Besluit  Gemeenteraad

Besluit

Artikel 1
De gemeenteraad keurt volgend reglement fietsbeleid voor het personeel van de gemeentelijke scholen toegevoegd als bijlage aan het arbeidsreglement, goed:

Artikel 1 - Inleiding
Dit fietsbeleid is van toepassing binnen het schoolbestuur van Overijse, hierna genoemd de werkgever.  
De werkgever heeft binnen zijn onderneming de mogelijkheid tot fietsleasing geïmplementeerd waarbij een personeelslid een leasefiets kan verkrijgen. In het voorliggende fietsbeleid zijn alle praktische modaliteiten van de fietsleasing voorzien.
Het personeelslid dat kiest voor een leasefiets, verklaart zich uitdrukkelijk akkoord om de bepalingen zoals uiteengezet in onderhavig fietsbeleid strikt na te leven. De werkgever behoudt zich het recht voor om de voorwaarden en de keuzemogelijkheden eenzijdig te wijzigen (behoudens de maandelijkse huurprijs), in functie van bijvoorbeeld een aanpassing van het personeelsbeleid of de wijziging van de fiscale of sociale wetgeving die een substantiële impact zou hebben op het fietsbeleid of de (para)fiscale behandeling van de leasefiets.

Artikel 2 - Begrippenlijst
Voor de toepassing van dit fietsbeleid hebben onderstaande begrippen de volgende betekenis, ongeacht of zij in enkelvoud of meervoudsvorm worden gebruikt:

• Addendum: schriftelijke overeenkomst tussen het personeelslid en de werkgever waarin de inruil van de eindejaarstoelage voor de fietsleasing wordt bevestigd. 
• Eindejaarstoelage: een bedrag dat jaarlijks wordt toegekend aan de personeelsleden conform het Koninklijk besluit houdende toekenning van een eindejaarstoelage aan sommige titularissen van een ten laste van de Schatkist bezoldigd ambt voor prestaties verricht. 
• Fietsbeleid: reglement dat de voorwaarden en modaliteiten van de toekenning van een leasefiets vastlegt. 
• Flexbudget: budget dat bestaat uit de bruto eindejaarstoelage, exclusief werkgeversbijdragen, die het personeelslid niet als netto eindejaarstoelage wil ontvangen, maar bruto wil kunnen besteden aan fietsleasing. Het is geen percentage, maar een concreet bedrag uitgedrukt in euro. Het budget kan eventueel worden aangevuld met een persoonlijke bijdrage die rechtstreeks betaald wordt aan de huurmaatschappij. 
• Intentieverklaring: de schriftelijke verklaring van het personeelslid dat die een deel of het geheel van de bruto eindejaarstoelage niet langer als eindejaarstoelage wil ontvangen, maar als 'Flexbudget' wil besteden aan fietsleasing. De intentieverklaring is een voorwaarde om een fiets te leasen, maar ze is vrijblijvend tot het moment van bestelling van een fiets. De deadline voor de indiening van de intentieverklaring is voor personeelsleden die prestaties leveren met uitgestelde bezoldiging in juli of augustus uiterlijk 31 augustus van het jaar voorafgaand aan het leasingjaar. Voor personeelsleden zonder uitgestelde bezoldiging is dat uiterlijk 31 december van het jaar voorafgaand aan het leasingjaar.
• Koninklijk besluit houdende toekenning van een eindejaarstoelage aan sommige titularissen van een ten laste van de Schatkist bezoldigd ambt: de gepubliceerde wetgeving waar de toekenning van de eindejaarstoelage wordt geregeld en het toepassingsgebied voor de fietsleasing wordt vastgelegd. Link: https://data-onderwijs.vlaanderen.be/edulex/document.aspx?docid=12603. Extra toelichting is terug te vinden in de omzendbrief via deze link. 
• Leasingkost: dit is het factuurbedrag dat de huurmaatschappij met een afgesproken frequentie aan het bestuur aanrekent. 
• Overnameprijs: de prijs dat het personeelslid verschuldigd is aan de huurmaatschappij wanneer het personeelslid de fiets overneemt op het einde van de overeenkomst door afloop van de huurtermijn (artikel 8.1)  of in het geval van een vroegtijdig einde (artikel 8.2). De berekeningen worden uiteengezet in artikel 8.1 en 8.2.
• Personeelslid/personeelsleden: de mannelijke en vrouwelijke medewerkers, die de cumulatieve voorwaarden vervullen in artikel 3 van het fietsbeleid. 
• Servicebudget: het budget dat kan worden aangewend om onderhoud en herstelling uit te voeren aan de fiets.
• Termijn van de terbeschikkingstelling: de termijn gedurende dewelke het personeelslid beschikt over de fiets. 
• Vroegtijdig einde: het geval waarbij de leasing wordt stopgezet in de periode vanaf de definitieve bestelling van de fiets tot de afloop van de termijn van de terbeschikkingstelling. De modaliteiten bij het vroegtijdig einde worden geregeld in artikel 8.2. van het fietsbeleid. 
• Verbrekingsvergoeding: de vergoeding die verschuldigd is door het personeelslid aan de huurmaatschappij wanneer de fiets wordt teruggegeven in het geval van een vroegtijdig einde. Het bedrag is afhankelijk van de specifieke situatie van het vroegtijdig einde en de berekening wordt uiteengezet in artikel 8.2 van het fietsbeleid.

Artikel 3 - Personeelsleden die in aanmerking komen voor een leasefiets
De toetreding tot fietsleasing gebeurt volledig op vrijwillige basis en is slechts mogelijk als het bestuur, waardoor het personeelslid wordt tewerkgesteld, beslist heeft om fietsleasing aan te bieden. Elk personeelslid dat voldoet aan de hieronder vermelde voorwaarden, kan steeds vrij en autonoom beslissen om al dan niet in te stappen in fietsleasing. 
Voorwaarden om te kunnen instappen:

• beschikken over voldoende budget voor de vereiste bijdrage over de gehele huurperiode overeenkomstig artikel 4 van het fietsbeleid;
• een engagement om de leasefiets op jaarbasis minstens 20 % van de tijd te gebruiken voor (een deel van) de woon-werkverplaatsing;
• onder het toepassingsgebied vallen van artikel 8bis van Koninklijk besluit houdende toekenning van een eindejaarstoelage aan sommige titularissen van een ten laste van de Schatkist bezoldigd ambt;
• enkel personeelsleden die minstens 50 % tewerkgesteld zijn binnen het bestuur;
• enkel personeelsleden die minstens 1 jaar werken in een tijdelijke aanstelling (TADD) of 20 % vastbenoemd zijn (binnen het bestuur);
• niet voor personeelsleden die in hun opzegperiode zitten;
• niet voor personeelsleden die meer dan 6 maanden afwezig zijn omwille van een verlofstelsel dat niet meetelt voor de berekening van de eindejaarstoelage;
• niet voor personeelsleden met een tijdelijke aanstelling van bepaalde duur (TABD).

Artikel 4 - Budgetcreatie
4.1 - Algemeen
Het personeelslid creëert een flexbudget dat kan worden aangewend voor het verwerven van een leasefiets in het kader van fietsleasing, door een tussen de werkgever en het personeelslid overeengekomen tijdelijke stopzetting van het recht op (een deel van) de eindejaarstoelage als netto uitbetaling, hierna genoemd de inruil van eindejaarstoelage. Het flexbudget moet voor de opbouw van de eindejaarstoelage schriftelijk worden vastgelegd door het personeelslid door te beslissen welk aandeel bruto eindejaarstoelage het omzet in flexbudget in een intentieverklaring.
De werkgever stelt een leasefiets ter beschikking aan het personeelslid op voorwaarde dat deze voldoende budget heeft gecreëerd door de inruil van eindejaarstoelage, eventueel vermeerderd met de persoonlijke bijdrage (zie artikel 4.5).
De inruil van eindejaarstoelage is van toepassing voor de duur van de terbeschikkingstelling van de leasefiets. De inruil van eindejaarstoelage en de keuze voor een leasefiets zal worden vastgelegd in een schriftelijk addendum. Het personeelslid aanvaardt dat zijn/haar keuzes gemaakt in het kader van fietsleasing geen verworven rechten doen ontstaan.
De werkgever behoudt zich het recht voor om te allen tijde de terbeschikkingstelling van de leasefiets eenzijdig stop te zetten, in welk geval de inruil van eindejaarstoelage die werd overeengekomen met het oog op het creëren van het vereiste keuzebudget, evenzeer zal worden stopgezet.
Een leasefiets kan niet in veelvoud worden gekozen: het personeelslid kan slechts aanspraak maken op één leasefiets tegelijk in het kader van fietsleasing.

4.2 - Voorwaarden bij de creatie van een keuzebudget
Het personeelslid is vrij om deel te nemen aan fietsleasing, in de mate dat de wettelijke en/of reglementair opgelegde beperkingen steeds worden gerespecteerd. Voorwaarden om een keuzebudget te kunnen creëren:

• het personeelslid beschikt over voldoende eindejaarstoelage die volstaat om het keuzebudget te creëren dat nodig is voor de terbeschikkingstelling van de leasefiets;
• het personeelslid mag op het moment van zijn bestelling geen loonbeslag, loonoverdracht of collectieve schuldenregeling hebben;
• het personeelslid moet onderworpen zijn aan alle takken van de Belgische sociale zekerheid voor personeelsleden;
• het personeelslid moet (minstens gedeeltelijk) vallen onder de Belgische personenbelasting.

4.3 - Verwerking en gevolgen van het keuzebudget op de eindejaarstoelage
De inruil van de eindejaarstoelage gaat in vanaf de dag waarop de terbeschikkingstelling van de leasefiets een aanvang neemt en is van toepassing gedurende een periode gelijk aan de huurtermijn, behoudens afwijkende bepalingen in dit fietsbeleid. Het eventuele saldo van de eindejaarstoelage waarop het personeelslid recht blijft hebben, en dat niet werd omgezet in flexbudget in de intentieverklaring, wordt uitbetaald op de gebruikelijke wijze als de netto eindejaarstoelage. Als het ingezette flexbudget groter blijkt te zijn dan de leasingkosten voor de fiets, dan zal het resterend saldo flexbudget als premie worden uitbetaald. 
Bij een terbeschikkingstelling van een leasefiets wijzigt de eindejaarstoelage van het personeelslid. Dit heeft, of kan gevolgen hebben op alle onderstaande componenten die worden berekend op basis van de eindejaarstoelage:

• de opbouw van wettelijk pensioen voor Personeelsleden die het onderwijs verlaten als tijdelijk personeelslid (indien het totale jaarsalaris minder bedraagt dan het wettelijk plafond voor de opbouw van het Belgisch wettelijk pensioen);
• enige andere afgeleide rechten die worden berekend op basis van de eindejaarstoelage;
• de opbouw van wettelijk pensioen voor vastbenoemde personeelsleden wordt niet beïnvloed door de eindejaarstoelage.  

4.4 - Dienstonderbrekingen in de loop van de referteperiode en effecten op de budgetcreatie
Bezoldigde dienstonderbrekingen (dit is met behoud van loon) geven recht op een eindejaarstoelage. Wanneer deze afwezigheden zich voordoen tijdens de referteperiode voor de berekening van de eindejaarstoelage, dan hebben zij geen invloed op de berekening ervan. Voorbeeld: bezoldigd ziekteverlof, bevallingsverlof, VVP ziekte, verlof wegens (bijzondere) opdracht. De fietslease blijft in deze gevallen doorlopen volgens de in het addendum vastgelegde voorwaarden.

Hetzelfde principe geldt bij dienstonderbrekingen die door de overheid niet bezoldigd worden, maar wel -zonder impact- in aanmerking worden genomen voor de berekening van de eindejaarstoelage. Het gaat onder meer om het onbezoldigd bevallingsverlof en het onbezoldigd ziekteverlof voor tijdelijke personeelsleden. Ook in dat geval blijft de fietslease volgens de overeengekomen voorwaarden verder lopen. 

In geval van onbezoldigde dienstonderbrekingen die geen recht geven op een eindejaarstoelage (voorbeeld: VVP, AVP, zorgkrediet, politiek verlof, gedeeltelijke loopbaanonderbreking 50/55+, loopbaanonderbreking specifieke stelsels), gelden volgende modaliteiten:

• wanneer de door de dienstonderbreking herziene eindejaarstoelage niet langer overeenstemt met het vooraf opgegeven flexbudget (in casu lager ligt) dan wordt het verschil gefactureerd aan het personeelslid;
• het schoolbestuur legt met het personeelslid vast wat de gevolgen zijn voor het behoud van de leasefiets bij de opname van een onbezoldigde dienstonderbreking die niet bijdraagt aan de opbouw van de eindejaarstoelage;
• het personeelslid dient in samenspraak met het schoolbestuur een keuze te maken tussen één van de volgende opties. Aangezien het schoolbestuur belast is met de administratie en facturatie van de netto bijpassing, weegt de keuze van het schoolbestuur hierbij het meeste door: 

• betalen van een netto bijpassing op het einde van het jaar, met behoud van de leasefiets;
• afkopen van de leasefiets van de huurmaatschappij. Het personeelslid koopt de fiets over aan de overnameprijs, zoals beschreven in artikel 8.2 Vroegtijdig einde huurtermijn;
• inleveren van de leasefiets bij de huurmaatschappij, mits betaling van de verbrekingsvergoeding, zoals beschreven in artikel 8.2.3 voorzien vroegtijdig einde huurtermijn. De werkgever zal in voorkomend geval het fietscontract stopzetten.

Het schoolbestuur zal een schriftelijke bijlage opmaken waarin deze afspraken worden vastgelegd. Het personeelslid moet deze afspraken bevestigen door het ondertekenen van een schriftelijke bijlage binnen de maand na aanvang van de dienstonderbreking. Bij gebrek aan dergelijke bijlage, zal het personeelslid geacht worden te hebben gekozen voor de onmiddellijke verbreking met betaling van de verbrekingsvergoeding wanneer de afspraken niet worden nagekomen. De verbrekingsvergoeding zal in dit geval berekend worden volgens de berekeningswijze van het voorzien einde contract (2.3) onder punt 8.2.

4.5 - Persoonlijke bijdrage
Het personeelslid is vrij een persoonlijke bijdrage te doen rechtstreeks aan de huurmaatschappij om de leaseprijs te doen dalen, zodat deze binnen het beschikbare flexbudget past, en/of de benodigde inruil van de eindejaarstoelage te laten dalen. Hierbij dient opgemerkt te worden dat je op je persoonlijke bijdrage geen fiscaal voordeel geniet. 

Artikel 5 - Bestellingsvoorwaarden
5.1 - Fiets
Het personeelslid heeft een vrije keuze van type fiets, fietsmerk en fietshandelaar binnen de mogelijkheden van de huurmaatschappij o2o Bicycle Leasing en dient rekening te houden met volgende voorwaarden bij de keuze van de fiets:

• elke fiets dient voorzien te zijn van een slot met minimum 2 sleutels en 2 sterren volgens de ART-keuring. Deze 2 sleutels moet het personeelslid altijd kunnen voorleggen bij diefstal, dus het is belangrijk om deze goed bij te houden. Het slot moet ook de mogelijkheid bieden de fiets te verankeren aan een extern voorwerp;
• een speed pedelec elektrische fiets (tot 45 km/u met trapondersteuning) kan enkel gekozen worden wanneer de bestuurder in het bezit is van een geldig rijbewijs (minimum AM-rijbewijs).

5.2 - Opties en accessoires
De werknemer neemt verschillende opties en accessoires voordelig mee in lease, op voorwaarde dat deze noodzakelijk zijn voor een vlot woon-werkverkeer. Om vrijgesteld te zijn van 'voordeel alle aard' is het wel belangrijk dat de noodzaak kan aangetoond worden. Zo is een helm steeds mogelijk. 
Bij volgende zaken is de noodzaak niet aantoonbaar en deze zijn hierdoor uitgesloten (niet-limitatieve lijst): niet-fietsgerelateerde items zoals een montagestandaard, koptelefoon, sportvoeding, sporthorloge, tweede wielset, ...

Artikel 6 - Gebruiksvoorwaarden
6.1 - Gebruik van de fiets
De keuze van het personeelslid voor een loonpakket met leasefiets zal worden vastgelegd in een addendum. Na ondertekening van deze bijlage kan de gekozen fiets besteld worden.

Zodra de leasefiets is besteld, gaat het personeelslid een bindend engagement aan voor de duur van de terbeschikkingstelling van de fiets, tenzij het personeelslid beslist om de fiets vroegtijdig over te nemen in enkele specifieke gevallen. Conform de huidige wetgeving zal er geen voordeel alle aard aangerekend worden wanneer de fiets op regelmatige basis wordt aangewend voor woon-werkverkeer, noch voor de berekening van de bedrijfsvoorheffing, noch voor de berekening van de sociale zekerheidsbijdragen. 

De werkgever heeft te allen tijde het recht om na te gaan of het personeelslid de leasefiets effectief gebruikt voor het woon-werkverkeer. Indien de leasefiets nooit of slechts zeer sporadisch (vb. een aantal keer per jaar) gebruikt wordt voor woon-werkverkeer, dient deze als een sociaal en belastbaar voordeel te worden beschouwd. Dit voordeel van alle aard wordt bepaald op basis van de werkelijke waarde in hoofde van het personeelslid.

De werkgever volgt steeds de actuele wetgeving rond de bepaling van het voordeel alle aard. Mocht de wetgeving hierrond dus ooit veranderen, dan zal deze steeds toegepast worden. Indien deze wijziging een loonverlies voor het personeelslid tot gevolg heeft, zal de werkgever dit verlies nooit ten hare laste nemen, noch zal het personeelslid hiervoor op enige manier worden gecompenseerd.

Het personeelslid verbindt zich er expliciet toe om bij de jaarlijkse aangifte in de personenbelasting niet de werkelijke beroepskosten te gaan bewijzen, maar hierbij wel telkens de forfaitaire beroepskosten aan te geven. Indien het personeelslid dit toch doet dan zal deze integraal instaan voor eventuele nadelige financiële gevolgen.

Het personeelslid mag de leasefiets voor beroepsdoeleinden, voor woon-werkverkeer of voor zuivere privé-verplaatsingen gebruiken, met uitsluiting van het gebruik voor (sport)wedstrijden, koerierdiensten, professioneel vervoer van personen of voor rekening van derden.

Het personeelslid mag inwonende gezinsleden en collega’s van de werkgever toestaan om met de leasefiets te rijden. Een speed pedelec elektrische fiets (tot 45 km/u) mag enkel gebruikt worden wanneer de bestuurder in het bezit is van een geldig rijbewijs (minimum AM-rijbewijs). De gebruiker moet ook altijd in het bezit zijn van de boorddocumenten. Meer info over 'Wat te doen bij het verlies van speed pedelec documenten' vind je in de Servicefiche Speed pedelec services die door o2o Bicycle Leasing wordt aangeboden.

6.2 - Naleving van de wegcode
Het personeelslid verbindt zich ertoe de leasefiets te gebruiken conform de wegcode. Bekeuringen voor overtredingen van de wegcode, administratieve sancties en andere kosten ingevolge van onwettelijk of onveilig rijgedrag zijn de verantwoordelijkheid van en uitsluitend ten laste van het personeelslid. Hij/zij moet deze binnen de vereiste termijn betalen. Indien de bekeuring niet betaald wordt, verklaart het personeelslid zich er mee akkoord dat de werkgever het recht heeft om de bekeuring en eventuele administratieve kosten die zij desgevallend voor rekening van het personeelslid betaalde, terug te vorderen via een onkostennota. 

6.3 - Gebruik met zorg
De ter beschikking gestelde leasefiets blijft eigendom van de huurmaatschappij o2o gedurende de hele contractduur en zolang de fiets niet is overgekocht. De leasefiets staat ter beschikking van het personeelslid, in opdracht van de werkgever, gedurende de huurtermijn.

Het personeelslid verbindt zich ertoe om de leasefiets met zorg te gebruiken en te onderhouden. Dit houdt onder meer in dat:

• het personeelslid geregeld de banden van zijn leasefiets oppompt;
• het personeelslid de leasefiets steeds op slot zet en altijd verankert aan een fietsenstalling of een andere vaste inrichting;
• het personeelslid zijn leasefiets minstens eenmaal per jaar aan een grondig nazicht laat onderwerpen en de nodige herstellingen laat uitvoeren;
• het personeelslid de leasefiets op regelmatige basis reinigt;
• het personeelslid de leasefiets bij schade of gebrek, al dan niet door een ongeval, niet verder gebruikt indien dit kan leiden tot verdere schade en dat het personeelslid de leasefiets zo snel mogelijk laat herstellen;
• het personeelslid de leasefiets niet langer gebruikt indien deze wordt teruggeroepen door de producent of invoerder omdat de leasefiets een gebrek vertoont;
• het personeelslid op het einde van de terbeschikkingstelling de leasefiets in correcte staat inlevert;

De werknemer mag geen wijzigingen aan de technische specificaties van de leasefiets aanbrengen. Dit verbod omvat:

• het installeren van opvoerkits om de maximale snelheid van fietsen met elektrische ondersteuning op te drijven;
• het vervangen van onderdelen door minderwaardige componenten. Dit is enkel toegelaten in geval van noodzakelijke onderhouds- en herstellingswerken waarbij gelijkwaardige of betere onderdelen niet beschikbaar of niet gewenst zijn;
• elke andere wijziging aan de leasefiets die een significante impact hebben op de waarde van de fiets;
• elke andere wijziging aan de leasefiets die in strijd is met de wetgeving.

Bij beschadiging of ongeval is het personeelslid aansprakelijk voor alle daaruit voortvloeiende schade aan derden. De werkgever raadt het personeelslid aan hiervoor een burgerlijke aansprakelijkheidsverzekering af te sluiten.

Bij zware inbreuken op het fietsbeleid of de verkeersregels door het personeelslid kunnen de huurmaatschappij of de werkgever discretionair beslissen om deze terbeschikkingstelling te schorsen of te beëindigen. In voorkomend geval zal het personeelslid de contractuele verbrekingsvergoeding moeten betalen overeenkomstig artikel 8.2 van dit fietsbeleid. De verbrekingsvergoeding zal in dit geval berekend worden volgens de berekeningswijze van het voorzien einde contract (2.3).

Artikel 7 - Procesverloop: Hoe bestel ik een fiets
7.1 - Simuleer je bruto eindejaarstoelage
Via de simulatietool van AGODI simuleer je je beschikbare bruto eindejaarstoelage die je kan inzetten als flexbudget voor het bestellen van een leasefiets. Je kan simuleren op basis van een tewerkstellingsregime uit het verleden, of je kan simuleren op basis van een nieuwe, toekomstige situatie.

7.2 - Maak een myo2o Biker account aan
Met deze bedrijfslogincode (GBO, GBSJE, GKLS, GITO en BKO) maak je een persoonlijk myo2o Biker account aan op www.o2o.be. Heb je je account aangemaakt? Dan kan je voortaan inloggen met jouw e-mailadres en zelfgekozen wachtwoord.

7.3 - Bepaal je benodigde budget
Via je myo2o Biker account kan je naar hartenlust simulaties maken om je benodigde budget te bepalen. Je hoeft hiervoor nog niet meteen een concrete offerte van de fietshandelaar te hebben. Aan de hand van enkele simulaties krijg je inzicht in welke prijsrange past bij je beschikbare bruto eindejaarstoelage die je simuleerde in stap 1.
Via deze link kan je een stappenplan volgen en meer info terugvinden over het bepalen van je flexbudget.

7.4 - Intentieverklaring doorgeven
In deze stap geef je in een intentieverklaring je intentie om volgend kalenderjaar een fiets te leasen door aan je schoolbestuur. Je geeft eveneens door welk bedrag van je beschikbare bruto eindejaarstoelage je hiervoor wenst in de zetten. Dit dient een concreet bedrag te zijn, geen percentage. 
Let op: geef dit door vóór 31 augustus.

7.5 - Ga concreet aan de slag: Ontdek de voordelen en praktische werking van fietsleasing
In de kick-off zone krijg je heel wat praktische informatie: je vindt er een demovideo over wat fietsleasing allemaal inhoudt en je kan er ten allen tijde dit fietsbeleid checken. myo2o Biker helpt je op weg naar de ideale fiets: je ontdekt welk fietstype je bent met de fietswijzer, je vindt een fietshandelaar bij jou in de buurt met onze handige zoektool en je vraagt vlot een digitale offerte op bij je favoriete fietshandelaar.

7.6 - Vraag een fietsofferte aan bij de fietshandelaar of online merk
Heb je je fiets, opties en accessoires gekozen? Vraag dan een fietsofferte aan bij je fietshandelaar of het online merk. Nog geen idee welke fiets het best bij jou past? Geen nood! myo2o Biker helpt je bij het vinden van de ideale tweewieler met de fietswijzer. Je kan ook steeds bij de fietshandelaar terecht die je bijstaat bij je keuze. 

7.7. - Dien een fietslease-aanvraag in via myo2o biker
Aan de hand van de ontvangen fietsofferte dien je in enkele klikken een fietslease-aanvraag in via myo2o Biker. En dit zonder verrassingen! Je weet onmiddellijk de geschatte nettokost voor je fiets.

7.8 - Goedkeuring door o2o, werkgever en personeelslid
o2o controleert de leaseaanvraag binnen de 2 werkdagen en stuurt een mail naar jou en je werkgever met de bevestiging van de fietslease-aanvraag.

7.9 - Over naar de fietshandelaar
Is de fietslease-aanvraag goedgekeurd? Dan wordt de bestelling van je ideale fiets automatisch geplaatst bij je favoriete fietshandelaar. In myo2o Biker kan je de bestelling en verwachte leveringsdatum makkelijk opvolgen. Vanaf de geplande leveringsdatum kan je je fiets afhalen bij je fietshandelaar en start je fietsleasecontract.

Artikel 8 - Termijn van de terbeschikkingstelling
De keuze van de huurtermijn wordt vastgelegd in het schriftelijk document en bedraagt 36 maanden. Hiervan kan enkel in uitzonderlijke omstandigheden, overeenkomstig dit fietsbeleid, worden afgeweken. Deze duur gaat in vanaf de dag van de levering van de leasefiets. 

8.1 - Einde overeenkomst door afloop huurtermijn
Normaliter neemt de huurmaatschappij bij einde van de huurtermijn de fiets inclusief de gekozen opties en accessoires terug. De huurmaatschappij contacteert het personeelslid voor de organisatie van het inleveren van de artikelen. Het personeelslid waakt erover dat de leasefiets zich in goede staat bevindt, overeenkomstig het hierna vermelde artikel 8.3.
Ingeval het personeelslid de fiets inclusief de gekozen opties en accessoires wenst over te nemen, kan dit onder de volgende voorwaarden:

• de overnameprijs bij einde huurtermijn bedraagt 15,1 % van de originele catalogusprijs van de artikelen;
• de aankoop gebeurt rechtstreeks tussen de huurmaatschappij en het personeelslid, zonder tussenkomst van de werkgever. De betaling moet twee weken voor het einde van de huurtermijn voltrokken zijn.

Meer informatie omtrent de voorwaarden en werking hieromtrent, zijn te vinden online via myo2o Biker.

8.2 - Vroegtijdig einde huurtermijn
De huurtermijn kan steeds vroegtijdig stopgezet worden. Dit kan te wijten zijn aan een keuze van het personeelslid (vb. ontslag door het personeelslid), maar kan ook het gevolg zijn van de beslissing van de huurmaatschappij en/of de werkgever, bijvoorbeeld wanneer het personeelslid wordt ontslagen, zware inbreuken op het fietsbeleid worden gepleegd, de verkeersregels worden overtreden, wanbetaling, of wanneer er wordt afgeweken van de gemaakte afspraken uit punt 4.4 (niet limitatieve opsomming). In voorkomend geval zal het personeelslid de contractuele verbrekingsvergoeding moeten betalen overeenkomstig artikel 8.2 van dit fietsbeleid.

Hierbij heeft het personeelslid de keuze tussen de fiets over te kopen dan wel in te leveren bij de huurmaatschappij. De voorwaarden in welk geval dit meerkosten voor het personeelslid met zich meebrengt, kunnen teruggevonden worden in het hoofdstuk budgetcreatie (artikel 4).

Let op: de bepalingen met betrekking tot een vroegtijdig einde van de huurtermijn zijn reeds van toepassing vanaf de definitieve bestelling van de leasefiets, dus desgevallend voorafgaand aan de levering ervan.

8.2.1 - Overnameprijs
De overnameprijs wordt berekend als de som van: de restwaarde van de leasefiets, inclusief de opties en accessoires, op het ogenblik dat deze wordt overgenomen. De restwaarde wordt berekend door middel van de lineaire afschrijving van de initiële catalogusprijs van de leasefiets, inclusief de opties en accessoires, bij de start van de huurtermijn, naar de residuele waarde ervan op het einde van de voorziene huurtermijn. De lineaire afschrijving verloopt over een termijn die gelijk is aan de initieel voorziene huurtermijn. 

Indien van toepassing, wordt de persoonlijke bijdrage van het personeelslid, die betaald werd bij de opstart van het fietscontract, van de initiële catalogusprijs afgetrokken. 

De residuele waarde bij afloop van de voorziene huurtermijn bedraagt 15,1 % van de initiële catalogusprijs van de artikelen zonder vermindering van een eventuele persoonlijke bijdrage. Tussen de dag van definitieve bestelling en de dag van levering blijft de totale catalogusprijs eventueel verminderd met de reeds betaalde persoonlijke bijdrage aangehouden.

Het teveel/te weinig opgenomen servicebudget (conform het hierna vermelde artikel 10 van dit fietsbeleid en indien van toepassing). Dit bedrag wordt bepaald als het verschil tussen het opgenomen servicebudget minus het servicebudget waarop het personeelslid recht had, bepaald pro rata volgens de effectieve huurtermijn.

Rekenvoorbeeld overnameprijs; voor dit rekenvoorbeeld gaan we uit van een fiets (inclusief opties en accessoires) van 5.000,00 euro en een leasecontract van 36 maanden. Het contract komt ten einde na 2 jaar (24 maanden). We maken hierbij abstractie van het openstaand saldo onderhoudsbudget, een mogelijke persoonlijke bijdrage, ...
Als het personeelslid de fiets wenst over te nemen, is de algemene regel dat de fiets lineair wordt afgeschreven naar de restwaarde op dat moment. 
Dat zou nog 43,4 % van de catalogusprijs zijn, zijnde 2.170,00 euro.

8.2.2 - Verbrekingsvergoeding
Als de fietser de fiets bij vroegtijdige verbreking niet overneemt, moet er een verbrekingsvergoeding betaald worden. Afhankelijk van de situatie en de reden van vroegtijdige verbreking, gelden andere berekeningswijzen. We lichten ze hieronder toe:

8.2.2.1 - Onvoorzien vroegtijdig einde te wijten aan ontslag of ziekte
Indien het vroegtijdig einde van het leasecontract te wijten is aan ontslag (gedwongen of vrijwillig) of ziekte van de medewerker is de forfaitaire verbrekingsvergoeding afhankelijk van het tijdstip binnen de volledige leasetermijn waarop het leasecontract wordt beëindigd. De verbrekingsvergoeding wordt verrekend met het resterende servicebudget dat een negatief of een positief bedrag kan zijn. 

Maand van verbreking	Verbrekingsvergoeding
Maand 1 - 3	10 x maandelijkse huurprijs
Maand 4 - 6	8 x maandelijkse huurprijs
Maand 7 - 12	6 x maandelijkse huurprijs
Maand 13 - 24	4 x maandelijkse huurprijs
Maand 25 - 48	2 x maandelijkse huurprijs

Kanttekening: soms kan een vroegtijdig einde vermeden worden. Bijvoorbeeld in geval van ontslag. Indien je nieuwe werkgever ook een actieve raamovereenkomst heeft met o2o, kan het contract overgedragen worden naar de nieuwe werkgever op voorwaarde dat: 

• de nieuwe werkgever hiermee akkoord gaat;
• bij de nieuwe werkgever dezelfde regels gelden, zoals vb. de nieuwe werkgever die ook toelaat dat er contracten van 48 maanden worden afgesloten of dat er speed pedelecs geleased worden.

Rekenvoorbeeld verbrekingsvergoeding volgens de procedure van een onvoorzien vroegtijdig einde: voor dit rekenvoorbeeld gaan we eveneens uit van een fiets (inclusief opties en accessoires) van 5.000,00 euro en een leasecontract van 36 maanden. Het contract komt ten einde na 2 jaar (24 maanden). We maken hierbij abstractie van het openstaand saldo onderhoudsbudget, een mogelijke persoonlijke bijdrage, ...
Als het personeelslid de fiets wenst terug te geven aan o2o, is de algemene regel dat X keer de maandelijkse huurprijs betaald moet worden. X is afhankelijk van het tijdstip binnen de volledige leasetermijn dat het contract beëindigd wordt. 
Volgens de tabel hierboven zou dat om 4 x de maandelijkse huurprijs gaan, zijnde 4 x +- 135,00 euro = 540,00 euro.

8.2.2.2 - Onvoorzien vroegtijdig einde bij overlijden
Bij een overlijden wordt het fietsleasecontract stopgezet op de datum van het overlijden. Er is geen verbrekingsvergoeding van toepassing. De fiets kan kosteloos teruggegeven worden aan o2o. Indien gewenst kunnen de nabestaanden de fiets overnemen aan de restwaarde. 

8.2.2.3 - Voorzien vroegtijdig einde
In het geval van:

• zware inbreuken op het fietsbeleid en/of de verkeersregels kan de leasemaatschappij en/of de werkgever discretionair beslissen om het leasecontract van de medewerker te beëindigen;
• niet-naleving van afspraken bij opname van een onbezoldigde dienstonderbreking die geen recht geeft op een eindejaarstoelage (zie artikel 4.4),

verloopt de berekening van de verbrekingsvergoeding volgens de reële resterende waarde (zie hieronder).

De berekening van de verbrekingsvergoeding wanneer het vroegtijdig einde voorzien kon worden, hangt af van de resterende looptijd van het leasecontract. Dit impliceert dat de verbrekingsvergoeding zal berekend worden op basis van de reële resterende waarde van de fiets, opties, accessoires en servicebudget op het moment van verbreking, als de som van:

De restwaarde van de leasefiets, opties en accessoires: we lichten graag toe hoe we deze restwaarde op het moment van teruggave berekenen. De initiële catalogusprijs* wordt door middel van een lineaire afschrijving teruggebracht tot de residuele waarde*, waarbij de lineaire afschrijving loopt over de voorziene huurtermijn van het fietscontract.

Samengevat: de restwaarde van de leasefiets, opties en accessoires wordt als volgt berekend: 

((initiële catalogusprijs - eventuele persoonlijke bijdrage) - (residuele waarde)) * [resterende looptijd/ totale looptijd] + residuele waarde van de opties en accessoires.

*Initiële catalogusprijs = de prijs op de offerte van de leasefiets, inclusief de opties en accessoires bij de start van de huurtermijn.

*Residuele waarde = op basis van de gekozen parameters in het fietsbeleid 15,1 % van de initiële catalogusprijs op het einde van de voorziene huurtermijn, zonder vermindering van een eventuele persoonlijke bijdrage.

De looptijd wordt bepaald in volle dagen. 

Servicebudget: het teveel/te weinig opgenomen servicebudget (conform het hierna vermelde artikel 10 van dit fietsbeleid en indien van toepassing). Dit bedrag wordt bepaald als het verschil tussen het opgenomen servicebudget minus het servicebudget waarop het personeelslid recht had, bepaald pro rata volgens de effectieve huurtermijn. Indien er te weinig budget is opgenomen, wordt dit dus afgehouden van het totaalbedrag, indien er te veel budget is opgenomen, wordt dit erbij opgeteld.

In conclusie, bedraagt de verbrekingsvergoeding: 

[((initiële catalogusprijs - eventuele persoonlijke bijdrage) - (residuele waarde)) * resterende looptijd/totale looptijd + residuele waarde van de opties en accessoires] +/- Servicebudget.

Rekenvoorbeeld verbrekingsvergoeding volgens de procedure van een voorzien vroegtijdig einde: voor dit rekenvoorbeeld gaan we eveneens uit van een fiets (inclusief opties en accessoires) van 5.000,00 euro en een leasecontract van 36 maanden. Het contract komt ten einde na 2 jaar (24 maanden). We maken hierbij abstractie van het openstaand saldo onderhoudsbudget, een mogelijke persoonlijke bijdrage, ... 

Als het personeelslid de fiets wenst terug te geven aan o2o, en de medewerker bevindt zich in het scenario van het voorzien vroegtijdig einde, dan is de algemene regel dat de fiets lineair afgeschreven wordt naar de restwaarde op dat moment (zie grafiek met de afschrijvingspercentages)) MIN de restwaarde bij een normaal einde (15,1 %). In dit geval dient het personeelslid 43,4 % van de catalogusprijs te betalen (restwaarde na 24 maanden) MIN 15,1 % (restwaarde bij een normaal einde) = 2.170,00 euro - 755,00 euro = 1.415,00 euro.

De verbrekingsvergoeding kan nooit negatief zijn. 

De gehuurde fiets, inclusief opties en accessoires, slot en sleutels, dienen op een afgesproken tijdstip en locatie thuis, bij de werkgever of in een Decathlon winkel aanwezig te zijn. Decathlon controleert de staat van de gehuurde artikelen en zorgt voor de ophaling ervan. Je dient zelf aanwezig te zijn op het moment van ophaling. Is dit niet mogelijk? Dan kan je je ook laten vertegenwoordigen door een vertegenwoordiger.

Je ontvangt vervolgens een factuur om de Verbrekingsvergoeding rechtstreeks aan o2o te betalen. 

8.3 - Staat van de fiets bij terugname door de huurmaatschappij bij het beëindigen van de terbeschikkingstelling
De leasefiets, inclusief slot en sleutels, opties en accessoires, dient op het afgesproken tijdstip op de afgesproken locatie aanwezig te zijn, in volgende staat:

• op het ogenblik van teruggave moet de fiets zich in goede staat bevinden, voorzien van alle originele of gelijkwaardige onderdelen. Hiermee wordt bedoeld in een toestand die beantwoordt aan een normaal gebruik. Volgende schade wordt hierbij getolereerd:
• kleine krassen in het frame en onderdelen eigen aan het gebruik van een fiets. Putten en grote krassen zijn niet aanvaardbaar. Het frame mag geen tekenen van oxidatie vertonen;
• gebruikersslijtage van alle slijtagegevoelige onderdelen: banden, remmen, aandrijving, kabels, handvaten, zadel, pedalen, rekje. Alle onderdelen dienen wel in goed werkende staat te zijn en slijtage mag niet ten koste van de veiligheid gaan. De slijtage mag evenmin het gevolg zijn van een gebrek aan onderhoud en herstellingen, overeenkomstig artikel 6.3;  
• specifiek voor elektrische fietsen: gebruikelijke capaciteitsvermindering van de batterij;
• specifiek voor speed pedelec elektrische fietsen dienen het inschrijvingsformulier en het gelijkvormigheidsattest eveneens teruggegeven te worden bij de terugname van de fiets;
• op het ogenblik van teruggave moet de fiets volledig schoongemaakt zijn.

Ingeval de fiets op het ogenblik van teruggave niet voldoet aan bovenvermelde afspraken, zullen de hieraan gerelateerde kosten ten laste van het personeelslid zijn. 
Meer informatie over het einde van de huurtermijn, de vereisten in geval van teruggave en de gevolgen indien niet aan de voorwaarden is voldaan, zijn online te vinden via myo2o Biker.

Artikel 9 - Diensten tijdens het gebruik van de fiets
Bij de huur van een fiets zijn volgende diensten standaard geactiveerd:

• service bij diefstal;
• service bij schade;
• servicebudget bij onderhoud en herstellingen (minimum 50,00 euro incl. btw/jaar);
• pechbijstand.

Onderstaande diensten kunnen geactiveerd worden door het personeelslid bij de plaatsing van de bestelling: 

• extra garantieverzekering voor elektrische fietsen;
• burgerlijke aansprakelijkheid voor speed pedelecs.*

*Opgelet: De werkgever raadt ten sterkste aan dat personeelsleden, die kiezen voor een speed pedelec als fietslease, beschikken over een burgerlijke aansprakelijkheid voor speed pedelecs. Echter vermits vele familiale verzekeringen dit standaard in hun polis voorzien biedt de werkgever de burgerlijke aansprakelijkheid voor speed pedelecs optioneel aan. Het is de persoonlijke verantwoordelijkheid van de werknemer om na te gaan of zijn/haar familiale verzekering voorziet in een burgerlijke aansprakelijkheid voor speed pedelecs en op basis daarvan zijn/haar keuze te maken.

Meer informatie omtrent deze diensten, de algemene voorwaarden en eventuele wijzigingen aan de diensten vind je terug in myo2o Biker (www.o2o.be/bike-services/conditions). o2o heeft het recht om deze algemene voorwaarden te wijzigen en de recentste versie staat steeds in myo2o Biker.

Artikel 10 - Nieuwe fiets
Ingeval het personeelslid tijdens het lopend fietscontract een nieuwe leasefiets bestelt, mag het personeelslid de nieuwe leasefiets ten vroegste op de dag van het einde van het lopende fietscontract in ontvangst nemen. Het personeelslid meldt deze vroegst mogelijke datum van ontvangst aan de fietshandelaar bij het opvragen van een offerte.

Indien het personeelslid de nieuwe leasefiets nog tijdens het lopende fietscontract in ontvangst neemt, wordt het lopende contract vroegtijdig beëindigd met als einddatum de datum van ontvangst van de nieuwe leasefiets. De voorwaarden van vroegtijdig einde contract zijn dan van toepassing (artikel 8.2). Bij teruggave van de fiets van het reeds lopende contract is berekeningswijze 2.1 van toepassing. 

Artikel 11 - Eindbepaling
Indien een of meerdere bepalingen van dit fietsbeleid ongeldig of niet toepasbaar zouden zijn, heeft dit niet de ongeldigheid of niet-toepasbaarheid van het gehele fietsbeleid tot gevolg. In voorkomend geval zal te goeder trouw onderhandeld worden om de getroffen bepalingen te vervangen door andere, die de inhoud ervan zo veel mogelijk benaderen en zo goed mogelijk aansluiten bij de inhoud en doelstellingen van het fietsbeleid.

Het personeelslid verbindt zich ertoe alle bepalingen van het fietsbeleid stipt na te leven. In geval van enige schade voor de werkgever als gevolg van het niet-naleven van de bepalingen van onderhavig fietsbeleid, wordt dit beschouwd als een zware fout in de zin van artikel 17bis/1 betreffende de rechtspositie van sommige personeelsleden van het gesubsidieerd onderwijs en de gesubsidieerde centra voor leerlingenbegeleiding, waarvoor het personeelslid aansprakelijk is.

De fietsleasing, en het voorliggend fietsbeleid dat de praktische modaliteiten hiervan bevat, treedt in werking 5 dagen na de bekendmaking van deze beslissing. De werkgever behoudt zich het recht voor fietsleasing – in het kader waarvan het Personeelslid een leasefiets kan verwerven – eenzijdig stop te zetten. In voorkomend geval zal het personeelslid die over een leasefiets beschikt, deze kunnen behouden tot het einde van de voorziene huurtermijn. Na afloop zal evenwel geen nieuwe leasefiets meer kunnen worden verworven.

Artikel 2
Dit reglement valt onder de bekendmakings- en meldingsplicht van artikelen 286, §1 en 330 van het Decreet Lokaal Bestuur.