Als onderdeel van de meerjarenplanning 2020-2025 zijn budgetten voorzien voor de invoering van een geolokalisatiesysteem in het eigen wagenpark (track & trace).
Doel voor het invoeren van een geolokalisatiesysteem is een bijdrage leveren aan een rationalisatie van het wagenpark en het in kaart brengen van de CO2-afdruk. Daarnaast draagt het systeem bij tot de beveiliging van de dienstvoertuigen en hun respectievelijke ladingen, verhoogt het de veiligheid van de chauffeurs, biedt het objectieve gegevens bij betwistingen en zorgt het voor administratieve vereenvoudiging. Ook zorgt het systeem voor een meer efficiënt wagenparkbeheer en de administratie van de dienstritten.
Een voorwaarde om een geolokalisatiesysteem in te voeren is de opmaak van een reglement dat een onderdeel is van het arbeidsreglement en waarin concreter de toepassing wordt beschreven van het geolokalisatiesysteem.
Dit reglement werd overlegd met de vakorganisaties tijdens een vergadering op 31 mei 2023 en het daaruit voortvloeiend mailverkeer.
Om verdere stappen te kunnen zetten in het introduceren van een geolokalisatiesysteem (track & trace) in het wagenpark van het lokaal bestuur Overijse is het wenselijk dat de gemeenteraad akkoord gaat met het reglement geolokalisatiesysteem (track & trace) dat wordt toegevoegd als bijlage aan het arbeidsreglement.
Geen.
Enige artikel
De gemeenteraad keurt het onderstaand reglement gelokalisatiesysteem (track & trace), dat wordt toegevoegd als bijlage aan het arbeidsreglement, goed:
Reglement Geolokalisatiesysteem (track & trace)
Artikel 1 - Doel en finaliteit
Een geolokalisatiesysteem laat het bestuur toe analyses te maken aan de hand van de verkregen gegevens. Een dergelijk systeem heeft vooral de bedoeling de arbeidsorganisatie efficiënter te maken door de rijtijden en -afstanden te optimaliseren en waar mogelijk in te korten (efficiëntie en dienstverlening).
Op die manier wordt een bijdrage geleverd aan een rationalisatie van het wagenpark en wordt de CO2-afdruk van de gemeente in kaart gebracht.
Uitzonderlijke trajecten (vb. strooiroutes) kunnen beter geprogrammeerd en opgevolgd worden.
Daarnaast draagt het systeem bij tot de beveiliging van de dienstvoertuigen en hun respectievelijke ladingen, verhoogt het de veiligheid van de chauffeurs, biedt het objectieve gegevens bij betwistingen en zorgt het voor administratieve vereenvoudiging.
Ook zorgt het systeem voor een meer efficiënt wagenparkbeheer en de administratie van de dienstritten.
Bovendien kan een rapporteringssysteem worden gecreëerd ter ondersteuning van de administratie. Het zorgt er immers voor dat het handmatig invoeren van gegevens door de voertuiggebruiker niet meer nodig is.
Tenslotte mag het systeem niet gebruikt worden voor controle en evenmin voor de controle op het respecteren van de arbeidstijd of arbeid van personeelsleden of uitsluitend om rust- en rijtijden te verkorten. De controle moet een legitiem doel hebben:
Artikel 2 - Registratie
Onderstaande info kan geregistreerd worden:
De geregistreerde gegevens kunnen enkel worden gemeten en gerapporteerd ten behoeve van het beoogde doel.
Artikel 3 - Voertuigen
Het geolokalisatiesysteem zal in principe in alle voertuigen van het lokaal bestuur voorzien worden. In de voertuigen uitgerust met een geolokalisatiesysteem wordt goed zichtbaar op het dashboard een label aangebracht met de volgende tekst: 'Dit voertuig is uitgerust met een geolokalisatiesysteem'.
Artikel 4 - Autorisaties
Enkel de diensthoofden en werfleiders van de diensten Publieke Ruimte en Facilitair Beheer hebben zicht op alle informatie van iedere respectievelijke dienst.
Enkel het diensthoofd van de dienst Publieke Ruimte levert op specifieke vraag van het managementteam of het bestuur rapporten, behoudens persoonsgegevens, voortvloeiende uit het geolokalisatiesysteem, af.
Artikel 5 - Proportionaliteit
Het bestuur mag het geolokalisatiesysteem niet aanwenden op een wijze die onverenigbaar is met het uitdrukkelijk omschreven doel en finaliteit. Het systeem mag in principe geen inmenging in de persoonlijke levenssfeer van het personeelslid tot gevolg hebben. De aanwending van het systeem moet in verhouding staan tot het doel.
Indien er aanwijzingen zijn die misbruik door een personeelslid doen vermoeden, wordt het personeelslid in eerste instantie hierop aangesproken. Bij nieuwe aanwijzingen kan vervolgens overgegaan worden tot een gerichte controle op basis van gegevens voortvloeiend uit het geolokalisatiesysteem. De gegevens die voortvloeien uit het geolokalisatiesysteem kunnen niet gebruikt worden voor het uitspreken/opleggen van sancties noch tucht, tenzij bij uitzondering in geval van manifest misbruik en na schriftelijke verwittiging van het betrokken personeelslid.
De persoonlijke gegevens voortvloeiend uit het systeem worden maximaal gedurende 12 maanden bewaard door het diensthoofd Publieke Ruimte, die exclusieve toegang heeft tot deze gegevens.
Andere gegevens met betrekking tot rapportering van gebruik van voertuigen, brandstofverbruik, uitvoering van opdrachten, aantal uren effectief gebruik van een voertuig, ... worden voor een maximale termijn van 60 maanden bewaard.
De gegevens worden bewaard via een beveiligde onlinetoepassing van de externe leverancier van het GPS-lokalisatiesysteem en al dan niet opgeslagen op een beveiligde map van de server van het bestuur.
Artikel 6 - Informatieplicht
Het bestuur dient alle personeelsleden die de betrokken voertuigen kunnen besturen te informeren over alle aspecten van het geolokalisatiesysteem.
Het bestuur geeft informatie over onder andere de volgende aspecten van het systeem:
Het bestuur verschaft deze informatie telkens ook individueel aan elk nieuw in dienst getreden personeelslid die de betrokken voertuigen kan besturen.
Artikel 7 - Rechten personeelslid
De bestuurder van het voertuig kan op eenvoudige vraag aan het diensthoofd Publieke Ruimte de informatie raadplegen in verband met de door hemzelf/haarzelf gereden routes.
Het geolokalisatiesysteem laat in principe niet toe om gegevens te verwijderen. Het personeelslid heeft het recht om de gegevens die foutief zijn te laten schrappen. Het bestuur laat binnen de maand die volgt op het schriftelijk verzoek van het personeelslid weten of hij al dan niet, en in welke mate, gevolg heeft gegeven aan de vraag tot uitsluiting of schrapping. Het diensthoofd Publieke Ruimte houdt een logboek bij van de verzoeken die ontvangen zijn en wat het gevolg is dat hieraan gegeven is.
Indien bepaalde gegevens niet correct in het geolokalisatiesysteem zitten, zullen deze gegevens niet meegeteld worden bij eventuele statistieken.
Artikel 8 - De regelgeving rond privacy en gegevensbescherming is van toepassing op het geolokalisatiesysteem.
Het geolokalisatiesysteem wordt ingevoerd overeenkomstig de Algemene Verordening Gegevensbescherming van 27 april 2016 (AVG of GDPR), in werking sinds 25 mei 2018, alsook conform de nieuwe Belgische privacywet van 30 juli 2018.
Ieder systeem waarmee de registratie wordt beoogd van de identiteit van de bestuurder van het dienstvoertuig, evenals van gegevens betreffende het gebruik van het dienstvoertuig, op basis waarvan informatie wordt verkregen over de dienstuitvoering dient te beantwoorden aan welbepaalde, uitdrukkelijk omschreven en gerechtvaardigde doeleinden (finaliteitsbeginsel), en dient ter zake dienend en niet overmatig te zijn (proportionaliteitsbeginsel).
Het bestuur heeft de verwerking van deze gegevens opgenomen in het verwerkingsregister.
Het bestuur stelt alles in het werk om op een zorgvuldige en legitieme manier om te gaan met de persoonsgegevens van de betrokken personeelsleden in overeenstemming met de vermelde regelgeving. Indien het personeelslid van mening is dat zijn/haar persoonsgegevens niet conform verwerkt werden en hij binnen het bestuur hierover geen gehoor zou vinden, dan kan hij/zij een klacht indienen bij de Belgische bevoegde autoriteit:
Gegevensbeschermingsautoriteit (GBA):
Adres: Drukpersstraat 35, 1000 Brussel
Tel: +32 (0)2 274 48 00
Fax : +32 (0)2 274 48 35
Email : contact@apd-gba.be
Website: https://www.gegevensbeschermingsautoriteit.be/