De gemeenteraadscommissie Mens en Interne Zaken vergadert ingevolge een regelmatige bijeenroeping door de commissievoorzitter Mens en Interne Zaken volgens de bepalingen van het huishoudelijk reglement van de gemeenteraad van 17 augustus 2021.
De commissievoorzitter opent de zitting om 20 uur.
De beslissingen van de vergadering van de gemeenteraadscommissie Mens en Interne Zaken van 14 december 2021 werden genotuleerd.
De notulen van de vergadering van de gemeenteraadscommissie Mens en Interne Zaken van 14 december 2021 omvatten de beslissingen van de gemeenteraadscommissie Mens en Interne Zaken van 14 december 2021 en moeten ter goedkeuring worden voorgelegd op de eerstvolgende gewone vergadering van de gemeenteraadscommissie Mens en Interne zaken, zijnde de vergadering van 8 februari 2022.
Geen.
Enig artikel
De gemeenteraadscommissie Mens en Interne Zaken keurt de notulen van de vergadering van de gemeenteraadscommissie Mens en Interne Zaken van 14 december 2021 met 9 stemmen voor (Joris Kelchtermans, Joke Lenseclaes, Emmanuel Morel de Westgaver, Stefan Vanderlinden, Lieven Bennekens, Myriam Vanderlinden, Pierre-Emmanuel Dumont de Chassart, Martine Haegeman, Brigitte Braeckelaere), 1 onthouding (Alan Pauwels) goed.
De volgende documenten zijn het resultaat van het hele DAR-traject dat reeds doorlopen werd. Dit zijn:
Het voorstel voor participatiereglement omschrijft de werking van het drieschillenmodel en hoe het advies hierbinnen vorm krijgt. De basisstatuten specificeren hoe de dorps- en adviesrollen in dit model een plaats krijgen en kunnen bijdragen.
Eén document, geldend voor de gemeente én het OCMW
Om te vermijden dat voor het OCMW en voor de gemeente andere participatieregels gelden, is van elk van deze documenten slecht één versie opgemaakt, echter geldend voor zowel het OCMW en de gemeente. Het drieschillenmodel moet voor beide entiteiten kunnen dienen als participatiemodel. Deze aanpak wordt in het begin van het participatiereglement als artikel opgenomen.
Voorstel voor participatiereglement
De gemeente en het OCMW hebben op dit moment nog geen participatiereglement, hoewel dit verplicht is. Er werd in het verleden voor gekozen om in het op te maken participatiereglement meteen de uitkomst van het DAR-traject op te nemen. Het voorstel voor participatiereglement kan nagelezen worden in de bijlage 'Voorstel Participatiereglement'.
Het participatiereglement houdt delegaties van de gemeenteraad (of de OCMW-raad) naar het college van burgemeester en schepenen (of vast bureau) in, namelijk:
Voorstel voor basisstatuten
Binnen het drieschillenmodel streven we naar een eenvoudige en flexibele werking. De huidige statuten van veel dorps- en adviesraden stemmen hier niet mee overeen. Daarnaast hopen we op een zo uniform mogelijke aanpak van de raden, dit om het zo laagdrempelig mogelijk te maken om aan te sluiten op het nieuwe model en samenwerkingen onderling te motiveren. Deze basisstatuten kan je nalezen in de bijlage 'Voorstel Basisstatuten'.
Daarom werd ervoor gekozen om te werken met basisstatuten. Deze statuten worden eenmalig goedgekeurd door de gemeenteraad en kunnen daarna door de verschillende raden waar nodig voor de eigen interne werking gepersonaliseerd worden waarbij de basisstatuten als het absolute minimum worden gehanteerd. Deze zal ter kennisgeving worden voorgelegd aan het college van burgemeester en schepenen (of vast bureau).
Vervolgtraject
Op basis van de mogelijkheden van de dorps- en adviesraden en de nog te zetten stappen, werd volgend vervolgtraject met (aangepaste) timing afgesproken:
Vraag lid gemeenteraadscommissie: ‘Wie beslist wie in een ad hoc adviesgroep zit?’
Deskundige Publiekswerking Fara Elsen antwoordt:
‘Er wordt iedere keer naar de vraag gekeken die op tafel ligt en dan wordt er bekeken wie hier best bij betrokken wordt. Er wordt dan gedacht in termen van profielen, eerder dan in termen van concrete namen van mensen. De helikoptergroep doet hier een aanzet, maar dit kan dienen als basis en verder uitdeinen op basis van bijkomende suggesties uit de ad hoc adviesgroep.’
Vraag lid gemeenteraadscommissie: ‘Hoe kan voorkomen worden dat je in de adviesgroep mensen bij elkaar hebt die allemaal dezelfde mening hebben? De kritische stemmen zijn ook waardevol om aan bod te laten komen.’
Deskundige Publiekswerking Fara Elsen antwoordt:
‘Dit vraagt om aandacht in het begin van elk traject. Het zal mogelijks telkens wat maatwerk vragen en een denkoefening zijn per traject. We hopen met dit model ook mensen aan te spreken die vandaag onder de radar blijven. Zo hebben we de talentendatabank en digitale kanalen die we kunnen inzetten om nieuw bloed te laten binnenstromen.’
Vraag lid gemeenteraadscommissie: ‘Als de raden beslissen van niet meer te bestaan, vallen dan hun initiatieven en netwerkmoment weg?’
Deskundige Publiekswerking Fara Elsen antwoordt:
‘De raad mag dit zelf inschatten. Ze kunnen ook initiatieven nemen zonder volgens de regels van een raad te werken. Hun output vandaag wordt uiteraard wel gekoesterd. De wettelijk verplichte raden moeten wel zeker blijven bestaan.’
Vraag lid gemeenteraadscommissie: ‘Vallen de basisstatuten weg als raden er nog verder aan sleutelen?’
Deskundige Publiekswerking Fara Elsen antwoordt:
‘Neen, er kunnen geen bepalingen geschrapt worden, deze basisstatuten garanderen een bepaalde werking. Raden kunnen er zaken aan toevoegen als ze dat zelf willen, maar kunnen niets schrappen.’
Vraag lid gemeenteraadscommissie: ‘De flow die een advies aflegt, is er een feedback optie tussen de adviesgroep en CBS als er dingen onduidelijk zijn. Een soort van feedbackloop lijkt wel wenselijk.’
Deskundige Publiekswerking Fara Elsen antwoordt:
‘Die ruimte moet inderdaad voorzien worden. Mogelijkheid tot verduidelijken of bijkomend advies moet zeker kunnen. Ook als er nog maar deels kan ingegaan worden op de vraag. Dit kan ook nog duidelijker in de flow gevisualiseerd worden. Een nieuwe periode van 4 weken om bv. volledig te kunnen zijn vanuit het college van burgemeester en schepenen naar de adviesgroep lijkt geen overbodige luxe.’
Vraag lid gemeenteraadscommissie: ‘Een maximaal aantal feedbackloops is misschien ook aangewezen om een pingpong van maanden te voorkomen.’
Deskundige Publiekswerking Fara Elsen antwoordt:
‘Op die manier artificieel lang tijd kopen is ook niet de bedoeling natuurlijk. Het vraagt ook een extra inspanning van de adviesgroep. Er is vandaag een frustratie omdat het soms lang wachten is op een reactie. Soms is dit perceptie omdat het verslag later wordt bezorgd, de verwerking naar het college van burgemeester en schepenen dient te gebeuren, enz. Ook bij de administratie moet de urgentie leven om geen tijd te verliezen om adviezen te agenderen op het college van burgemeester en schepenen. Oog voor kwaliteit mag ook niet verloren gaan.’
Vraag lid gemeenteraadscommissie: ‘De basisstatuten spreken over een kerngroep met maximum 4 leden en drie functies.’
Deskundige Publiekswerking Fara Elsen antwoordt:
‘Dat klopt. Een vierde lid heeft niet per se een functie. Functies als voorzitter en penningmeester moeten ze voorzien.’
Vraag lid gemeenteraadscommissie: ‘Wat wordt bedoeld met een 'advies' of met een 'adviesvraag'’
Deskundige Publiekswerking Fara Elsen antwoordt:
‘Het kan ook zijn dat er een kant-en-klaar advies wordt ingezonden. Voor zowel het advies als de adviesvraag zijn de al deze criteria van toepassing (bv. niet discriminerend zijn, het persoonlijk belang overstijgen, ...). We bekijken of de terminologie hier moet bijgestuurd worden.’
Het is aangewezen dat de gemeenteraadscommissie Mens en Interne Zaken kennis neemt van het uitgewerkte voorstel voor participatiereglement en basisstatuten. Beide documenten en de bijhorende adviezen van de verschillende raden zullen ter goedkeuring voorgelegd worden aan de gemeenteraad in maart.
Het is wenselijk dat de gemeenteraadscommissie Mens en Interne Zaken het doorlopen traject kent en begrijpt van waaruit de voorliggende documenten werden vormgegeven.
Geen.
Artikel 1
De gemeenteraadscommissie Mens en Interne Zaken neemt kennis van de toelichting over het ontwerp participatiereglement van het lokaal bestuur Overijse en het ontwerp basisstatuten voor erkende adviesraden in Overijse.
Artikel 2
De gemeenteraadscommissie Mens en Interne Zaken formuleert volgend advies aan de gemeenteraad: in het model is er sprake van een termijn van 4 weken waarbinnen een adviesgroep terugkoppeling krijgt van het college van burgemeester en schepenen over hun afgeleverd advies. Voorzie mogelijkheid van een extra 'feedbackloop', aanvullend op de huidige termijn van 4 weken, om het beleidsstandpunt onderbouwd terug te kunnen koppelen naar de adviesgroep. Zo is er voldoende mogelijkheid tot afstemming, het stellen van bijkomende vragen als dat nodig zou zijn en is er kans tot extra dialoog tussen beleid en adviesgroep. Het verzekert een duidelijke, kwalitatieve en volledige terugkoppeling naar de adviesgroep.
In het kader van het project van de ontwikkeling van de Markthalsite werden er reeds enkele voorafgaande studies gevoerd. Het was aangewezen om de verzamelde informatie te bundelen en te kaderen. De haalbaarheid diende afgetoetst te worden om over te gaan naar een ontwerpopdracht voor de realisatie van de Markthalsite. Deze haalbaarheidsstudie zal nu worden toegelicht.
De haalbaarheidsstudie zal dienen als inhoudelijke basis voor het opstarten van het ontwerp en uitvoeringstraject van de Markthalsite.
Vraag lid gemeenteraadscommissie: 'Is er ook gediscussieerd over het gebruik van de ruimtes? Voor de scholen, voor evenementen, voor horeca?'
Diensthoofd Facilitair Beheer Wouter Dormaels antwoordt:
'De drie hoofdgebruikers die we gehoord hebben zijn 1 GITO en GBO, 2 inwoners, 3 verenigingen. Het huidige volume zou moeten voldoen om de behoeften van deze gebruikers in te lossen.'
Vraag lid gemeenteraadscommissie: 'Met welke behoeftes is er allemaal rekening gehouden, buiten het onderwijs?'
Diensthoofd Facilitair Beheer Wouter Dormaels antwoordt:
'Er moeten nog enkele keuzes gemaakt worden op basis van nog lopende onderzoeken. Er komen nog zaken bij, maar dat is nog niet helemaal uitgeklaard. Behoeftes worden nog scherp gesteld met stakeholders en dan worden de mogelijkheden voorgelegd aan het college van burgemeester en schepenen.'
Vraag lid gemeenteraadscommissie: 'Wat gebeurt er met de parking? Hoe wordt deze problematiek ondervangen? Vooral als er grotere evenementen moeten kunnen plaatsvinden.'
Diensthoofd Facilitair Beheer Wouter Dormaels antwoordt:
'Tijdens de participatieavonden kwam dit inderdaad ter sprake. Vandaag is hier nog geen duidelijk antwoord op. Als het bestek wordt gefinaliseerd, zou dit duidelijker moeten worden. We gaan deze bezorgdheden meenemen in het ontwerp.'
Vraag lid gemeenteraadscommissie: 'Werden er ook experten geraadpleegd, ook richting lokale handelaren in de Stationsstraat. Werd er bekeken waar dit dossier de economische situatie kan helpen verbeteren?'
Diensthoofd Facilitair Beheer Wouter Dormaels antwoordt:
'In de visienota van dit project wordt ingezet op een brede schoolinvulling van de ruimte waarbij dit een stimulans moet zijn voor het dorpsleven en de link met de Stationsstraat aantrekkelijker wordt. Het Stationsplein mag niet langer een 'doodse betonvlakte' blijven.'
Vraag lid gemeenteraadscommissie: 'In de ontwerptekening lijkt het een grote blinde muur te worden richting Stationsstraat, terwijl de openheid nu links op de tekening staat. Kan dit niet omgewisseld worden of de helling meet naar Stationsstraat gaan? Past dit concept binnen het huidige RUP?'
Diensthoofd Facilitair Beheer Wouter Dormaels antwoordt:
'Er werd rekening gehouden met de krijtlijnen van het huidige RUP, maar het kan geen kwaad om dit nog eens na te gaan voor de zekerheid. Dit is nog geen ontwerp, maar eerder een concept. Helling zou logischer zijn meer richting Stationsstraat. Aansluiting met buitenruimte is ook interessant voor grotere evenementen.'
Vraag lid gemeenteraadscommissie: 'Wat is de laatste stand van zaken rond de functie van een jeugdhuis?'
Diensthoofd Facilitair Beheer Wouter Dormaels antwoordt:
'Dit is nog deel van het huidige onderzoek. Het college van burgemeester en schepenen zal hierover nog een beslissing nemen.'
Het is wenselijk dat de gemeenteraadscommissie kennis neemt van de stand van zaken in het project Markthalsite.
Geen.
Artikel 1
De gemeenteraadscommissie Mens en Interne Zaken neemt kennis van de stand van zaken in het project Markthalsite.
Artikel 2
De gemeenteraadscommissie Mens en Interne Zaken formuleert volgend advies aan de gemeenteraad: graag voldoende aandacht in de ontwerpfase en de besprekingen met het studiebureau voor de buitenomgeving van de site om zowel op vlak van parking, als op vlak van ruimte voor grotere evenementen, als op vlak van connectie met de handel in de Stationsstraat alle opportuniteiten te benutten.
Namens de gemeenteraadscommissie Mens en Interne Zaken