Besluit  Gemeenteraad

Besluit

Artikel 1

De gemeenteraad keurt het participatiereglement als volgt goed:

Artikel 1

Zowel de gemeente als het OCMW Overijse keuren volgend participatiereglement goed. Binnen de gemeente is de gemeenteraad hiervoor bevoegd en wordt er ook een taak weggelegd voor het college van burgemeester en schepenen. Voor wat betreft het OCMW is de raad voor maatschappelijk welzijn bevoegd en is er ook een taak weggelegd voor het vast bureau.

Daar waar er in dit reglement sprake is van de organen gemeenteraad en college van burgemeester en schepenen dient dit betreffende het OCMW gelezen te worden als raad voor maatschappelijk welzijn en vast bureau.

 

Titel 1: Toepassingsgebied

Artikel 2 – Toepassingsgebied

Dit reglement geeft, in toepassing van artikel 304 van het Decreet Lokaal Bestuur, nadere invulling aan een aantal vormen van inspraak, betrokkenheid en participatie vanwege burgers en anderen die bijdragen aan het gemeenschapsleven in Overijse ten aanzien van het beleid, de besluitvorming en de dienstverlening.

Deze regeling is welteverstaan niet beperkend bedoeld: naast de inspraakvormen die in dit reglement uitdrukkelijk worden genoemd, zal het gemeentebestuur steeds ook nog op andere manieren zijn belanghebbenden kunnen informeren, consulteren en betrekken.

Dit reglement heeft geen toepassing op gemeentelijke commissies, zoals de GECORO (gemeentelijk commissie ruimtelijke ordening).

 

Titel 2: Definities

Artikel 3 – Definities

• Adviesraad: erkend inspraakorgaan, al dan niet wettelijk of decretaal voorzien, dat door het gemeentebestuur wordt ingericht en dat mensen samenbrengt die een specifieke ervaring of kennis hebben over een beleidsdomein.
• Dorpsraad: erkend inspraakorgaan dat mensen die binnen eenzelfde gehucht wonen of actief zijn samen brengt.
• Advies: een aanbeveling met betrekking op de samenleving binnen Overijse. Dit vertrekt steeds vanuit de burgers richting het bestuur van de gemeente.
• Adviesvraag: hiermee wordt een vraag die kan leiden tot een te vormen advies bedoeld. Deze vraag kan komen vanuit het bestuur, maar ook vanuit de burgers. Het advies is dus nog niet klaar en er dient nog een denkproces aan te pas komen vooraleer een adviesvraag kan beantwoord worden met een advies.
• Drieschillenmodel: dit model bestaat uit brede samenleving, grote kern en helikoptergroep. Hierbinnen krijgt advies vorm.
• De brede samenleving: dit is de buitenste cirkel van het drieschillenmodel. Hierin zit elke burger vervat, al dan niet verenigd. Deze cirkel vormt de voedingsbodem voor elk advies dat gevormd wordt.
• De grote kern: de grote kern is de middelste cirkel, waarbinnen advies gevormd wordt. Binnen deze cirkel worden waar nodig adviesgroepen samengesteld die op een adviesvraag een advies proberen te formuleren. Naast deze verschillende adviesgroepen met een ad hoc karakter, zitten ook de thematische adviesraden en de dorpsraden.
• Helikoptergroep: de helikoptergroep vormt de binnenste cirkel en heeft als taak om de werking binnen de grote kern procesmatig op te volgen.
• KLAP: dit is een open participatiemoment waarop elke burger mee kan komen nadenken over Overijse. KLAP staat voor Keuvelen, Leren, Adviseren en Participeren.
• Burger: Overijsenaren en anderen die bijdragen aan het gemeenschapsleven in Overijse.

 

Titel 3: Participatie aan het bestuur

Artikel 4 – Doel

De gemeente heeft als doel om haar beleid, waar mogelijk in participatie met de burger, vorm te geven. Hiervoor is advies aan het bestuur cruciaal. Om dit te bekomen, werkt de gemeente Overijse met een open en flexibel participatiemodel dat zoveel mogelijk burgers probeert te betrekken en integraal uitgewerkte adviezen moet voortbrengen.

Artikel 5 - Wat wordt bedoeld met een advies?

Een advies voldoet aan volgende criteria:

• een adviesvraag dient het individueel belang te overstijgen. Dit betekent dat kwesties van privébelang en persoonsgebonden kwesties niet in aanmerking komen;
• een melding en/of klacht is geen advies(voorstel). Achterliggend aan die melding of klacht kan mogelijks wel een advies schuilen. Indien dit het geval is, kan hier eventueel op verder gewerkt worden;
• een adviesvraag moet passen binnen de bevoegdheid van de gemeente/OCMW;
• een adviesvraag mag niet discriminerend, racistisch of xenofoob zijn;
• de taalwetgeving dient gerespecteerd te worden.

Artikel 6 - Adviesvormen

We onderscheiden twee vormen van advies:

• advies op vraag van het bestuur: hierbij gaat het over een vraag tot advies die vanuit het bestuur vertrekt naar de burgers toe;
• proactief advies: dit is advies dat vanuit de burgers naar het bestuur gaat, maar niet op vraag van het bestuur.

 Beide soorten zijn erg waardevol en kunnen elkaar aanvullen. Daarom behandelt het participatiemodel binnen Overijse beide soorten.

Artikel 7 - Algemene principes

Om participatie binnen Overijse zo waardevol mogelijk te laten zijn, gaan we uit van volgende principes:

• elke burger die wil participeren, moet dit kunnen doen. Participeren moet zo laagdrempelig mogelijk zijn;
• ad hoc en korte engagementen van burgers moeten mogelijk zijn;
• burgers worden transparant en breed betrokken;
• het proces om tot een waardevol advies te komen is steeds maatwerk. Elk advies dat gevormd wordt, krijgt een ‘op maat uitgetekend’ traject dat in functie van de voorliggende vraag op de juiste manier de juiste actoren betrekt;
• participatie is mogelijk voor zowel advies op vraag van bestuur als voor proactief advies.

Artikel 8 - Participatiemodel: het drieschillenmodel

Deze algemene principes werden vertaald in de werking van het drieschillenmodel. Dit model bestaat uit drie schillen waarbinnen participatie vormt krijgt:

• de buitenste schil, de brede samenleving: deze schil bestaat uit alle Overijsenaren (al dan niet verenigd), alle mensen die willen/kunnen bijdragen aan het beleid in Overijse. Deze schil vormt de basis en voedingsbodem van elk advies;
• de middelste schil, de grote kern: deze schil bestaat uit dorps- en adviesraden en daarnaast verschillende ad hoc adviesgroepen die zich over één bepaalde adviesvraag buigen en het klaar maken om aan het bestuur te bezorgen;
• de binnenste schil, de helikoptergroep: deze schil bestaat uit een kleine groep burgers, aangevuld door enkele medewerkers van de administratie die het hele gebeuren met betrekking tot participatie en advies binnen de twee voorgaande schillen louter procesmatig opvolgen.

De drie schillen werken samen en zorgen ervoor dat adviezen vanuit de brede samenleving verder vorm krijgen en goed onderbouwd richting het bestuur kunnen vertrekken.

Artikel 9 – Verloop van een advies

Elk advies of idee voor een advies dient tot bij de helikoptergroep te geraken. Dit kan op tal van manieren:

• een burger kan een idee lanceren via de sociale mediakanalen van de gemeente;
• een burger kan een formulier invullen op de gemeentelijke website;
• een dorps- of adviesraad kan een vraag opvangen;
• een burger kan zelf een idee formuleren en doorgeven aan de helikoptergroep;
• op een bijeenkomst zoals KLAP kan een idee naar boven komen;
• het bestuur vraagt om een advies;
•  …

Het is de helikoptergroep die het verdere verloop in gang zet.

Afhankelijk van welk soort advies (zie artikel 6), verloopt de adviesvorming op een andere manier:

• Proactief advies, kant-en-klaar: indien een ingediend advies al volledig klaar en uitgewerkt is en de indiener geen uitgebreid(er) traject wenst aan te gaan, bezorgt de helikoptergroep dit aan het college van burgemeester en schepenen en maakt dit kenbaar op de gemeentelijke website.
• Proactief advies dat nog verder vorm dient te krijgen: In een eerste fase zal de helikoptergroep in samenspraak met de indiener de vraag uitpuren en plaatsen binnen een bredere context. Eens de vraag duidelijk is, neemt de helikoptergroep deze op in het overzicht van nieuwe en lopende adviestrajecten dat minstens maandelijks aan het college van burgemeester en schepenen wordt voorgelegd. Hierbij doet de helikoptergroep ook een voorstel voor het te doorlopen traject, te betrekken partners en eventueel vrij te maken budget. Het college van burgemeester en schepenen valideert participatieve aanpak van adviesvragen die passen binnen het meerjarenplan en bevestigt, indien akkoord, de aanbevelingen van de helikoptergroep met betrekking tot trajecten in de grote kern. Eventueel bepaalt zij ook verdere randvoorwaarden voor het traject (timing, budget, ...). Eens het college van burgemeester en schepenen haar akkoord heeft gegeven, ondersteunt de helikoptergroep de opstart van een adviesgroep binnen de grote kern.
• Advies op vraag van het bestuur: het bestuur formuleert een adviesvraag richting de helikoptergroep. De helikoptergroep doet voor deze vraag een voorstel voor het te doorlopen traject, te betrekken partners en eventueel vrij te maken budget. Dit voorstel wordt gevalideerd door het college van burgemeester en schepenen. Eens goedgekeurd, kan de helikoptergroep starten met het ondersteunen van de opstart van een adviesgroep binnen de grote kern.

Na ontvangst van een advies neemt het college van burgemeester en schepenen binnen de vier weken een standpunt hierover in. Een kennisneming is niet gelijk aan een standpunt. Indien nodig kan het college van burgemeester en schepenen nog éénmalig bijkomende verduidelijking of een aanvulling op het advies vragen om vervolgens een standpunt in te nemen. De helikoptergroep zorgt ervoor dat de nodige terugkoppeling naar de indiener gebeurt en publiceert het resultaat op de gemeentelijke website.

Het verloop is schematisch opgevat zoals hierna weergegeven.

 

 

 

Titel 4: Helikoptergroep

Artikel 10 – Samenstelling

De helikoptergroep bestaat uit een mix van administratie en burgers met complementaire profielen. Hierin is steeds de dienst publiekswerking van de gemeente vertegenwoordigd.

Leden van de helikoptergroep voldoen aan volgend profiel: zij hebben een groot en divers netwerk en hebben expertise of affiniteit met proces(-begeleiding) van een participatietraject.

Deze groep bestaat uit maximum tien leden, waarvan de helft – 1 personen zijn met een functie binnen de administratie.

Ook de mandataris bevoegd voor participatie kan hierbij aansluiten. De voorzitters van de dorps- en adviesraden kunnen hier vrijblijvend op aansluiten om te verkennen of ze zich in de toekomst willen engageren als lid van de helikoptergroep.

Een engagement binnen deze helikoptergroep duurt minstens 1 jaar en maximum 6 jaar. Kandidaten kunnen zich melden via de gemeentelijke website. Er zal steeds een gesprek plaatsvinden tussen de deskundige publiekswerking en de kandidaat om te kijken of en hoe de kandidaat een aanvulling kan zijn binnen de helikoptergroep. Hierbij is steeds een afdelingshoofd van de gemeentelijke administratie aanwezig.

De samenstelling van deze groep wordt jaarlijks ter kennisgeving voorgelegd en goedgekeurd door het college van burgemeester en schepenen.

Artikel 11 – Taak

De helikoptergroep neemt binnen het drieschillenmodel een helikopterrol op voor de gemeente en het OCMW. Dit wil zeggen, ze:

• ontvangt binnengekomen adviesvragen;
• volgt lopende adviestrajecten op;
• bewaakt mee de transparantie en communicatie naar burger m.b.t. participatie;
• behoudt de connectie met het bestuur (dit d.m.v. het agenderen van een participatieoverzicht aan het college van burgemeester en schepenen);
• helpt het gemeentelijk aanspreekpunt met het opstarten van adviesgroepen in de grote kern;
• doet aan procesondersteuning bij adviesgroepen waar nodig.

Daarnaast is de helikoptergroep verantwoordelijk voor de organisatie van KLAP.

Artikel 12 – Werking

De helikoptergroep overlegt minstens maandelijks. Indien nodig frequenter, dit opdat nieuw binnengekomen adviesvragen vlot kunnen worden opgepikt en het overleg met het bestuur actueel blijft.

Artikel 13 – Transparantie

De helikoptergroep communiceert over haar werking op de website van de gemeente en van het OCMW. Ook worden twee aanspreekpunten (een burger en medewerker van de dienst publiekswerking van de gemeente) hierop kenbaar gemaakt.

 

Titel 5: Ad hoc adviesgroep

Artikel 14 – Taken

Een adviesgroep heeft als taak om zich over een adviesvraag (proactief én op vraag) te buigen en een waardevol, integraal advies te formuleren richting het bestuur. Hiervoor gebruikt zij haar eigen expertise/kennis. Indien nodig kan een adviesgroep externe expertise inroepen of extra initiatieven nemen om dit advies verder vorm te doen krijgen. (bv. een experiment, een bevraging, …).

Artikel 15 – Samenstelling en opstart

Een adviesgroep is een groep burgers die (ad hoc) werd samengesteld. Dit in functie van de voorliggende adviesvraag die werd goedgekeurd door het college van burgemeester en schepenen. De helikoptergroep doet suggesties over de samenstelling van deze groep met betrekking tot nodige profielen en/of expertises. De grootte van deze groep kan variëren in functie van interesse, noodzakelijkheid, het te doorlopen traject, ….

De adviesgroep mag volgens artikel 304, §3 Decreet Lokaal Bestuur maximum bestaan uit 2/3^e van de leden van eenzelfde geslacht.

Personeelsleden van de gemeentelijke administratie en de administratie van het OCMW, mandatarissen of leden van het comité maken geen deel uit van een adviesgroep.

Een adviesgroep start steeds op met een ontwerpworkshop. Deze wordt ondersteund door de helikoptergroep. De workshop heeft als doel om een traject te bepalen om tot een waardevol advies te komen en nog ontbrekende betrokkenen te definiëren.

Artikel 16 – Werking

De werking van de adviesgroep wordt door de leden van de adviesgroep zelf en in functie van het te doorlopen traject bepaald.

De adviesgroep voorziet minimaal volgende functies:

• een aanspreekpunt voor het college van burgemeester en schepenen, de helikoptergroep en andere burgers
• haar advies in de vorm van een ingevuld sjabloon (online beschikbaar) voor het aanleveren van advies.

Artikel 17 - Budget

Een adviesgroep kan een werkingsbudget aanvragen bij de helikoptergroep. Het college van burgemeester en schepenen kan dit toekennen aan de adviesgroep.

Artikel 18 – Rol van de administratie

De administratie voorziet een gemeentelijk aanspreekpunt dat zorgt voor de nodige inhoudelijke expertise. Andere vormen van ondersteuning op afroep kunnen worden bekeken. Bij de uiteindelijke adviesvorming heeft de administratie geen stem.

Artikel 19 – Rol van de mandatarissen

Per traject bekijkt de adviesgroep waar de aanwezigheid van (een) mandataris(sen) een meerwaarde kan zijn. Dit in functie van het kaderen van reeds gekozen beleid en het opvangen van signalen of het capteren van de gevoerde discussie. Het kan op geen enkele manier de bedoeling zijn dat mandatarissen mee de discussie binnen de adviesgroep inhoudelijk sturen noch de bijeenkomst bijwonen op het moment dat het advies effectief gevormd wordt.

Artikel 20 – Rol van de externen

Externen zijn personen die noch burger zijn, noch behoren tot de administratie van de gemeente. Zij kunnen indien nodig ook betrokken worden binnen een adviesgroep. Dit om verschillende redenen.

Tijdens de ontwerpworkshop bij de start van een adviesgroep wordt deze nood bekeken en indien nodig worden hier verdere specificaties afgesproken (vb. welke expertise is vereist, wanneer in het traject worden zij betrokken, welke rol hebben zij, …). Bij de uiteindelijke adviesvorming hebben deze externen geen stem.

Artikel 21 – Opvolging door de helikoptergroep

De helikoptergroep volgt de adviesgroep procesmatig op. Indien nodig neemt zij een ondersteunende rol op in de begeleiding van de ontwerpworkshop bij de start van een adviesgroep of bekijkt zij samen met de adviesgroep of een bijsturing van het uitgetekende traject nodig is of externe expertise betrokken moet worden.

Artikel 22 – Ontbinding

Eens een adviesgroep het voorziene traject heeft doorlopen en het advies finaal vorm heeft gekregen, neemt het college van burgemeester en schepenen hiervan kennis. Vervolgens neemt het college van burgemeester en schepenen een standpunt in en koppelt dit terug naar de adviesgroep. Waarna de adviesgroep zich ontbindt.

Een adviesgroep kan zichzelf ten alle tijden ontbinden.

 

Titel 6: KLAP

Artikel 23 - KLAP

Om zoveel mogelijk burgers te betrekken, organiseert de gemeente minstens één keer per jaar KLAP. Dit is een open participatiemoment waarop elke burger mee kan komen nadenken over Overijse.

KLAP heeft volgende doelstellingen:

• elke burger de kans geven om te participeren;
• netwerken en talentendatabank uitbouwen;
• informeren en inspireren.

De uitwerking van dit moment (dit kan iedere keer anders worden ingevuld) wordt opgenomen door de helikoptergroep en wordt opgevolgd door het college van burgemeester en schepenen.

De uitkomst van dit participatiemoment zal door middel van een verslag worden kennisgegeven aan college van burgemeester en schepenen en dient als input om verder beleid te voeren.

 

Titel 7: Talentendatabank

Artikel 24 – Talentendatabank

Burgers kunnen hun engagement of interesse kenbaar maken aan het bestuur door zich te registreren in de talentendatabank. Deze databank zal ook als basis dienen om burgers actief te betrekken binnen een adviesgroep. Burgers die bepaalde talenten/interesses aanduiden in de talentendatabank zullen door de helikoptergroep worden gecontacteerd bij de start van een nieuwe adviesgroep, gelinkt aan hun opgegeven interesses/talenten. De burgers kunnen dan reageren op de oproep.

Alle persoonsgebonden gegevens die in deze databank worden opgenomen, worden verwerkt volgens de privacyverklaring die kan terug gevonden worden op website.

Artikel 25 – Aanleveren advies

Elk advies dat aangeleverd wordt aan het bestuur, dient te gebeuren door het invullen van een (online) sjabloon. Dit sjabloon wordt dan door de helikoptergroep overgemaakt aan het college van burgemeester en schepenen.

 

Titel 8: Dorps- en adviesraden

Artikel 26 – Dorps- en adviesraden

Gemeente Overijse verbindt zich er toe tot het organiseren van de wettelijke verplichte adviesorganen. Daarnaast zijn ook andere thematische/lokaal georganiseerde raden steeds mogelijk.  

Artikel 27 – Erkenning en ontbinding

De erkenning van een dorps- of adviesraad gebeurt door gemeenteraad én raad voor maatschappelijk welzijn. Per thema kan er maar één erkende raad zijn. Het besluit hierover wordt genomen door de gemeenteraad en raad voor maatschappelijk welzijn, na aanlevering van een advies door de helikoptergroep.

Tegenover de erkenning van een raad staat dat er verwacht wordt dat zij actief bijdragen aan participatietrajecten in de grote kern, waarbij het lokaal bestuur expliciet vraagt om aan deel te nemen.

Een erkenning door de gemeenteraad en de raad voor maatschappelijk welzijn duurt tot uiterlijk het jaar na de huidig lopende legislatuur. Indien de erkenning niet hernieuwd wordt voor het einde van deze termijn valt de erkenning weg.

De dorps- of adviesraad legt jaarlijks door middel van verslag ter kennisgeving de (wijziging in) samenstelling van de kerngroep (op naam) voor aan het college van burgemeester en schepenen en het vast bureau.

Artikel 28 – Interne organisatie

Elke structurele, thematisch georganiseerde gemeentelijke raad bepaalt zelf haar interne werking en voldoet minimaal aan de basisstatuten, goedgekeurd door de gemeenteraad.

Deze basisstatuten zijn de minimale statuten voor de erkende dorps- en adviesraden. Toevoegingen hierop zijn mogelijk, geen aanpassingen of schrappingen.

Het is niet de bedoeling dat de eventueel aangevulde statuten de flexibele werking in de weg staat én kansen tot participatie beknot.

Elke toevoeging aan de statuten of huishoudelijk reglement dienen ter kennisgeving aan het college van burgemeester en schepenen worden voorgelegd.

Artikel 29 – Taken

De dorps- en adviesraden kunnen een actieve rol opnemen binnen de brede samenleving en de grote kern. De specifieke taken van een dorps- of adviesraad worden vermeld in de basisstatuten.

Artikel 30 – Rol binnen het drieschillenmodel

Wanneer een adviesgroep binnen de grote kern gevormd wordt, zijn de dorps- of adviesraden mogelijk te betrekken partners, dit in functie van de voorliggende adviesvraag. Dit betekent dat leden van de raad zich binnen deze adviesgroep kunnen engageren of dat de raad mee op zoek kan gaan naar geschikte personen uit hun achterban om mee in de adviesvorming te betrekken.

Indien een adviesvraag zich beperkt tot het thema van een advies- of dorpsraad en geen andere partners betrokken dienen te worden, zal de adviesvraag alleen door die raad behandeld worden.

 

Titel 9: Digitale participatie

Artikel 31 – Digitale participatie

De gemeente beschikt over een digitaal participatieplatform. Dit kan gebruikt worden wanneer dit een meerwaarde is, aanvullend op andere participatievormen.

Voorwaarden om deel te nemen aan digitale participatie en de promotie hiervan worden steeds bepaald in functie van de voorliggende adviesvraag (en het bepaalde traject).

 

Titel 10: Overgangsmaatregelen

Artikel 32 – Statuten dorps- en adviesraden

Erkende dorps- en adviesraden moeten vanaf 1 januari 2023 werken volgens deze basisstatuten. In tussentijd blijven de huidige statuten gelden. Elke raad dient deze nieuwe statuten ter kennisgeving voor te leggen aan het college van burgemeester en schepenen. Indien de dorps- of adviesraad gebruik maakt van een huishoudelijk reglement wordt dit eveneens ter kennisgeving voorgelegd aan het college van burgemeester en schepenen.

Artikel 2

De gemeenteraad keurt goed dat het participatiereglement in voege treedt vanaf 1 april 2022.

Artikel 3

De gemeenteraad keurt goed om tegen eind 2023 het nieuwe participatiemodel te evalueren.

Artikel 4

Deze beslissing is onderhevig aan de bekendmakings- en meldingsplicht van de artikelen 286 ev. en 330 van het Decreet Lokaal Bestuur.