Op 23 juni 2020 keurde de gemeenteraad het reglement Applaus!toelagen goed. Dit reglement was opgemaakt naar aanleiding van de doelstellingen binnen het meerjarenplan 2020-2025 om als gemeente te werken aan een kwaliteitsvol en verbindend vrijetijdsleven, onder meer door eenvoudige doelgerichte subsidiereglementen uit te werken.
Rekening houdende met het meerjarenplan 2020-2025 en het Corona noodfonds was het aangewezen om het bestaande reglement Applaus!toelagen te verbreden, als hefboom om alle erkende verenigingen in aanmerking te laten komen om een projectaanvraag in te dienen.
Met het huidige reglement wordt er een impuls gegeven aan gemeenschapsvormende initiatieven in een vrijetijds- sociaal-cultureel, sociaal-ecologische of educatief kader, om te participeren, te vernieuwen en samen te werken. Centraal staat de gemeenschapsvormende doelstelling en de meerwaarde voor onze gemeente.
Ook buurtfeesten georganiseerd door particulieren worden als gemeenschapsvormend initiatief in het huidige reglement opgenomen. Door het ondersteunen van deze initiatieven met gemeentelijke cadeaubons is dit eveneens een extra steun voor de lokale handelaars.
Na evaluatie van het lopende reglement en na anderhalf jaar Covid-19-pandemie constateren we de nood om het aantal indienmomenten aan te passen, zodat er meermaals doorheen het jaar projectaanvragen ingediend kunnen worden, alsook om het maximaal subsidiebedrag per project op te trekken.
Door de indienmomenten en het maximaal subsidiebedrag aan te passen willen we verenigingen en initiatiefnemers van gemeenschapsvormende projecten maximaal aanmoedigen en stimuleren. Er dient ook een overgangsmaatregel voorzien te worden gezien het jaar 2021 nog een jaar met veel aanpassingen is geweest op vlak van Covid-19-richtlijnen van de hogere overheid. Organisatoren van gemeenschapsvormende initiatieven hebben snel moeten ageren en bijsturen. Hierdoor is het niet altijd evident geweest om de de data van indienmomenten te respecteren.
Voor het overige is het aangewezen om de bepalingen van het lopende reglement over te nemen.
De gemeenteraad is bevoegd voor het vaststellen van gemeentelijke reglementen.
Het werkingsbudget voor Applaus!toelagen voor gemeenschapsvormende projecten is voorzien op volgende budgetsleutel:
MJP001036 - Toegestane werkingssubsidies aan verenigingen (toelagen)/Overig kunst- en cultuurbeleid: maximum 1.500 euro per aanvraag.
2021: 15.300 euro.
2022 tot 2025: 22.950 euro per jaar.
Het werkingsbudget voor toelagen van buurtfeesten is voorzien op volgende sleutel:
MJP001673 - Werkingstoelage buurtinitiatieven.
Budget buurtcheques: max 250 euro per aanvraag.
2021 tot 2025: 3.000 euro per jaar.
Artikel 1
De beslissing van de gemeenteraad van 23 juni 2020 houdende de goedkeuring subsidiereglement gemeenschapsvormende initiatieven (reglement Applaus!toelagen), wordt opgeheven.
Artikel 2
De gemeenteraad keurt het reglement Applaus!toelagen als volgt goed:
Artikel 1: Doelstelling
De gemeente Overijse wil met dit subsidiereglement:
Artikel 2: Definities
Voor de toepassing van dit reglement wordt verstaan onder:
Artikel 3: Toepassingsgebied
Binnen de perken van de jaarlijks goedgekeurde begrotingskredieten van de gemeente wordt onder de hierna vermelde voorwaarden een gemeentelijke subsidie verleend voor de organisatie van twee soorten gemeenschapsvormende initiatieven:
Uitgesloten zijn privé- en familiefeesten, schoolfeesten, feesten voor eigen aangesloten leden of feesten met een politiek, religieus, filosofisch of commercieel karakter. Deze vorm van subsidie is niet cumuleerbaar met een andere financiële subsidie van de gemeente Overijse voor hetzelfde evenement.
Artikel 4: Subsidievoorwaarden
De toekenning van deze subsidie gebeurt binnen de perken van de voorziene kredieten. Een toegekende subsidie kan niet hoger zijn dan de reële gemaakte subsidiabele kosten.
Artikel 4.1 Algemene voorwaarden en aandachtspunten
Activiteiten binnen een gemeenschapsvormend project, buurtfeest of buurtinitiatief moeten aan bovenstaande omschrijving beantwoorden. Bij de beoordeling van de aanvragen wordt rekening gehouden met de volgende elementen, waarbij de activiteit:
De aanvragers verbinden er zich toe de toepasselijke wettelijke en administratieve voorschriften (taksen, Unisono,…) te respecteren en sluit de nodige verzekeringen, zoals burgerlijke aansprakelijkheid, af.
Alle communicatie en publiciteit wordt in het Nederlands gevoerd. Voor de goedgekeurde projecten dient op affiches, uitnodigingen, en dergelijke het logo 'Met de steun van de gemeente Overijse' te worden vermeld.
Artikel 4.2 Subsidievoorwaarden "buurtfeest" of "buurtinitiatief"
§ 1 Subsidie: maximaal 250 euro, waarvan 50% vooraf in aankoopcheques bij lokale handelaars en 50% subsidie na het indienen van de stavingsstukken.
§ 2 Frequentie: elke straat, plein, wijk of buurt kan slechts één keer per kalenderjaar deze toelage ontvangen onafhankelijk van de aanvrager.
§ 3 Aanvrager: de initiatiefnemers of vereniging, met minstens 3 buurtbewoners, moeten woonachtig zijn in de betrokken straat, plein, wijk of buurt. Het feest moet aangevraagd én georganiseerd worden door de buurtbewoners zelf.
§ 4 Doelgroep: het ingediende buurtfeest of buurtinitiatief moet zich richten tot alle bewoners van de bedoelde straat, plein, wijk of buurt voor minstens 25 buurtbewoners.
§ 5 Locatie: een straat of buurt op het grondgebied van de gemeente Overijse. De uitnodiging voor het feest of initiatief mag zich enkel richten tot de bewoners van de betrokken straat of een welbepaald plein, wijk of buurt.
§ 6 In te brengen kosten: de subsidie is bedoeld om de basisorganisatiekosten te helpen dragen en om het sociale contact tussen de bewoners te bevorderen. Al deze kosten (eten, drinken, animatiekosten of huur materiaal) kunnen worden ingebracht.
Particuliere personen uit de straat kunnen geen onkosten inbrengen voor eigen materiaal dat ze ter beschikking stellen, ongeacht of ze tot het organiserende comité behoren of niet. De subsidie kan nooit meer dan de effectieve kost bedragen.
Artikel 4.3 Subsidievoorwaarden "gemeenschapsvormend project"
§ 1 Subsidie: maximaal 1 500 euro per aanvraag waarvan 50% van de subsidie als voorschot wordt betaald.
§ 2 Frequentie: voor eenzelfde project kan maximaal drie maal na elkaar een projectsubsidie worden toegestaan, met een maximale frequentie van één project per kalenderjaar.
§ 3 Aanvrager: de aanvragende vereniging is door het gemeentebestuur erkend door één van de adviesraden of door de gemeente. Er wordt minstens een samenwerking aangetoond met twee andere verenigingen met zetel in Overijse.
§ 4 Doelgroep: het ingediende project moet zich richten tot alle inwoners van de gemeente Overijse of een bepaalde subgroep van de gemeente Overijse (kinderen, senioren,…).
§ 5 Locatie: het evenement vindt plaats op het grondgebied van de gemeente Overijse.
§ 6 In te brengen kosten: de subsidie is bedoeld om kosten te helpen dragen die de meerwaarde van het project bepalen. In de aanvraag worden deze kosten specifiek bepaald. Het kan hier gaan over artistieke kosten van artiesten, animatie of lesgevers, huurgeld van een locatie, kosten voor publiciteit.
Artikel 5: Aanvragen en procedure
De aanvragen moeten worden ingediend via het daarvoor voorziene formulier bij de gemeente Overijse, Begijnhof 17, 3090 Overijse of via info@overijse.be.
Enkel volledig en correct ingevulde aanvragen worden behandeld. De aanvrager voegt alle nuttige en nodige stukken bij zijn aanvraag.
Het aanvraagformulier moet volledig ingevuld en ingediend worden met vermelding van:
Het aanvraagformulier moet tijdig ingediend worden.
| INDIENINGSMOMENTEN | BEOORDELING | |
| BUURTFEESTEN BUURTINITIATIEVEN |
Zonder inname van openbare ruimte: 4 weken voor de start van het buurtfeest of buurtinitiatief. 7 weken voor de start van het buurtfeest of buurtinitiatief. Hiervoor dient er een 'aanvraag openbare activiteit' te worden ingediend, te vinden op www.overijse.be/aanvraag-openbare-activiteit. |
De aanvraag wordt afgetoetst met dit reglement en beoordeeld door een medewerker van de vrijetijdsdiensten. Indien er een inname van openbare ruimte nodig is, zal het reglement 'gemeentelijke ondersteuning bij de organisatie van openbare activiteiten in Overijse' van toepassing zijn. |
| GEMEENSCHAPSVORMENDE PROJECTEN | Vóór 15 november: voor gemeenschapsvormende projecten vanaf 1 januari van het daaropvolgende kalenderjaar. Vóór 15 februari: voor gemeenschapsvormende projecten vanaf 1 april van het lopende kalenderjaar. Vóór 15 mei: voor gemeenschapsvormende projecten vanaf 1 juli van het lopende kalenderjaar. Vóór 15 augustus: voor gemeenschapsvormende projecten vanaf 1 oktober van het lopende kalenderjaar. |
Goedkeuring door het college van burgemeester en schepenen op basis van het advies gegeven door een jury die is samengesteld door het afdelingshoofd Mens of diens aangestelde, en bestaande uit:
|
De aanvrager ontvangt een motivering van de beslissing en een voorschot ten bedrage van de helft van de subsidie.
Ten laatste 30 dagen na het plaatsvinden van het buurfeest/buurtinitiatief of het project moeten de organisatoren een ingevuld verslagformulier met bijhorende documenten tot staving van de activiteiten indienen bij de gemeente Overijse, Begijnhof 17, 3090 Overijse of via info@overijse.be. Het aanvraag- en het verslagformulier zijn te vinden op de gemeentelijke website. Na het verstrekken van deze documenten wordt het resterend saldo van de subsidie uitbetaald op het rekeningnummer doorgegeven via het aanvraagformulier.
Indien het initiatief gewijzigd wordt of niet zal doorgaan, deelt de organisator dit zo spoedig mogelijk mee en wordt het voorschot binnen de 2 weken terugbetaald aan de gemeente Overijse. Indien het buurtfeest of buurtinitiatief niet doorgaat levert de organisator de verkregen aankoopcheques terug in.
Het college van burgemeester en schepenen behoudt zich het recht voor om alle onderzoeken uit te voeren die vereist zijn voor de behandeling van de aanvraag. Ze kan daartoe eveneens gemeentelijke medewerkers machtigen om ter plaatse de aanwending van de subsidie te controleren.
Artikel 6: Schrapping, vermindering of terugbetaling van de subsidie
Het college van burgemeester en schepenen kan bij gemotiveerde beslissing de subsidie schrappen, verminderen of beslissen dat de begunstigde de subsidie (gedeeltelijk) dient terug te betalen:
Bij terugvordering stelt het college van burgemeester en schepenen bij gemotiveerde beslissing het bedrag van de terugvordering vast.
Artikel 7: Geschillen
Het college van burgemeester en schepenen is bevoegd om te oordelen in geval van geschillen.
Artikel 8: Inwerkingtreding
Dit reglement treedt in werking op 1 oktober 2021 voor aanvragen die betrekking hebben tot de aanvraag voor subsidie voor buurtfeesten, buurtinitiatieven of gemeenschapsvormende projecten.
Artikel 9: Overgangsregeling corona
De organisatoren van buurtfeesten, buurtinitiatieven of gemeenschapsvormende projecten die tijdens 2021 volgens de geldende reglementen geen tijdige aanvraag hebben kunnen indienen maar er wel in geslaagd zijn om volgens de geldende coronamaatregelen een buurtfeest, buurtinitiatief of gemeenschapsvormende project te organiseren, of van plan zijn dit te organiseren, kunnen hun aanvraag die betrekking heeft op 2021 alsnog indienen tegen uiterlijk 15 november 2021. De beoordeling van de aanvraag gebeurt volgens de modaliteiten zoals vermeld in artikel 5 van dit reglement.
Artikel 10: Bestuurlijk toezicht
Dit reglement is onderworpen aan de bekendmakings- en meldingsplicht overeenkomstig artikelen 285 tot en met 287 en artikel 330 van het Decreet Lokaal Bestuur.