De gemeenteraad vergadert ingevolge een regelmatige bijeenroeping door de voorzitter volgens de regels van het Decreet Lokaal Bestuur.
De voorzitter opent de zitting aansluitend op de zitting van de raad voor maatschappelijk welzijn.
De beslissingen van de vergadering van de gemeenteraad van 30 november 2021 werden genotuleerd.
De notulen van de vergadering van de gemeenteraad van 30 november 2021 omvatten de beslissingen van de gemeenteraad van 30 november 2021 en moeten ter goedkeuring worden voorgelegd op de eerstvolgende gewone vergadering van de gemeenteraad, zijnde de vergadering van 21 december 2021.
Geen.
Enig artikel
De gemeenteraad keurt de notulen van de vergadering van de gemeenteraad van 30 november 2021 met 26 stemmen voor (Joke Lenseclaes, Inge Lenseclaes, Leo Van den Wijngaert, Sven Willekens, Jan De Broyer, Peter Lombaert, Dirk Devroey, Myriam Vanderlinden, Patricia Meerts, Danny De Kock, Leen Gillis, Emmanuel Morel de Westgaver, Stefan Vanderlinden, Yves de Marnix de Sainte Aldegonde (Graaf), Lieven Bennekens, Jeroen Van San, Pierre-Emmanuel Dumont de Chassart, Martine Haegeman, Geoffroy d'Aspremont Lynden (Graaf), Dirk Dewaet, Ingrid Degand, Joris Kelchtermans, Brigitte Braeckelaere, Alan Pauwels, Roger Sombrijn, Jan Van Brabant), 1 onthouding (Marcia De Wachter) goed.
Sinds 18 maart 2020 is de federale fase afgekondigd en gelden federale maatregelen om de verspreiding van het Coronavirus in te dijken.
Op lokaal niveau zijn er verschillende acties uitgewerkt in de lijn van de opgelegde maatregelen.
Het is wenselijk dat de gemeenteraad kennis neemt van de lokale acties in het kader van het coronavirus COVID-19.
Geen.
Enig artikel
De gemeenteraad neemt kennis van de lokale acties in het kader van de federale maatregelen om de verspreiding van het Coronavirus COVID-19 te beperken, als bijlage gevoegd bij dit agendapunt.
Bijkomend aan de decretale verplichting om het beleid van dienstverlenende en opdrachthoudende verenigingen toe te lichten, heeft het bestuur besloten om ook te rapporteren over de werking in de intergemeentelijke samenwerkingsverbanden. Dit met als doel om de transparantie binnen het bestuur te verhogen.
De gemeenteraad dient kennis te nemen van de verstrekte toelichting bij het beleid van de intergemeentelijk samenwerkingsverbanden.
Geen.
Enig artikel
De gemeenteraad neemt kennis van de toelichting van schepen Leo Van den Wijngaert, vertegenwoordiger in de Raad van Bestuur van 3Wplus Werk vzw.
Elektronische identiteitskaarten, elektronische verblijfskaarten en -verblijfsvergunningen, kids-IDs, reispaspoorten en reisdocumenten en rijbewijzen worden door burgers van Overijse aangevraagd bij het lokaal bestuur. De aanmaak van deze kaarten is georganiseerd door de hogere federale overheden en wordt aangeleverd door firma's aangesteld door de hogere federale overheden.
Op 29 oktober 2021 ontving de dienst Burgerzaken via e-mail de omzendbrief voor de aanpassing van de tarieven die door de FOD Binnenlandse Zaken aan de gemeenten zal worden aangerekend voor de uitreiking van elektronische identiteitskaarten en -documenten vanaf 1 januari 2022. De nieuwe tarieven worden berekend op basis van de gezondheidsindex volgens de formule: (basistarief x nieuwe index) / basisindex.
Sinds 1 augustus 2018 is de bevoegdheid voor het wijzigen van de voornaam van de FOD Justitie naar de gemeente overgeheveld. Dit betekent dat het Lokaal Bestuur de bevoegdheid heeft om een gemeentebelasting te heffen wanneer iemand een voornaamswijziging aanvraagt. Dit uiteraard rekening houdend met de voorwaarden voor vermindering of vrijstelling zoals gestipuleerd in het burgerlijk wetboek.
De dienst Burgerzaken wenst, volgens de meerjarenplanning, ook mee verder in te zetten op digitalisering. De aanvraag van attesten, uittreksels en afschriften gebeurt nog steeds per e-mail of fysiek aan het loket. Met een digitaal loket zullen burgers hun attesten, zoals een attest van woonst, gezinssamenstelling, uittreksel uit het strafregister, maar ook uittreksels en afschriften van hun geboorteakte of huwelijksakte op een beveiligde en digitale manier kunnen aanvragen en verkrijgen. Ook adreswijzigingen zullen digitaal kunnen worden doorgegeven aan de dienst Burgerzaken.
Momenteel zijn uittreksels zoals uittreksels uit het strafregister en attesten/uittreksels uit het bevolkingsregister en uit de registers van de burgerlijke stand nog betalend. Door de uittreksels, afschriften en attesten gratis aan de burger aan te bieden, kan de burger 24/7 de nodige attesten, afschriften en uittreksels aanvragen en onmiddellijk bekomen, zonder tussenkomst van een medewerker van de dienst Burgerzaken. Dit is een verbetering van de dienstverlening naar de burger toe. Indien de attesten en uittreksels/afschriften betalend zouden blijven, dient er een betaalmodule te worden gekoppeld aan de aanvraag en vertraagt dit het proces voor aanvraag/aflevering van attesten, uittreksels en afschriften.
Uiteraard blijven de aanvragen van de uittreksels uit het strafregister en attest, uittreksel of afschrift uit het bevolkingsregister en de registers van de burgerlijke stand mogelijk via e-mail of aan het loket om alle burgers de mogelijkheid te geven om de nodige documenten te kunnen verkrijgen, dus voor burgers die niet zo digitaal vaardig zijn. Het digitaal loket is een uitbreiding van de mogelijkheden voor het aanvragen/verkrijgen van attesten, uittreksels en afschriften.
Voor het aanmaken van elektronische identiteitskaarten, elektronische verblijfskaarten en -verblijfsvergunningen, kids-IDs, reispaspoorten en reisdocumenten en rijbewijzen rekenen de hogere federale overheden aanmaakkosten aan aan het lokaal bestuur. Deze aanmaakkosten zijn afhankelijk van de Federale Overheid en al dan niet jaarlijks onderhevig aan indexeringen. Het is aangewezen dat deze aanmaakkosten worden doorgerekend aan de burger. Het lokaal bestuur heeft ook de bevoegdheid om gemeentebelastingen te heffen op het afleveren van administratieve stukken.
Het is aangewezen dat de kosten die de FOD Binnenlandse Zaken aanrekent aan de gemeente voor de uitreiking van administratieve stukken worden doorgerekend aan de burger.
Tevens is het wenselijk dat de gemeente gebruik maakt van de mogelijkheid om gemeentebelastingen te heffen op administratieve stukken.
De tarieven van de FOD worden verhoogd op basis van de schommelingen van de gezondheidsindex. Het gewijzigde ministerieel besluit van 15 maart 2013 bepaalt dat vanaf 1 januari 2022 de bedragen automatisch worden herzien volgens volgende formule:
nieuw tarief = (basistarief x nieuwe index)/basisindex.
De tarieven voor de gemeentebelasting werden op de gemeenteraad van 23 februari 2021 goedgekeurd naar afgeronde bedragen om deze makkelijker te kunnen hanteren aan de loketten en te voorkomen dat, elk jaar opnieuw, de tarieven voor de burger moeten worden verhoogd omwille van de indexering van de tarieven bij de FOD. Op die manier kunnen jaarlijkse aanpassingen voor de burger worden vermeden zolang de FOD Binnenlandse Zaken haar tarieven, bovenop de jaarlijkse indexering, niet dusdanig verhoogt boven de tarieven die de gemeente aanrekent aan de burger.
De tarieven voor de identiteitskaarten, kids-ID en verblijfsdocumenten worden door de FOD Binnenlandse Zaken geïndexeerd maar deze verhoging heeft geen invloed op de tarieven die aan de burger worden aangerekend. Deze blijven ongewijzigd voor 2022.
Sinds 1 augustus 2018 is de bevoegdheid voor het wijzigen van de voornaam van de FOD Justitie naar de gemeente overgeheveld. Dit betekent dat het lokaal bestuur de bevoegdheid heeft om gemeentebelasting te heffen wanneer iemand een voornaamswijziging aanvraagt. Dit uiteraard rekening houdend met de voorwaarden voor vermindering of vrijstelling zoals gestipuleerd in het burgerlijk wetboek.
Ook voor attesten en uittreksels heeft het lokaal bestuur de bevoegdheid om gemeentebelastingen te heffen op het afleveren van attesten en uittreksels. Het afschaffen van de betaling van een uittreksel uit het strafregister of een attest, uittreksel of afschrift uit het bevolkingsregister en de registers van de burgerlijke stand, maakt het mogelijk voor de burger om 24/7 ook deze attesten aan te vragen via het digitale loket. Wat een verbetering is van de dienstverlening naar de burger toe.
De opbrengsten van deze belasting worden begroot onder:
- beleidsdomein: Algemene financiering (AF)
- beleidsveld: Fiscale aangelegenheden
- algemene rekening (ARK): 7315000 - Afgifte identiteitsbewijzen/paspoorten/trouwboekjes/uittreksels
Artikel 1
De beslissing van de gemeenteraad van 29 juni 2021 houdende vaststelling belastingreglement op het afleveren van administratieve stukken wordt opgeheven.
Artikel 2
De beslissing van de gemeenteraad moet bekendgemaakt en gepubliceerd worden volgens artikel 285 van het Decreet Lokaal Bestuur.
Artikel 3
De gemeenteraad keurt het belastingreglement op het afleveren van administratieve stukken voor 2020-2025 als volgt goed:
Belastbaar feit
Artikel 1
Vijf dagen na de bekendmaking van deze beslissing conform artikel 286 van het Decreet Lokaal Bestuur en voor een termijn eindigend op 31 december 2025 wordt een gemeentebelasting gevestigd op het afleveren van administratieve stukken.
Belastingplichtige
Artikel 2
De belasting is verschuldigd door de aanvrager.
Tarief
Artikel 3
De bedragen van de belasting worden als volgt bepaald:
| Identiteitsdocumenten |
Tarief verrekend aan burger (Tarief FOD + gemeentebelasting) |
Tarief FOD (incl. indexering) |
| Elektronische identiteitskaarten voor Belgen - normale procedure |
20,00 euro |
16,70 euro |
| Elektronische identiteitskaart voor Belgen - duplicaat |
21,00 euro |
16,70 euro |
| Elektronische verblijfsdocumenten afgeleverd aan vreemdelingen die legaal op het grondgebied van het Rijk verblijven (E, E+, F, F+) - normale procedure |
20,00 euro |
16,70 euro |
| Elektronische verblijfsdocument afgeleverd aan onderdanen van het Verenigd Koninkrijk, hun familieleden als begunstigden van het terugtrekkingsakkoord (M kaart, M kaart met vermelding 'duurzaam verblijf' en N kaart) |
20,00 euro
|
16,70 euro |
| Elektronische verblijfsdocumenten afgeleverd aan vreemdelingen die legaal op het grondgebied van het Rijk verblijven (E, E+, F, F+) - duplicaat |
21,00 euro |
16,70 euro |
| Elektronische verblijfsdocument afgeleverd aan onderdanen van het Verenigd Koninkrijk, hun familieleden als begunstigden van het terugtrekkingsakkoord (M kaart, M kaart met vermelding 'duurzaam verblijf' en N kaart) - duplicaat |
21,00 euro |
16,70 euro |
| Elektronische verblijfsdocumenten afgeleverd aan vreemdelingen die legaal op het grondgebied van het Rijk verblijven (A, B,C (en nieuwe benaming K), D (en nieuwe benaming L), H) - normale procedure |
22,00 euro |
17,20 euro |
| Elektronische verblijfsdocumenten afgeleverd aan vreemdelingen die legaal op het grondgebied van het Rijk verblijven (A, B,C, D, H) - duplicaat |
23,00 euro |
17,20 euro |
| Elektronische identiteitsdocumenten voor Belgische kinderen onder twaalf jaar - normale procedure |
10,00 euro |
6,70 euro |
| Elektronische identiteitskaarten voor Belgen - spoedprocedure met levering van de kaart en PIN/PUK op de gemeente |
105,00 euro |
101,90 euro |
| Elektronische identiteitskaarten voor Belgen - spoedprocedure met gecentraliseerde levering van de kaart en PIN/PUK bij de Algemene Directie Instellingen en Bevolking van de FOD Binnenlandse Zaken - Brussel |
135,00 euro |
134,10 euro |
| Elektronische identiteitsdocumenten voor Belgische kinderen onder twaalf jaar - spoedprocedure met levering van de kaart en PIN/PUK op de gemeente |
95,00 euro |
91,90 euro |
| Elektronische identiteitsdocumenten voor Belgische kinderen onder twaalf jaar - spoedprocedure met gecentraliseerde levering van de kaart en PIN/PUK bij de Algemene Directie Instellingen en Bevolking van de FOD Binnenlandse Zaken - Brussel |
125,00 euro |
124,40 euro |
| Elektronische verblijfsdocumenten afgeleverd aan vreemdelingen die legaal op het grondgebied van het Rijk verblijven (E, E+, F, F+) - spoedprocedure met levering van de kaart en PIN/PUK op de gemeente |
105,00 euro | 101,90 euro |
| Elektronische verblijfsdocument afgeleverd aan onderdanen van het Verenigd Koninkrijk, hun familieleden als begunstigden van het terugtrekkingsakkoord (M kaart, M kaart met vermelding 'duurzaam verblijf' en N kaart) - spoedprocedure met levering van de kaart en PIN/PUK op de gemeente |
105,00 euro | 101,90 euro |
| Elektronische verblijfsdocumenten afgeleverd aan vreemdelingen die legaal op het grondgebied van het Rijk verblijven (A, B,C (en nieuwe benaming K), D (en nieuwe benaming L), H) - spoedprocedure met levering van de kaart en PIN/PUK op de gemeente | 108,00 euro | 101,90 euro |
| Reispaspoorten aan personen < 18 jaar - normale procedure |
35,00 euro |
35,00 euro |
| Reispaspoorten aan personen < 18 jaar - dringende procedure |
210,00 euro |
210,00 euro |
| Reispaspoorten aan personen < 18 jaar - hoogdringende procedure |
270,00 euro |
270,00 euro |
| Reispaspoorten >= 18 jaar |
75,00 euro |
65,00 euro |
| Reispaspoorten >= 18 jaar - dringende procedure |
250,00 euro |
240,00 euro |
| Reispaspoorten >= 18 jaar - hoogdringende procedure |
310,00 euro |
300,00 euro |
| Reisdocumenten aan vluchtelingen, vreemdelingen en staatlozen < 18 jaar |
41,00 euro |
41,00 euro |
| Reisdocumenten aan vluchtelingen, vreemdelingen en staatlozen < 18 jaar - dringende procedure |
210,00 euro |
210,00 euro |
| Reisdocumenten aan vluchtelingen, vreemdelingen en staatlozen < 18 jaar - hoogdringende procedure |
270,00 euro |
270,00 euro |
| Reisdocumenten aan vluchtelingen, vreemdelingen en staatlozen >= 18 jaar |
65,00 euro |
61,00 euro |
| Reisdocumenten aan vluchtelingen, vreemdelingen en staatlozen >= 18 jaar - dringende procedure |
240,00 euro |
230,00 euro |
| Reisdocumenten aan vluchtelingen, vreemdelingen en staatlozen >= 18 jaar - hoogdringende procedure |
300,00 euro |
290,00 euro |
| Rijbewijzen | Tarief |
Tarief FOD |
| Rijbewijs bankkaartmodel | 25,00 euro | 20,00 euro |
| Voorlopig rijbewijs | 25,00 euro | 20,00 euro |
| Internationaal rijbewijs | 20,00 euro | 16,00 euro |
| Burgerlijke stand | Tarief (gemeentebelasting) |
|
| Stamboomonderzoek | 10,00 euro | |
| Per afgifte document (voor stamboomonderzoek) | 5,00 euro | |
| Aangifte huwelijk | 5,00 euro | |
| Huwelijksboekje | 20,00 euro | |
| Wettelijke samenwoning | 5,00 euro | |
| Aanvraag voornaamswijziging: 1ste maal | 50,00 euro | |
| Aanvraag voornaamswijziging: vanaf 2de maal | 300,00 euro | |
| Aanvraag voornaamswijziging: transgender | 5,00 euro | |
| Andere administratieve stukken | Tarief (gemeentebelasting) |
|
| Duplicaat pin puk codes | 5,00 euro | |
| Herinnering voor identiteitsdocumenten | 5,00 euro | |
| Uittreksel uit het strafregister | gratis | |
| Wettiging van handtekening / legalisatie | 2,00 euro | |
| Attest van immatriculatie (origineel of duplicaat) - niet van toepassing voor de verlening) | 5,00 euro | |
| Identiteitsbewijs (met foto) kinderen < 12 jaar (niet-Belgen) | 2,00 euro | |
| Arbeidskaart | 5,00 euro | |
| Attest uit bevolkingsregister en uittreksel uit het register van de burgerlijke stand | gratis |
Artikel 4
Bij verzending van de administratieve stukken zullen de verzendingskosten worden doorgerekend aan de aanvrager.
Vrijstellingen
Artikel 5
Zijn van de belasting en van de verzendingskosten vrijgesteld:
- de ouder of adoptant van een kind zonder voornaam geboren in België en sinds zijn geboorte hoofdzakelijk woonachtig in België onder de voorwaarden van artikel 11bis, §3, derde lid Wetboek Belgische Nationaliteit)
- de vreemdeling zonder voornaam die de Belgische nationaliteit verkrijgt (artikel 15, §1, vijfde lid Wetboek Belgische Nationaliteit)
- de vreemdeling zonder voornaam die een verzoek tot naturalisatie ingediend heeft (artikel 21, §2, tweede lid Wetboek Belgische Nationaliteit).
g. de verblijfskaart voor een begunstigde van het terugtrekkingsakkoord met vermelding 'duurzaam verblijf' (M kaart met vermelding 'duurzaam verblijf' (bijlage 54)) wordt kosteloos afgeleverd aan de personen die vóór 1 januari 2021 in het bezit waren van een geldige E+ of F+ kaart wanneer de aanvraag werd ingediend vóór 31 december 2021 voor zover zij hiertoe de gewone procedure volgen en niet de spoedprocedure.
Wijze van inning
Artikel 6
De belasting en de verzendingskosten moeten contant worden betaald tegen afgifte van een betalingsbewijs. Bij het ontbreken van contante betaling, wordt de belasting ingekohierd door het college van burgemeester en schepenen.
Bezwaarprocedure
Artikel 7
De belastingschuldige kan bezwaar indienen tegen deze belasting bij het college van burgemeester en schepenen.
Het bezwaarschrift moet schriftelijk worden ingediend en worden gemotiveerd.
De indiening kan gebeuren door verzending of door overhandiging.
De indiening moet gebeuren binnen een termijn van 3 maanden te rekenen vanaf de derde werkdag volgend op de datum van verzending van het aanslagbiljet of vanaf de kennisgeving van de aanslag of vanaf de datum van de contante inning.
Van het bezwaarschrift wordt een ontvangstbewijs afgegeven, binnen vijftien dagen na de indiening ervan.
Verwijzing naar het Wetboek van de Inkomstenbelasting (W.I.B.)
Artikel 8
De vestiging en de invordering van de belasting, alsook de regeling van de geschillen ter zake gebeurt volgens de modaliteiten vervat in het decreet van 30 mei 2008 betreffende de vestiging, de invordering en de geschillenprocedure van provincie- en gemeentebelastingen en latere wijzigingen.
Bestuurlijk toezicht
Artikel 9
De toezichthoudende overheid wordt op de hoogte gebracht van de bekendmaking van dit reglement overeenkomstig artikel 330 van het Decreet Lokaal Bestuur.
Inwerkingtreding
Artikel 10
Dit reglement treedt in werking vijf dagen na de bekendmaking van deze beslissing conform artikel 286 van het Decreet Lokaal Bestuur.
De gemeente Overijse is aangesloten bij de dienstverlenende vereniging Haviland Intercommunale. Haviland is een intergemeentelijke samenwerkingsverband voor de ruimtelijke ordening en de economische sociale expansie van het arrondissement Halle-Vilvoorde die wordt beheerst door het Decreet Lokaal Bestuur.
In 2018 werd het kunstgrasveld op de sportsite Hagaard aangelegd via een overheidsopdracht onder begeleiding van Haviland Intercommunuale. Het grasveld dient vernieuwd te worden in 2022. De werken zullen 10 werkdagen in beslag nemen en plaatsvinden in juni 2022, zodat de voetbalcompetitie hier geen hinder van zal ondervinden.
Haviland Intercommunale staat in voor het opmaken van het administratief bestek, de technische bepalingen, de plannen, de raming en de inschrijvingsdocumenten. De procedure die gevoerd wordt is de vereenvoudigde onderhandelingsprocedure met bekendmaking (voor werken <750.000,00 euro). De gemeente Overijse dient het bestek goed te keuren.
Haviland Intercommunale staat in voor de organisatie van de gunningsprocedure voor het aanstellen van de aannemer (publicatie van de opdracht op nationaal niveau, samenstellen van het analytisch verslag van de ingediende offerten en het opstellen van het gunningsverslag).
Er dient een overheidsopdracht te worden opgestart voor 'Vervangen van de bestaande kunstgrasmat op sportsite 'Hagaard', Bredestraat z/n, 3090 Overijse'
De raming voor onderhavige opdracht (280.330,00 euro excl. btw of 339.199,30 euro incl. btw) overschrijdt het grensbedrag van 144.000,00 euro excl. btw voor investeringen die ressorteren onder de definitie van het begrip 'dagelijks bestuur’. Het behoort dus in casu tot de bevoegdheden van de gemeenteraad om de plaatsingswijze en de voorwaarden van de opdracht ‘Vervangen van de bestaande kunstgrasmat op sportsite 'Hagaard', Bredestraat z/n, 3090 Overijse' vast te stellen.
Gelet op de hoogte van de indicatieve raming wordt er voorgesteld om gebruik te maken van de vereenvoudigde onderhandelingsprocedure met voorafgaande bekendmaking.
De uitgave voor de overheidsopdracht wordt indicatief geraamd op 280.330,00 euro excl. btw of 339.199,30 euro incl. btw.
Artikel 1
Er zal een opdracht worden gegund met als voorwerp 'Vervangen van de bestaande kunstgrasmat op sportsite 'Hagaard', Bredestraat z/n, B-3090 Overijse'
Artikel 2
Het bijgevoegd bijzonder bestek, de inventaris en het offerteformulier worden goedgekeurd.
Artikel 3
De uitgave voor de overheidsopdracht wordt indicatief geraamd op 280.330,00 euro excl. btw of 339.199,30 euro incl. btw.
Artikel 4
De opdracht zal worden gegund aan de hand van de vereenvoudigde onderhandelingsprocedure met voorafgaande bekendmaking.
Door de verschuiving en uitbreiding van het personeelsbestand worden er ruimtes ingenomen die vroeger gebruikt werden door verenigingen of bestemd waren voor culturele activiteiten. Hierdoor is er een hoge nood aan extra ruimte om te voldoen aan de noden van het uitgebreide verenigingsleven van onze burgers. Daarnaast kan men geen ruimte aanbieden waar kleine culturele schoolactiviteiten kunnen plaatsvinden. De huidige infrastructuur is eveneens verouderd en heeft een opfrisbeurt nodig.
Momenteel is er geen publiek sanitair aan de zijde van het Meiveld. Het sanitair van het cultuurcentrum wordt momenteel overbelast door spelende kinderen en hun ouders die dringend gebruik wensen te maken van het sanitair.
De bibliotheek is sinds de opening in de jaren ’80 nauwelijks of niet meer veranderd, op de uitbreiding van de eerste verdieping en de installatie van de lift in 2011 na. Dat zorgt ervoor dat de bibliotheek nog steeds diezelfde ‘boekerij’ is als 30 jaar geleden. Anno 2021 verwachten de burgers en het gemeentebestuur iets anders van een bibliotheek. Op dit moment is de bibliotheek van Overijse infrastructureel niet voldoende uitgerust om in te spelen op deze uiteenlopende evoluties en vragen van vandaag. Ze is geen uitnodigende en aantrekkelijke ruimte, ze moedigt niet aan tot een langer verblijf, ze beschikt niet over aangename zithoeken voor de lezers of over een lichte en aangename jeugdafdeling. Er is geen mogelijkheid om interactief met groepen en klassen aan de slag te gaan door de statische inrichting van de bibliotheek.
De bibliotheek is momenteel 34u/week open, verspreid over 6 dagen. Ze maakt deel uit van de grotere Begijnhofsite, waar zich ook het zwembad, het cultuurcentrum Den Blank en het administratief centrum De Vuurmolen bevinden. De vier gemeentelijke gebouwen hebben erg uiteenlopende openingsuren.
Er is geen connectie tussen bibliotheek en het cultuurcentrum Den Blank.
De huidige toegangswegen (van Begijnhofplein richting inkomhal cultuurcentrum Den Blank en van Begijnhofplein richting inkom bibliotheek) voldoen niet aan de toegankelijkheidsnormering. De wegenis is niet klimaatbestendig en is niet coherent met de nieuw aangelegde paden achteraan het cultuurcentrum Den Blank.
Er dient een overheidsopdracht opgestart te worden. Er is voldaan aan de wettelijke bepalingen om een vereenvoudigde onderhandelingsprocedure met voorafgaande bekendmaking op te starten.
De dienst Facilitair Beheer stelt voor om een overheidsopdracht op te starten via een vereenvoudigde onderhandelingsprocedure met voorafgaande bekendmaking op basis van het bijzonder bestek, zoals in detail toegelicht in het bijgevoegd bestek, met als voornaamste bepalingen:
Door de huidige tentoonstellingsruimte (op niveau +1) om te vormen naar vergaderzalen (in eigen beheer), de opfrissing van de bestaande polyvalente zaal en de bouw van een nieuwe polyvalente zaal biedt het lokaal bestuur Overijse ruimtes aan voor haar actief verenigingsleven.
Op de begane grond worden de vroegere bureauruimtes omgevormd tot een tentoonstellingsruimte met bijhorende berging (in eigen beheer).
Door tussen de bestaande polyvalente zaal en de nieuwe polyvalente zaal een akoestische verschuifbare wand te voorzien, heeft men de mogelijkheid om ofwel de twee zalen afzonderlijk te gebruiken, ofwel als één grote zaal. Dit biedt mogelijkheden voor een flexibel gebruik: men biedt een ruimte aan waar grotere evenementen kunnen plaatsvinden, grotere en kleinere vergaderingen, kleine culturele schoolactiviteiten en zelfs kleinere concertjes.
Door de nieuwe polyvalente zaal in het verlengde van de huidige polyvalente zaal en aangrenzend met de bibliotheek te bouwen ontstaat er een ruimtelijke verbinding tussen de twee. Wanneer er nood is aan workshop-ruimtes (georganiseerd door de bibliotheek) dan kan dit plaatsvinden in bijvoorbeeld de aangrenzende (nieuwe) polyvalente zaal.
Doordat de huidige polyvalente zaal een grote keuken bevat die amper gebruikt wordt, wordt geopteerd om op deze plaats een ruimte te creëren dat dienst kan doen als publiek sanitair met een toegang langs het Meiveld. Daarnaast eveneens een grote bergruimte (om het meubilair op te slagen, kuisgrief, … en de akoestische wand te parkeren wanneer de twee polyvalente zalen samengevoegd worden) en een kitchenette.
Door het concept ‘open bib’ kan de bibliotheek inspelen op de ruimte en uiteenlopende openingsuren van de naburige gebouwen op de Begijnhofsite. Op dit moment is vrijdag de wekelijkse sluitingsdag, terwijl dat net een dag is dat gezinnen in de namiddag en avond wel eens tijd hebben om samen rustig naar de bibliotheek te gaan. Ook zaterdag- en zondagnamiddagen zijn momenten waarop gezinnen samen naar de bibliotheek kunnen komen, maar de deuren gesloten zijn. Het onbemande bib concept biedt heel wat mogelijkheden om hierop te anticiperen. Hoe de uitrol van het project er uiteindelijk zal uitzien is nog niet duidelijk, maar het is wel zeker dat een onbemande bib heel wat infrastructurele aanpassingen vereist (camera’s, afgesloten balie, afgesloten bureaus, beveiliging algemeen, systeem om pasjes in te lezen, alarminstellingen…) om de veiligheid te waarborgen.
Indien men mee wilt zijn met zijn tijd, dient de boekerij plaats te ruimen voor een dynamische organisatie waar ook ruimte en aandacht is voor activiteiten, ontmoeting en stimulatie van leesbevordering en leesplezier. Voor zo’n ommezwaai in de werking en in het bibliotheekbeleid is meer nodig dan enkel de inzet en het harde werk van het bibliotheekpersoneel. Een grondige aanpassing van het gebouw is een noodzakelijke vereiste om alle reeds vernoemde veranderingen mogelijk te maken. Een herinrichting zou de bibliotheek de broodnodige kansen bieden om de stilstand van de voorbije decennia goed te maken.
Daarnaast dienen de zeer verouderde kantoorruimtes (eigen beheer), keuken (eigen beheer) en sanitair grondig opgefrist worden.
De dienst Facilitair Beheer opteert om bepaalde zones in eigen beheer uit te voeren cf. renovatie eerste verdieping: ‘omvorming naar kantoorruimtes’ (zie bijlage: vlekkenplan). Het betreft de volgende zones: tentoonstellingsruimte (begane grond), vergaderruimtes (eerste verdieping), bergruimte tentoonstelling (begane grond), sanitair aanpalend met tentoonstellingsruimte (begane grond), backoffice bibliotheek.
Dit heeft het voordeel dat men zich dynamischer kan opstellen wat betreft planning: gelijktijdig of aansluitend met de modernisering onthaalbalie kunnen de vergaderruimtes op de eerste verdieping van start gaan. Eventueel kunnen dan de vergaderruimtes vervroegd in gebruik genomen worden (en hoeft men niet te wachten tot het volledige project gefinaliseerd is).
Door de inrichting van een leesterras wordt de leesruimte buiten de muren van de bibliotheek uitgebreid. Dit leesterras nodigt bij mooie dagen uit om te gaan zitten en lezen. Door de strategische positie tussen bibliotheek en polyvalente zaal wordt er ook een exterieure link gelegd tussen beide entiteiten. Bij grotere evenementen kunnen de schuiframen van de polyvalente zaal eveneens opengezet worden, zodanig dat de evenementzone uitgebreid kan worden tot op het leesterras.
Het ontwerp van de buitenruimte wordt best mee opgenomen in het ontwerp van de polyvalente zaal en de herinrichting van de bibliotheek zodat de verschillende entiteiten een coherent geheel vormen. Er dient ingezet te worden op een veilige publieke ruimte, die voor iedereen toegankelijk is en waarin de gebruiker centraal staat. Daarnaast is het aangewezen om voor klimaatbestendige materialisatie en vegetatie te kiezen cf. 'beeldkwaliteitsplan publieke ruimte Overijse'.
De heraanleg van de tegels van de trappenpartijen en galerij zijn mee opgenomen in het ontwerp. De voegen zijn namelijk in een slechte staat. Hierdoor vindt er geregeld waterinfiltratie plaats in de kelders van het cultuurcentrum.
De aanbestedende overheid kiest de economisch meest voordelige offerte, vastgesteld rekening houdend met de beste prijs-kwaliteitsverhouding.
De uitgave voor deze opdracht wordt geraamd op 182.639,34 euro excl. btw of 220.993,84 euro incl. btw.
Voor de buitenaanleg is er budget gevraagd door de dienst Publieke Ruimte in het AMJP.
Artikel 1
Er zal een opdracht worden gegund met als voorwerp: 'Aanstelling ontwerper - CC Den Blank: Polyzaal en herinrichting bibliotheek en omgevingsaanleg' zoals omschreven in bijgevoegd bestek.
Artikel 2
Het bijgevoegd bijzonder bestek, de inventaris en het offerteformulier worden goedgekeurd.
Artikel 3
De kostprijs van de opdracht wordt indicatief geraamd op 182.639,34 euro excl. btw of 220.993,84 euro incl. btw
De keuken en het sanitair van wijkontmoetingscentrum (WOC) de Rank zijn aan een grondige renovatie toe.
Er dient een overheidsopdracht opgestart te worden.
De volgende gunningswijze wordt voorgesteld: vereenvoudigde onderhandelingsprocedure met voorafgaande bekendmaking.
In het bestek zijn de administratieve, contractuele en technische bepalingen aangaande deze overheidsopdracht in detail vermeld.
De uitgave voor deze overheidsopdracht wordt geraamd op 308.241,39 euro (excl. btw) of 372.972,08 euro (incl. btw).
Artikel 1
Er zal een opdracht worden gegund met als voorwerp: 'Renovatie keuken en sanitair WOC De Rank' zoals omschreven in bijgevoegd bestek.
Artikel 2
Het bijgevoegd bijzonder bestek, de inventaris en het offerteformulier worden goedgekeurd.
Artikel 3
De kostprijs van de opdracht wordt indicatief geraamd op 308.241,39 euro excl. btw of 372.972,08 euro incl. btw.
Naar aanleiding van de wereldwijde pandemie en uitbraak van het coronavirus COVID-19 heeft de Vlaamse overheid een vaccinatiestrategie uitgewerkt via de oprichting van lokale vaccinatiecentra dichtbij de burger waarbij beroep wordt gedaan op de eerstelijnszones. De vaccinatiecampagne waarbij burgers een eerste of tweede vaccin krijgen, loopt nog steeds. Intussen werd er door de overheid ook beslist om de boostervaccinatie uit te rollen.
Het agentschap Zorg en Gezondheid van de Vlaamse overheid heeft binnen de eerstelijnszone ELZ Druivenstreek waartoe de gemeenten Hoeilaart, Kraainem, Overijse, Tervuren, Zaventem en Wezembeek-Oppem behoren, in samenspraak met de lokale besturen, de locatie van de vaccinatiecentra binnen ELZ Druivenstreek vastgelegd. De vaccinatiecentra voeren taken uit zoals opgelegd door de Vlaamse overheid. Er wordt samengewerkt met ELZ Druivenstreek.
Binnen ELZ Druivenstreek worden twee nieuwe vaccinatiecentra ingericht, na sluiting van de vaccinatiecentra Markthal Overijse en De Maalderij Zaventem, in respectievelijk de gemeente Tervuren (FOD-financiën gebouw, Museumlaan) en in de gemeente Zaventem, Groenstraat 21 A/B.
In principe is het vaccinatiecentrum Druivenstreek Tervuren toegankelijk voor inwoners van de gemeenten Hoeilaart, Overijse en Tervuren en het vaccinatiecentrum Zaventem voor inwoners van de gemeenten Kraainem, Wezembeek-Oppem en Zaventem.
De gemeente Tervuren staat in voor de coördinatie, organisatie, logistiek en infrastructuur van het vaccinatiecentrum Druivenstreek Tervuren, terwijl de gemeente Zaventem deze taken op zich neemt voor het vaccinatiecentrum Zaventem.
Het is aangewezen dat de voornoemde gemeenten tezamen met ELZ Druivenstreek afspraken vastleggen betreffende het gebruik van de infrastructuur, logistieke ondersteuning, uitbating, inzet van middelen en personeel, inkomsten en kostendeling betreffende de vaccinatiecentra Tervuren en Zaventem. De werking van deze vaccinatiecentra is op elkaar afgestemd zodat er eveneens afspraken dienen gemaakt te worden omtrent de overkoepelende kosten.
Gelet op het voorafgaand overleg van partijen.
Aangezien de gemeente Overijse geen penhoudende gemeente meer is voor de uitbating van een vaccinatiecentrum zal de gemeente in principe geen rechtstreekse uitgaven meer doen in het kader van de samenwerkingsovereenkomst.
De gemeenten Tervuren en Zaventem hebben vanuit de Vlaamse overheid recht op een forfaitaire subsidie ter dekking van de infrastructurele en uitbatingskosten van ieder vaccinatiecentrum, die als volgt is samengesteld:
1. Een subsidie van 1,3408 euro per inwoner per maand op basis van het totale inwonersaantal van de gemeenten die het vaccinatiecentrum bedient voor de periode van 16 oktober 2021 tot en met 31 december 2021, en 1,676 euro per inwoner per maand voor de periode van 1 januari 2022 tot en met 30 april 2022. Dit forfait dient ter dekking van volgende kosten:
2. Voor de verhuiskosten wordt aan iedere penhoudende gemeente een éénmalige bijkomende forfaitaire subsidie toegekend. Dat forfait bedraagt 15.000 euro per vaccinatiecentrum.
3. Een bedrag voorzien als tussenkomst voor het organiseren van het vervoer van minder mobiele personen naar en van het vaccinatiecentrum.
Het aandeel van elke individuele gemeente in de totale bijdragen van de gemeenten, bedraagt een breuk van het aantal inwoners dat de gemeente telt (officieel inwonersaantal op 1 januari 2020) op het totale aantal inwoners van alle gemeenten, partij bij deze overeenkomst.
De financiële bijdrage tussen de partij-gemeenten wordt vastgesteld aan de hand van het aantal inwoners van de eigen gemeente volgens het officieel inwonersaantal op 1 januari 2020 zoals gepubliceerd in het Belgisch Staatsblad van 27 juli 2020:
Totaal aantal inwoners van de 6 gemeenten: 122.517 inwoners.
De nodige kredieten die overeenkomstig artikel 2 van de beslissing van de gemeenteraad worden voorzien, zullen in de volgende aanpassing van het meerjarenplan worden ingeschreven onder de gepaste budgetsleutels bij de actie AC000334 Vaccineren van de inwoners van Overijse, Hoeilaart en Tervuren in de Markthal.
Daarnaast voorziet de Vlaamse overheid voor ELZ Druivenstreek de volgende financiële middelen voor de vergoeding van medische profielen (artsen, apothekers, verpleegkundigen (zelfstandigen, via een consortium, vrijwilligers):
De voormelde financiële middelen worden aangewend voor de vergoeding van de medische profielen (artsen, apothekers, verpleegkundigen (zelfstandigen, via een consortium, vrijwilligers)).
Voor de invulling van het HR-management zal elk lokaal bestuur dat werkgever is, maandelijks een factuur overmaken aan de ELZ Druivenstreek.
Artikel 1
De gemeenteraad keurt bijgevoegd ontwerp samenwerkingsovereenkomst ‘Vaccinatiecentra Druivenstreek Tervuren en Zaventem' goed die wordt afgesloten tussen:
Artikel 2
De gemeenteraad gaat akkoord om de nodige kredieten te voorzien.
Er werd een omgevingsvergunning afgeleverd met betrekking tot het slopen en het bouwen van een woning op een perceel bouwgrond met als adres Langeweg 110, volgens kadaster (afdeling 3) sectie K 215C.
De voorziene rooilijn in de Langeweg ligt op 5,00m uit de as van de weg. Aangezien een deel van hogervermeld perceel, namelijk 51ca, zich voor de voorziene rooilijn van de Langeweg bevindt, doen de eigenaars gratis grondafstand zoals gevraagd in de omgevingsvergunning.
Het openbaar domein, ter hoogte van het perceel gelegen Langeweg 110, volgens kadaster (afdeling 3) sectie K 215C, is nog niet overgenomen tot aan de voorziene rooilijn. Daarom werd in de omgevingsvergunning de vraag opgenomen om gratis grondafstand te doen om reden van openbaar nut, zijnde de verbreding van het wegtracé van de Langeweg.
Geen.
Artikel 1
De gemeenteraad verklaart zich akkoord om over te gaan tot de kosteloze overname van een perceel met een oppervlakte van éénenvijftig centiare (51ca) gelegen langs de Langeweg met gereserveerd perceelidentificatienummer 215DP0000 zoals aangeduid in gele kleur op het proces-verbaal van opmeting, te nemen uit het onroerend goed gelegen langs de Langeweg 110, kadastraal gekend (afdeling 3) sectie K 0215CP0000.
Artikel 2
Voormelde eigendom werd opgemeten door landmeter-expert Stefaan Van Dongen die hiervan op 18 augustus 2020 een proces-verbaal van opmeting opstelde. Het grondplan werd opgenomen in de databank van de plannen van afbakening van de algemene administratie van de patrimoniumdocumentatie onder refertenummer 23543/10190.
Artikel 3
Het plan van afpaling, als bijlage bij deze beslissing gevoegd, wordt goedgekeurd.
Artikel 4
De kosteloze overname gebeurt onder de voorwaarden van de authentieke akte opgesteld door meester Pieter-Jan De Cock, die zijn ambt uitoefent in de besloten vennootschap met beperkte aansprakelijkheid 'De Cock & Goret, geassocieerde notarissen', met zetel te Overijse, Graven Egm. en Hoornlaan 18a.
Artikel 5
De ontwerpakte, als bijlage bij deze beslissing gevoegd, wordt goedgekeurd.
Artikel 6
Het college van burgemeester en schepenen, vertegenwoordigd door burgemeester Inge Lenseclaes en algemeen directeur Dieter Vanderhaeghe, wordt gemachtigd de authentieke akte te ondertekenen.
Artikel 7
De overname gebeurt met de bedoeling de voormelde grond toe te voegen aan het gemeentelijk openbaar domein om reden van openbaar nut, zijnde de verbreding van het wegtracé van de Langeweg.
Artikel 8
Dit besluit is onderworpen aan het algemeen bestuurlijk toezicht, zonder doorzendingsplicht.
De jaarrekening 2020 van gemeente en OCMW Overijse werd goedgekeurd door de provinciegouverneur.
Het nazicht van de jaarrekening heeft niet geleid tot formele vaststellingen. Er zijn wel een aantal bemerkingen van eerder technische aard gemaakt. Deze werden via mail aan de algemeen directeur en de financieel directeur bezorgd.
Het besluit van de provinciegouverneur moet ter kennisneming gebracht worden aan de gemeenteraad (met toepassing van artikel 332, §1, derde lid van het Decreet Lokaal Bestuur).
Het komt aan de gemeenteraad toe kennis te nemen van de goedkeuring van de jaarrekening 2020 door de provinciegouverneur.
Geen.
Enig artikel
De gemeenteraad neemt kennis van het als bijlage gevoegd besluit van de provinciegouverneur Vlaams-Brabant over de goedkeuring van de jaarrekening 2020 gemeente en OCMW Overijse.
Op 16 december 2021 ontving het gemeentebestuur een e-mail van gemeenteraadslid Danny De Kock namens CD&V met volgend aanvullend agendapunt:
'Nu de prijzen van gas en elektriciteit de pan uit rijzen kunnen de Overijsenaren alle hulp best gebruiken om besparende maatregelen te kunnen treffen voor de aanpassing/isolatie van hun woning.
Daarom zijn de warmtescans die voorzien waren oa in het kader van de klimaatmobiel een broodnodig instrument.
Maar hoever staat het hiermee nu de winter er is en deze scans nu ook accuraat resultaat kunnen opleveren ?'
Schepen Peter Lombaert antwoordt:
'Fluvius heeft ons 2 jaar geleden al gezegd dat ze in alle gemeentes warmtescans gingen uitvoeren.
Ondertussen blijkt Fluvius andere financiële zorgen en blijkt dat ze dit niet meer gaan doen.
De warmtescans van de klimaatmobiel door 3WPlus: door Corona zijn afgelopen winter een 40-tal scans niet uitgevoerd kunnen worden.
Ondertussen zijn er hiervan al 20 uitgevoerd (9 energie- en warmtescans, 11 enkel warmtescan) De resterende 20 zullen in de komende twee maanden gebeuren. 3WPlus laat weten dat er – door de stijgende energieprijzen - heel wat bijkomende vragen zijn om grondige analyses te laten uitvoeren en dit zonder bijkomende communicatie van hun kant.
Het klopt dat 40 scans een druppel op een hete plaat zijn. Tegen 2050 zouden we reuzenstappen vooruit moeten zetten. Er is een klimaatalliantie in de maak tussen de gemeenten van de Druivenstreek. We hopen in de lente een samenwerkingsovereenkomst te kunnen overtuigen, maar ook hier is er wat vertraging in geslopen.'
Enig artikel
Het aanvullend agendapunt wordt besproken.
Op 16 december 2021 ontving het gemeentebestuur een e-mail van gemeenteraadslid Danny De Kock namens CD&V met volgend aanvullend agendapunt:
'Het Meiveld is de laatste maanden eigenlijk een echt modderslagveld en amper te gebruiken zonder modderbestendige beschermingsmiddelen. Een schande voor de enorme financiële investering die hiermee is gepaard gegaan. Het ontbreken van speeltuigen voor peuters en kleuters is al eerder aangekaart, maar nu is het helemaal een zootje geworden en komen er amper nog ouders met hun kinderen naartoe.
Hoe is het zover kunnen komen en waarom wordt er niet drastisch ingegrepen om al is het maar de modder weg te werken en de putten op te vullen oa onderaan de schuifaf, al is die nog moeilijk te gebruiken als je tegen de modderberg moet opklimmen ?
Hoeveel ouders maken nog gebruik van de speeltuin tov van de vroegere speeltuin die wel geschikt was gedurende het ganse jaar ? Wordt dit gemeten en geëvalueerd ? Mogen we eerstdaags ook speeltuigen verwachten voor de kleuters en waar zullen die worden ingepland ?'
Schepen Leo Van den Wijngaert:
'Ik vraag me af of we over hetzelfde Meiveld spelen. Naar aanleiding van je vraag ben ik nog eens extra langs geweest. Ik kom daar meermaals per week langs. Volgens mij is er – onder andere door Corona – nog nooit zo veel gespeeld als de afgelopen maanden.
We mogen niet vergeten dat er een enorm verzet van grond is geweest. Het gras heeft amper de tijd gehad om deftig te groeien.
Het klopt dat er een aantal modderplekken ontstaan zijn en we gaan daar zeker werk van maken om dit te verhelpen.
Onderaan de glijbaan zal er een andere vloerbedekking komen in een kunststof.
Verder is het zo dat er bijkomende speeltuigen voor de jongste kinderen besteld zijn. Deze zullen in de loop van het voorjaar geplaatst worden.
Uiteraard wordt de speeltuin geëvalueerd en als er nog openstaande punten zijn naar aanleiding van een technische rondgang, worden deze bekeken. Jij spreekt blijkbaar met andere ouders dan ik, want ik hoor vooral veel lovende woorden over de speeltuin.'
Enig artikel
Het aanvullend agendapunt wordt besproken.
Op 16 december 2021 ontving het gemeentebestuur een e-mail van gemeenteraadslid Danny De Kock namens CD&V met volgend aanvullend agendapunt:
'De volledig overbodige en hinderlijke signalisatie in de Frans Verbeekstraat blijft een doorn in onze ogen en in die van vele Overijsenaren die zich niet alleen ergeren aan deze tijdelijke inrichtingen, maar die ook al aanleiding hebben gegeven tot verschillende bijna-ongevallen vooral bij bewoners van de Frans Verbeekstraat die bij het buitenrijden van hun eigendom plots worden geconfronteerd met voertuigen die aan de linker kant van de weg opdagen waar het verkeer rechts wordt verwacht en omgekeerd.
Er is toch geen echte reden meer om deze signalisatie nog aan te houden in de zone na Terspautland tot het Stationsplein als er bijkomend ter hoogte van Terspautland wordt aangeduid dat er een beperking van tonnenmaat is ? De weg naar het vaccinatiecentrum moet alleszins niet meer worden getoond.'
Schepen Peter Lombaert antwoordt:
'Ik ga hier heel kort op antwoorden. Je hoeft niet om de 2 maanden dezelfde (kerst-)boom op te zetten.
Het heeft geen zin om elke keer opnieuw de vraag te stellen, ook niet als je niet krijgt wat je wil.
Het is gewoon een wettelijke verplichting om die signalisatie te plaatsen, dus doen we dat.'
Enig artikel
Het aanvullend agendapunt wordt besproken.
Vervolgens verklaart de voorzitter de vergadering voor gesloten.
Namens de gemeenteraad