Notulen  Gemeenteraadscommissie Mens en Interne Zaken

Openbaar

• Normaal

  • Goedkeuring van de notulen van de vergadering van de gemeenteraadscommissie Mens en Interne Zaken van 11 juni 2024

     

     

    Bevoegdheid

    • Beslissing van de gemeenteraad van 17 augustus 2021 houdende vaststelling van het huishoudelijk reglement van de gemeenteraad, artikel 55, §1 en §2

     

     

     

     

    Juridische grond

    • Decreet Lokaal Bestuur, artikel 37
    • Beslissing van de gemeenteraad van 17 augustus 2021 houdende vaststelling van het huishoudelijk reglement van de gemeenteraad

     

     

     

     

    Relevante documenten

    • Ontwerpotulen van de vergadering van de gemeenteraadscommissie Mens en Interne Zaken van 11 juni 2024

     

     

     

     

    Feiten

    De beslissingen van de vergadering van de gemeenteraadscommissie Mens en Interne Zaken van 11 juni 2024 werden genotuleerd.

     

     

     

     

    Motivering

    De notulen van de vergadering van de gemeenteraadscommissie Mens en Interne Zaken van 11 juni 2024 omvatten de beslissingen van de gemeenteraadscommissie Mens en Interne Zaken van 11 juni 2024 en moeten ter goedkeuring worden voorgelegd op de eerstvolgende gewone vergadering van de gemeenteraadscommissie Mens en Interne zaken, zijnde de vergadering van 3 september 2024.

     

     

     

     

    Financiële aspecten

    Geen.

     

     

    Stemming notulen

    Aanwezig: Joris Kelchtermans, Joke Lenseclaes, Stefan Vanderlinden, Lieven Bennekens, Myriam Vanderlinden, Martine Haegeman, Alan Pauwels, Marc Robeet

    Voorstanders: Joris Kelchtermans, Joke Lenseclaes, Stefan Vanderlinden, Lieven Bennekens, Myriam Vanderlinden, Martine Haegeman, Alan Pauwels

    Resultaat: Goedgekeurd met eenparigheid van stemmen.

     

     

    Besluit

    Enig artikel
    De gemeenteraadscommissie Mens en Interne Zaken keurt de notulen van de vergadering van de gemeenteraadscommissie Mens en Interne Zaken van 11 juni 2024 met eenparigheid van stemmen goed.

     

     

  • Toelichting van de conclusies uit de toetsing van DAR (dorps- en adviesradentraject)

     

     

    Bevoegdheid

    • Decreet Lokaal Bestuur, artikel 304

     

     

     

     

    Juridische grond

    • Cultuurpactwet
    • Decreet houdende de ondersteuning en stimulering van het lokaal jeugdbeleid
    • Beslissing van de gemeenteraad van 23 februari 2021 houdende de toelichting bij de stand van zaken van het traject dorps- en adviesraden (DAR)
    • Beslissing van de gemeenteraad van 19 oktober 2021 houdende de kennisneming stand van zaken van het traject dorps- en adviesraden (DAR)
    • Beslissing van de gemeenteraad van 22 maart 2022 houdende de goedkeuring participatiereglement
    • Beslissing van het college van burgemeester en schepenen van 27 november 2018 houdende goedkeuring werkwijze nieuwe samenstelling adviesraden voor de volgende legislatuur 2019-2025
    • Beslissing van het college van burgemeester en schepenen van 22 januari 2019 houdende goedkeuring werkwijze nieuwe samenstelling adviesraden voor de volgende legislatuur 2019-2025
    • Beslissing van het college van burgemeester en schepenen van 24 maart 2020 houdende de goedkeuring projectfiche traject dorps- en adviesraden (DAR)
    • Beslissing van het college van burgemeester en schepenen van 8 december 2020 houdende de kennisneming stand van zaken traject dorps- en adviesraden (DAR)
    • Beslissing van het college van burgemeester en schepenen van 26 januari 2021 houdende de voorbereiding van de beslissing van de gemeenteraad houdende kennisneming stand van zaken van het traject dorps- en adviesraden (DAR)
    • Beslissing van het college van burgemeester en schepenen van 21 mei 2021 houdende de toelichting en kennisneming stand van zaken traject dorps- en adviesraden (DAR) en goedkeuring verdere stappen
    • Beslissing van het college van burgemeester en schepenen van 7 september 2021 houdende goedkeuring formule en programma eerste Open forum (KLAP) in het kader van het DAR-traject
    • Beslissing van het college van burgemeester en schepenen van 28 september 2021 houdende de goedkeuring flow van een advies en criterialijst 'wat is een advies?' in kader van het dorps-en adviesradentraject (DAR)
    • Beslissing van het college van burgemeester en schepenen van 30 november 2021 houdende de kennisneming van de rapportering van de helikoptergroep over lopende adviestrajecten en goedkeuring van de voorstellen met betrekking tot nieuwe adviestrajecten
    • Beslissing van het college van burgemeester en schepenen van 14 december 2021 houdende de goedkeuring verdere stappen DAR-traject en kennisneming voorstel voor basisstatuten voor de dorps- en adviesraden en voor participatiereglement
    • Beslissing van het college van burgemeester en schepenen van 9 mei 2023 houdende de goedkeuring aanpak toetsing groeiproces DAR-traject
    • Beslissing van het college van burgemeester en schepenen van 13 februari 2024 houdende de goedkeuring uitsturen vragenlijst in kader van toetsingstraject DAR
    • Beslissing van het college van burgemeester en schepenen van 30 juli 2024 houdende de kennisneming verslag helikoptergroep 1 juli 2024 en goedkeuring van de conclusies van de DAR-toetsing en voorlegging aan de gemeenteraad

     

     

     

     

    Relevante documenten

    • Conclusies toetsing DAR
    • Bijlage 1 – sneuvelbeeld als basis voor een nieuwe aanpak 
    • Bijlage 2 – bundeling resultaten bevraging gelote burgers 
    • Bijlage 3 – verslag toetsingsmoment 10 januari 2024

     

     

     

     

    Feiten

    Op 9 mei 2023 keurde het college van burgemeester en schepenen de aanpak voor het toetsing van het groeiproces van DAR goed. Dit traject bestond uit 3 grote delen:

    • 1-op-1-gesprekken met diverse stakeholders en profielen;
    • toetsingsmoment met de dorps- en adviesraden en de deelnemers van de kick-offsessies aan het begin van het DAR-traject;
    • en een bevraging bij 1.000 gelote Overijsenaren.

    Aanvullend kwamen ook doorheen het toetsingtraject nog enkele klanken naar boven. Deze werden ook meegenomen.

    1-op-1-gesprekken

    Er werden door de deskundige publiekswerking een 10-tal gesprekken gehouden met diverse profielen. Elk gesprek vertrok vanuit het sneuvelbeeld (zie bijlagen) dat aan de basis van het uittekenen van de nieuwe manier van werken lag. Er werd dieper ingegaan op ervaringen. (Welke verschillen worden er ervaren? Hoe zouden we hiermee kunnen omgaan?...).

    Er werd een gesprek gehouden met volgende profielen:

    • Burgers:
    • 1 jongere, actief binnen jeugdwerk;
    • 1 burger, actief binnen een vereniging, maar geen actieve deelnemer aan participatietrajecten;
    • 1 burger, actief binnen de helikoptergroep, adviesraad en ook betrokken in DAR-traject;
    • 1 voorzitter en secretaris van een adviesraad.
    • Administratie:
    • 2 gemeentelijke aanspreekpunten: raad met vernieuwde aanpak versus raad die moeilijker zijn weg vindt;
    • 1 afdelingshoofd, nauw betrokken op DAR-traject;
    • 1 persoon, geen actieve rol in DAR-traject of naar raden toe, maar wel nauwe connectie met burgerbetrokkenheid.
    • Politiek: 2 leden van de gemeenteraad: actiever betrokken in adviestrajecten versus nauwelijks betrokken, meerderheid versus oppositie.

    Toetsingsmoment

    In januari 2024 vond een toetsingsmoment plaats. Hierop werden alle raden en deelnemers aan de kick-offsessies van het DAR-traject uitgenodigd. Na een inleiding door Gide Van Cappel (De Wakkere Burger vzw) werd de deelnemers gevraagd om de oorspronkelijke uitdagingen die als basis voor de nieuwe aanpak geformuleerd werden (zie sneuvelbeeld) getoetst aan vandaag. Zo konden ze aangeven waar we wel of geen stap vooruit hadden gezet.

    Het verslag van dit toetsingsmoment kan teruggevonden worden als bijlage.

    Bevraging bij 133 Overijsenaren

    In februari werden 1.000 Overijsenaren geloot. Zij kregen een bevraging opgestuurd. De bevraging had als doel om te peilen naar een eventuele wijziging op vlak van perceptie rond participatie. We kregen hierop 133 reacties.
    Een wijziging was hieruit niet echt af te leiden, maar gaf wel inzichten of de ervaringen van nauw betrokken partijen in deze toetsing overeenkomen met de bredere bevolking. De bevraging levert ook een goede nulmeting op voor een eventuele volgende bevraging om zo te kunnen meten of er vooruitgang wordt geboekt.

    Resultaat

    De deskundige publiekswerking verwerkte alles tot een analyse (zie relevante documenten). Hierin werden aanbevelingen gedaan over volgende thema's: visvijver, tijdelijkheid in engagement, KLAP, communicatie, hokjes overschrijdend, verwachtingen, rol van de administratie, gemeentelijke aanspreekpunten, helikoptergroep, rol van de politiek, advies vanuit de burger, honger, te bewaken en algemeen.

    De helikoptergroep had als taak om deze analyse samen te vatten en formuleerde volgende conclusies en uitdagingen.

    We kunnen concluderen dat we op de goeie weg zijn en dat er op vele vlakken stappen vooruit zijn gezet in functie van de oorspronkelijke ambities van de nieuwe participatie-aanpak. Veel betrokkenen zijn tevreden, maar tegelijk is het ook erg duidelijk dat we er nog niet zijn.
    
    Het DAR-traject was een traject met weerstand en veel nieuwigheden. Hier merken we vandaag nog de naweeën van. Dat is helemaal niet erg, maar we moeten wel voldoende tijd nemen om alles een kans te geven.
    
    Om verder te kunnen blijven groeien moeten we zeker inzetten op deze 6 grootste uitdagingen:

    • Maak van communicatie in functie van ‘educatie over participatie’ een prioriteit. Dit zowel naar burgers toe als naar de administratie intern en de politiek. Deze educatie gaat zeer breed en moet helder zijn. Vermijd moeilijke/vage termen, zet de diversiteit in de kijker, doorprik enkele hardnekkige mythes, ....
      
    • Zorg voor onderlinge uitwisseling en thematische afstemming alle adviesgroepen en raden en zorg voor een duidelijke link met de helikoptergroep. Dit kan bijvoorbeeld door alle adviesgroepen (structureel en ad hoc) samen te brengen op KLAP. Of door alle adviesgroepen op eenzelfde moment hun vergadering te laten doorgaan. Maar ook minder formele momenten kunnen hiertoe bijdragen (bijvoorbeeld vrijwilligersbedanking).
      
    • Veranker burgerparticipatie in het meerjarenplan. Leg vast waar en wanneer burgerinspraak gegarandeerd moet worden. Dit zorgt ervoor dat raden, ad hoc adviesgroepen en KLAP gerichter advies kunnen geven en dat de mogelijke resultaten concreter zullen worden.
      
    • Zorg voor een goed werkende talentendatabank en een transparant, duidelijk overzicht met alle (lopende) participatietrajecten en hun resultaten.
      
    • Neem de rol van de politiek wat meer onder de loep. Enerzijds is er nood aan duidelijke kaders, verantwoording van gemaakte keuzes, het opnemen van de afgesproken rol, …. Anderzijds heeft ook de politiek (gemeenteraad en college van burgemeester en schepenen) een stem en moet ook dialoog nog gewaarborgd blijven. Enkele ideeën: nodig indien gewenst het volledige college van burgemeester en schepenen uit in plaats van enkel één schepen op adviesmomenten, laat de gemeenteraad op eenzelfde moment, maar apart ook nadenken over een thema als een adviesgroep, ...
      
    • Zorg voor voldoende inhoudelijke en procesmatige ondersteuning vanuit de administratie uit opdat de nieuwe participatie-aanpak een echte kans krijgt en dat er meer ruimte is voor ‘samen doen’ (bijvoorbeeld experimenten) in plaats van enkel ‘denken’.

    Het college van burgemeester en schepenen keurde deze conclusies goed op 30 juli 2024.

    Vervolg

    Hoewel er geen wijziging van het participatiereglement nodig is, licht de helikoptergroep in functie van gedragenheid graag deze toetsing en de bijhorende conclusies en aanbevelingen toe aan de gemeenteraadscommissie Mens en Interne Zaken alvorens ze ter kennisgeving voor te leggen aan de gemeenteraad op 17 september 2024.
    

    Hierna kan de deskundige publiekswerking starten met de implementatie van enkele aanpassingen en nieuwe initiatieven om zo te werken richting de aanbevelingen. Enkele aanbevelingen vragen ook om meer budget of verankering in het nieuwe meerjarenplan van de volgende bestuursploeg. De deskundige publiekswerking zal mee bewaken dat deze een vervolg kunnen krijgen.

     

     

     

     

    Motivering

    Hoewel er geen wijziging van het participatiereglement nodig is, licht de helikoptergroep in functie van gedragenheid graag deze toetsing en de bijhorende conclusies en aanbevelingen toe aan de gemeenteraadscommissie Mens en Interne Zaken alvorens ze ter kennisgeving voor te leggen aan de gemeenteraad op 17 september 2024.

     

     

     

     

    Financiële aspecten

    Geen.

     

     

     

     

    Besluit

    Artikel 1
    De gemeenteraadscommissie Mens en Interne Zaken neemt kennis van de de gemaakte DAR-toetsing en bijhorende conclusies en aanbevelingen.
    Artikel 2
    De gemeenteraadscommissie Mens en Interne Zaken verklaart zich akkoord met volgende aanbevelingen:

    • Maak van communicatie in functie van ‘educatie over participatie’ een prioriteit (naar burgers, administratie en politiek).
    • Zorg voor onderlinge uitwisseling en thematische afstemming tussen alle adviesgroepen en raden en zorg voor een duidelijke link met de helikoptergroep.
    • Veranker burgerparticipatie in het meerjarenplan.
    • Zorg voor een goed werkende talentendatabank en een transparant, duidelijk overzicht met alle (lopende) participatietrajecten en hun resultaten.
    • Neem de rol van de politiek wat meer onder de loep. Enerzijds is er nood aan duidelijke kaders, verantwoording van gemaakte keuzes, het opnemen van de afgesproken rol, .... Anderzijds heeft ook de politiek (gemeenteraad en college van burgemeester en schepenen) een stem en moet ook dialoog nog gewaarborgd blijven.
    • Zorg voor voldoende inhoudelijke en procesmatige ondersteuning vanuit de administratie opdat de nieuwe participatie-aanpak een echte kans krijgt en dat er meer ruimte is voor ‘samen doen’ (vb. experimenten) in plaats van enkel ‘denken’.