De gemeenteraadscommissie Mens en Interne Zaken vergadert ingevolge een regelmatige bijeenroeping door de commissievoorzitter Mens en Interne Zaken volgens de bepalingen van het huishoudelijk reglement van de gemeenteraad van 17 augustus 2021.
De commissievoorzitter opent de zitting om 20 uur.
De beslissingen van de vergadering van de gemeenteraadscommissie Mens en Interne Zaken van 4 maart 2024 werden genotuleerd.
De notulen van de vergadering van de gemeenteraadscommissie Mens en Interne Zaken van 4 maart 2024 omvatten de beslissingen van de gemeenteraadscommissie Mens en Interne Zaken van 4 maart 2024 en moeten ter goedkeuring worden voorgelegd op de eerstvolgende gewone vergadering van de gemeenteraadscommissie Mens en Interne zaken, zijnde de vergadering van 11 juni 2024.
Geen.
Enig artikel
De gemeenteraadscommissie Mens en Interne Zaken keurt de notulen van de vergadering van de gemeenteraadscommissie Mens en Interne Zaken van 4 maart 2024 met eenparigheid van stemmen goed.
Regelgeving
Het Vlaams Parlement keurde op 3 mei 2019 het decreet houdende de organisatie van buitenschoolse opvang en de afstemming tussen buitenschoolse activiteiten (BOA-decreet) goed. De Vlaamse overheid legt de regierol van de uitvoering van dit decreet bij de lokale besturen. De deadline voor het uitstippelen van dit lokaal buitenschools beleid is 31 december 2025.
Het decreet en de aanvullende nota zijn in bijlage na te lezen.
Lokaal samenwerkingsverband
Vanuit de samenwerking in het kader van Huis van het Kind werd eerst een lokaal samenwerkingsverband met Hoeilaart verkend om samen de fase van de data-analyse (zie verder) te doorlopen. Maar tijdens de opstart werd duidelijk dat een samenwerking enkel vertraging met zich zou meebrengen en we hierdoor de voorziene deadline mogelijks niet zouden halen. Daarom werd besloten om deze analyse los van elkaar verder te vertalen.
Interne aanpak
Sinds het najaar van 2023 hebben we geen verantwoordelijke buitenschoolse activiteiten in dienst. Meervoudige sollicitatieprocedures leverden ook geen aanwerving op. Maar de opstart van een traject voor de uitwerking van het BOA-decreet drong zich op. Na het overwegen van een uitbesteding van dit traject, is ervoor gekozen om de uitwerking toch intern te laten opnemen. In afwachting van de aanwerving van een nieuwe verantwoordelijke buitenschoolse activiteiten, nemen de deskundige Publiekswerking en de deskundige Jeugd en Evenementen dit op.
Wanneer nodig doen zij beroep op andere collega's om het traject voldoende intern gedragen en afgestemd te krijgen.
Voorziene traject
| Onderdeel | Timing | Methodiek | Details | |
| Fase data-analyse | Huidig extern aanbod in kaart brengen. | april-juni 2024 | Bevraging (online) aan alle (mogelijke) aanbieders binnen Overijse. |
|
| Huidige financiële situatie in kaart brengen. | mei-juni 2024 | Rapporten Mercurius en gesprekken met administratie. |
|
|
| Fase behoeftebepaling | Focusgesprekken. | zomer - okt 2024 | Focusgesprekken met ouders, jonge kinderen, oudere kinderen en scholen en aanbieders. |
|
| Aanvullende gesprekken met minder bereikte doelgroepen. | okt - nov 2024 | 1 op 1-gesprekken met vb. kwetsbare gezinnen. | ||
| Sterktes en zwaktes huidige aanbod. | nov 2024 | SWOT-analyse. | ||
| Fase concretisering visie | Opstart visieoefening. | nov 2024 -voorjaar 2025 | Nog uit te werken. |
|
| Visie-oefening met GRC Mens en Interne Zaken. | voorjaar 2025 | |||
| Vertaling van visie naar concrete acties. | voorjaar 2025 | |||
| Opstart | sept 2025 |
Kanttekeningen
Bevraging
De deadline voor het invullen van de bevraging (als bijlage) door de aanbieders is 31 mei 2024. Erna zullen alle resultaten ook met de gemeenteraadscommissie gedeeld worden (richtdatum: 6 juni 2024).
Het is aangewezen dat de leden van de gemeenteraadscommissie Mens en Interne Zaken kennis nemen van de uitwerking van het BOA-decreet en de verdere aanpak.
Vanaf 2026 ontvangen lokale besturen subsidies aan de hand van de indicatoren:
Van de totale BOA-subsidie vanuit Opgroeien:
Artikel 1
De gemeenteraadscommissie Mens en Interne Zaken neemt kennis van de aanpak en de stand van het verder verloop van het traject in het kader van de uitwerking van het BOA-decreet.
Artikel 2
Vanuit de gemeenteraadscommissie Mens en Interne Zaken worden volgend adviezen geformuleerd over dit agendapunt:
In opdracht van de colleges van burgemeester en schepenen werd een gezamenlijke studie over bestuurskrachtmeting opgestart. Dit om zicht te krijgen op de toegevoegde en potentieel toegevoegde waarde van een intensievere samenwerking.
Er is door de gemeente Tervuren een opdracht voor de verkennende studie (deel 1) opgesteld en bezorgd aan cvba Poolstok waar de gemeente Tervuren vennoot van is. Poolstok heeft een raamcontract voor consultancy in het kader van organisatieontwikkeling, waaronder het begeleiden van fusies, verzelfstandigingsvormen, samenwerkingsvormen,... De geraamde kost voor de verkennende studie bedraagt 19 000,00 euro excl. btw. De opdracht voor deel 1 van de studie werd gegund aan BDO.
Het eerste deel, de 'verkennende' fase, bestaat uit de analyse van de jaarrekeningen. Hieruit blijkt waar de gelijkenissen en verschillen tussen de gemeenten zitten. De analyse van BDO levert een objectieve vergelijking ('foto') op van de toestand anno 2022, zonder uitspraken te doen over wat beter of slechter is (een vergelijking op basis van de rekeningen 2023 is accurater, maar deze cijfers zijn nog niet voor alle deelnemende gemeenten beschikbaar).
Na analyse van de resultaten van deze 'verkennende' fase zullen de onderwerpen worden geselecteerd voor verder onderzoek naar de redenen/oorzaken van de verschillen/gelijkenissen en naar de potentiële toegevoegde waarde van een intensievere samenwerking.
Indien Overijse en/of de andere deelnemende gemeenten geïnteresseerd blijven om verder mee te stappen in deel twee van de bestuurskrachtmeting, worden de vervolgfases verdergezet.
Deel twee van de studie, de 'verdiepende studie', omvat een gedetailleerde verklarende analyse van de geselecteerde onderwerpen (gemeentelijke bevoegdheden) en de identificatie van de potentiële toegevoegde waarde met betrekking tot waar zit de winst aan efficiëntie en kwaliteit van dienstverlening en investeringen ingevolge een intensievere samenwerking. De resultaten van de verdiepende studie worden ook ter kennis gegeven aan de inwoners. Indien deze resultaten door de politiek niet als (overwegend) positief worden geëvalueerd, dan stopt de bestuurskrachtmeting. Indien er wel een draagvlak is, dan belet niets nog om met de betreffende gemeente(n) over te gaan tot deel 3 van de bestuurskrachtmeting: het opmaken/bepalen van gemeenschappelijke streefdoelen op vlak van investeringen, dienstverlening en organisatorische structuur, inclusief budgettaire simulatie ervan voor intensievere samenwerking tussen 2 of meerdere gemeenten.
Deel drie is de intensievere samenwerking zelf. Hieruit zal moeten blijken binnen welk tijdsbestek, met welke middelen, binnen welke budgetten en op welke wijze, de potentiële toegevoegde waarde kan gerealiseerd worden. Indien de politieke wil aanwezig is om dit plan uit te voeren, en de daad bij het woord te voegen, staat niets een intensievere samenwerking in de weg.
Vanuit de optiek van goed bestuur is het wenselijk om op basis van de voorgelegde analyse de mogelijke voor- en nadelen van een intensievere samenwerking met één of meerdere gemeenten uit de Druivenstreek verder te laten onderzoeken. Hierbij is het advies vanuit de gemeenteraadscommissie Mens en Interne Zaken onontbeerlijk.
Aan de deelnemende gemeenten zal een evenredige bijdrage in de kosten van studie worden gevraagd.
De financiële aspecten verbonden aan deze beslissing worden als volgt geregeld:
Artikel 1
De gemeenteraadscommissie Mens en Interne Zaken neemt kennis van de toelichting door BDO over de verkennende studie over de bestuurskracht in samenwerking met de gemeenten Tervuren en Huldenberg.
Artikel 2
De gemeenteraadscommissie Mens en Interne Zaken geeft een gunstig advies om in samenwerking met Tervuren en Huldenberg over te gaan naar de tweede fase van deze opdracht met het verzoek de gemeenteraadsleden hier nauw bij te betrekken.
Ook de andere gemeenten uit de Druivenstreek die niet rechtstreeks participeren in deze studie dienen verder opgenomen te worden in de vergelijkingen om samenwerking te stimuleren en het ‘welkomstgevoel’ te vergroten.
Namens de gemeenteraadscommissie Mens en Interne Zaken