Sinds 2019 zit de sponsorwerving voor de Druivenfeesten in handen van de projectleider van de Druivenfeesten en niet meer in handen van een externe partner. In 2019 is een extern bureau aangesproken om de huidige contracten te evalueren en verder te verfijnen. De werving van sponsors in eigen beheer werd door meerdere sponsors als positief ervaren, aangezien ze nu een directere lijn hebben met de gemeente en hierdoor meer betrokkenheid voelen. In 2020 vonden er geen Druivenfeesten plaats omwille van de corona crisis. In 2021 werd er verder gegaan op het elan van 2019 en werden de geleverde inspanningen van vorige jaren verder uitgediept.
Naar aanleiding van de evaluatie van de Druivenfeesten 2021 werd er een grote enquête opgesteld om een navraag te doen bij de huidige sponsors, voorafgaand aan de voorbereidingen van het sponsordossier voor 2022. Op basis van de feedback werd het sponsordossier aangepast. De afgelopen 3 jaar werd naar alle sponsors na de feesten een bedankingsmail gezonden en gevraagd naar eventuele feedback. Hier zijn een aantal suggesties op gekomen. De bedoeling is om periodiek jaarlijks opnieuw een enquête te sturen.
In 2023 werden alle prijzen aangepast en verhoogd.
Daardoor vond er een verschuiving plaats in het aantal hoofdsponsors.
In 2024 werden de prijzen behouden.
In 2025 werd rekening gehouden met een aantal suggesties van sponsors en werden enkele aanpassingen doorgevoerd.
In 2026 werden de prijzen behouden. Het gemeentebestuur wenst rekening te houden met een aantal suggesties van sponsors en partners en er worden enkele aanpassingen doorgevoerd.
Voorstel
In 2026 wenst het gemeentebestuur volgende aanpassingen door te voeren:
- Het volgende schrappen uit de sponsorformules, volgens de feedback van sponsors en partners:
Het VIP-deck op het Begijnhof(plein) zal na het succes van de afgelopen jaren opnieuw de plek zijn waar sponsors kunnen netwerken en gezellig iets drinken.
De prijzen van de sponsorpakketten werden behouden.
Sponsorpakketten:
Return
Naast de opgelijste return worden de sponsors ook geconsulteerd bij afname van producten en diensten voor de Druivenfeesten.
Communicatie en start sponsorwerving
Na goedkeuring van het retributiereglement zal de dienst Communicatie de inhoud vertalen naar een wervend dossier. Eerst worden de bestaande sponsors gecontacteerd. Vervolgens worden potentiële nieuwe sponsors gecontacteerd in samenwerking met Ondernemend Overijse.
Onder potentiële sponsors verstaan we onder meer een selectie van leveranciers van het lokaal bestuur Overijse, bedrijven uit Overijse en omstreken (via de huidige Excel die via afdeling Grondgebiedzaken ter beschikking is), Unizo-leden die (in het verleden) deelnamen aan de commerciële stoet, via Ondernemend Overijse, suggesties vanuit de gemeenteraad of het college van burgemeester en schepenen, enz. De wijze van benadering voor werving van de potentiële sponsors wordt op maat van hun communicatievoorkeuren aangepakt (per e-mail, telefoon, overleg, enz.).
Op de website van de Druivenfeesten zal een duidelijke verwijzing gemaakt worden waar men als geïnteresseerde sponsor terecht kan. Indien er een sponsoraanvraag op maat wordt aangevraagd, die afwijkt van de omschreven sponsormogelijkheden, zal deze eerst voorgelegd worden aan het college van burgemeester en schepenen.
Na het afsluiten van een contract wordt er door de Financiële dienst een factuur opgemaakt.
De gemeenteraad dient het retributiereglement voor inning van ontvangsten van het partnerdossier sponsors Druivenfeesten 2026 vast te stellen.
Enig artikel
De gemeenteraad keurt volgend retributiereglement voor inning van ontvangsten van het partnerdossier sponsors Druivenfeesten 2026 goed:
Artikel 1 - Voorwerp
Met ingang van 25 februari 2026 wordt een gemeentelijke retributie gevestigd op de sponsorpakketten in het partnerdossier sponsors Druivenfeesten 2026 georganiseerd door de gemeente Overijse.
Artikel 2 - Toepassingsgebied
De Druivenfeesten die georganiseerd worden door de gemeente Overijse, en waarvan de inkomsten van het partnerdossier ten voordele van de gemeente Overijse zijn, vallen onder de toepassing van dit reglement.
De partnerdossiers worden onderverdeeld in volgende categorieën:
De activiteiten tijdens de Druivenfeesten 2026, waarvoor de gemeenteraad reeds in andere reglementen een tarief heeft vastgelegd, vallen niet onder de toepassing van dit reglement.
Artikel 3 - Debiteur
De retributie is verschuldigd door de natuurlijke (rechts)persoon die intekent op het partnerdossier Druivenfeesten 2026.
Artikel 4 - Tarieven
De gemeenteraad stelt volgende tarieven vast, die gelden per categorie, zoals beschreven in de bijlage die integraal deel uitmaakt van dit retributiereglement:
Artikel 5 - Taksen
De tarieven vastgesteld in dit reglement zijn steeds nettotarieven, exclusief btw.
Artikel 6 - Delegatie aan het college van burgemeester en schepenen
Voor partnerdossiers die afwijken van de standaardpakketten delegeert de gemeenteraad aan het college van burgemeester en schepenen de bevoegdheid om het tarief vast te stellen.
Deze dienen binnen het huidige minimum sponsorpakket Ribier van 650,00 euro en het maximum sponsorpakket Leopold III van 5.000,00 euro te liggen.
Artikel 7 - Inning
Voor de inning van de tarieven wordt door de gemeente Overijse een factuur opgesteld. De factuur met toepassing van 21% Belgische btw is te betalen binnen de 14 dagen na verzending.
Artikel 8 - Geschillen
De vergunninghouder of de retributieplichtige kan een bezwaar indienen tegen de besluiten die jegens hem worden genomen op grond van huidig reglement. Het bezwaar dient uiterlijk binnen een termijn van 3 maanden, na het einde van de maand waarin de factuur werd verzonden, te zijn ingediend. De ontvangst wordt schriftelijk bevestigd binnen de 15 dagen.
Het bezwaar wordt ondertekend en bevat ten minste:
Het bezwaar schorst de werking van het besluit waartegen het is gericht, niet.
Het college van burgemeester en schepenen is bevoegd om te beslissen over het bezwaar. Het bezwaar wordt gegrond verklaard in het geval het bestreden besluit in strijd is genomen met huidig reglement. Het college van burgemeester en schepenen kan, wanneer het bezwaarschrift niet onontvankelijk werd verklaard, in haar beslissing op het bezwaar:
De beslissing op het bezwaar wordt uiterlijk 6 weken na dagtekening van het bezwaar overgemaakt aan de belanghebbende.
Bij de bekendmaking van de beslissing op het bezwaar wordt melding gemaakt hoe de betrokkene beroep kan instellen.
Artikel 9 - Bestuurlijk toezicht
Deze beslissing wordt bekend gemaakt overeenkomstig de bepalingen van het Decreet Lokaal Bestuur.
Artikel 10 - Inwerkingtreding
De beslissing van de gemeenteraad van 18 februari 2025 houdende de vaststelling van het retributiereglement voor inning van ontvangsten van het partnerdossier sponsors Druivenfeesten 2025 wordt opgeheven en vervangen door dit besluit.
Dit reglement treedt in werking de vijfde dag na de bekendmaking van deze beslissing conform artikel 288 van het Decreet Lokaal Bestuur.