Gepubliceerd op 12/09/2023

20230905_GR_Uittreksel_00_Vaststelling van het retributiereglement voor d..

Besluit Gemeenteraad

di 05/09/2023 - 20:30

Vaststelling van het retributiereglement voor de gemeentelijke vrijetijdsinfrastructuur

Aanwezig: Joke Lenseclaes, voorzitter
Inge Lenseclaes, burgemeester
Leo Van den Wijngaert, Sven Willekens, Jan De Broyer, Peter Lombaert, Dirk Devroey, Myriam Vanderlinden, schepenen
Jean Pierre Audag, Patricia Meerts, Danny De Kock, Leen Gillis, Emmanuel Morel de Westgaver, Stefan Vanderlinden, Yves de Marnix de Sainte Aldegonde (Graaf), Lieven Bennekens, Pierre-Emmanuel Dumont de Chassart, Martine Haegeman, Geoffroy d'Aspremont Lynden (Graaf), Ingrid Degand, Joris Kelchtermans, Marcia De Wachter, Brigitte Braeckelaere, Alan Pauwels, Roger Sombrijn, Fabienne Monbaliu, gemeenteraadsleden
Dieter Vanderhaeghe, algemeen directeur

Afwezig: Jeroen Van San, Dirk Dewaet, Jan Van Brabant, gemeenteraadsleden

Bevoegdheid

Decreet Lokaal Bestuur, artikel 40, §3

Juridische grond

Beslissing van de gemeenteraad van 1 september 2015 houdende de goedkeuring aanpassing gebruikersreglement Intern Verzelfstandigd Agentschap Kamp Kwadraat
Beslissing van de gemeenteraad van 1 september 2015 houdende de goedkeuring aanpassing gebruikersreglement Intern Verzelfstandigd Agentschap Den Blank
Beslissing van de gemeenteraad van 1 september 2015 houdende de goedkeuring aanpassing gebruikersreglement wijkontmoetingscentra
Beslissing van de gemeenteraad van 18 oktober 2022 houdende de vaststelling van het retributiereglement voor de gemeentelijke vrijetijdsinfrastructuur en het huishoudelijke reglement van de gemeentelijke vrijetijdsinfrastructuur
Beslissing van het college van burgemeester en schepenen van 8 augustus 2017 houdende de goedkeuring van de werkwijze voor de digitalisering van verhuur van gemeentelijke accommodaties (zaalverhuur)
Beslissing van het college van 16 augustus 2023 houdende de voorbereiding van de beslissing van de gemeenteraad omtrent de goedkeuring van het retributiereglement en het huishoudelijk reglement van de gemeentelijke vrijetijdsinfrastructuur

Feiten

Het huidige retributiereglement en huishoudelijke reglement voor de gemeentelijke vrijetijdsinfrastructuur werden goedgekeurd door de gemeenteraad van 18 oktober 2022. Door diverse opmerkingen vanuit de gebruikers omtrent dit nieuwe reglement werd beslist om een snellere evaluatie van de reglementen te maken. Er werd een evaluatie ingepland met de gemeentelijke vrijetijdsdiensten en de betrokken mandatarissen waaruit volgende belangrijkste noden naar voor komen:

het huidige reglement heeft een te duur tarief voor erkende verenigingen die een activiteit in het weekend willen organiseren in de (grote) polyvalente zalen;
sommige organisaties van erkende verenigingen hebben nood om extra voorbereidende dagen of opruimdagen te kunnen reserveren aan een laag tarief (geen winst op deze dagen);
het huidig reglement heeft een te duur tarief voor inwoners die een activiteit in het weekend willen organiseren in de (grote) polyvalente zalen;
er zijn onduidelijkheden in de toepassing van repetitieve reservaties;
eenvoudigere regeling voor begrafenisondernemers voor koffietafels;
te lange aanvraagtermijn voor de kleine polyvalente zalen op Kamp Kwadraat en voor overnachtingen van jeugdbewegingen op Kamp Kwadraat;
vraag om een vrijstelling van retributie voor overnachtingen voor erkende jeugdverenigingen op Kamp Kwadraat;
vraag om een vrijstelling van retributie voor G-sportverenigingen in onze sportinfrastructuur (G-sport: gehandicaptensport);
te dure sportinfrastructuur wanneer gebruik door andere sportverenigingen uit de Druivenstreek.

Motivering

Na een grondige analyse met de gemeentelijke diensten en na overleg met de bevoegde mandatarissen op 15 en 25 mei 2023 lijken volgende aanpassingen aan het reglement noodzakelijk:

invoering van een verenigingentarief dat verenigingen en scholen uit gebruikerscategorie 1 het recht geeft om de polyvalente zalen en keukens van de socioculturele infrastructuur gedurende 3 dagen naar keuze (van 9.00u tot 9.00u) te gebruiken in functie van een bepaald publiek evenement a rato van 1,5 dagprijs;
invoering van extra opbouw/afbraakdagen waarvan de de verenigingen en scholen uit gebruikerscategorie 1 kunnen gebruik maken om extra logistieke dagen te reserveren aan een laag tarief (25,00 euro per dag - max. 3 dagen) in functie van een bepaald publiek evenement;
aanpassing definitie van het weekend: vanaf vrijdag 9.00u tot maandag 9.00u;
verlaging van het weekendtarief voor categorie 2 (inwoners): de huurprijs van de polyvalente zalen van de socioculturele infrastructuur wordt verlaagd tot de huurprijs van 1,5 dagen;
invoering van een forfaitaire dagprijs voor koffietafels na een uitvaart gelijk aan het tarief voor gebruikerscategorie 2 voor de gehuurde infrastructuur; deze prijs geldt zowel voor inwoners van de gemeente Overijse als daarbuiten, alsook begrafenisondernemers;
verduidelijking van de vrijstelling van retributie voor repetitieve activiteiten van erkende verenigingen in de socioculturele infrastructuur tot een vrijstelling van maximaal 1 kalenderdag;
invoering van een vrijstelling van retributie voor overnachtingen in Kamp Kwadraat door erkende jeugdverenigingen uit Overijse met hun takken/leden, in het kader van gewenning voor kampuitstappen (enkel intern); het gebruik van de keuken blijft wel betalend conform het retributiereglement;
invoering van een vrijstelling van retributie voor G-sportverenigingen in de sportinfrastructuren;
verlaging van de tarieven voor de huur van sportinfrastructuur voor categorie 3 (erkende verenigingen uit IGS-Druivenstreek) tot 7,50 euro voor de GBO-turnzalen en tot 15,00 euro voor de sporthallen en het atletiekpark Den Heurk;
verkorting van de aanvraagtermijn voor de kleine polyvalente zalen in Kamp Kwadraat en voor jeugdovernachtingen in Kamp Kwadraat tot 14 dagen.

Het is wenselijk dat de nieuwe tarieven en regelgeving ingaan voor reserveringen vanaf 1 november 2023 in de socioculturele infrastructuur (ongeacht de aanvraagdatum). Op deze manier dienen er zo weinig mogelijk extra administratieve handelingen en factuurcorrecties te gebeuren.

Het is wenselijk dat de nieuwe tarieven ingaan voor reserveringen vanaf 1 oktober 2023 in de sportinfrastructuur (ongeacht de aanvraagdatum).

Financiële aspecten

De inkomsten van de huuropbrengsten uit het retributiereglement worden geboekt op onderstaande MJP-nummers. De wijzigingen die het bijgestuurde retributiereglement zal hebben op de inkomsten op onderstaande budgetsleutels zijn moeilijk te voorspellen. De verwachting is dat de impact beperkt zal zijn en er dus op basis van deze reglementswijziging geen bijsturing van de meerjarenplanning nodig zal zijn.

MJP000701: huuropbrengsten cultuurcentrum
MJP000702: huuropbrengsten gemeenschapsinfrastructuur
MJP000720: huuropbrengsten sportinfrastructuur.

Huuropbrengsten cultuurcentrum: Hier worden geen wijzigingen verwacht.

Huuropbrengsten socioculturele infrastructuur/gemeenschapsinfrastructuur: Gezien de bezetting van de socioculturele infrastructuur nog niet maximaal is, kan er van uit gegaan worden dat de lagere tarieven uit het vernieuwde retributiereglement gecompenseerd kunnen worden door een iets hogere bezettingsgraad (meer verenigingen en particulieren zullen hun activiteiten organiseren in de gemeentelijke infrastructuur).

Huuropbrengsten sportinfrastructuur: Gezien de wijzigingen enkel betrekking hebben op de erkende sportverenigingen en scholen uit de IGS-buurgemeenten zal de impact op de inkomsten te verwaarlozen zijn.

Publieke stemming

Aanwezig: Joke Lenseclaes, Inge Lenseclaes, Leo Van den Wijngaert, Sven Willekens, Jan De Broyer, Peter Lombaert, Dirk Devroey, Myriam Vanderlinden, Jean Pierre Audag, Patricia Meerts, Danny De Kock, Leen Gillis, Emmanuel Morel de Westgaver, Stefan Vanderlinden, Yves de Marnix de Sainte Aldegonde (Graaf), Lieven Bennekens, Pierre-Emmanuel Dumont de Chassart, Martine Haegeman, Geoffroy d'Aspremont Lynden (Graaf), Ingrid Degand, Joris Kelchtermans, Marcia De Wachter, Brigitte Braeckelaere, Alan Pauwels, Roger Sombrijn, Fabienne Monbaliu, Dieter Vanderhaeghe

Voorstanders: Joke Lenseclaes, Inge Lenseclaes, Leo Van den Wijngaert, Sven Willekens, Jan De Broyer, Peter Lombaert, Dirk Devroey, Myriam Vanderlinden, Jean Pierre Audag, Patricia Meerts, Leen Gillis, Emmanuel Morel de Westgaver, Stefan Vanderlinden, Yves de Marnix de Sainte Aldegonde (Graaf), Lieven Bennekens, Pierre-Emmanuel Dumont de Chassart, Martine Haegeman, Geoffroy d'Aspremont Lynden (Graaf), Ingrid Degand, Joris Kelchtermans, Brigitte Braeckelaere, Roger Sombrijn, Fabienne Monbaliu

Onthouders: Danny De Kock, Marcia De Wachter, Alan Pauwels

Resultaat: Met 23 stemmen voor, 3 onthoudingen

Besluit

Enig artikel

De gemeenteraad stelt het retributiereglement voor de gemeentelijke vrijetijdsinfrastructuur als volgt vast:

Artikel 1 Inwerkingtreding

Voor verhuur van socioculturele infrastructuur, zoals gedefinieerd in artikel 3, §1, treedt het retributiereglement in werking op 1 november 2023 (datum van gebruik van de infrastructuur, ongeacht de aanvraagdatum).
Voor verhuur van sportinfrastructuur, zoals gedefinieerd in artikel 3, §2, treedt het retributiereglement in werking op 1 oktober 2023 (datum van gebruik van de infrastructuur, ongeacht de aanvraagdatum).

Artikel 2 Toepassingsgebied

Dit is het reglement voor het gebruik van gemeentelijke socioculturele infrastructuur, sportinfrastructuur en aanverwante dienstverlening.

Het gaat om de infrastructuur op de volgende locaties:

Vrijetijdscentrum Kamp Kwadraat, Nijvelsebaan 190;
Cultuurcentrum Den Blank, Begijnhof 11;
Gemeentehuis, Just. Lipsiusplein 9;
Bezoekerscentrum Dru!f, Waversesteenweg 2;
Markthal, Stationsplein 1;
Wijkontmoetingscentrum (WOC) Den Turf, Arth. Michielsplein 3;
Wijkontmoetingscentrum (WOC) Den 38, Bergstraat 38;
Wijkontmoetingscentrum (WOC) De Rank, Hoeilaartsesteenweg 56;
Wijkontmoetingscentrum (WOC) De Fraat, Duisburgsesteenweg 179;
Turnzalen Gemeentelijke Basisschool Overijse (GBO), Heuvelstraat 57;
Sporthal en atletiekpark Den Heurk, Heurkstraat 3;
Voetbalveld Van Lancker, Begijnhof 13;
Voetbalveld Den Eyck, Louis Gunsstraat 34;
Voetbalvelden Hagaard, Bredestraat 57;
Voetbalveld Begijnhof, Begijnhof;
Tennisterreinen en omnisportterrein Zuidflank;
SMO-sportzalen, Waversesteenweg 96 (Lipsius) en Brusselsesteenweg 147 (Nahon);
(Toekomstige) gemeentelijke infrastructuur die naar analogie kan verhuurd worden en infrastructuur die de gemeente Overijse in beheer heeft.

Artikel 3 Definities

Basispakket schouwburg: schouwburg met technisch materiaal voor presentaties, lezingen en projecties.
Bedrijven: ondernemingen en zelfstandigen met een ondernemingsnummer en/of btw-nummer.
Dagdeel: voormiddag op weekdagen (09.00-13.30 uur), voormiddag in weekend en op gemeentelijke feestdagen (10.00-13.30 uur), namiddag (14.00-17.30 uur) of avond (18.00-23.59 uur of later).
Voor verhuringen langer dan één dagdeel wordt een forfaitaire dagprijs aangerekend, voor verhuringen in het weekend wordt een forfaitair weekendtarief of verenigingentarief aangerekend.
De organisator: een particulier, vereniging of rechtspersoon die gemeentelijke infrastructuur aanvraagt en toelating krijgt om deze (volledig/gedeeltelijk) te gebruiken of te huren.
Erkende verenigingen van Overijse: Verenigingen van Overijse aangesloten bij een door het gemeentebestuur erkende adviesraad of erkend door de gemeente Overijse.
Evenement: Een evenement is een in tijd en ruimte beperkte en verplaatsbare, georganiseerde activiteit of feestelijkheid ter vermaak of ter voorlichting van een publiek, op een vooraf bepaalde plaats en tijdstip.
Fuif: een dansfeest waarbij muziek wordt gespeeld of gedraaid die elektronisch versterkt wordt, toegankelijk voor het publiek.
Het gemeentebestuur: gemeente Overijse en afgevaardigden.
IGS Druivenstreek: intergemeentelijk samenwerkingsverband met de gemeenten Bertem, Hoeilaart, Huldenberg, Overijse, Tervuren en vzw De Rand.
Meerdaagse verblijven: gebruik van infrastructuur inclusief minstens 1 overnachting (overnachtingen enkel toegestaan op vrijetijdscentrum Kamp Kwadraat.
Overmacht: onverwachte en plotse omstandigheden die door de organisator niet voorzien kunnen worden. Onverwachte schade aan infrastructuur die het gebruik ervan ernstig bemoeilijkt en niet kan toegerekend worden aan de organisator. Hier zal samen met de verantwoordelijke van het gemeentebestuur beslist worden of dit al dan niet een geldige reden is.
Particulieren buiten Overijse: particulieren met een domicilie buiten grondgebied Overijse.
Particulieren woonachtig te Overijse: particulieren met een domicilieadres in Overijse op het ogenblik van de aanvraag.
Partners: verenigingen en bedrijven die activiteiten in samenwerking met de gemeente Overijse organiseren en kaderen binnen de realisatie van specifieke doelstellingen van de gemeente.
Repetitieve activiteit: herhalende activiteit die langer aanhoudt dan 6 maanden op éénzelfde locatie.
Technische ondersteuning: werkuren gepresteerd per technieker tijdens de opbouw, de repetitie en tijdens de voorstelling in de schouwburg.
Verenigingentarief: tarief enkel voor categorie 1 voor 3 opeenvolgende dagen van 09.00 uur tot 09.00 uur. In het weekend wordt altijd dit tarief aangerekend.
Volledig pakket schouwburg: schouwburg met technisch materiaal voor concerten, dans, theater en shows.
Voorbereidende/opruim dag: Dagen aan een goedkoper tarief in het kader van opbouw en opruim van een activiteit. Enkel van toepassing op categorie 1.
Weekend: vrijdag van 09.00 uur tot maandag 09.00 uur.
Weekendtarief: vast tarief voor de periode van vrijdagochtend 9 uur en tot maandagochtend 9 uur. Dit tarief kan ook toegepast worden voor verhuringen buiten het weekend met eenzelfde verhuurtijd als de reservatie valt tussen maandag 9 uur en vrijdag 9 uur.
Zaal: een gebouw of gedeelte ervan.
Zaalverantwoordelijke: diegene die door de gemeente werd aangeduid om de toegang en controle van de infrastructuur te regelen voor de geplande reservatie en die instructies geeft over het gebruik ervan.

§1. Socioculturele infrastructuur

Grote polyvalente zalen:

polyvalente zaal 11 vrijetijdscentrum Kamp Kwadraat;
polyvalente zaal 10 vrijetijdscentrum Kamp Kwadraat;
kleine zaal WOC De Rank;
grote zaal WOC De Rank;
polyvalente zaal WOC De Fraat;
polyvalente zaal WOC Den Turf;
markthal.

Kleine polyvalente zalen:

kleine zalen vrijetijdscentrum Kamp Kwadraat;
kleine zalen WOC Den 38.

Vergaderzalen:

onthaalruimte in bezoekerscentrum Dru!f (enkel huurbaar door categorie 1);
Justus Lipsiuszaal in het gemeentehuis (enkel huurbaar door categorie 1);
kleine vergaderzalen in cultuurcentrum Den Blank.

Polyvalente zalen Den Blank

polyvalente zalen cultuurcentrum Den Blank.

Keukens:

keuken in vrijetijdscentrum Kamp Kwadraat (kan enkel in combinatie met zaal);
keuken in wijkontmoetingscentrum De Rank (kan enkel in combinatie met zaal);
keuken in wijkontmoetingscentrum De Fraat (kan enkel in combinatie met zaal);
keuken in wijkontmoetingscentrum Den Turf (kan enkel in combinatie met zaal).

Schouwburg

schouwburg basispakket in cultuurcentrum Den Blank;
schouwburg volledig pakket in cultuurcentrum Den Blank.

Open ruimten Cultuurcentrum Den Blank:

tentoonstellingsruimte;
inkomhal.

§2. Sportinfrastructuur

Deze infrastructuur kan enkel gehuurd worden door scholen, sportverenigingen aangesloten bij een door het gemeentebestuur erkende adviesraad of erkend door de gemeente Overijse of door de gemeenten in de IGS Druivenstreek:

turnzalen Gemeentelijke Basisschool Overijse (GBO) eerste verdieping en tweede verdieping;
sporthallen: Den Heurk, SMO Lipsius en SMO Nahon;
voetbalvelden Van Lancker, Begijnhof, Hagaard (1-2-3) en Den Eyck;
atletiekpark Den Heurk.

Andere organisatoren kunnen geen gebruik maken van deze sportinfrastructuur, tenzij het een aanvraag betreft voor het beoefenen van topsport.

Particulieren en verenigingen kunnen individueel gebruik maken van deze infrastructuren zonder exclusief gebruik, tenzij met expliciete toestemming van de gemeentelijke vrijetijdsdiensten:

atletiekpark Den Heurk;
tennis- en omnisportterrein Zuidflank.

Artikel 4 Retributieplichtige

De retributie is verschuldigd door diegene die het gebruik van de in artikel 2 vermelde infrastructuren aanvraagt en daartoe de toelating krijgt, met name:

een natuurlijke persoon: deze vermeldt steeds het rijksregisternummer;
een feitelijke vereniging: deze dient duidelijk de naam en woonplaats van de voorzitter, de secretaris of een door de vereniging gemachtigde persoon te vermelden die de aanvraag indient namens de feitelijke vereniging. Deze persoon wordt aanzien als retributieplichtige;
een rechtspersoon: deze vermeldt steeds het ondernemingsnummer/btw-nummer en de naam en woonplaats van de gevolmachtigde.

Artikel 5 Vaststelling van de retributie

Er wordt een gemeentelijke retributie gevestigd voor het gebruik van gemeentelijke infrastructuur en de bijkomende dienstverlening, rekening houdend met:

De tijdsduur van de terbeschikkingstelling

Er wordt gewerkt met dagdelen:

voormiddag: weekdagen: van 09.00 uur - 13.30 uur, weekend en gemeentelijke feestdagen: van 10.00 uur - 13.30 uur;
namiddag: 14.00 uur - 17.30 uur;
avond: van 18.00 uur - 23.59 uur of later.

De grote polyvalente zalen worden tijdens het weekend enkel verhuurd per weekend.

Met uitzondering van:

schouwburg: per gepresteerde voorstelling, met een maximum van 7 repetitiedagen voorafgaand aan de voorstelling;
technische ondersteuning schouwburg: per begonnen uur;
sportinfrastructuur: per begonnen halfuur;
zalen Den Blank in het weekend vanaf 11.00 uur - gesloten op feestdagen;
de polyvalente zalen in cultuurcentrum Den Blank kunnen niet geboekt worden voor repetitieve activiteiten.

De aard en de capaciteit van de infrastructuur
Het type organisator (gebruikerscategorie)

gebruikerscategorie 1: Scholen gelegen op het grondgebied van Overijse (inclusief deeltijds onderwijs), erkende verenigingen van Overijse en erkende politieke partijen van Overijse;
gebruikerscategorie 2: Particulieren woonachtig te Overijse - niet-erkende verenigingen van Overijse;
gebruikerscategorie 3: Particulieren van buiten Overijse - verenigingen en scholen buiten Overijse (uitgezonderd sportinfrastructuur: dit kan enkel door een erkende vereniging gehuurd worden);
gebruikerscategorie 4: Bedrijven (ongeacht de plaats van vestiging).

Artikel 6 Tarief

6.1 Algemeen

De tarieven gelden voor de volledige toegestane gebruiksduur, ook al wordt de infrastructuur slechts gedurende een deel van de toegestane duur gebruikt.
Elektriciteit, waterverbruik en verwarming is inbegrepen, alsook het gebruik van kleedkamers, douches en het aanwezige (sport)meubilair.
Buitensporig verbruik wordt aangerekend volgens de huidig geldende verbruikstarieven.
Indien de organisator van de reservatie zonder melding niet komt opdagen, blijft de volledige retributie verschuldigd.
In het weekend wordt steeds het verenigingen- of weekendtarief aangerekend.
Voorbereidende dagen en/of opruimdagen: voorbereidende dagen en/of opruimdagen kunnen geboekt worden aan € 25 per dag (enkel categorie 1 in socioculturele infrastructuren, met uitzondering van de schouwburg en tentoonstellingsruimte) met een maximum van 3 dagen en in combinatie met de huur van een socioculturele infrastructuur voor een activiteit.

6.2 Tarief voor socioculturele infrastructuur

Den Blank	1 Scholen van Overijse Erkende vereniging/politieke partij Overijse	2 Inwoner/niet erkende vereniging Overijse	3 Vereniging/school/ particulier buiten Overijse	4 Bedrijf	Capaciteit
Kleine vergaderzalen (per lokaal)	€ 0/dagdeel	€ 17/dagdeel € 34/dag	€ 33/dagdeel € 66/dag	€ 72/dagdeel € 143/dag	Zittend tussen 9 en 20 personen
Polyvalente zaal	€ 0/dagdeel	€ 88/dagdeel € 176/dag	€ 143/dagdeel € 286/dag	€ 165/dagdeel € 330/dag	Zittend 80 personen Staand 100 personen
Schouwburg Basispakket	€ 110/voorstelling	€ 200/voorstelling	€ 330/voorstelling	€ 605/voorstelling	423 zittend zonder P.A. 407 zittend met P.A.
Schouwburg Volledig pakket	€ 220/voorstelling	€ 395/voorstelling	€ 660/voorstelling	€ 1210/voorstelling	423 zittend zonder PA (Public Address) 407 zittend met PA
Tentoonstellingsruimte	€ 0/dag	€ 33/dag	€ 44/dag	€ 55/dag	Circa 100 m²
Inkomhal	€ 38/dag	€ 72/dag	€ 110/dag	€ 145/dag	120m²

Vrijetijdscentrum Kamp Kwadraat

Scholen van Overijse/Erkende vereniging/politieke partij Overijse

Inwoner/niet erkende vereniging Overijse

Vereniging/school/
particulier buiten Overijse

Bedrijf

Capaciteit

Kleine zalen

(Per lokaal)

€ 0/dagdeel

€ 17/dagdeel

€ 34/dag

€ 33/dagdeel

€ 66/dag

€ 72/dagdeel

€ 144/dag

Staand 30 personen

Zittend 20 personen

Zaal 11

€ 38/dagdeel

€ 76/dag

€ 114/verenigingentarief 3 dagen

€ 88/dagdeel

€ 176/dag

€ 264/weekend

€ 143/dagdeel

€ 286/dag

€ 572/weekend

€ 165/dagdeel

€ 330/dag

€ 660/weekend

Staand 110 personen

Zittend 75 personen

Zaal 10

€ 72/dagdeel

€ 144/dag

€ 216/verenigingentarief 3 dagen

€ 110/dagdeel

€ 220/dag

€ 330/weekend

€ 165/dagdeel

€ 330/dag

€ 660/weekend

€ 220/dagdeel

€ 440/dag

€ 880/weekend

Zittend 220 personen

Staand 330

Keuken

€ 22/dagdeel

€ 44/dag

€ 66/verenigingentarief 3 dagen

€ 50/dagdeel

€ 100/dag

€ 150/weekend

€ 62/dagdeel

€ 124/dag

€ 248/weekend

€ 195/dagdeel

€ 390/dag

€ 780/weekend

De interne IBO werking (Initiatief Buitenschoolse Opvang) krijgt steeds voorrang voor gebruik van de lokalen in Kamp Kwadraat.

De Rank

Scholen van Overijse/Erkende vereniging/politieke partij Overijse

Inwoner/niet erkende vereniging Overijse

Vereniging/school/
particulier buiten Overijse

Bedrijf

Capaciteit

Kleine zaal

€ 38/dagdeel

€ 76/dag

€ 114/verenigingentarief 3 dagen

€ 88/dagdeel

€ 176/dag

€ 264/weekend

€ 143/dagdeel

€ 286/dag

€ 572/weekend

€ 165/dagdeel

€ 330/dag

€ 660/weekend

Zittend 90

Staand 145

Grote zaal

€ 72/dagdeel

€ 144/dag

€ 216/verenigingentarief 3 dagen

€ 110/dagdeel

€ 220/dag

€ 330/weekend

€ 165/dagdeel

€ 330/dag

€ 660/weekend

€ 220/dagdeel

€ 440/dag

€ 880/weekend

Zittend 225

Staand 350

Keuken

€ 22/dagdeel

€ 44/dag

€ 66/verenigingentarief 3 dagen

€ 50/dagdeel

€ 100/dag

€ 150/weekend

€ 60/dagdeel

€ 120/dag

€ 240/weekend

€ 195/dagdeel

€ 390/dag

€ 780/weekend

Den Turf

Scholen van Overijse/Erkende vereniging/politieke partij Overijse

Inwoner/niet erkende vereniging Overijse

Vereniging/school/
particulier buiten Overijse

Bedrijf

Capaciteit

Zaal

€ 38/dagdeel

€ 76/dag

€ 114/verenigingentarief 3 dagen

€ 88/dagdeel

€ 176/dag

€ 264/weekend

€ 143/dagdeel

€ 286/dag

€ 572/weekend

€ 165/dagdeel

€ 330/dag

€ 660/weekend

Zittend 140

Staand 185

Keuken

€ 22/dagdeel

€ 44/dag

€ 66/verenigingentarief 3 dagen

€ 50/dagdeel

€ 100/dag

€ 150/weekend

€ 60/dagdeel

€ 120/dag

€ 240/weekend

€ 195/dagdeel

€ 390/dag

€ 780/weekend

De Fraat

Scholen van Overijse/Erkende vereniging/politieke partij Overijse

Inwoner/niet erkende vereniging Overijse

Vereniging/school/particulier buiten Overijse

Bedrijf

Capaciteit

Zaal

€ 38/dagdeel

€ 76/dag

€ 114/verenigingentarief 3 dagen

€ 88/dagdeel

€ 176/dag

€ 264/weekend

€ 143/dagdeel

€ 286/dag

€ 572/weekend

€ 165/dagdeel

€ 330/dag

€ 660/weekend

Zittend 100

Staand 177

Keuken

€ 22/dagdeel

€ 44/dag

€ 66/verenigingentarief 3 dagen

€ 50/dagdeel

€ 100/dag

€ 150/weekend

€ 60/dagdeel

€ 120/dag

€ 240/weekend

€ 195/dagdeel

€ 390/dag

€ 780/weekend

Den 38

Scholen van Overijse/Erkende vereniging/politieke partij Overijse

Inwoner/niet erkende vereniging Overijse

Vereniging/school/
particulier buiten Overijse

Bedrijf

Capaciteit

Kleine zalen

(Per lokaal)

€ 0/dagdeel

€ 17/dagdeel

€ 34/dag

€ 33/dagdeel

€ 66/dag

€ 72/dagdeel € €144/dag

Zittend 30

De Markthal

Scholen van Overijse/Erkende vereniging/politieke partij Overijse

Inwoner/niet erkende vereniging Overijse

Vereniging/school/
particulier buiten Overijse

Bedrijf

Capaciteit

Volledig

(Deel A, B en C)

€ 220/dag

€ 330/verenigingentarief 3 dagen

€ 385/dag

€ 578/weekend

€ 420/dag

€ 840/weekend

€ 500/dag

€ 1000/weekend

Staand 2300

Justus Lipsius zaal

Scholen van Overijse/Erkende vereniging/politieke partij Overijse

Inwoner/niet erkende vereniging Overijse

Vereniging/school/
particulier buiten Overijse

Bedrijf

Capaciteit

Justus Lipsius zaal

€ 0/dagdeel

Niet van toepassing

Zittend 45

Druif - bezoekerscentrum

Scholen van Overijse/Erkende vereniging/politieke partij Overijse

Inwoner/niet erkende vereniging Overijse

Vereniging/school buiten Overijse

Bedrijf

Capaciteit

Onthaalruimte

€ 0/dagdeel

Niet van toepassing

Zittend 45

6.3 Tarief voor sportinfrastructuur

(*) Voor onze sportinfrastructuur geldt categorie 1 voor scholen en erkende sportverenigingen Uit Overijse, categorie 2 enkel voor particulieren, categorie 3 enkel voor erkende sportverenigingen en scholen uit het Intergemeentelijk Samenwerkingsverband Druivenstreek (IGS).

GBO-turnzalen

Scholen van Overijse/Erkende sportvereniging Overijse

Particulier

Erkende sportverenigingen en scholen uit IGS Druivenstreek

Bedrijf

Turnzaal 1

(2^e verdiep)

€ 2,5/uur

n.v.t.

€ 7,5/uur

n.v.t.

Turnzaal 2

(3^e verdiep)

€ 2,5/uur

n.v.t.

€ 7,5/uur

n.v.t.

Scholen en verenigingen uit Overijse krijgen steeds voorrang in onze sportinfrastructuren.

Sportinfrastructuur	1* Scholen van Overijse/Erkende sportvereniging Overijse	2* Particulier	3* Erkende sportverenigingen en scholen uit IGS Druivenstreek	4 Bedrijf
Sporthallen (Den Heurk, SMO Lipsius, SMO Nahon)	€ 5/uur	n.v.t.	€ 15/uur	n.v.t.
Atletiekpark	€ 5/uur	Gratis voor particulieren mits aankoop toegangspas van € 10	Scholen en sportverenigingen: € 15/uur Particulieren: Gratis voor particulieren mits aankoop toegangspas van € 10	n.v.t.
Tennisveld per terrein/omnisportveld	Gratis en zonder reservatie

Scholen en verenigingen uit Overijse krijgen steeds voorrang in onze sportinfrastructuren.

Voetbalvelden	1* Scholen van Overijse/Erkende sportvereniging Overijse	2* Particulier	3* Erkende sportverenigingen en scholen uit IGS Druivenstreek	4 Bedrijf
Voetbalvelden Hagaard (Prijs per veld)	€ 5/uur	n.v.t.	€ 35/uur	n.v.t.
Voetbalveld Den Eyck	€ 5/uur	n.v.t.	€ 35/uur	n.v.t.
Voetbalveld Van Lancker	€ 5/uur	n.v.t.	€ 35/uur	n.v.t.

Voetbalveld Begijnhof

€ 7,5/uur

n.v.t.

€ 50/uur

n.v.t.

Voetbalvelden Hagaard – Begijnhof – Van Lancker (forfaitair jaarbedrag, zonder exclusiviteit)

€ 6.958/jaar

n.v.t.

Scholen en verenigingen uit Overijse krijgen steeds voorrang in onze sportinfrastructuren.

Het forfaitair jaarbedrag (€ 6.958/jaar) omvat het gecombineerd gebruik van voetbalvelden Hagaard, Van Lancker en Begijnhof voor een voetbalvereniging met jeugdwerking. Dit bedrag biedt geen exclusief gebruik van deze voetbalvelden, in een jaarlijks overleg met de gemeente wordt de bezetting bepaald.

6.4 Tarief voor extra producten en diensten

Producten en diensten	1 Scholen van Overijse/Erkende vereniging/politieke partij Overijse	2 Inwoner/niet erkende vereniging Overijse	3 Vereniging/school/ particulier buiten Overijse	4 Bedrijf
Technische en productionele ondersteuning
Ma – vrij	€ 17/uur	€ 20/uur	€ 22/uur	€ 45/uur
Zaterdag	€ 25/uur	€ 30/uur	€ 33/uur	€ 70/uur
Zon- en feestdagen	€ 35/uur	€ 40/uur	€ 44/uur	€ 90/uur
Ticketverkoopdienst verkoop online, balie en telefonisch	5% op ticketverkoop	5% op ticketverkoop	5% op ticketverkoop	5% op ticketverkoop
Verzekeringspremie voor tentoonstellingen	€ 45	€ 45	€ 45	€ 45

6.5 Koffietafels na uitvaart

Voor koffietafels na een uitvaart geldt, per gehuurde infrastructuur, een forfaitaire dagprijs ter waarde van gebruikerscategorie 2. Deze prijs geldt zowel voor inwoners als begrafenisondernemers van Overijse en daarbuiten.

6.6 Waarborg

Om de site rond het gebouw van Den Blank te betreden met de wagen kan de organisatie een tijdelijk toegangskaart krijgen om de aanrijpaal te bedienen. Voor deze kaart wordt een waarborg van 30 euro gevraagd.
Voor langdurig gebruik van de uitleensleutels wordt een waarborg van 30 euro gevraagd.

Voor een groepskaart voor het atletiekpark voor scholen en verenigingen wordt een waarborg van 30 euro gevraagd.

6.7 Annulatieregeling

Bij annulering of verplaatsing van een reservatie geldt:

meer dan 2 maanden voor de reservatie - 0% van de retributie verschuldigd;
vanaf 2 maanden tot 1 maand voor de reservatie - 25% van de retributie verschuldigd;
vanaf 1 maand tot 2 weken voor de reservatie - 50% van de retributie verschuldigd;
2 weken of minder voor de reservatie - volledige retributie verschuldigd (uitgezonderd bij overmacht).

Wanneer een reservatie voor sportinfrastructuur geannuleerd wordt voor de start van de reservatie, blijft 0% van de retributie verschuldigd, ongeacht het moment van annulatie.

6.8 Schade (herstelling/schoonmaak)

Bij schade aan een zaal, materiaal of meubilair of als deze niet worden achtergelaten zoals bepaald in het huishoudelijke reglement, worden de kosten voor herstelling en/of schoonmaak volledig doorgerekend aan de organisator van de activiteit.
Herstellingen kunnen niet gebeuren door de organisator zelf. De organisator ontvangt hiervoor een factuur.
Het maakt niet uit of de schade is veroorzaakt door de organisator zelf of door een deelnemer/bezoeker van de activiteit.
Alle schade moet onmiddellijk gemeld te worden aan de zaalverantwoordelijke. Kosten hiervoor worden aangerekend conform het retributiereglement van het uitvoeren van werken voor derden.

6.9 Vrijstellingen van retributie:

De retributie is niet verschuldigd voor:

het gemeentebestuur en haar partners;
de adviesraden erkend door het gemeentebestuur van Overijse, inclusief dorpsraden;
de kerkfabrieken op het grondgebied van Overijse, de Politiezone Druivenstreek en de Hulpverleningszone Oost Vlaams-Brabant;
wekelijks of maandelijks repetitieve activiteiten van erkende verenigingen uit Overijse voor hun leden in de socioculturele infrastructuur die georganiseerd worden binnen éénzelfde kalenderdag (uitgezonderd sportactiviteiten);
overnachtingen in Kamp Kwadraat door erkende jeugdverenigingen uit Overijse met hun takken/leden in het kader van gewenning voor kampuitstappen (enkel intern). De keuken blijft wel betalend conform het retributiereglement;
G-sportverenigingen voor de sportinfrastructuren (G-sport: gehandicaptensport).

6.10 Facturatie

De retributie dient op de vervaldag betaald te worden, na ontvangst van de factuur. Bij gebreke aan betaling van de retributie kan het bedrag ingevorderd worden, conform artikel 177 van het Decreet Lokaal Bestuur.

6.11 Tarief langdurige reservatie

Voor langdurige reservaties (minimum 14 opeenvolgende kalenderdagen) is het college van burgemeester en schepenen bevoegd om het tarief en de wijze van inning vast te stellen.
Reservaties langer dan 14 opeenvolgende kalenderdagen op éénzelfde locatie kunnen enkel met goedkeuring van het college van burgemeester en schepenen.

Artikel 7 Intrekking van de verleende toegang

Het gemeentebestuur kan een activiteit weigeren of de toelating intrekken:

als er gevaar is voor de veiligheid en/of de openbare orde;
bij overmacht;
als de belangen van het gemeentebestuur voorrang hebben;
als de aard van de activiteit in strijd is met het doel van de infrastructuur.

Het gemeentebestuur en de zaalverantwoordelijken hebben op elk moment het recht om de infrastructuur te betreden, het goede verloop van de activiteit te controleren en na te kijken of de activiteit overeenstemt met de afgeleverde toelating.
Bij buitensporig gebruik kan de zaalverantwoordelijke beslissen het evenement stil te leggen.

De zaalverantwoordelijke kan fraude of misbruik vaststellen. Het college van burgemeester en schepenen beslist over mogelijke gevolgen.

Het gemeentebestuur kan niet aansprakelijk worden gesteld voor de schade die geleden wordt naar aanleiding van mogelijke gevolgen.

Artikel 8 Geschillen

Het college van burgemeester en schepenen is bevoegd om te oordelen in geval van geschillen.

Artikel 9 Opheffingsbepalingen

Het retributiereglement voor het gebruik van gemeentelijke infrastructuur en aanverwante dienstverlening, zoals goedgekeurd door de gemeenteraad op 18 oktober 2022, wordt opgeheven en vervangen door dit reglement van zodra het in werking treedt overeenkomstig artikel 1 (1 november 2023 voor de socioculturele infrastructuur en 1 oktober 2023 voor de sportinfrastructuur).

Artikel 10 Bestuurlijk toezicht

Dit besluit is onderhevig aan de bekendmakings- en meldingsplicht, conform artikelen 286 en 330 van het Decreet Lokaal Bestuur.