Notulen  Gemeenteraadscommissie Mens en Interne Zaken

Openbaar

• Normaal

  • Goedkeuring van de notulen van de vergadering van de gemeenteraadscommissie Mens en Interne Zaken van 6 februari 2023

     

     

    Bevoegdheid

    • Beslissing van de gemeenteraad van 17 augustus 2021 houdende vaststelling van het huishoudelijk reglement van de gemeenteraad, artikel 55, §1 en §2

     

     

     

     

    Juridische grond

    • Decreet Lokaal Bestuur, artikel 37
    • Beslissing van de gemeenteraad van 17 augustus 2021 houdende vaststelling van het huishoudelijk reglement van de gemeenteraad

     

     

     

     

    Relevante documenten

    • Ontwerpnotulen van de vergadering van de gemeenteraadscommissie Mens en Interne Zaken van 6 februari 2023

     

     

     

     

    Feiten

    De beslissingen van de vergadering van de gemeenteraadscommissie Mens en Interne Zaken van 6 februari 2023 werden genotuleerd.

     

     

     

     

    Motivering

    De notulen van de vergadering van de gemeenteraadscommissie Mens en Interne Zaken van 6 februari 2023 omvatten de beslissingen van de gemeenteraadscommissie Mens en Interne Zaken van 6 februari 2023 en moeten ter goedkeuring worden voorgelegd op de eerstvolgende gewone vergadering van de gemeenteraadscommissie Mens en Interne zaken, zijnde de vergadering van 16 mei 2023.

     

     

     

     

    Financiële aspecten

    Geen.

     

     

    Stemming notulen

    Aanwezig: Joris Kelchtermans, Joke Lenseclaes, Emmanuel Morel de Westgaver, Stefan Vanderlinden, Lieven Bennekens, Myriam Vanderlinden, Pierre-Emmanuel Dumont de Chassart, Martine Haegeman, Brigitte Braeckelaere, Alan Pauwels, Marc Robeet

    Voorstanders: Joris Kelchtermans, Joke Lenseclaes, Emmanuel Morel de Westgaver, Stefan Vanderlinden, Lieven Bennekens, Myriam Vanderlinden, Pierre-Emmanuel Dumont de Chassart, Martine Haegeman, Brigitte Braeckelaere, Alan Pauwels

    Resultaat: Goedgekeurd met eenparigheid van stemmen.

     

     

    Besluit

    Enig artikel
    De gemeenteraadscommissie Mens en Interne Zaken keurt de notulen van de vergadering van de gemeenteraadscommissie Mens en Interne Zaken van 6 februari 2023 met eenparigheid van stemmen goed.

     

     

  • Toelichting over de aanpassingen aan de deontologische code in het kader van de oprichting van een deontologische commissie

     

     

    Bevoegdheid

    • Beslissing van de gemeenteraad van 17 augustus 2021 houdende vaststelling van het huishoudelijk reglement van de gemeenteraad, artikelen 36 tot en met 56

     

     

     

     

    Juridische grond

    • Decreet Lokaal Bestuur, artikel 39
    • Beslissing van de gemeenteraad van 21 mei 2019 houdende de goedkeuring van een deontologische code voor de gemeenteraadsleden

     

     

     

     

    Relevante documenten

    • Ontwerptekst van de deontologische code voor lokale mandatarissen

     

     

     

     

    Feiten

    Vanaf maart 2023 zijn alle steden en gemeenten in Vlaanderen verplicht om een deontologische commissie op te richten. Deze zal toezien op de verantwoordelijke invulling van de lokale politieke mandaten. De gemeenteraad en de raad voor maatschappelijk welzijn richten elk een eigen deontologische commissie in: één voor de gemeenteraad en één voor de raad voor maatschappelijk welzijn.
    In de zitting van de gemeenteraad van 21 mei 2019 werd de deontologische code voor de gemeenteraadsleden goedgekeurd. De deontologische code is een algemene leidraad voor lokale mandatarissen om deontologisch correct te handelen tijdens de uitoefening van hun mandaat. De deontologische commissie zal toezien op die code.
    Er zijn geen vooropgestelde regels met betrekking tot de samenstelling, de werking en de bevoegdheid van de deontologische commissie. Het Decreet Lokaal Bestuur kent veel autonomie toe aan de lokale besturen met betrekking tot de deontologische commissie en haar werking.
    De lokale besturen bepalen dus zelf de samenstelling, de openbaarheid van de vergaderingen, de werking en de bevoegdheden van de deontologische commissie. Dit alles wordt bepaalt via de deontologische code.

     

     

     

     

    Motivering

    Het is aangewezen dat de gemeenteraadscommissie Mens en Interne Zaken advies verleent over de keuzes die gemaakt dienen te worden voor de aanpassing van de deontologische code in het kader van de oprichting van de deontologische commissie.

     

     

     

     

    Financiële aspecten

    Geen.

     

     

    Publieke stemming

    Aanwezig: Joris Kelchtermans, Joke Lenseclaes, Emmanuel Morel de Westgaver, Stefan Vanderlinden, Lieven Bennekens, Myriam Vanderlinden, Pierre-Emmanuel Dumont de Chassart, Martine Haegeman, Brigitte Braeckelaere, Alan Pauwels, Marc Robeet

    Voorstanders: Joris Kelchtermans, Joke Lenseclaes, Emmanuel Morel de Westgaver, Stefan Vanderlinden, Lieven Bennekens, Myriam Vanderlinden, Pierre-Emmanuel Dumont de Chassart, Martine Haegeman, Brigitte Braeckelaere, Alan Pauwels

    Resultaat: Goedgekeurd met eenparigheid van stemmen.

     

     

    Besluit

    Artikel 1
    De gemeenteraadscommissie Mens en Interne zaken neemt kennis van de aanpassingen aan de deontologische code voor de oprichting van de deontologische commissie.
    Artikel 2
    Vanuit de gemeenteraadscommissie Mens en Interne Zaken wordt volgend advies geformuleerd:

    • Aanpassen van het aanwezigheidsquorum: de commissies kunnen enkel beraadslagen en adviseren als minstens 2 fracties aanwezig zijn;
    • Aantal leden: voorkeur gaat uit naar een commissie met 2 afgevaardigden per fractie. Gezien er een fractie bestaat met 1 raadslid wordt er geadviseerd om te werken met een samenstelling van “minimaal 1 en maximaal 2” leden per fractie;
    • Beroep voorzien bij niet-agendering / het onontvankelijk verklaren van een melding door de algemeen directeur en GR-voorzitter: zodra 2 fracties het vragen, wordt het sowieso geagendeerd op de commissie-agenda;
    • Schrappen van de delegatiemogelijkheid voor de algemeen directeur aan “een personeelslid dat door de algemeen directeur daartoe werd aangewezen”;
    • Nazicht zitpenning: voorstel is om hiervan af te stappen (voorlopig decretaal verboden om een zitpenning te betalen voor een deontologische commissie);
    • Positief advies over wijze van vergadering, zijnde fysiek vergaderen en achter gesloten deuren;
    • Kunnen we afwijken van regels voor de andere gemeenteraadscommissies? Deontologische commissie volgt andere regels dan de klassieke gemeenteraadscommissies. De modaliteiten hiervan vallen onder de deontologische code en niet onder het huishoudelijk reglement.  
    • Onafhankelijke experten vormen geen formeel lid in de commissie. Er kan steeds beroep gedaan worden op externe expert(en) naargelang het dossier;
    • Tijdstip voor de herziening van de deontologische code in de commissie: zal niet meer in 2024 gebeuren, maar bij de opstart van de nieuwe legislatuur.

     

     

  • Kennisneming en bespreking nieuw subsidiëringssysteem voorgesteld op inspraakavonden verenigingen

     

     

    Bevoegdheid

    • Beslissing van de gemeenteraad van 17 augustus 2021 houdende vaststelling van het huishoudelijk reglement van de gemeenteraad, artikel 55, §1 en §2

     

     

     

     

    Juridische grond

    • Decreet Lokaal Bestuur
    • Wet van 14 november 1983 betreffende de controle op de toekenning en op de aanrekening van sommige toelagen
    • Wet van 29 juli 1991 betreffende de uitdrukkelijke motiveringsplicht van bestuurshandelingen, en latere wijzigingen
    • Beslissing van de gemeenteraad van 22 maart 2022 houdende goedkeuring participatiereglement
    • Beslissing van de gemeenteraad van 29 november 2022 houdende goedkeuring reglement voor de erkenning van verenigingen
    • Beslissing van de gemeenteraad van 20 december 2022 houdende vaststelling van de lijst van nominatieve gemeentelijke subsidies 2023
    • Beslissing van de gemeenteraadscommissie Mens en Interne Zaken van 15 november 2022 houdende toelichting over het project 'erkenning en ondersteunen van verenigingen'
    • Beslissing van de gemeenteraadscommissie Mens en Interne Zaken van 6 februari 2023 houdende kennisneming en bespreking principes financiële ondersteuning advies- en dorpsraden en verenigingen
      
    • Beslissing van het college van burgemeester en schepenen van 9 augustus 2022 houdende de goedkeuring participatietraject gemeentelijke erkenning verenigingen
    • Beslissing van het college van burgemeester en schepenen van 6 september 2022 houdende de goedkeuring van de projectfiche traject erkenning en ondersteuning verenigingen en goedkeuring ontwerpreglement erkenning van verenigingen
    • Beslissing van het college van burgemeester en schepenen van 28 februari 2023 houdende goedkeuring nieuw subsidiëringssysteem als voorstel voor inspraakavond met verenigingen

     

     

     

     

    Relevante documenten

    • Projectfiche traject erkenning en ondersteuning verenigingen
    • Reglement erkenning van verenigingen
    • Globaal rapport Audit Vlaanderen
    • Beslissing van het college van burgemeester en schepenen van 28 februari 2023 houdende goedkeuring nieuw subsidiëringssysteem als voorstel voor inspraakavond met verenigingen
    • Presentaties inspraakavonden verenigingen jeugd, cultuur, sport, milieu en senioren

     

     

     

     

    Feiten

    Om de actie 128 uit het meerjarenplan 'We werken eenvoudige doelgerichte subsidiereglementen uit' succesvol uit te voeren is een projectmatige aanpak nodig.

    Afdelingshoofd Mens, Kim De Hertogh, en financieel directeur, Stefan Tack, gaven in 2021 een toelichting aan het college van burgemeester en schepenen over het traject. De conclusie was dat deze oefening kon starten wanneer het dorps- en adviesradentraject was doorlopen. Vandaag is het dorps- en adviesradentraject uitgemond in een door de gemeenteraad goedgekeurd participatiereglement. Het dorps- en adviesradentraject is intussen helemaal doorlopen. Alle bestaande adviesraden namen ofwel de door de gemeenteraad goedgekeurde basisstatuten over of deden er aanvullingen op en dit op maat van de betreffende raad.

    De gemeenteraad keurde op 29 november 2022 het reglement goed voor de erkenning van verenigingen door het gemeentebestuur Overijse.

    Audit Vlaanderen publiceerde ook vrij recent het globaal rapport 'Thema-audit Gemeentelijke premies, subsidies en toelagen' met belangrijke vaststellingen. Deze worden meegenomen in dit project.

    In de huidige tweede fase van het project worden de bestaande subsidiereglementen tegen het licht gehouden en zullen verenigingen gestimuleerd en ondersteund worden om bij te dragen aan de sociale cohesie en de uitvoering van het beleid. Doel is om de knelpunten uit het verleden te kunnen oplossen zoals onder meer:

    • tegengaan van subsidietoerisme;
    • wegwerken van lappendeken aan reglementen;
    • inperken van nominatieve toelagen;
    • administratieve vereenvoudiging van de aanvraag- en toekenning;
    • transparantie en bekendmaking van de reglementen.

    Inspraaktraject:

    • De aanbevelingen van de helikoptergroep omtrent het betrekken van inwoners in fase 2 kunnen slechts deels worden gevolgd, omdat een gedeelte van de subsidies altijd sectorgebonden zal blijven. Binnen de projectgroep is gebleken dat een globale inspraakavond met alle verenigingen samen, over de sectoren heen, daarom niet aangewezen is.
    • Op maandag 18 januari 2023 vond de inspraakavond over een nieuw subsidiëringssysteem voor alle dorps- en adviesraden plaats.
    • De momenten met de verenigingen vonden plaats op:

    • jeugd: 16 maart 2023;
    • senioren: 24 maart 2023;
    • sport: 20 april 2023;
    • milieu: 27 april 2023;
    • cultuur: 20 maart 2023.

     

     

     

     

    Motivering

    Het is aangewezen dat de gemeenteraadscommissie Mens en Interne Zaken kennisneemt van de principes en het traject voor de ondersteuningsmaatregelen dat met de verenigingen doorlopen zal worden.

     

     

     

     

    Financiële aspecten

    De huidige ondersteuningsmaatregelen tegen het licht houden, houdt mogelijks financiële gevolgen in, maar deze kunnen nu nog niet geduid worden. Hiervoor moet het traject en de denkoefening eerst doorlopen worden. Indien er wijzigingen zijn, moeten deze opgenomen worden in de eerstvolgende aanpassing van het meerjarenplan.

    Wat betreft het doorlopen van het proces zijn er in fase 2 telkens 2 uitgaven:

    • Gezien de huidige afwezigheid van de jurist, wordt een uitgave verwacht aan juridische ondersteuning voor het vertalen van de subsidieprincipes naar sluitbare subsidiereglementen. Deze middelen zijn voorzien via budgetten van de Personeelsdienst.
    • De kwaliteit van de uitkomst van de inspraakmomenten zal sterk afhangen van de werkvorm en facilitator. Er wordt externe expertise ingezet voor het ondersteunen van de projectmedewerkers tijdens deze sessies, zoals ook aanbevolen op de helikoptergroep van 18 augustus 2022. Deze middelen zijn voorzien via MJP001084 - Begeleiding participatie.

     

     

     

     

    Besluit

    Artikel 1
    De gemeenteraadscommissie Mens en Interne zaken neemt kennis van de principes voor financiële ondersteuning van de verenigingen zoals bepaald in de beslissing van het college van burgemeester en schepenen  28 februari 2023 houdende 'Goedkeuring nieuw subsidiëringssysteem als voorstel voor inspraakavond met verenigingen' en voorgesteld aan de verenigingen tijdens de inspraakavonden.
    Artikel 2
    Vanuit de gemeenteraadscommissie Mens en Interne zaken wordt volgend advies geformuleerd:
    

    • De gehanteerde schalen bieden vooral een oplossing voor de huidige situatie en tonen te weinig ambitie voor verdere ontwikkeling naar de toekomst toe. Een bijkomende schaal met groeipotentieel voor de verenigingen is in sommige sectoren misschien aangewezen. Zo lijkt het maximum van 50 leden voor een jeugdhuis al te snel bereikt. Ook liggen de drie voorgestelde categorieën voor jeugdbewegingen nogal ver uit elkaar, door het invoegen van tussencategorieën kan dit worden vermeden;
    • Voor de sectoren jeugd, sport, cultuur en senioren wordt het subsidiebedrag mede bepaald op basis van het aantal leden van de vereniging. Dit gebeurt niet voor de welzijns- en milieuverenigingen terwijl dit criterium ook daar een goede maatstaf vormt voor de behoefte aan werkingsmiddelen.