Besluit  Gemeenteraad

Besluit

Enig artikel

De gemeenteraad keurt volgend 'Reglement voor de erkenning van verenigingen door het gemeentebestuur Overijse' goed:

Artikel 1

Doel
Het reglement heeft tot doel eenvormige regels vast te leggen voor de erkenning van de diverse verenigingen, actief op het grondgebied van de gemeente Overijse. De erkenning is een bindende voorwaarde om toegang te krijgen tot een aantal vormen van ondersteuning door de gemeente Overijse. De erkenning van verenigingen gebeurt volgens de voorwaarden die in dit reglement zijn vastgelegd.

Artikel 2

Toepassingsgebied

Het reglement is van toepassing op de plaatselijke verenigingen.

Commerciële initiatieven, beroepsinitiatieven, mutualiteiten, vakbonden, politieke partijen en wijkcomités komen niet in aanmerking voor erkenning in het kader van dit reglement.

Artikel 3

Definities

• vereniging: een groepering van mensen die zich structureel en duurzaam heeft georganiseerd, feitelijk of in de vorm van een privaatrechtelijke rechtspersoon, zonder beroeps-, winst- of handelsoogmerk. In het bijzonder:
  • cultuurvereniging: een vereniging met als primaire doelstelling actieve kunstbeoefening, sociaal-cultureel vormingswerk of socio-culturele vrijetijdsbesteding;
  • erfgoedvereniging: een vereniging met als primaire doelstelling het beschermen van erfgoed;
  • toerismevereniging: een vereniging met als primaire doelstelling het promoten van toerisme;
  • jeugdvereniging: een vereniging met als primaire doelstelling groepsgericht sociaal-cultureel werk op basis van niet-commerciële doelen voor of door de jeugd (2 tot 25 jaar), met een bestuur bestaande uit minimum 50% jongeren onder de 25 jaar;
  • seniorenvereniging: een vereniging met als primaire focus medioren en/of senioren;
  • sportvereniging: een vereniging met als primaire doelstelling de beoefening en promotie van sport;
  • welzijnsvereniging: vereniging die als doel heeft het organiseren van activiteiten die het welbevinden van inwoners op medisch, sociaal, psychisch, maatschappelijk en materieel vlak bevorderen;
  • milieuvereniging: een vereniging met als primaire doelstelling het behoud van natuur en biodiversiteit, het inperken van de klimaatverandering en de promotie van ecologie en duurzaamheid;
  • handelsvereniging: een vereniging gericht op het promoten van lokale economie en handel;
  • mensenrechtenvereniging: een vereniging met als primaire doelstelling de naleving van de mensenrechten zoals die zijn vastgelegd in de Universele Verklaring van de Rechten van de Mens en andere internationale mensenrechtendocumenten;
  • vereniging voor ontwikkelingssamenwerking: vereniging met als primaire doelstelling de promotie van economische ontwikkeling en welvaart in ontwikkelingslanden;
• Adviesgroep: een door het gemeentebestuur erkende adviesraad of ad hoc adviesgroep die mensen samenbrengt die een specifieke ervaring of kennis hebben over een beleidsdomein.

Artikel 4

Voorwaarden voor erkenning

§1. De vereniging staat open voor alle inwoners van de gemeente Overijse en werft actief leden in de gemeente aan. Dit betekent dat iedereen lid kan worden van de vereniging op voorwaarde dat zij de waarden en normen, reglementen en doelstellingen van de vereniging respecteren. Het doel van de vereniging is bij voorkeur opgenomen in statuten of een huishoudelijk reglement.

§2. De vereniging ontplooit een actieve werking op het grondgebied van de gemeente Overijse. De activiteiten kunnen ook doorgaan buiten de gemeente, maar zijn steeds gericht op deelname van minstens Overijsenaren.

§3. De vereniging heeft een autonome werking met een eigen bestuur. Het bestuur bestaat:

• minstens uit 3 verschillende leden;
• waarvan er minstens één de leeftijd van 18 jaar bereikt heeft;
• waarvan er minstens één woonachtig is in Overijse;
• De zetel van de vereniging moet gevestigd zijn binnen de Vrijetijdsregio Druivenstreek, met name in de gemeente Overijse, Hoeilaart, Tervuren, Bertem of Huldenberg.

§4. De vereniging is houder van een bankrekening op naam van de vereniging, waaraan minstens twee leden van de vereniging als volmachthouder zijn verbonden. Verenigingen met eenzelfde naam, bestuur of bankrekeningnummer worden als één vereniging beschouwd.

§5. De burgerrechtelijke aansprakelijkheid van de vereniging, haar leden, haar bestuurders, lesgevers en leiding wordt door een verzekering, aangepast aan de activiteit, gedekt. De verzekering kan ook door een koepel of federatie afgesloten zijn.

§6. De vereniging heeft een werking in het Nederlandse taalgebied. Teneinde de integratie van de leden in de lokale gemeenschap te ondersteunen dient de vereniging uitsluitend het Nederlands te gebruiken bij haar werking en organisatie. Alle gegevens en documenten van de vereniging bestemd voor de interne werking en voor de bevolking dienen uitsluitend in het Nederlands opgesteld te zijn.
§7. De vereniging respecteert het Europees Verdrag voor de Rechten van de Mens. De vereniging organiseert geen activiteiten die personen oproepen zich af te scheiden van anderen en onderschrijft het streven naar een verbindend Overijse waar mensen met respect voor elkaar en mét elkaar samenleven. De vereniging stelt zich open en participerend op.

Artikel 5

Procedure voor erkenning

§1. Een vereniging kan een aanvraag tot erkenning indienen bij het college van burgemeester en schepenen via het daartoe voorziene aanvraagformulier.

§2. Bij de aanvraag worden volgende documenten toegevoegd:

• de lijst van alle bestuursleden (minimaal 3) met naam, geboortejaar en adres;
• de lijst van de leden. De lijst van de leden wordt onder gesloten omslag overgemaakt. Het inzagerecht in de ledenlijst wordt beperkt tot 2 medewerkers van de gemeentelijke administratie;
• een beknopt verslag van de werking van het voorbije werkings- of kalenderjaar, met een overzicht van de werkingsmomenten (incl. dagelijkse werking): plaats, datum en doel. Uitnodigingen, oproepen, aankondigingen, flyers, website kunnen dit verslag vervangen;
• in het geval nog geen volledig werkingsjaar is doorlopen, een jaarplan die de intenties illustreert voor het komende jaar.

§3. Het college van burgemeester en schepenen beslist autonoom over de erkenning. Het college van burgemeester en schepenen kan beslissen om eerst advies in te winnen van een adviesgroep. Binnen de maand na aanvraag gebeurt er een terugkoppeling naar de vereniging die de erkenning aanvraagt.

§4. Indien een erkenningsaanvraag geweigerd werd, wordt dit gemotiveerd door het college van burgemeester en schepenen. Op basis van de verkregen motivatie kan de vereniging indien gewenst een nieuwe aanvraag indienen.

Artikel 6

Behoud van erkenning

Om erkend te blijven moet een vereniging:

• Een actieve werking kunnen aantonen van minimum 1 jaar en minstens 1 publieke activiteit per jaar organiseren;
• Een werkingsverslag bijhouden met vermelding van de georganiseerde activiteiten in het voorbije werkings- of kalenderjaar en met aanduiding van de wijzigingen in de samenstelling van bestuur;
• Een financieel verslag (kasboekhouding) bijhouden.

Dit kan jaarlijks per steekproef opgevraagd worden door de gemeente Overijse. Als deze informatie online voor handen is, kan de vereniging verwijzen naar de specifieke plaats op hun digitale kanalen waar deze informatie te vinden is.

Bij het ontvangen van subsidies dient een vereniging steeds op verzoek verantwoording te kunnen afleggen overeenkomstig de Wet van 14 november 1983 over de besteding van de ontvangen subsidies. Deze wet stelt dat de vereniging de ontvangen subsidies heeft gebruikt voor het doel waarvoor de subsidie is toegekend.

Artikel 7

Verlies van erkenning

De erkenning als vereniging van Overijse geldt voor zolang de modaliteiten van dit reglement worden nageleefd. Erkende verenigingen die oneigenlijk gebruik maken van hun erkenning verliezen hun erkenning voor het jaar waarin de vaststelling wordt gedaan.

Een afgevaardigde of gevolmachtigde van het college van burgemeester en schepenen kan de juistheid van de gegevens en de naleving van de erkenningsvoorwaarden controleren. Wanneer blijkt dat de vereniging niet meer voldoet aan de bepalingen van dit reglement, of hun werkingsverslag niet indient na 2 herinneringen, kan het college van burgemeester en schepenen ten allen tijde de erkenning intrekken. De intrekking van de erkenning heeft verlies van het recht op de gemeentelijke ondersteuning tot gevolg.

Een vereniging die ophoudt te bestaan, verliest automatisch haar erkenning en wordt verzocht om dit te melden aan het lokaal bestuur via info@overijse.be. Een erkende vereniging die haar erkenning zelf wil intrekken, wordt eveneens verzocht dit te melden via info@overijse.be.

Informatie en bewijsstukken die persoonsgegevens bevatten worden na controle en eventuele beslissing vernietigd.

Artikel 8

Voordelen van erkenning

Een erkende vereniging heeft recht op de volgende gemeentelijke ondersteuning:

• gebruik van gemeentelijke infrastructuur volgens het gangbare reglement;
• gebruik van de gemeentelijke uitleendienst volgens het gangbare reglement;
• toekenning van gemeentelijke subsidies, voor zover de vereniging voldoet aan de gestelde subsidievoorwaarden;
• promotie van de activiteiten en werking via de gemeentelijke informatiekanalen;
• een zelf te onderhouden profiel in de online lijst van erkende verenigingen;
• andere (logistieke) ondersteuningsvormen, voor zover en onder de voorwaarden, toegestaan door gemeenteraad of het college van burgemeester en schepenen.

Indien er in gemeentelijke reglementen (subsidiereglementen, gebruikersreglementen,…) verwezen wordt naar erkende verenigingen, dan worden uitsluitend verenigingen bedoeld die een erkenning genieten conform dit reglement.

Artikel 9

Inwerkingtreding

Dit reglement treedt in werking op 1 januari 2023.

Artikel 10

Overgangsmaatregel

Bestaande verenigingen die voor 31 december 2022 erkend werden door gemeentelijke adviesraden of een bestaand gemeentelijk erkenningsreglement worden automatisch erkend door het college van burgemeester en schepenen.

Artikel 11

Bestuurlijk toezicht

Dit reglement valt onder de bekendmakings- en meldingsplicht van het Decreet Lokaal Bestuur.