De raad voor maatschappelijk welzijn vergadert ingevolge een regelmatige bijeenroeping door de voorzitter volgens de regels van het Decreet Lokaal Bestuur.
De voorzitter raad voor maatschappelijk welzijn opent de zitting om 20 uur.
De voorzitter opent de zitting op 23/04/2024 om 08:22.
De beslissingen van de vergadering van de raad voor maatschappelijk welzijn van 19 maart 2024 werden genotuleerd.
De notulen van de vergadering van de raad voor maatschappelijk welzijn van 19 maart 2024 omvatten de beslissingen van de raad voor maatschappelijk welzijn van 19 maart 2024 en moeten ter goedkeuring worden voorgelegd op de eerstvolgende vergadering van de raad voor maatschappelijk welzijn, zijnde de vergadering van 23 april 2024.
Geen.
Enig artikel
De raad voor maatschappelijk welzijn keurt de notulen van de vergadering van de raad voor maatschappelijk welzijn van 19 maart 2024 met eenparigheid van stemmen goed.
De steeds verdere digitalisering van de overheid zorgt voor nieuwe uitdagingen met betrekking tot de (lange termijn) bewaring van digitale informatie. Om deze uitdaging aan te pakken heeft de Vlaamse Regering op 6 juli 2018 aan Het Facilitair Bedrijf de goedkeuring gegeven om hiervoor een gemeenschappelijke dienstverlening op te starten, namelijk Digitaal Archief Vlaanderen (DAV).
Digitaal Archief Vlaanderen bestaat uit 2 onderdelen: het Serieregister en het E-depot.
Het Serieregister is het centrale register waarin Vlaamse overheidsinstanties de categorieën van bestuursdocumenten (series), waarvoor ze de bestuurlijke verantwoordelijkheid dragen, en de selectieregels overeenkomstig artikel III.82, §2 van het Bestuursdecreet van 7 december 2018 moeten publiceren. Het Serieregister maakt het mogelijk om series op een efficiënte manier aan te maken en in te dienen ter goedkeuring bij de bevoegde selectiecommissie, zoals bedoeld in artikel III.88, §1 van het Bestuursdecreet van 7 december 2018. Het gebruik van het Serieregister is gratis.
Het E-depot is een digitale archiefoplossing bestemd voor het beheren, bewaren en ontsluiten van digitale overheidsinformatie, op zowel korte als lange termijn. Opgeladen digitale objecten worden gekoppeld aan het overeenkomstige type bestuursdocument in het Serieregister. Aan het gebruik van het E-depot is een kost verbonden.
Deze dienstverlening is onder meer opengesteld voor alle lokale besturen.
In september 2021 ondertekende ons bestuur de 'toetredingsovereenkomst dienstverlening Digitaal Archief Vlaanderen' naar aanleiding van de aansluiting op het Serieregister (ook wel 'Hoofdovereenkomst' genoemd). Aan deze ondertekening is toen geen beslissing van de gemeenteraad/OCMW-raad voorafgegaan.
Het is aangewezen om een kwaliteitsvolle oplossing te zoeken voor onze digitale archivering, waarbij veiligheid, betrouwbaarheid, authenticiteit en duurzaamheid centraal staan. Het E-depot voldoet aan deze criteria. Alle expertise inzake digitale archivering wordt centraal gebundeld en ter beschikking gesteld aan de klanten. Deze krijgen dus toegang tot de expertise die al aanwezig is en alle toekomstige expertise die ontwikkeld zal worden. Bovendien zitten de beheersregels voor onze digitale informatie vervat in het Serieregister, dat op haar beurt gekoppeld kan worden met het E-depot. Het is wenselijk om in het kader van de toetredingsovereenkomst tot DAV in te tekenen op de dienstverlening E-depot met als doel op een geïntegreerde manier onze digitale informatie te beheren en archiveren. De delen 1, 2, 3 en 6 van deze Hoofdovereenkomst zijn hierop van toepassing (inclusief de relevante bijlagen).
Het Facilitair Bedrijf van de Vlaamse overheid draagt de investeringskosten van het project en treedt op als aankoopcentrale. De kostprijs die de klant betaalt, is enkel voor de exploitatie en de opslag. De archiveringstoepassingen die worden ontwikkeld en onderhouden op Vlaams niveau, zijn breed toepasbaar voor verschillende overheidsinstanties. Op die manier kunnen de kosten worden gedrukt. In het abonnement is 5 TB aan opslagvolume inbegrepen. Wanneer meer opslagvolume wordt verbruikt, zal er een opslagkost aangerekend worden. Dit is een variabele prijs die afhankelijk is van: de reële marktprijzen; de schommelingen in de dollar/euro wisselkoers en de opslagconfiguratie.
De toetredingsovereenkomst bevat de algemene voorwaarden om de samenwerking met Digitaal Archief Vlaanderen formeel te maken en wordt in zijn geheel hernomen.
Aangezien er in 2021 in de aanloop naar de ondertekening van de toetredingsovereenkomst geen beslissing van de gemeenteraad/OCMW raad werd genomen, dient de toetreding geregulariseerd te worden.
Enig artikel
De OCMW-raad keurt de toetreding van het OCMW Overijse tot Digitaal Archief Vlaanderen (DAV) en intekening op de E-depot archiefoplossing goed.
De voortgangsrapportering bevat overeenkomstig artikel 29 van het besluit van de Vlaamse Regering minstens volgende elementen:
Het overzicht van de geraamde en de gerealiseerde ontvangsten en uitgaven voor het lopende jaar bevat overeenkomstig artikel 5 van het ministerieel besluit minstens volgende elementen:
1. een overzicht van de ontvangsten en uitgaven, opgesteld conform schema J1;
2. een overzicht van de ontvangsten en uitgaven naar economische aard, opgesteld conform schema T2.
Naast de weergave van de financiële gevolgen van het gevoerde beleid heeft deze rapportering tevens een evaluatiefunctie met betrekking tot de inhoud van het gevoerde beleid.
Het komt aan de raad voor maatschappelijk welzijn toe kennis te nemen van de voortgangsrapportering.
Geen.
Enig artikel
De raad voor maatschappelijk welzijn neemt kennis van het voortgangsrapport over het 2e semester van 2023 met betrekking tot het meerjarenplan 2020-2025 voor gemeente en OCMW zoals bepaald in artikel 263 van het Decreet Lokaal Bestuur.
Elk jaar, vóór 30 juni, wordt de jaarrekening van het voorgaande boekjaar vastgesteld. De jaarrekening geeft het beleid weer dat gedurende het boekjaar werd gevoerd en evalueert de beleidsdoelstellingen en de mate waarin ze zijn bereikt. Daarnaast geeft de jaarrekening een zicht op de financiële gevolgen van het gevoerde beleid.
De jaarrekening heeft een drievoudige functie:
De jaarrekening is grotendeels identiek opgebouwd als de beleidsrapporten van het meerjarenplan en de aanpassingen ervan.
Het budgettair resultaat van het boekjaar 2023 bedraagt 3.348.116 euro. Dit budgettair resultaat is veel positiever dan het meerjarenplan (-7.457.964 euro) om volgende redenen:
Het beschikbaar budgettair resultaat 2023 (= inclusief resultaten vorige boekjaren) bedraagt 20.213.956 euro.
De jaarrekening 2023 sluit af met een positieve autofinancieringsmarge van 10.920.495 euro.
De algemene boekhouding 2023 eindigt met een balanstotaal van 215.183.887 euro en een overschot van het boekjaar van 3.807.972 euro.
Het komt aan de raad voor maatschappelijk welzijn toe om het deel van het OCMW in de jaarrekening vast te stellen.
Geen.
Artikel 1
De raad voor maatschappelijk welzijn stelt het deel van het OCMW in bijgevoegde jaarrekening 2023 van het lokaal bestuur Overijse vast.
Artikel 2
Onderhavig besluit is onderworpen aan het algemeen bestuurlijk toezicht.
Vervolgens verklaart de voorzitter raad voor maatschappelijk welzijn de vergadering voor gesloten.
Namens Raad voor maatschappelijk welzijn,
Dieter Vanderhaeghe
algemeen directeur
Joke Lenseclaes
voorzitter raad voor maatschappelijk welzijn