Besluit Gemeenteraad

do 27/06/2024 - 20:30

Vaststelling retributie opgenomen in de overeenkomst voor inning van ontvangsten van de tooghouders Druivenfeesten 2024

Aanwezig: Joke Lenseclaes, voorzitter
Inge Lenseclaes, burgemeester
Sven Willekens, Jan De Broyer, Peter Lombaert, Martine Haegeman, Myriam Vanderlinden, schepenen
Jean Pierre Audag, Dirk Devroey, Danny De Kock, Emmanuel Morel de Westgaver, Stefan Vanderlinden, Yves de Marnix de Sainte Aldegonde (Graaf), Lieven Bennekens, Jeroen Van San, Pierre-Emmanuel Dumont de Chassart, Geoffroy d'Aspremont Lynden (Graaf), Ingrid Degand, Joris Kelchtermans, Marcia De Wachter, Brigitte Braeckelaere, Alan Pauwels, Roger Sombrijn, Fabienne Monbaliu, gemeenteraadsleden
Dieter Vanderhaeghe, algemeen directeur

Afwezig: Leo Van den Wijngaert, schepen
Patricia Meerts, Leen Gillis, Dirk Dewaet, Jan Van Brabant, gemeenteraadsleden

Bevoegdheid

Decreet Lokaal Bestuur, artikelen 40 en 41

Juridische grond

Wet van 29 juli 1991 betreffende de uitdrukkelijke motiveringsplicht van bestuurshandelingen, en latere wijzigingen
Beslissing van het college van burgemeester en schepenen van 28 mei 2024 houdende voorbereiding van de beslissing van de gemeenteraad houdende de vaststelling van de retributie opgenomen in de overeenkomst voor inning van ontvangsten van de tooghouders Druivenfeesten 2024

Feiten

In 2020 zijn de Druivenfeesten niet doorgegaan omwille van de coronamaatregelen.

In 2021 zijn de Druivenfeesten wel doorgegaan, maar werden er geen standgelden gevraagd ter compensatie voor de zware coronaperiode, maar wel een procentuele bijdrage op de winst van de togen uitgebaat door verenigingen verbonden aan de tooghoudersvereniging EvenementO. Hierdoor lag de bijdrage voor de verenigingen gecoördineerd door EvenementO in 2021 lager dan andere jaren.

In 2022 was het aanbevolen om terug vaste standgelden te innen (8.500,00 euro) en naar analogie met vorig jaar aangevuld met 5.000 gratis drankjetons die als return dienen binnen de sponsorpakketten, en tot slot een korting op de consumentenprijs (1,30 euro in de plaats van 2,5 euro) voor de aankoop van extra drankjetons in functie van promotie wedstrijden, sponsorpakketten en genodigden.

In 2023 werd er op dit elan verder gewerkt en omdat alle prijzen onderhevig zijn aan de index is ook het standgeld dit jaar opgetrokken met ongeveer 20% naar 10.000,00 euro. Verder blijft de afgesproken return van vorig jaar ook van toepassing namelijk 5.000 gratis jetons (publieke aankoopwaarde van 12.500,00 euro) en de mogelijkheid van aankoop van extra jetons als organiserende gemeente aan 1,50 euro (in de plaats van 2,50 euro) met een maximum van 2.500 stuks. De aankoopprijs van de aankoop van extra jetons voor de gemeente was licht gestegen van 1,30 euro naar 1,50 euro. De publieke prijs bleef op 2,50 euro. Los van deze overeenkomst met EvenementO, bekwamen we als gemeente, naast een vast sponsorbedrag van AB Inbev, een hectoliterkorting van AB Inbev op het verbruik van het bier tijdens onze Druivenfeesten op de 3 pleinen, die naar de gemeente terugvloeit.

In 2024 wordt er verder gebouwd op de overeenkomst van vorig jaar. EvenementO gaf wel aan dat de aankoopprijzen van dranken verder zijn blijven stijgen. In de eerste plaats vroeg EvenementO of ze de prijs mochten verhogen naar 3,00 euro per jeton ofwel de te betalen standgelden te verminderen. Na navraag door de gemeente bij de brouwer bleek er effectief een stijging van de bierprijzen van 2022 naar 2023 van ongeveer 10,4 procent. Van 2023 naar 2024 nog eens 2,9%. Aangezien het wenselijk is om de verkoopprijs van de jetonprijs dit jaar nog op 2,50 euro te houden voor bijvoorbeeld frisdranken en bier, vraagt EvenementO wel of het mogelijk is om bij minder verkoop ten opzichte van vorig jaar wel een zekerheid in te bouwen om de standgelden dan ook procentueel te laten dalen.

De basisovereenkomst tussen EvenementO en de gemeente Overijse werd reeds in 2021 opgesteld en werd aangepast voor dit jaar en behelst alle afspraken die nodig zijn voor de organisatie van de tooguitbating.

Via een oproep op de facebookpagina van de Druivenfeesten kregen alle erkende verenigingen van Overijse de kans om zich kandidaat te stellen als deelnemende tapploeg. Daarnaast zal er net zoals vorig jaar gewerkt worden met een dubbele toog (voor- en achtertoog) teneinde het vlot verloop aan de togen te garanderen.

De artiestenprogrammatie op de pleinen, die integraal deel uit maakt van de overeenkomst, werd vanaf 30 mei 2024 bekend gemaakt.

Motivering

De gemeenteraad dient de retributie opgenomen in de overeenkomst voor de inning van ontvangsten van de tooghouders Druivenfeesten 2024 vast te stellen.

Financiële aspecten

Jaar: 2024
Raming: MJP000513 (ontvangsten Druivenfeesten)
Naam begunstigde: lokaal bestuur Overijse
Bedrag incl. btw: 10.000,00 euro (mits geen minder verkoop)

Relevante documenten

Overeenkomst overkoepelende organisatie van de tooguitbating door EvenementO tijdens Druivenfeesten Overijse 2024
Overzicht Druivenfeesten 2024 per dag

Publieke stemming

Aanwezig: Joke Lenseclaes, Inge Lenseclaes, Sven Willekens, Jan De Broyer, Peter Lombaert, Martine Haegeman, Myriam Vanderlinden, Jean Pierre Audag, Dirk Devroey, Danny De Kock, Emmanuel Morel de Westgaver, Stefan Vanderlinden, Yves de Marnix de Sainte Aldegonde (Graaf), Lieven Bennekens, Jeroen Van San, Pierre-Emmanuel Dumont de Chassart, Geoffroy d'Aspremont Lynden (Graaf), Ingrid Degand, Joris Kelchtermans, Marcia De Wachter, Brigitte Braeckelaere, Alan Pauwels, Roger Sombrijn, Fabienne Monbaliu, Dieter Vanderhaeghe

Voorstanders: Joke Lenseclaes, Inge Lenseclaes, Sven Willekens, Jan De Broyer, Peter Lombaert, Martine Haegeman, Myriam Vanderlinden, Jean Pierre Audag, Dirk Devroey, Danny De Kock, Emmanuel Morel de Westgaver, Stefan Vanderlinden, Yves de Marnix de Sainte Aldegonde (Graaf), Lieven Bennekens, Jeroen Van San, Pierre-Emmanuel Dumont de Chassart, Geoffroy d'Aspremont Lynden (Graaf), Ingrid Degand, Joris Kelchtermans, Marcia De Wachter, Brigitte Braeckelaere, Alan Pauwels, Roger Sombrijn, Fabienne Monbaliu

Resultaat: Goedgekeurd met eenparigheid van stemmen.

Besluit

Enig artikel
De gemeenteraad stelt de retributie opgenomen in de overeenkomst voor de inning van standgelden van de tooghouders Druivenfeesten 2024 als volgt vast:

Algemeen
Artikel 1
Het lokaal bestuur Overijse organiseert Druivenfeesten van 22 tot en met 27 augustus 2024.
In dit kader wordt deze overeenkomst afgesloten met EvenementO voor de overkoepelende organisatie van de uitbating van 3 togen: 1 op het Just. Lipsiusplein, 1 op het Begijnhof en 1 in de VIP-tent Begijnhof door de bovenvermelde verenigingen.

Verplichtingen lokaal bestuur Overijse
Artikel 2
Het lokaal bestuur Overijse treft de volgende voorzieningen:

Zes dagen lang zowel op het Begijnhof als vier dagen op het Just. Lipsiusplein, vinden kwaliteitsvolle optredens plaats met Belgische artiesten en bands. Elke dag op beide pleinen vindt minstens 1 namiddag en 1 avond optredens of activiteiten plaats. Als bijlage, die integraal deel uitmaakt van deze overeenkomst, het overzicht van de programmatie en activiteiten tijdens de Druivenfeesten 2024.
Beide pleinen worden volledig en volgens thema ingekleed en van weerbestendig buitenmeubilair voorzien voor 400 personen per plein en de inrichting van de VIP-tent.
Het aankopen van telramen en 35.000 nieuwe gepersonaliseerde drankjetons. Deze worden gebruikt voor de drankverkoop.
Het aankleden en inrichten van de drankstanden door een externe partner zowel op het Begijnhof als op het Just. Lipsiusplein (frigo’s, togen, wasbakken, …).
Er worden voldoende verzamelpunten voor afval voorzien en recyclageboxen voor herbruikbare bekers.
De gemeente verbindt zich ertoe om met eenzelfde leverancier te werken voor alle bekers zowel van frisdrank als bier.
Het leveren van een glascontainer of een aparte rolcontainer.
Verzekering van de inboedel (materiaal) en stockage op de beide pleinen.
Zowel op het Begijnhof als op het Just. Lipsiusplein wordt er via een externe firma nachtbewaking verzekerd en dit van maandag 19 augustus tot en met woensdag 28 augustus 2024.
Het ter beschikking stellen van een afsluitbaar lokaal in CC Den Blank voor het tellen van de drankjetons van woensdag 21 augustus tot en met woensdag 28 augustus 2024.
Per plein wordt er een kassa-unit in de vorm van een kleine container voorzien voor de verkoop van drankjetons.
Via huur of sponsoring wordt er op beide pleinen een koelwagen geplaatst voor de voorkoeling van de dranken.
Herbruikbare bekers worden via de gemeente geleverd en stockage voor voorzien.
De kost van de huur en afwas van de bekers zal door het lokaal bestuur gedragen worden.
Elke dag van het evenement wordt een warme- en broodjesmaaltijd voor de toogverantwoordelijken van EvenementO op kosten van het lokaal bestuur voorzien.
Het lokaal bestuur laat een vrijwilligersovereenkomst tekenen door de toogverantwoordelijken zodat ze met de opbouw, afbraak en tijdens het evenement verzekerd zijn ook voor schade aan derden en tijdens het evenement voor lichamelijke schade.
Overdag worden er vrijwilligers voorzien als de nachtwacht voorbij is en het plein nog gesloten is.
Het lokaal bestuur Overijse kan personeelsleden afvaardigen die tijdens de Druivenfeesten controle uitoefenen over de verplichtingen zoals vermeld in artikel 3.

Verplichtingen EvenementO
Artikel 3
In ruil voor alle bovenstaande voorzieningen gaat EvenementO de volgende verbintenis aan met het lokaal bestuur Overijse:

EvenementO plaatst een overkoepelende bestelling van de dranken volgens afgesloten sponsordeals in opdracht van de bovenvermelde verenigingen.
Alle vrijwilligers achter de togen die aan het werk zijn zullen de T-shirts van de Druivenfeesten dragen. Het allemaal dragen van hetzelfde T-shirt moet ook bijdragen aan het samenhorigheidsgevoel van één groep vrijwilligers voor de Druivenfeesten.
EvenementO krijgt een neutrale zwarte polo met hierop 'verantwoordelijke Togen'.
EvenementO controleert zelf vooraf, tijdens en na het evenement de vrijwilligers die aan de togen aan de slag zijn.
Er is de voor de ganse duur van de Druivenfeesten een verantwoordelijke van EvenementO zelf aanwezig tijdens de toogshiften of een door hen vooraf aangeduide verantwoordelijke.
Vooraf wordt de drank-/prijslijst voorgelegd aan het lokaal bestuur Overijse en worden hierover onderlinge afspraken gemaakt. 1 jeton is 2,50 euro.
EvenementO stort 10.000,00 euro die voortvloeit uit de uitbating door de bovenvermelde verenigingen van de togen op de beide pleinen aan de gemeente op rekeningnummer BE72.0910.0017.3316 met vermelding van ‘standgelden druivenfeesten 2024’ en dit vóór 30 september 2024.
Indien onomstotelijk vastgesteld kan worden dat gedurende de periode 22-27 augustus 2024 minder vaten bier werden verkocht dan tijdens de gelijkaardige periode van de Druivenfeesten 2023, zal er een correctie worden toegepast op de vergoeding voor de uitbating als zodanig:
- 168 vaten stella = 10.000,00 euro standgeld;
- 158-168 vaten stella = 9.000,00 euro standgeld;
- 148-158 vaten stella = 8.500,00 euro standgeld;
- 138-148 vaten stella = 8.000,00 euro standgeld;
- 128-138 vaten stella = 7.500,00 euro standgeld;
- 118-128 vaten stella = 7.000,00 euro standgeld;
- 108-118 vaten stella = 6.500,00 euro standgeld;
- 98-108 vaten stella = 6.000,00 euro standgeld.
Bij opbrengst idem of meer dan vorig jaar blijft alles onveranderd.

Indiende de vergoeding voor de uitbating in aanmerking komt voor een correctie conform het hierboven gestelde, zal EvenementenO dit schriftelijk met bewijsstukken aanvragen bij de verantwoordelijke gemeentelijke medewerker. De verantwoordelijke gemeentelijke medewerker is bevoegd om de aanvraag met alle middelen die ter beschikking zijn te beoordelen en zal een schriftelijk het antwoord binnen 10 werkdagen mededelen.
Het lokaal bestuur krijgt als organisator van de Druivenfeesten 2024, 5.000 gratis drankjetons ter beschikking voor sponsors, eigen personeel en externe partners.
De gemeente dient daarenboven extra drankjetons te kunnen kopen bij de tooghouders aan het verlaagd tarief van 1,50 euro per jeton in de plaats 2,50 euro met een maximum van 2.500 stuks. Deze jetons zijn voor het eigen personeel, medewerkers Druivenfeesten, het college van burgemeester en schepenen en de sponsors die intekenden op het partnerdossier.
Vóór het openen van de pleinen en bij het afsluiten, dient EvenementO in te staan voor het opruimen van de pleinen: de tafels en stoelen van de pleinen en de togen moeten elke dag met water gespoeld worden. De tafels en stoelen dient EvenementO klaar te zetten zodat er de ruimte is voor een algemene opkuis van de grond door het gemeentepersoneel ‘s ochtends.
EvenementO en hun betrokken verenigingen dienen ook voldoende vrijwilligers te voorzien die instaan om zowel tijdens de openingsuren als vóór de opening de volgende dag (of na afsluiten op de laatste avond) de herbruikbare bekers op de pleinen (denk maar op de grond, op de tafels, ...) op te ruimen en in te zamelen in de boxen voorzien voor teruggave aan de leverancier.
EvenementO en hun betrokken verenigingen zorgen ervoor dat de vuile bekers verzameld worden in de daarvoor voorziene boxen voor teruggave aan de leverancier.
Het is toegestaan om in ruil voor het inzamelen van x aantal bekers, bezoekers een gratis consumptie of gadget aan te bieden.
Er dient gewerkt te worden met andere herbruikbare bekers dan deze van de scouts teneinde duidelijkheid te scheppen welke herbruikbare bekers met waarborg zijn en welke niet. Dit om te vermijden dat bezoekers van de pleinen waarborg gaan innen voor hun herbruikbare beker bij het scoutsdorp.
De kost van de verloren/beschadigde herbruikbare bekers is voor rekening van EvenementO.
De afspraken die het lokaal bestuur Overijse maakte met sponsors en partners dienen volledig nageleefd te worden.
Op dinsdagnamiddag wordt er bediening aan tafels voorzien.
Met de gemeentelijke diensten wordt er vooraf een infoavond georganiseerd waarop alle verenigingen uit Overijse worden uitgenodigd en de mogelijkheid krijgen om deel uit te maken van de tapploeg.
EvenementO garandeert een volledige transparantie wat de boekhouding betreft en verschaft aan het lokaal bestuur Overijse na afloop van het evenement een volledig overzicht van de gemaakte kosten, de winst en hoe dit bedrag verdeeld wordt onder de rechthebbende verenigingen.
EvenementO maakt de nodige afspraken met de deelnemende verenigingen zodat de bepalingen van deze overeenkomst kunnen nageleefd worden.

Duur van de overeenkomst
Artikel 4
Deze overeenkomst treedt in werking op de datum van ondertekening en zal automatisch eindigen na afloop van de Druivenfeesten op 1 september 2024, onverminderd de verplichtingen die voortvloeien uit deze overeenkomst en onverminderd de bepalingen van artikel 5.
Aan deze overeenkomst kan in onderling overleg vroegtijdig een einde worden gesteld.

Overmacht
Artikel 5
Elke gebeurtenis die plaatsvindt buiten de wil en de controle van de partijen en die de partijen redelijkerwijze niet konden voorzien ten tijde van het afsluiten van deze overeenkomst, maakt een situatie van overmacht uit. Ingeval van overmacht wordt de verplichting tot nakoming van de uit deze overeenkomst voortvloeiende verplichtingen geheel of gedeeltelijk opgeschort voor de duur van de overmacht of al dan niet beëindigd, zonder dat de partijen tot enige vergoeding zijn gehouden. Onder overmacht wordt onder andere ook begrepen; beslissingen of interventies van welke aard ook van hogere overheden, weersomstandigheden, COVID-19 pandemie, …
Indien de Druivenfeesten niet zouden kunnen doorgaan op de oorspronkelijk geplande data, zal de gemeente Overijse EvenementO onmiddellijk in kennis stellen en zal zij meedelen of de Druivenfeesten geheel of gedeeltelijk worden afgelast of opgeschort en in dit geval wordt de betaling opgeschort.

Wijzigingen
Artikel 6
Indien een bepaling van deze overeenkomst onwettig is, tast dit de geldigheid van de gehele overeenkomst niet aan.

Geschillen
Artikel 7
Partijen verbinden zich ertoe mogelijke geschillen in der minne te regelen. In geval van geschil zijn enkel de rechtbanken van het gerechtelijk arrondissement Brussel, afdeling Halle-Vilvoorde bevoegd.

Bestuurlijk toezicht
Artikel 8
Deze beslissing wordt bekend gemaakt overeenkomstig de bepalingen van het Decreet Lokaal Bestuur.