Actie 128 uit het meerjarenplan stelt: 'We werken eenvoudige doelgerichte subsidiereglementen uit'. In het meerjarenplan wordt ook gesteld dat de duurzame ontwikkelingsdoelstellingen kunnen gekoppeld worden aan subsidies voor verenigingen. Sinds 2023 is de erkenning van vereniging op gemeentelijk niveau getild. Het erkenningsreglement werd goedgekeurd op de gemeenteraad van november 2022. Dit vormde de basis om vervolgens te gaan kijken naar welke geldelijke voordelen gelinkt zijn aan een gemeentelijke erkenning.
Hiervoor is projectmatig gewerkt. Onder leiding van de financieel directeur en het afdelingshoofd Mens is er met de project- en klankbordgroep gekeken naar de knelpunten uit het verleden:
Ook de kansen richting toekomst werden bekeken:
In het najaar van 2022 werd in kaart gebracht hoe de verschillende huidige subsidieregelingen in zijn werk gaan. Er werd onderzocht hoe andere gemeenten te werk gaan. Deze stap vormde de basis voor een nieuw subsidievoorstel waarbij er 6 uitgangspunten waren:
Het nieuwe subsidievoorstel werd afgetoetst op inspraakavonden in het voorjaar 2023. In februari 2023 kwamen de dorps- en adviesraden samen. Hier werd op basis van een voorstel verder gewerkt om zo tot een gedragen voorstel te komen met betrekking tot de toelagen voor dorps- en adviesraden. Tussen maart en mei 2023 werden verenigingen per sector samengebracht om de nodige aandacht te vestigen op sectorspecifieke werkingen. Tijdens deze participatiemomenten leerden de verenigingen het nieuwe concrete voorstel kennen en werden er zoveel mogelijk vragen, suggesties en bezorgdheden verzameld. Jeugdverenigingen kwamen samen op 16 maart 2023 in Jeugdhuis De Pit. Cultuur- en welzijnsverenigingen kwamen samen op 20 maart 2023 in Kamp Kwadraat. Sportverenigingen kwamen samen op 20 april 2023 in CC Den Blank. Milieuverenigingen en seniorenverenigingen hebben de bespreking gedaan op hun desbetreffende adviesraad van 24 maart en 27 april 2023. De aanbevelingen waren heel waardevol.
Op 16 mei 2023 nam de gemeenteraadscommissie Mens en Interne zaken kennis van het nieuwe subsidievoorstel en werden er adviezen geformuleerd.
De oefening leidde tot verschillende ontwerpreglementen:
Over het algemeen is in de nieuwe subsidieregeling de veroudering verwijderd, het is transparant voor verenigingen (en inwoners) met betrekking tot wat van hen verwacht wordt en hoeveel middelen ze krijgen, de verantwoording is tot een noodzakelijk minimum herleid, aanvraagtermijnen zijn versoepeld, er wordt gestimuleerd om bij te dragen aan beleid en de duurzame ontwikkelingsdoelstellingen en de online verenigingengids zijn als middel voor verenigingen ontsloten.
Voor de werkingssubsidies voor erkende dorps- en adviesraden is er gestreefd naar een billijke verdeling van de middelen over alle dorps- en adviesraden heen waarbij ze als gelijkwaardige adviesorganen worden benaderd.
De nieuwe regeling van werkingssubsidies voor erkende verenigingen benadert zo veel als mogelijk de huidige werkingstoelagen per beleidsdomein om de continuïteit van verenigingen te garanderen, met een extra stimulans via de impulssubsidie. De criteria zijn heel helder, maar er is geen eenheidsworst gecreëerd. Er is respect getoond voor de eigenheid van werkingen binnen elke beleidssector. Er is ook een financiële stimulans in voorzien voor verenigingen die de lat hoog willen leggen en voor verenigingen die extra aandacht hebben voor kwaliteit.
Wat betreft de impulssubsidies is de applaustoelage de basis geweest om op verder te werken. Het is een impuls om de werking van verenigingen te versterken waar er energie zit. Zo worden ad hoc initiatieven, vernieuwing en verduurzaming gestimuleerd. De thema's voor impulssubsidies (inclusie, kindvriendelijkheid en gemeenschapsvorming) kunnen aangepast worden naarmate de actualiteit verandert en het bestuur nieuwe accenten wil leggen.
De veiligheidssubsidies zijn volledig nieuw. Het reglement laat verenigingen toe om een fuif te organiseren zonder hun broek te scheuren aan de kosten die gepaard gaan met de inzet van bewakingsagenten van erkende bewakingsfirma's die, op advies van de politie, moeten instaan voor de veiligheid van bezoekers en het naleven van de openbare orde. De nodige kredieten voor deze subsidies dienen nog in de eerstkomende aanpassing van het meerjarenplan te worden voorzien.
Bij de jubileumtoelagen en verbroederingstoelagen voor verenigingen zijn voornamelijk de aanvraagtermijnen versoepeld en werd er verhelderd waar nodig. Benchmark toonde aan dat de jubileumtoelagen conform of zelfs iets hoger lagen dan in veel andere gemeenten. De verbroederingstoelagen zijn eerder symbolisch en de bedragen zijn afgerond naar boven in functie van leesbaarheid.
De subsidie voor kadervorming jeugdwerk is uit het vroegere jeugdsubsidiereglement gehaald omdat het rechtstreeks gericht is aan inwoners en niet aan verenigingen. Na benchmark is het percentage van terugbetaling van 60% naar 80% getild.
De subsidie voor buurtfeesten is rechtstreeks gericht aan groeperingen van inwoners en is daarom in functie van de leesbaarheid uit het voormalige applaustoelagereglement gehaald. De tussenkomst verloopt louter aan de hand van gemeentelijke geschenkbonnen om de intussen talrijk aangesloten handelaren in Overijse te steunen.
De financiële aspecten verbonden aan deze beslissing worden als volgt geregeld:
Exploitatiebudget:
| Volgnummer |
veld |
ARK |
Omschrijving |
2023 |
2024 |
2025 |
| MJP001021 |
150 |
6493000 |
Verbroederingstoelagen |
1.000,00 |
1.000,00 |
1.000,00 |
| MJP001022 |
160 |
6493000 |
Toegestane werkingssubsidies aan verenigingen (toelagen)/Hulp aan het buitenland |
2.500,00 |
2.500,00 |
2.500,00 |
| MJP001027 |
500 |
6493000 |
Toegestane werkingssubsidies aan verenigingen (toelagen)/Handel en middenstand |
3.000,00 |
3.000,00 |
3.000,00 |
| MJP001030 |
530 |
6493000 |
Toegestane werkingssubsidies aan verenigingen (toelagen)/Land-, tuin- & bosbouw |
1.100,00 |
1.100,00 |
1.100,00 |
| MJP001033 |
719 |
6493000 |
Toegestane werkingssubsidies aan verenigingen (toelagen)/Jubileumtoelagen |
2.500,00 |
2.500,00 |
2.500,00 |
| MJP001036 |
739 |
6493000 |
Toegestane werkingssubsidies aan verenigingen (toelagen)/Overig kunst- en cultuurbeleid |
62.580,00 |
62.580,00 |
62.580,00 |
| MJP001040 |
740 |
6493000 |
Toegestane werkingssubsidies aan verenigingen (toelagen)/Sport |
63.500,00 |
63.500,00 |
63.500,00 |
| MJP001042 |
750 |
6493000 |
Toegestane werkingssubsidies aan verenigingen (toelagen)/Jeugd |
44.270,00 |
44.270,00 |
44.270,00 |
| MJP001044 |
909 |
6493000 |
Toegestane werkingssubsidies aan verenigingen (toelagen)/Overige verrichtingen inzake sociaal beleid |
4.050,00 |
4.050,00 |
4.050,00 |
| MJP001047 |
959 |
6493000 |
Toegestane werkingssubsidies aan verenigingen (toelagen)/Overige verrichtingen betreffende ouderen |
8.360,00 |
8.360,00 |
8.360,00 |
| TOTAAL |
|
|
|
192.860,00 |
192.860,00 |
192.860,00 |
In de subsidieoefening werd zoveel mogelijk naar budgetneutraliteit gewerkt. Desondanks zal bij de toepassing ervan hier en daar verhoging of verschuiving van de ingeschreven kredieten in het meerjarenplan nodig zijn. Zo werden nog geen specifieke kredieten voor de nieuwe veiligheidssubsidie voorzien en kan de voorziene subsidiestimulans voor verenigingen in de toekomst kostenverhogend worden. Deze wijzigingen zullen telkens waar mogelijk worden opgevangen via interne kredietverschuivingen of, indien nodig, via een aanpassing van het meerjarenplan.
Enig artikel
De gemeenteraad keurt volgend 'Reglement impulssubsidies voor erkende verenigingen' goed:
Artikel 1 Doelstelling
De gemeente Overijse wil met dit subsidiereglement een impuls geven aan erkende verenigingen die extra initiatieven ondernemen, samenwerken met andere verenigingen of via projecten hun werking versterken rond bepaalde thema’s. Dit met het oog op het ondersteunen van een democratische, solidaire, open en cultureel diverse samenleving.
Artikel 2 Thema’s
De thema’s waarrond gewerkt moeten worden zijn de volgende:
Artikel 2.1 Gemeenschapsvorming samen met 2 andere verenigingen (Applaus!)
Doel:
Artikel 2.2 Kindvriendelijkheid
Doel:
Artikel 2.3 Inclusie
Doel:
Artikel 3 Definities
Voor de toepassing van dit reglement wordt verstaan onder:
Artikel 4 Toepassingsgebied
Alle verenigingen die door de gemeente erkend zijn via het gemeentelijk erkenningsreglement met een maatschappelijke zetel in Overijse komen in aanmerking voor het ontvangen van een impulssubsidie. In het geval dat er sprake is van een erkende feitelijke vereniging en er dus geen rechtspersoonlijkheid of maatschappelijke zetel is, moet het domicilieadres van een bestuurslid (zijnde voorzitter, secretaris of penningmeester) in Overijse liggen.
Uitgesloten zijn privé- en familiefeesten, schoolfeesten, benefietacties, initiatieven met een politiek, religieus of commercieel karakter. Deze vorm van subsidie is niet cumuleerbaar met een andere financiële subsidie van de gemeente Overijse voor hetzelfde initiatief.
Artikel 5 Subsidievoorwaarden
De toekenning van deze subsidie gebeurt binnen de perken van de jaarlijks voorziene goedgekeurde begrotingskredieten.
Artikel 5.1 Algemene subsidievoorwaarden
§1. Subsidie: maximaal 1.500,00 euro per aanvraag, per schijf van 300,00 euro.
§2. Frequentie: er kan maximaal drie maal per legislatuur een impulssubsidie voor hetzelfde thema aangevraagd worden en maximaal 2 impulsen per kalenderjaar. In totaal kunnen dus per legislatuur maximum 9 impulssubsidies aangevraagd worden.
§3. Aanvrager: de aanvragende vereniging is door het gemeentebestuur erkend en heeft een profiel op de online gemeentelijke verenigingengids (www.overijse.be/verenigingengids). Uitsluitend voor het thema gemeenschapsvorming wordt er ook een samenwerking aangetoond met minstens twee andere erkende verenigingen met maatschappelijke zetel in Overijse, Hoeilaart, Tervuren, Bertem of Huldenberg. Het betreffen actoren waar men in de dagelijkse werking niet of in beperkte mate mee samenwerkt.
§4. Locatie: het initiatief of project vindt plaats op of heeft als vertrekbasis het grondgebied van de gemeente Overijse.
§5. In te brengen kosten: de subsidie is bedoeld om kosten te helpen dragen die de meerwaarde van het project bepalen. In de aanvraag worden deze kosten specifiek bepaald. Het kan hier gaan over kosten van animatie, cursussen, lesgevers, trainers, huurgeld van een locatie, kosten voor publiciteit of vervoer, ...
§6. Terugkoppeling: na afloop van het project of initiatief engageert de vereniging zich om hun initiatief of project toe te lichten op een bijeenkomst van een adviesraad of Klap om andere verenigingen te inspireren.
Artikel 5.2 Algemene leidraad bij beoordeling
Bij de beoordeling van de aanvragen wordt rekening gehouden met de volgende elementen:
Artikel 5.3
De vereniging verbindt er zich toe de toepasselijke wettelijke en administratieve voorschriften (taksen, Unisono, ...) te respecteren en sluit de nodige verzekeringen, zoals burgerlijke aansprakelijkheid, af.
Artikel 5.4
De organisator engageert zich om het belang van het gebruik van het Nederlands te erkennen bij het uitvoeren van de gesubsidieerde activiteit. Alle communicatie en publiciteit wordt in het Nederlands gevoerd. Op affiches, uitnodigingen en dergelijke dient het logo 'Met de steun van de gemeente Overijse' te worden vermeld.
Artikel 6 Aanvragen en procedure
De aanvragen moeten worden ingediend via het daarvoor voorziene formulier op de gemeentelijke website of via info@overijse.be. Enkel volledig en correct ingevulde aanvragen worden behandeld. De aanvrager voegt alle nuttige en nodige stukken bij zijn aanvraag.
Het aanvraagformulier moet volledig ingevuld en ingediend worden met vermelding van:
Het aanvraagformulier moet tijdig ingediend worden.
| INDIENINGSMOMENTEN |
BEOORDELING |
UITBETALING |
| Ronde 1: 15 september voor projecten die hebben plaatsgevonden in de afgelopen 6 maanden of gepland staan in de komende 12 maanden. 15 maart voor projecten die hebben plaatsgevonden in de afgelopen 6 maanden of gepland staan in de komende 12 maanden.
|
Goedkeuring door het college van burgemeester en schepenen op basis van het advies gegeven door een jury die is samengesteld door het afdelingshoofd Mens of diens aangestelde, bestaande uit: drie inwoners en drie medewerkers van de gemeentelijke administratie. |
Ronde 1: januari van het volgende kalenderjaar. Ronde 2: juni van hetzelfde kalenderjaar. |
De aanvrager ontvangt een motivering van de beslissing binnen de 2 maanden na de deadline van elke indieningsronde. De aanvrager ontvangt het subsidiebedrag aan de hand van een overschrijving op het rekeningnummer doorgegeven via het aanvraagformulier. Er wordt niet gewerkt met gedeeltelijke voorschotten.
Indien het project of initiatief niet zal doorgaan, deelt de vereniging dit zo spoedig mogelijk mee en wordt de subsidie terugbetaald aan de gemeente Overijse.
Het college van burgemeester en schepenen behoudt zich het recht voor om alle onderzoeken uit te voeren die vereist zijn voor de behandeling van de aanvraag. Ze kan daartoe eveneens gemeentelijke medewerkers vragen om ter plaatse de aanwending van de subsidie te controleren.
Artikel 7 Schrapping, vermindering of terugbetaling van de subsidie
Het college van burgemeester en schepenen kan bij gemotiveerde beslissing de subsidie schrappen, verminderen of beslissen dat de begunstigde de subsidie (gedeeltelijk) dient terug te betalen:
Bij terugvordering stelt het college van burgemeester en schepenen bij gemotiveerde beslissing het bedrag van de terugvordering vast.
Artikel 8 Geschillen
Alle betwistingen betreffende de toepassing van het reglement worden beslecht door het college van burgemeester en schepenen.
Artikel 9 Inwerkingtreding
Dit reglement treedt in werking op de vijfde dag volgend op de dag van de bekendmaking op www.overijse.be.
Artikel 10 Opheffingsbepalingen
De gemeenteraad heft de beslissing van 21 september 2021 houdende goedkeuring van het subsidiereglement gemeenschapsvormende initiatieven (reglement Applaus!toelagen) op.
Artikel 11 Bestuurlijk toezicht
Dit reglement is onderworpen aan de bekendmakings- en meldingsplicht, overeenkomstig artikelen 285 tot en met 287 en artikel 330 van het Decreet Lokaal Bestuur.