Besluit  Gemeenteraad

Bevoegdheid

• Decreet Lokaal Bestuur, artikel 41, §2, 23°

Juridische grond

• Beslissing van de gemeenteraad van 28 april 2009 houdende de vaststelling van het reglement subsidie voor jubilerende verenigingen en verbroederingstoelagen
• Beslissing van de gemeenteraad van 22 maart 2022 houdende goedkeuring participatiereglement
• Beslissing van de gemeenteraad van 29 november 2022 houdende goedkeuring reglement voor de erkenning van verenigingen door het gemeentebestuur Overijse
• Beslissing van de gemeenteraadscommissie van 16 mei 2023 houdende kennisneming en bespreking nieuw subsidiëringssysteem voorgesteld op inspraakavonden verenigingen
  
• Beslissing van het college van burgemeester en schepenen van 4 juli 2023 houdende de voorbereiding van de beslissing van de gemeenteraad houdende de goedkeuring reglement subsidie voor verbroederingen van erkende verenigingen
  

Feiten

Actie 128 uit het meerjarenplan stelt: 'We werken eenvoudige doelgerichte subsidiereglementen uit'. In het meerjarenplan wordt ook gesteld dat de duurzame ontwikkelingsdoelstellingen kunnen gekoppeld worden aan subsidies voor verenigingen. Sinds 2023 is de erkenning van vereniging op gemeentelijk niveau getild. Het erkenningsreglement werd goedgekeurd op de gemeenteraad van november 2022. Dit vormde de basis om vervolgens te gaan kijken naar welke geldelijke voordelen gelinkt zijn aan een gemeentelijke erkenning.

Hiervoor is projectmatig gewerkt. Onder leiding van de financieel directeur en het afdelingshoofd Mens is er met de project- en klankbordgroep gekeken naar de knelpunten uit het verleden:

• subsidietoerisme;
• een lappendeken aan reglementen;
• een ellenlange lijst van nominatieve toelagen.

Ook de kansen richting toekomst werden bekeken:

• het verenigingsleven blijvend stimuleren en aanmoedigen;
• stimuleren om bij te dragen aan de uitvoering van het beleid;
• ad hoc initiatieven stimuleren;
• verduurzaming faciliteren;
• kennisdeling en inspiratie bij verenigingen onderling stimuleren;
• administratieve vereenvoudiging van de aanvraag- en toekenning uitwerken;
• transparantie van de reglementen vergroten.

In het najaar van 2022 werd in kaart gebracht hoe de verschillende huidige subsidieregelingen in zijn werk gaan. Er werd onderzocht hoe andere gemeenten te werk gaan. Deze stap vormde de basis voor een nieuw subsidievoorstel waarbij er 6 uitgangspunten waren:

• het verenigingsleven in Overijse blijven aanmoedigen en ondersteunen met een billijke verdeling van middelen;
• subsidieregelingen die stimulerend werken;
• enkel verenigingen met maatschappelijke zetel in Overijse komen in aanmerking voor subsidies;
• de budgettaire realiteit noopte tot break-even werken. De subsidiereglementen die de middelen verdelen werken zo veel als mogelijk met respect voor de voorziene kredieten in de meerjarenplanning;
• een gezonde mix tussen structuurondersteunende en impulsgerichte subsidies;
• klantgericht maken en administratief vereenvoudigen van het subsidieproces.

Het nieuwe subsidievoorstel werd afgetoetst op inspraakavonden in het voorjaar 2023. In februari 2023 kwamen de dorps- en adviesraden samen. Hier werd op basis van een voorstel verder gewerkt om zo tot een gedragen voorstel te komen met betrekking tot de toelagen voor dorps- en adviesraden. Tussen maart en mei 2023 werden verenigingen per sector samengebracht om de nodige aandacht te vestigen op sectorspecifieke werkingen. Tijdens deze participatiemomenten leerden de verenigingen het nieuwe concrete voorstel kennen en werden er zoveel mogelijk vragen, suggesties en bezorgdheden verzameld. Jeugdverenigingen kwamen samen op 16 maart 2023 in Jeugdhuis De Pit. Cultuur- en welzijnsverenigingen kwamen samen op 20 maart 2023 in Kamp Kwadraat. Sportverenigingen kwamen samen op 20 april 2023 in CC Den Blank. Milieuverenigingen en seniorenverenigingen hebben de bespreking gedaan op hun desbetreffende adviesraad van 24 maart en 27 april 2023. De aanbevelingen waren heel waardevol.

Op 16 mei 2023 nam de gemeenteraadscommissie Mens en Interne zaken kennis van het nieuwe subsidievoorstel en werden er adviezen geformuleerd.

De oefening leidde tot verschillende ontwerpreglementen:

• reglement voor werkingssubsidies dorps- en adviesraden;
• reglement voor werkingssubsidies verenigingen;
• reglement voor impulssubsidies verenigingen;
• reglement voor veiligheidssubsidies verenigingen;
• reglement voor jubileumtoelagen verenigingen;
• reglement voor verbroederingstoelagen verenigingen;
• reglement voor subsidie voor kadervorming jeugdwerk (aan inwoners);
• reglement voor subsidie voor buurtfeesten (aan inwoners).

Motivering

Over het algemeen is in de nieuwe subsidieregeling de veroudering verwijderd, het is transparant voor verenigingen (en inwoners) met betrekking tot wat van hen verwacht wordt en hoeveel middelen ze krijgen, de verantwoording is tot een noodzakelijk minimum herleid, aanvraagtermijnen zijn versoepeld, er wordt gestimuleerd om bij te dragen aan beleid en de duurzame ontwikkelingsdoelstellingen en de online verenigingengids zijn als middel voor verenigingen ontsloten.

Voor de werkingssubsidies voor erkende dorps- en adviesraden is er gestreefd naar een billijke verdeling van de middelen over alle dorps- en adviesraden heen waarbij ze als gelijkwaardige adviesorganen worden benaderd.

De nieuwe regeling van werkingssubsidies voor erkende verenigingen benadert zo veel als mogelijk de huidige werkingstoelagen per beleidsdomein om de continuïteit van verenigingen te garanderen, met een extra stimulans via de impulssubsidie. De criteria zijn heel helder, maar er is geen eenheidsworst gecreëerd. Er is respect getoond voor de eigenheid van werkingen binnen elke beleidssector. Er is ook een financiële stimulans in voorzien voor verenigingen die de lat hoog willen leggen en voor verenigingen die extra aandacht hebben voor kwaliteit.

Wat betreft de impulssubsidies is de applaustoelage de basis geweest om op verder te werken. Het is een impuls om de werking van verenigingen te versterken waar er energie zit. Zo worden ad hoc initiatieven, vernieuwing en verduurzaming gestimuleerd. De thema's voor impulssubsidies (inclusie, kindvriendelijkheid en gemeenschapsvorming) kunnen aangepast worden naarmate de actualiteit verandert en het bestuur nieuwe accenten wil leggen.

De veiligheidssubsidies zijn volledig nieuw. Het reglement laat verenigingen toe om een fuif te organiseren zonder hun broek te scheuren aan de kosten die gepaard gaan met de inzet van bewakingsagenten van erkende bewakingsfirma's die, op advies van de politie, moeten instaan voor de veiligheid van bezoekers en het naleven van de openbare orde. De nodige kredieten voor deze subsidies dienen nog in de eerstkomende aanpassing van het meerjarenplan te worden voorzien.

Bij de jubileumtoelagen en verbroederingstoelagen voor verenigingen zijn voornamelijk de aanvraagtermijnen versoepeld en werd er verhelderd waar nodig. Benchmark toonde aan dat de jubileumtoelagen conform of zelfs iets hoger lagen dan in veel andere gemeenten. De verbroederingstoelagen zijn eerder symbolisch en de bedragen zijn afgerond naar boven in functie van leesbaarheid.

De subsidie voor kadervorming jeugdwerk is uit het vroegere jeugdsubsidiereglement gehaald omdat het rechtstreeks gericht is aan inwoners en niet aan verenigingen. Na benchmark is het percentage van terugbetaling van 60% naar 80% getild.

De subsidie voor buurtfeesten is rechtstreeks gericht aan groeperingen van inwoners en is daarom in functie van de leesbaarheid uit het voormalige applaustoelagereglement gehaald. De tussenkomst verloopt louter aan de hand van gemeentelijke geschenkbonnen om de intussen talrijk aangesloten handelaren in Overijse te steunen.

Financiële aspecten

De financiële aspecten verbonden aan deze beslissing worden als volgt geregeld:

Exploitatiebudget:

In de subsidieoefening werd zoveel mogelijk naar budgetneutraliteit gewerkt. Desondanks zal bij de toepassing ervan hier en daar verhoging of verschuiving van de ingeschreven kredieten in het meerjarenplan nodig zijn. Zo werden nog geen specifieke kredieten voor de nieuwe veiligheidssubsidie voorzien en kan de voorziene subsidiestimulans voor verenigingen in de toekomst kostenverhogend worden. Deze wijzigingen zullen telkens waar mogelijk worden opgevangen via interne kredietverschuivingen of, indien nodig, via een aanpassing van het meerjarenplan.