leerlingen van het eerste jaar A en B, in het gewoon secundair onderwijs die de inschrijvingen in het GITO-Overijse laat voorafgaan keurt de gemeenteraad voor het GITO-Overijse het reglement van orde met betrekking tot de Ombudsdienst Inschrijvingen (ODI) goed, als volgt:

Artikel 1. Algemeen
De Ombudsdienst Inschrijvingen (ODI) wordt opgericht in het kader van een aanmeldprocedure in het gewoon secundair onderwijs van de schoolbesturen die samenwerken in het samenwerkingsverband aanmelden.school.

Het reglement van orde en de samenstelling van deze ODI werden opgemaakt conform de regelgeving van Codex Secundair Onderwijs, art 253/11 en BVR over het inschrijvingsrecht in het secundair onderwijs, artikelen 27-30.

Het reglement van orde werd door de meerderheid van onderwijspartners binnen LOP-gebied en alle schoolbesturen met vestigingsplaatsen of scholen gelegen buiten het LOP-gebied (Lokaal Overleg Platform) goedgekeurd.

Alle effectieve, plaatsvervangende en ondersteunende leden zijn gehouden tot discretie over de aangelegenheden die zij in de uitoefening van hun mandaat vernemen. Zij oefenen hun mandaat op een onpartijdige en onbevooroordeelde wijze uit en behartigen het algemene belang.

Artikel 2. Samenstelling van de Ombudsdienst
De samenstelling van de ombudsdienst inschrijvingen bestaat minstens uit een vertegenwoordiger van een erkende oudervereniging en een vertegenwoordiging van alle schoolbesturen die de aanmeldingsprocedure organiseren waarvoor de ombudsdienst inschrijvingen instaat voor de eerstelijnsbehandeling.

Naast deze minimale decretale bepaling wordt ook een LOP-voorzitter als effectief lid toegevoegd als voorzitter van de ODI. Betrokken LOP-deskundigen nemen zonder stemrecht aan de ODI deel in functie van ondersteuning en administratie. De betrokken technici nemen tevens deel aan de ODI zonder stemrecht in functie van ondersteuning met betrekking tot technische kwesties.

De samenstelling van de ODI werd door de meerderheid van onderwijspartners binnen LOP-gebied en alle schoolbesturen met vestigingsplaatsen of scholen gelegen buiten het LOP-gebied goedgekeurd.

Als annex kan de nominatieve lijst geraadpleegd worden.

Artikel 3. Taken
Deze ODI staat in voor de eerstelijnsbehandeling van:
1. de klachten of de vaststellingen over technische fouten of materiële vergissingen.
Hieronder te verstaan: voor of na de definitieve toewijzing, een geval waarbij een technische fout of een zuiver materiële vergissing tijdens het verloop van de aanmeldingsprocedure, afbreuk doet aan de ordening of toewijzing van de leerling in kwestie.

2. de vragen over de erkenning van de uitzonderlijke situatie van de in te schrijven leerling.
Hieronder te verstaan: een geval waarbij de betrokkene voor een specifieke school die aanmeldt een uitzonderlijke situatie inroept die alleen van toepassing is op de leerling in kwestie in die school en waarbij die inschrijving de enige mogelijke is om de toegang tot onderwijs te garanderen voor die leerling.

3. De ODI staat tevens in voor de evaluatie van de behandelde klachten en vaststellingen met het oog op eventuele bijsturing van de aanmeldingsprocedure.

Artikel 4. Procedure
4.1 Termijn indiening klachten/vragen
De aanmeldingsprocedure loopt af bij de start van de vrije inschrijvingen.
Klachten en vaststellingen die na de termijn van vijftien kalenderdagen na de vaststelling van de betwiste feiten ingediend worden, zijn onontvankelijk.
Voor de toepassing van de termijnen worden zaterdagen, zondagen, wettelijke en reglementaire feestdagen, de schoolvakanties en facultatieve vakantiedagen niet meegerekend.

4.2 Voorafgaand de samenkomst van de ODI
Ouders en alle belanghebbenden, dienen per e-mail een klacht en/of vraag (cfr. artikel 3) in via info@aanmelden.school, binnen de 15 kalenderdagen (cfr. artikel 4.1) na vaststelling van de betwiste feiten.

De e-mail bevat de identiteit en het e-mailadres van de verzoekende partij, de identiteit van de leerling in kwestie en een situatieschets met expliciete klacht of vraag gericht aan de leden van de ODI.

De door de ODI aangeduide helpdeskmedewerkers verbonden aan info@aanmelden.school verzamelen de klachten en/of vragen over de erkenning van de uitzonderlijke situatie en leggen deze voor aan de voorzitter van de ODI, waarna de voorzitter de leden digitaal samenroept.

De door de ODI aangeduide helpdeskmedewerkers verbonden aan info@aanmelden.school informeren de indiener over de datum en het uur waarop de ODI zal samenkomen om de klacht/vraag te behandelen zodat de indiener (of een vertegenwoordiger), indien gewenst, kan gehoord worden door de leden.
De ODI kan alle nodige documenten opvragen bij het schoolbestuur of het LOP in kwestie.

4.3 Rechtsgeldigheid samenkomst ODI
De voorzitter roept de ODI digitaal ad hoc samen op basis van de verzamelde klachten en/of vragen over de erkenning van de uitzonderlijke situatie van een in te schrijven leerling.

De ODI vergadert rechtsgeldig wanneer minstens de helft +1 van de leden aanwezig is.

De ODI komt rechtsgeldig samen en formuleert een advies binnen de 15 dagen (cfr. artikel 4.1).

In functie van de continuïteit zal elk effectief lid zoveel mogelijk aanwezig zijn. Indien dit niet
mogelijk is, kan men vertegenwoordigd worden door een plaatsvervanger. Elk effectief lid bepaalt zelf wie deze plaatsvervanger wordt en zorgt ervoor dat deze voldoende inhoudelijk op de hoogte is.

Artikel 5. De mogelijkheid tot wraking
De indiener van de vraag of klacht kan voor de aanvang van de samenkomst van de ODI één of meer leden wraken. Ingeval de reden tot wraking later is ontstaan, kan wraking ook nog worden ingeroepen tijdens de samenkomst. In dat laatste geval wordt de zaak naar de eerstvolgende samenkomst verwezen.
Een plaatsvervanger neemt de plaats in van het gewraakte lid. Het lid dat weet dat er een reden tot wraking tegen hem bestaat, moet zich van de zaak onthouden.

Indien zowel de voorzitter als de plaatsvervangende voorzitter worden gewraakt, wijst het oudste effectieve lid een plaatsvervangende voorzitter aan om in die zaak te zetelen. In dit geval wordt de zaak geschorst tot de nieuwe voorzitter is aangewezen.

De redenen van de wraking zijn die vermeld in het Gerechtelijk Wetboek artikelen 828 en 829, tweede lid van.

Artikel 6. Besluitvorming en uitspraak
De voorzitter opent de zitting en leidt de gesprekken. Hetgeen de voorzitter met het oog op de handhaving van de orde beveelt, wordt stipt en terstond uitgevoerd.

Op het einde van de samenkomst sluit de voorzitter de gesprekken.

Met het oog op de uitspraak volgt de beraadslaging onmiddellijk na het sluiten van de gesprekken. Dit gebeurt met gesloten deuren.

Adviezen worden bij voorkeur in consensus genomen. Indien er geen consensus is, wordt het advies bij stemming door de meerderheid aangenomen en heeft de voorzitter, indien nodig, de doorslaggevende stem.

Adviezen en resultaten bij klachten of de vaststellingen over technische fouten of materiële vergissingen:

• Als de ODI na een klacht over of een vaststelling van een technische fout of een zuiver materiële vergissing voor de definitieve toewijzingen een gunstig advies geeft over de correctie van de fout, kan de leerling door het LOP, het schoolbestuur of meerdere schoolbesturen samen met de correctie van de fout worden opgenomen in het aanmeldingssysteem voor de definitieve toewijzing gebeurt. In concreto: een aanpassing is mogelijk tot de dag voor het moment van definitieve toewijzing, 14u.

• De ODI kan bepalen wie de correctie van de fout dient in te geven en geeft geen nader advies, over het resultaat na toewijzing.

• Als de ODI na een klacht over een technische fout of een zuiver materiële vergissing na een definitieve toewijzing een gunstig advies geeft over de correctie van de fout, kan de leerling door het betrokken schoolbestuur in overcapaciteit worden ingeschreven conform artikel 253/20 van Codex Secundair Onderwijs.

• Als de ombudsdienst inschrijvingen een negatief advies geeft over een klacht over een technische fout of een materiële vergissing voor of na de definitieve toewijzingen, hoeft de school niets te wijzigen aan de aanmelding of toewijzing van de leerling in kwestie.

• Als een ouder een vraag voor de erkenning van een uitzonderlijke situatie stelt aan de ombudsdienst inschrijvingen, legt de ODI de vraag voor aan het schoolbestuur in kwestie.

• Indien het schoolbestuur in kwestie een eventuele inschrijving in overcapaciteit haalbaar acht, legt ze die vraag voor aan de CLR (Commissie inzake Leerlingenrechten).

• De CLR beslist binnen dertig kalenderdagen over de uitzonderlijke situatie waarbij die inschrijving de enige mogelijke is om de toegang tot onderwijs te garanderen voor die leerling. Alleen als de CLR de uitzonderlijke situatie bevestigt waarbij die inschrijving de enige mogelijke is om de toegang tot onderwijs te garanderen voor die leerling, kan de leerling in overcapaciteit worden ingeschreven artikel 253/20 van Codex Secundair Onderwijs.

Artikel 7. Mededeling van de uitspraak
Het advies van de ODI wordt binnen een termijn van 7 kalenderdagen door de ODI aangeduide helpdeskmedewerkers verbonden aan info@aanmelden.school elektronisch verstuurd naar het e-mailadres van de indiener (cfr. artikel 4.2) in naam van de leden van de ODI. De indiener wordt hierbij ook geïnformeerd over de procedure om een klacht in te dienen bij de CLR.

De behandeling van de uitzonderlijke situatie, zoals bepaald in artikel 3, §2, kan geen voorwerp uitmaken van een klacht bij de CLR.

Artikel 8. Inwerkingtreding
Dit reglement van orde met betrekking tot de Ombudsdienst Inschrijvingen (ODI) gaat in voor de aanmeldingsprocedure voor schooljaar 2023-2024 en volgende.