Besluit  Gemeenteraad

Besluit

Enig artikel
De gemeenteraad stelt de retributie opgenomen in de overeenkomst voor de inning van standgelden van de tooghouders Druivenfeesten 2023 als volgt vast:

Algemeen
Artikel 1
Het lokaal bestuur Overijse organiseert Druivenfeesten van 25 tot en met 30 augustus 2023.
In dit kader wordt deze overeenkomst afgesloten met EvenementO voor de overkoepelende organisatie van de uitbating van 3 togen: 1 op het Just. Lipsiusplein, 1 op het Begijnhof en 1 in de VIP-tent Begijnhof door de bovenvermelde verenigingen.

Verplichtingen lokaal bestuur Overijse
Artikel 2
Het lokaal bestuur Overijse treft de volgende voorzieningen:

• Zes dagen lang zowel op het Begijnhof als vier dagen op het Just. Lipsiusplein, vinden kwaliteitsvolle optredens plaats met Belgische artiesten en bands. Elke dag op beide pleinen vindt minstens 1 namiddag en 1 avond optredens of activiteiten plaats. Als bijlage, die integraal deel uitmaakt van deze overeenkomst, het overzicht van de programmatie en activiteiten tijdens de Druivenfeesten 2023.
• Beide pleinen worden volledig en volgens thema ingekleed en van weerbestendig buitenmeubilair voorzien voor 400 personen per plein en de inrichting van de VIP-tent.
• Het aankopen van telramen en 35.000 nieuwe gepersonaliseerde drankjetons. Deze worden gebruikt voor de drankverkoop.
• Het aankleden en inrichten van de drankstanden door een externe partner zowel op het Begijnhof als op het Just. Lipsiusplein (frigo’s, togen, wasbakken, …).
• Er worden voldoende verzamelpunten voor afval voorzien en recyclageboxen voor herbruikbare bekers.
• De gemeente verbindt zich ertoe om met eenzelfde leverancier te werken voor alle bekers zowel van frisdrank als bier.
• Het leveren van een glascontainer of een aparte rolcontainer.
• Verzekering van de inboedel (materiaal) en stockage op de beide pleinen.
• Zowel op het Begijnhof als op het Just. Lipsiusplein wordt er via een externe firma nachtbewaking verzekerd en dit van woensdag 23 augustus tot en met donderdag 31 augustus 2023.
• Het ter beschikking stellen van een afsluitbaar lokaal in CC Den Blank voor het tellen van de drankjetons van woensdag 23 augustus tot en met vrijdag 1 september 2023.
• Per plein wordt er een kassa-unit in de vorm van een kleine container voorzien voor de verkoop van drankjetons.
• Via huur of sponsoring wordt er op beide pleinen een koelwagen geplaatst voor de voorkoeling van de dranken.
• Herbruikbare bekers worden via de gemeente geleverd en stockage voor voorzien.
• De kost van de huur en afwas van de bekers zal door het lokaal bestuur gedragen worden.
• Elke dag van het evenement wordt een warme- en broodjesmaaltijd voor de toogverantwoordelijken van EvenementO op kosten van het lokaal bestuur voorzien.
• Het lokaal bestuur laat een vrijwilligersovereenkomst tekenen door de toogverantwoordelijken van EvenementO zodat ze vóór, tijdens en na het evenement verzekerd zijn ook voor schade aan derden.
• Overdag worden er vrijwilligers voorzien als de nachtwacht voorbij is en het plein nog gesloten is.
• Het lokaal bestuur Overijse kan personeelsleden afvaardigen die tijdens de Druivenfeesten controle uitoefenen over de verplichtingen zoals vermeld in artikel 3.

Verplichtingen EvenementO
Artikel 3
In ruil voor alle bovenstaande voorzieningen gaat EvenementO de volgende verbintenis aan met het lokaal bestuur Overijse:

• EvenementO plaatst een overkoepelende bestelling van de dranken volgens afgesloten sponsordeals in opdracht van de bovenvermelde verenigingen.
• Alle vrijwilligers achter de togen die aan het werk zijn zullen de T-shirts van de Druivenfeesten dragen. Zo is het voor security en het toiletpersoneel duidelijk wie er gratis naar het toilet kan. Het allemaal dragen van hetzelfde T-shirt moet ook bijdragen aan het samenhorigheidsgevoel van één groep vrijwilligers voor de Druivenfeesten.
• EvenementO krijgt een neutrale zwarte polo met hierop 'verantwoordelijke Togen'.
• EvenementO controleert zelf vooraf, tijdens en na het evenement de vrijwilligers die aan de togen aan de slag zijn.
• Er is de voor de ganse duur van de Druivenfeesten een verantwoordelijke van EvenementO zelf aanwezig tijdens de toogshiften of een door hen vooraf aangeduide verantwoordelijke.
• Vooraf wordt de drank-/prijslijst voorgelegd aan het lokaal bestuur Overijse en worden hierover onderlinge afspraken gemaakt. 1 jeton is 2,50 euro.
• EvenementO stort 10.000,00 euro die voortvloeit uit de uitbating door de bovenvermelde verenigingen van de togen op de beide pleinen aan de gemeente op rekeningnummer BE72.0910.0017.3316 met vermelding van ‘standgelden druivenfeesten 2023’ en dit vóór 15 september 2023.
• Het lokaal bestuur krijgt als organisator van de Druivenfeesten 2023, 5.000 gratis drankjetons ter beschikking voor sponsors, eigen personeel, externe partners.
• De gemeente dient daarenboven extra drankjetons te kunnen kopen bij de tooghouders aan het verlaagd tarief van 1,50 euro per jeton in de plaats 2,50 euro met een maximum van 2.500 stuks. Deze jetons zijn voor het eigen personeel, medewerkers Druivenfeesten, het college van burgemeester en schepenen en de sponsors die intekenden op het partnerdossier.
• Vóór het openen van de pleinen en bij het afsluiten, dient EvenementO in te staan voor het opruimen. De tafels en stoelen van de pleinen (en ze klaar te zetten voor algemene opkuis door het gemeentepersoneel) en de togen moeten elke dag met water gespoeld worden.
• EvenementO en hun betrokken verenigingen dienen ook voldoende vrijwilligers te voorzien die instaan om zowel tijdens de openingsuren als vóór de opening de volgende dag (of na afsluiten op de laatste avond) de herbruikbare bekers op de pleinen (denk maar op de grond, op de tafels, ...) op te ruimen en in te zamelen in de boxen voorzien voor teruggave aan de leverancier.
• EvenementO en hun betrokken verenigingen zorgen ervoor dat de vuile bekers verzameld worden in de daarvoor voorziene boxen voor teruggave aan de leverancier.
• Het is toegestaan om in ruil voor het inzamelen van x aantal bekers, bezoekers een gratis consumptie of gadget aan te bieden.
• Er dient gewerkt te worden met andere herbruikbare bekers dan deze van de scouts teneinde duidelijkheid te scheppen welke herbruikbare bekers met waarborg zijn en welke niet. Dit om te vermijden dat bezoekers van de pleinen waarborg gaan innen voor hun herbruikbare beker bij het scoutsdorp.
• De kost van de verloren/beschadigde herbruikbare bekers is voor rekening van EvenementO.
• De afspraken die het lokaal bestuur Overijse maakte met sponsors en partners dienen volledig nageleefd te worden.
• Op dinsdagnamiddag wordt er bediening aan tafels voorzien.
• Met de gemeentelijke diensten wordt er vooraf een infoavond georganiseerd waarop alle verenigingen uit Overijse worden uitgenodigd en de mogelijkheid krijgen om deel uit te maken van de tapploeg.
• EvenementO garandeert een volledige transparantie wat de boekhouding betreft en verschaft aan het lokaal bestuur Overijse na afloop van het evenement een volledig overzicht van de gemaakte kosten, de winst en hoe dit bedrag verdeeld wordt onder de rechthebbende verenigingen.
• EvenementO maakt de nodige afspraken met de deelnemende verenigingen zodat de bepalingen van deze overeenkomst kunnen nageleefd worden.

Duur van de overeenkomst
Artikel 4
Deze overeenkomst treedt in werking op de datum van ondertekening en zal automatisch eindigen na afloop van de Druivenfeesten op 1 september 2023, onverminderd de verplichtingen die voortvloeien uit deze overeenkomst en onverminderd de bepalingen van artikel 5.
Aan deze overeenkomst kan in onderling overleg vroegtijdig een einde worden gesteld.

Overmacht
Artikel 5
Elke gebeurtenis die plaatsvindt buiten de wil en de controle van de partijen en die de partijen redelijkerwijze niet konden voorzien ten tijde van het afsluiten van deze overeenkomst, maakt een situatie van overmacht uit. Ingeval van overmacht wordt de verplichting tot nakoming van de uit deze overeenkomst voortvloeiende verplichtingen geheel of gedeeltelijk opgeschort voor de duur van de overmacht of al dan niet beëindigd, zonder dat de partijen tot enige vergoeding zijn gehouden. Onder overmacht wordt onder andere ook begrepen; beslissingen of interventies van welke aard ook van hogere overheden, weersomstandigheden, COVID-19 pandemie, …
Indien de Druivenfeesten niet zouden kunnen doorgaan op de oorspronkelijk geplande data, zal de gemeente Overijse EvenementO onmiddellijk in kennis stellen en zal zij meedelen of de Druivenfeesten geheel of gedeeltelijk worden afgelast of opgeschort en in dit geval wordt de betaling opgeschort.

Wijzigingen
Artikel 6
Indien een bepaling van deze overeenkomst onwettig is, tast dit de geldigheid van de gehele overeenkomst niet aan.

Geschillen
Artikel 7
Partijen verbinden zich ertoe mogelijke geschillen in der minne te regelen. In geval van geschil zijn enkel de rechtbanken van het gerechtelijk arrondissement Brussel, afdeling Halle-Vilvoorde bevoegd.

Bestuurlijk toezicht
Artikel 8
Deze beslissing wordt bekend gemaakt overeenkomstig de bepalingen van het Decreet Lokaal Bestuur.