De gemeenteraad vergadert ingevolge een regelmatige bijeenroeping door de voorzitter volgens de regels van het Decreet Lokaal Bestuur.
De voorzitter opent de zitting aansluitend op de zitting van de raad voor maatschappelijk welzijn.
De voorzitter opent de zitting op 19/10/2022 om 10:01.
De beslissingen van de vergadering van de gemeenteraad van 20 september 2022 werden genotuleerd.
De notulen van de vergadering van de gemeenteraad van 20 september 2022 omvatten de beslissingen van de gemeenteraad van 20 september 2022 en moeten ter goedkeuring worden voorgelegd op de eerstvolgende gewone vergadering van de gemeenteraad, zijnde de vergadering van 18 oktober 2022.
Geen.
Enig artikel
De gemeenteraad keurt de notulen van de vergadering van de gemeenteraad van 20 september 2022 met eenparigheid van stemmen goed.
De Deputatie van Vlaams-Brabant leverde een vergunning af voor de bouw van een bijkomend gebouw naast de oude brouwerij op een perceel met als adres J. Bt. Dekeyserstraat 24-26, volgens kadaster (afdeling 6) sectie L 215 A2. Aangezien een deel van hogervermeld perceel, namelijk 19 ca, zich voor de voorziene rooilijn van de J. Bt. Dekeyserstraat bevindt, doet de eigenaar, gratis grondafstand.
Het openbaar domein, ter hoogte van het perceel gelegen J. Bt. Dekeyserstraat 24-26, volgens kadaster (afdeling 6) sectie L 215 A2, is nog niet overgenomen tot aan de voorziene rooilijn. Daarom werd de vraag gesteld om gratis grondafstand te doen om reden van openbaar nut.
Geen.
Artikel 1
De gemeenteraad verklaart zich akkoord om over te gaan tot de kosteloze overname van een perceel met een oppervlakte van negentien centiare (19ca) gelegen langs de J. Bt.Dekeyserstraat met gereserveerd perceelidentificatienummer 215V2P0000 zoals aangeduid in gele kleur op het proces-verbaal van opmeting, te nemen uit het onroerend goed gelegen langs de J. Bt.Dekeyserstraat, kadastraal gekend (afdeling 6) sectie L 0215V2P0000.
Artikel 2
Voormelde eigendom werd opgemeten door landmeter-expert Diederik Taelemans die hiervan op 23 maart 2020 een proces-verbaal van opmeting opstelde. Het grondplan werd opgenomen in de databank van de plannen van afbakening van de algemene administratie van de patrimoniumdocumentatie onder refertenummer 23546/10200.
Artikel 3
Het proces-verbaal van opmeting, als bijlage bij deze beslissing gevoegd, wordt goedgekeurd.
Artikel 4
De kosteloze overname gebeurt onder de voorwaarden van de authentieke akte opgesteld door meester Pieter-Jan De Cock, die zijn ambt uitoefent in de besloten vennootschap met beperkte aansprakelijkheid 'De Cock & Goret, geassocieerde notarissen', met zetel te Overijse, Graven Egm. en Hoornlaan 18a.
Artikel 5
De ontwerpakte, als bijlage bij deze beslissing gevoegd, wordt goedgekeurd.
Artikel 6
Het college van burgemeester en schepenen, vertegenwoordigd door burgemeester Inge Lenseclaes en algemeen directeur Dieter Vanderhaeghe, wordt gemachtigd de authentieke akte te ondertekenen.
Artikel 7
De overname gebeurt met de bedoeling de voormelde grond toe te voegen aan het gemeentelijk openbaar domein om reden van openbaar nut, zijnde de verbreding van het wegtracé van de J. Bt.Dekeyserstraat.
Artikel 8
Dit besluit is onderworpen aan het algemeen bestuurlijk toezicht, zonder doorzendingsplicht.
Naar aanleiding van de omgevingsaanvraag Jezus-Eik - OMV2021166771 ingediend door de Werkvennootschap, is het noodzakelijk om de zaak der wegen voor akkoord voor te leggen aan de gemeenteraad.
De aanvraag bevat:
1. Wegbrug: constructie van een nieuwe wegbrug over de E411
2. Fietsbrug: constructie van een nieuwe fiets- en voetgangersbrug over de nieuwe afrit van de E411 richting Namen en de E411
3. Fietstunnel: constructie van een fietstunnel ter hoogte van de F204 onder de Vuurgatstraat
4. Herinrichting openbaar domein in het centrum van Jezus-Eik
5. Herinrichting openbaar domein aan de zuidzijde E411
6. Het aanleggen van een bijzondere overrijdbare bedding aan de noordzijde en de zuidzijde van de E411
7. Het aanleggen van tijdelijke verharding middenberm voor de verkeersafwikkeling tijdens de werken en herstel na de werken conform bestaande toestand
8. Het slopen van de bestaande wegenis
9. Gefaseerde afbraak van de bestaande wegbrug over de E411
10. Slopen van 2 private woningen langs de Kersenbomenlaan voor de realisatie van de nieuwe oprit
11. Ontbossen van de bestaande snelwegberm E411 voor de aanleg van groene wanden in gewapende grond, de nieuwe weginfrastructuur, fietssnelweg en aanlanding wegbrug aan de zuidzijde E411
12. Het rooien van hoogstammige bomen, 17 hoogstammige bomen op het zuidelijke talud langs de E411
13. Het rooien van kleine landschapselementen op het noordelijk talud langs de E411
14. De terreinaanleg met alle ophogingen en uitgravingen in het centrum van Jezus-Eik
15. De terreinaanleg met alle ophogingen en uitgravingen binnen het deel van het projectgebied ten Zuiden van de E411
16. Verwijderen van bermen, bomen, houtkanten en perceelsrandbegroeiingen voor de aanleg van de infrastructuur en reliëfwijzigingen
17. Boscompensatie en gedeeltelijke vervangende natuuraanleg bij terreinaanleg.
Openbaar onderzoek
Er werd een openbaar onderzoek gehouden; de aanvraag valt immers onder de aanvragen voor een omgevingsvergunning die moeten openbaar gemaakt worden.
Het openbaar onderzoek werd gehouden door aanplakking op de gewone aanplakplaatsen, van 15 juli 2022 tot en met 13 augustus 2022.
Resultaat: geen petitielijsten, 8 schriftelijke bezwaren, geen schriftelijke gebundelde bezwaren, geen mondelinge bezwaren en 33 digitale bezwaren.
Inhoud van de bezwaren
De bezwaren zijn gebundeld per thema en handelen over:
1. Parkeergelegenheid Jezus-Eik: Jezus-Eik is een commerciële zone met veel horeca alsook ander functies zoals een kinderdagverblijf, casino, estheticazaak, ... met tevens woningen. Deze inwoners verliezen heel wat parkeergelegenheden en vragen bijkomende parkeermogelijkheden.
> De vraag wordt gesteld om de nieuwe parkeerplaatsen langs de Houthakkersstraat voorafgaand de herinrichting van het Horecaplein te voorzien
> De vraag wordt gesteld om ervoor te zorgen dat de parkeerplaatsen aan de Houthakkersstraat niet betalend worden
> De vraag wordt gesteld om ter hoogte van het kinderdagverblijf extra parkeerplaatsen te voorzien voor het ophalen van de kinderen als het verplaatsen van de fietsenstalling in kader van de visualiteit van het kinderdagverblijf en de toegankelijkheid van het gebouw met kinderwagens
> Fietsenstallingen voor handelspanden of horecazaken verwijderen om de visualiteit van de zaken te behouden.
2. Verlichting: Gezien de nabijheid van het Zoniënwoud wordt er aangedrongen om vleermuisvriendelijke verlichting te voorzien.
3. Mobipunt: De bezwaarindieners verwachten dat de nieuwe parkeerplaatsen voornamelijk zullen worden gebruikt door gebruikers van de bushalte TEC en De Lijn als voor carpooling. De parkeerplaatsen aan de Houthakkersstraat dienen de parkeerplaatsen aan de Brusselsesteenweg te compenseren. Het aantal parkeerplaatsen dient dus te verhogen.
4. Plan fout: Diverse bezwaarindieners melden dat de plannen spreken over woningen aan de Brusselsesteenweg in plaats van woningen met handelsfunctie, horeca of andere functie
5. Fietsenstalling: U-vormige rekken voor bevestigen van het fietsframe zijn de optimale oplossing voor fietsenstallingen.
6. Fasering: Het is niet duidelijk hoe lang de werkzaamheden zullen duren en in die periode zal het verkeer ongetwijfeld veel hinder ondervinden. De bereikbaarheid van winkels en andere activiteiten in het centrum van Jezus-Eik zal ernstig worden verstoord. De fasering is onrealistisch. Er is voorzien om Bosuildreef tijdelijk in te schakelen als terugkeerbeweging. Hoelang is tijdelijk? De Bosuildreef is nu al permanent open voor de terugkeerbeweging.
7. Parkingmogelijkheden Bosuildreef: Wij merken dat in de huidige situatie in sommige weekends de Bosuildreef al vol staat met auto's die aan de rechterkant geparkeerd staan. Dit lijkt ons een uitstekende oplossing om wat extra parkeerruimte te creëren. Dit is ook een 'quick win'-regeling die op korte termijn zeer gemakkelijk kan worden uitgevoerd en de mobiliteit van het centrum zeer ten goede zal komen.
8. Mobiliteit rond kruispunt afrit E411 en Kersenbomenlaan en Vuurgatstraat: De huidige situatie met voorrang vanaf de E411moet worden verbeterd of ten minste gehandhaafd. De bezwaarindiener zijn ervan overtuigd dat het verkeer met dit project nog problematischer zal worden.
9. Laadpalen voor elektrische voertuigen: In de toekomst zullen er meer elektrische auto's komen. Kunnen er meer dan 4 laadpalen voorzien worden en dit op goed verdeelde plekken.
10. Onnodige kosten.
11. Toegang autosnelweg: De oprit tot de ringweg is reeds een moeilijke aansluiting via de Welriekendedreef ter hoogte van kasteel van Terblock. Dit project zal tot aanzienlijke extra verkeersopstoppingen en sluipverkeer via de Sparrenlaan en de Koedalstraat (Barbizonwijk) zorgen.
Behandeling van de bezwaren door dienst Omgeving van de gemeente Overijse
1. Parkeergelegenheid Jezus-Eik: Dit bezwaar wordt weerlegd.
De parkeergelegenheid wordt gecompenseerd bij het Hoppinpunt. Deze parkeerzone aan de Houthakkersstraat is voldoende ruim voor een Hoppinpunt als voor tijdelijk parkeren voor de handelspanden aan de Brusselsesteenweg; de fietsenstalling worden op ruime afstand van de gevels voorzien waarvoor de toegankelijkheid voor kinderwagens en rolstoelgebruikers behouden blijft. De herinrichting van de zone tot een horeca plein zal de visibiliteit van de handelsgelegenheden niet schaden.
2. Verlichting: Dit bezwaar kan gevolgd worden. Er wordt gevraagd om als voorwaarden op te leggen om vleermuisvriendelijke verlichting te voorzien bij het verlenen van de vergunning.
3. Hoppinpunt: Dit bezwaar wordt weerlegd.
De gemeente vindt het positief dat er een Hoppinpunt komt. De parkeergelegenheid dient ter compensatie van deze aan de Brusselsesteenweg met bijkomende plaatsen voor het Hoppinpunt. Het Hoppinpunt zal tevens de bereikbaarheid van Jezus-Eik verbeteren.
4. Plan fout: Dit bezwaar wordt weerlegd.
De plannen vermelden woning of handelshuis, volgens de benaming van het kadaster. Dit is eenzelfde terminologie.
5. Fietsenstalling: De vormgeving van de fietsenstalling is vrijgesteld van omgevingsvergunning. Dit element wordt bijgevolg niet behandeld
6. Fasering: Dit bezwaar wordt niet behandeld.
De fasering van de werfzones staat los van de omgevingsaanvraag voor deze werken en betreft geen ruimtelijk element.
7. Parkeermogelijkheden Bosuildreef: Dit bezwaar wordt niet behandeld.
8. Er is onvoldoende ruimte beschikbaar om iedere weggebruiker (voetganger, fietser, rijbaan,…) de nodige ruimte te geven én een bijkomende parkeerstrook toe te voegen.Mobiliteit rond kruispunt afrit E411 en Kersenbomenlaan en Vuurgatstraat: Dit bezwaar wordt weerlegd.
Door heraanleg van het kruispunt met op- en afritten complex van de autosnelweg kadert in een groter geheel voor het verbeteren van de verkeerstromen rond de aansluiting van de ring met de E411. Op lange termijn dient dit te zorgen voor een betere doorstroom van lokaal verkeer en verkeer naar de autosnelweg.
9. Laadpalen voor elektrische voertuigen: Dit bezwaar wordt weerlegd.
De nodige laadinfrastructuur voor auto’s en fietsers wordt voorzien. Artikel 9/1.1.1. en volgende van het Energiebesluit van 19 november 2010 bepaalt dat bij sommige gebouwen en parkings waarvoor een omgevingsvergunning wordt aangevraagd vanaf 11 maart 2021, laadpalen moeten worden geplaatst.
10. Onnodige kosten: dit bezwaar betreft geen ruimtelijk standpunt en wordt niet behandeld.
11. Toegang autosnelweg: Dit bezwaar wordt gevolgd. In de studie van de Werkvennootschap 'werken aan de ring R0 - deel oost' is een veilige fietsverbinding tussen Sint-Genesius-Rode en Zaventem te voorzien als onderdeel van het ringfietspad rond Brussel. De oversteek van de ring R0 ter hoogte van de aansluiting van de Welriekendedreef is hierin een onderdeel voor de fietsverbinding. Het project is in uitvoering en houdt tot nader order rekening met de variant waarbij éénrichtingsverkeer in de Welriekendedreef mogelijk blijft.
Als gemeente Overijse werd bij de start ingestemd met dit ontwerp, mits een finale beslissing zou genomen worden ná een evaluatie (van de verplaatsing) van de verkeersstromen. Er wordt expliciet gesteld dat de voorkeur van de gemeente uitgaat naar de volledige afsluiting van de Welriekendedreef, zodat een deel van het sluipverkeer (door de hele gemeente) geweerd wordt. Een bezwaarschrift van de gemeente Hoeilaart werd ontvangen om zowel de oprit als de Welriekendedreef open te houden. Tijdens de werffase werd een proefopstelling uitgevoerd met volledige knip van de Welriekendedreef. Op basis van de resultaten van tellingen tijdens deze proefopstelling zou worden bepaald of het project met volledige dan wel halve afsluiting uitgevoerd zal worden.
Doelstelling is om de Welriekendedreef verkeersluw te maken om de 'noord-zuid' fietsas meer potentieel te geven voor de fietser. Daarvoor dient het sluipverkeer op de Welriekendedreef geweerd te worden. De gemeente heeft op 28 april 2020 expliciet aangegeven om de Welriekendedreef volledig af te sluiten in dit project.
Het sluipverkeer in Welriekendedreef dient geweerd te worden om de nodige veiligheid/belevingswaarde voor de fietser op de noord-zuidas te kunnen garanderen. Bij de afsluiting van Welriekendedreef (kant Jezus-Eik) mag het (sluip-)verkeer zich niet verplaatsen naar de Sparrenlaan.
Door indiener De Werkvennootschap werden de bezwaren ook behandeld (geïllustreerde nota en genummerde bezwaarschriften als bijlage)
In deze nota wordt gereageerd op de verschillende onderdelen van de bezwaren zoals ingediend tijdens het openbaar onderzoek in het kader van de omgevingvergunningsaanvraag OMV2021166771.
1. Bezwaren 1 en 17
Opmerking 1 – Nood aan mobiliteit en parking in het centrum Jezus-Eik – vraag tot behoud van verkeer en parking in het centrum van Jezus-Eik
Binnen de projectgrens wordt er meer parking voorzien dan vandaag voor handen is. De circulatie op de Brusselsesteenweg wordt in deze vergunning niet gewijzigd.
Volledigheidshalve wordt gemeld dat er simultaan met deze aanvraag een procedure voor de opmaak van de ruimtelijk uitvoeringsplan voor de reorganisatie van het complex Jezus-Eik loopt. Dit staat volledig los van deze vergunning en heeft zijn eigen planningsproces en openbaar onderzoek. In het kader van deze reorganisatie van het complex Jezus-Eik wordt voorzien in nog bijkomende parkeerplaatsen.
Opmerking 2 – Parkeerplaatsen langs de Houthakkersstraat – vraag tot fasering werken zodat parkeerplaatsen Brusselsesteenweg pas gesupprimeerd worden op het moment dat de parkeerplaatsen in de Houthakkersstraat beschikbaar zijn.
Fasering van de werken en beheer van de gerealiseerde infrastructuur zijn geen vergunningsplichtige elementen. Dit deel van het bezwaar is dus onontvankelijk.
Ter informatie wordt meegegeven dat de parkeerplaatsen langs de Houthakkersstraat in de voorliggende fasering aangelegd voor de werken aan de Brusselsesteenweg zullen starten. Het huidige parkeerregime blijft ongewijzigd.
Opmerking 3 – Nood aan parking – vraag tot behoud van de bestaande parkeerplaatsen en zelfs een verhoging ervan ten behoefte van het mobipunt
De parkeerplaatsen op de Brusselsesteenweg worden kortparkeren waardoor er een hogere frequentie is van deze plaatsen. Aan de Houtkhakkersstraat wordt extra aanbod gecreëerd. Het mobipunt is gericht op lokaal gebruik. Reizigers van verder weg zouden vroeger reeds kunnen gebruik maken van het openbaar vervoer gezien de buslijnen ook voor Jezus-Eik gebruik maken van de busbaan op E411.
Opmerking 4 – Handelshuis nr. 662
De bestemming van het perceel heeft geen verder impact op het dossier. Gezien het dwarsparkeren vervangen wordt door een langs positie en het regime naar kortparkeren wordt opgezet is de zichtbaarheid beter dan vandaag.
Opmerking 5 – Vraag tot het afzien van het voornemen om fietsenstallingen te voorzien voor de woning Brusselsesteenweg 662 in functie van de zichtbaarheid
De fietsenstallingen hebben geen impact op de zichtbaarheid van de handelszaak. Er wordt binnen het project voorzien in een niet-overkapte fietsenstalling, hetgeen minder hoog zal zijn dan de geparkeerde wagens die vandaag op zelfde plaats parkeren. De ruimte tussen de fietsstalplaatsen en de gevel is vergelijkbaar met het huidige voetpad, zodoende voldoende beweegruimte mogelijk is. Vanuit de nomen integrale toegankelijkheid is een ruimte nodig van 1.50m, in het voorliggende plan is 2.40m ruimte beschikbaar.
Opmerking 6 – Kiss & Ride tegenover handelshuis nr. 662 – vraag tot voorzien van voldoende parkeerplaatsen in de directe nabijheid van de kribbe
Op wandelafstand van het handelshuis zijn 108 parkeerplaatsen beschikbaar.
Opmerking 7 – Optimaliseren van fietsenstallingen met beugels
De fietsstalplaatsen zullen voorzien worden van fietsbeugels, in plaats van de huidige fietsrekken.
Opmerking 8 – Er is geen termijn aangeduid
De uitvoeringstermijn maakt geen deel uit van de omgevingsvergunning. Alle woningen en horeca dienen ten allen tijde bereikbaar te zijn tijdens de werken. Er wordt in verschillende fases gewerkt zodat de hinder lokaal blijft en van korte duur. De aannemer zal de aangelande tijdig informeren over bereikbaarheid en toegankelijkheid van de woningen/handelszaken e.a.
Opmerking 9 – Middenpijler
Het openhouden van de rijstroken zal worden opgelegd in het bijzonder bestek aan de aannemer. Het is de aannemer wel toegelaten de rijstroken tijdelijk te versmallen. Het afsluiten en/of versmallen van rijstroken gebeurt steeds in overleg met de wegbeheerder Agentschap Wegen en Verkeer (AWV).
Opmerking 10 – Bosuildreef
Vandaag is de toegang beperkt voor lokaal verkeer. Tijdens de werken in de Houthakkersstraat is alle verkeer toegelaten. De definitieve omleidingen zijn een verantwoordelijkheid van de aannemer en gebeuren steeds in overleg met de gemeente en politie.
Opmerking 11 – Parking mogelijkheden langs de Bosuildreef
De bosuildreef maakt geen deel uit van voorliggende vergunningsaanvraag. Dit deel van het bezwaar is dus onontvankelijk.
Opmerking 12 – Mobiliteit rond kruispunt afrit E411 en Kersenbomenlaan en Vuurgatstraat
Het klopt dat de grootste verkeersstroom afkomstig is van de afrit. Het is echter niet dit kruispunt zelf dat het knelpunt vormt in de doorstroming. Eerder het kruispunt met verkeerslichten aan Kersenbomenlaan x N4 Brusselsesteenweg bepaalt de hoeveelheid verkeer die verwerkt kan worden.
De leesbaarheid van het kruispunt zoals het nu voorgesteld wordt, verbetert de verkeersveiligheid.
Opmerking 13 – Laadpalen voor elektrische voertuigen
Het voorziene aantal laadpalen is conform de geldende regelgeving daaromtrent. De elektrische voorzieningen en dergelijke worden echter reeds berekend op een mogelijke uitbreiding, tevens worden wachtbuizen en dergelijke voorzien om een uitbreiding op eenvoudige wijze te kunnen realiseren.
2. Bezwaren 2 tot en met 16, 22 tot en met 25, 27 tot en met 31 en 36
Opmerking 14
Voorliggende project betreft één van de quick win projecten binnen de grotere mobiliteitsvisie die voor de zone rondom het oostelijke deel van de ring rond Brussel (R0) opgemaakt werd. In deze grotere mobiliteitsvisie is voorzien de op- en afrit tot de R0 ter hoogte van de Welriekendedreef volledig te supprimeren in functie van verkeersveiligheid en doorstroming. Het supprimeren van deze op- en afrit zal resulteren in een aanzienlijke daling van het sluipverkeer in de buurt van de Welriekendedreef. Het afsluiten van de op- en afrit wordt echter pas voorzien na de optimalisatie van de op- en afritten ter hoogte van het Groendaalkruispunt en het Leonardkruispunt. Voorliggend project houdt reeds rekening met de genoemde mobiliteitsvisie.
Het is niet de bedoeling om het sluipverkeer van de Welriekendedreef te verplaatsen naar de Sparrenlaan. Net om het sluipverkeer door de Welriekendedreef te minderen, wordt een omleiding voor gemotoriseerd verkeer voorgesteld. Automobilisten zullen hierdoor afgeschrikt worden om de E411 te verlaten en via lokale wegen naar de oprit van R0 aan Welriekendedreef te rijden.
Indien zou blijken dat de omleiding het sluipverkeer onvoldoende afschrikt, dienen er extra maatregelen (vb. tonnagebeperking) genomen te worden. Het is immers nog steeds de doelstelling om het sluipverkeer te minderen in haar geheel en niet te verschuiven naar een andere woonstraat. Hiervoor is De Werkvennootschap in nauw contact met de gemeenten Overijse, Hoeilaart en Oudergem.
Met het project trachten we dus het verkeer dat op de E411 rijdt, op de E411 te houden (en niet te laten sluipen langs Welriekendedreef). Het voorliggende project heeft niet de bedoeling de verkeersintensiteit te verhogen. De stromen zullen enkel anders verlopen. De E411 is in huidige toestand de oorzaak van eventuele luchtvervuiling. Dit blijft zo na de werken.
De keuze voor twee bruggen is besproken met de gemeente en Agentschap Wegen en Verkeer/departement Mobiliteit en Openbare Werken (AWV/MOW) in de voorgaande fases, en vastgelegd via een Unieke Verantwoordingsnota in april 2022. Door de fietsbrug in het verlengde van de Welriekendedreef te plaatsen, heeft de gebruiker en zo min mogelijk om rijfactor en kan deze het op- en afritten complex kruisen zonder conflicten. De Welriekendedreef, zal na de aanpassing van de fietstunnel een belangrijke schakel worden in het Ringfietspad netwerk rondom Brussel. Door het scheiden van de verschillende verkeersstromen, fiets- en voetganger verkeer en gemotoriseerd verkeer wordt de impact voor auto’s en andere voertuigen geminimaliseerd.
Het combineren van de twee bruggen was echter niet mogelijk zonder de bestaande brug eerst te verwijderen voor de nodige ruimte. Door het werken met twee verschillende bruggen, kan de bestaande in gebruik blijven tot de nieuwe geopend wordt.
3. Bezwaar 18
Opmerking 15 –Vraag tot voorzien van vleermuisvriendelijke verlichting
Verlichting is niet vergunningsplichtig, het voorliggende bezwaar is daarom onontvankelijk.
Ter info wordt meegedeeld dat de armaturen langsheen het Zoniënwoud worden voorzien van amberkleurige verlichting.
4. Bezwaar 19
Opmerking 16 – Onnodige kosten
Voorliggend bezwaar betreft een opportuniteitsvraag. Het bezwaar is dan ook onontvankelijk.
5. Bezwaar 20
Opmerking 17 – Vrees tot extra verkeersopstoppingen met extra vervuiling tot gevolg
Er wordt verwezen naar de reactie op opmerking 14.
6. Bezwaar 21
Opmerking 18 – sluipverkeer en huisdieren
Er wordt verwezen naar de reactie op opmerking 14.
7. Bezwaar 26
Opmerking 19 – timing openbaar onderzoek
Het openbaar onderzoek werd georganiseerd volgens de geldende wetgeving daaromtrent.
8. Bezwaar 32
Opmerking 20 – Noodzaak fietsverbinding
Voorliggend bezwaar betreft een opportuniteitsvraag en is daarom onontvankelijk.
Geen.
Artikel 1
De gemeenteraad keurt voorliggende beslissing voor de zaak der wegen voor de omgevingsvergunningsaanvraag Jezus-Eik met dossiernummer OMV_20211166771 goed.
Artikel 2
De gemeenteraad neemt kennis van de bezwaarschriften en gaat akkoord met de toegevoegde weerlegging.
Het Eeuwfeestplein behoort momenteel tot het privédomein van de gemeente Overijse.
Omwille van de noodzaak tot het realiseren van een rooilijn langs de Heuvelstraat en het Eeuwfeestplein is het noodzakelijk om het plein te desaffecteren uit het privatief onroerend patrimonium van de gemeente Overijse en toe te voegen aan het openbaar domein van de gemeente Overijse.
De gemeenteraad dient haar goedkeuring te verlenen om het Eeuwfeestplein, zijnde sectie L61C, te desaffecteren uit het privatief onroerend gemeentelijk patrimonium en toe te voegen aan het openbaar domein van de gemeente Overijse.
Geen.
Enig artikel
De gemeenteraad verklaart zich akkoord met de desaffectatie van het privatief onroerend gemeentelijk patrimonium sectie L61C (Eeuwfeestplein) en affectatie naar het openbaar gemeentelijk patrimonium.
Enig artikel
Verdaagd.
Het huidige retributiereglement voor de gemeentelijke vrijetijdsinfrastructuur is in voege sinds juni 2018. Deze versie van het reglement was een eerste samenvoeging van bestaande retributiereglementen voor sportinfrastructuur, wijkontmoetingscentra, Kamp Kwadraat en cultuurinfrastructuur.
Er werd een evaluatie ingepland met de gemeentelijke vrijetijdsdiensten waaruit volgende noden naar voor komen:
1) vereenvoudiging
Er is een nood om het bestaande reglement te vereenvoudigen, zowel voor de gemeentelijke administratie als voor de gebruikers.
Er bestaan in het huidige reglement te veel uitzonderingen (kortingsmogelijkheden, verschillen tussen verschillende infrastructuren) die het moeilijk maken om mee te werken.
Er bestaan in het huidige reglement ook heel veel verschillende tarievengroepen: open-gesloten activiteiten, apart tarief voor scholen en erkende verenigingen.
2) praktische problemen bij gebruik van grote zalen
Momenteel kunnen de grote zalen (WOC De Rank, WOC De Fraat, WOC Den Turf, Markthalle, Kamp Kwadraat zaal 10 en 11) meerdere keren per weekend verhuurd worden. Deze zalen worden meestal gebruikt voor grote festiviteiten zoals eetfestijnen, dansfeesten of andere. Meerdere verhuurmogelijkheden per weekend leidt in de praktijk vaak tot problemen vb. niet tijdig gepoetst of geen mogelijkheid tot drank te koelen. Het is wenselijk om dit aan te passen.
3) indexering
Sinds 2015 is er geen indexatie meer gebeurd van de tarieven. Het is wenselijk gezien de huidige economische omstandigheden om de tarieven te indexeren.
Na een grondige analyse met de gemeentelijke diensten en na overleg met de bevoegde mandatarissen op vrijdag 9 september 2022 en vrijdag 16 september 2022 lijken volgende aanpassingen aan het reglement aan te raden:
1) Initiatieven voor vereenvoudiging
a) weglaten verschillende kortingsformules
b) vereenvoudigen in aantal categorieën
2) Verhuur van grote polyvalente zalen
Er wordt voorgesteld om de grote polyvalente zalen (WOC De Rank, WOC De Fraat, WOC Den Turf, Markthalle, Kamp Kwadraat zaal 10 en 11) nog slechts 1 verhuur toe te staan tijdens het weekend. Dit biedt volgende voordelen:
3) Sportinfrastructuur
Er wordt voorgesteld om het gebruik van het Atletiekpark voor particulieren gratis te maken. Dit wil zeggen dat de huidige tijdelijke vrijstelling die nog steeds geldt in nasleep van de Covid-19-pandemie, definitief wordt gemaakt. Zo worden particuliere sporters gemotiveerd om veelvuldig gebruik blijven te maken van het Atletiekpark, ook voor korte loopbeurten. Particulieren zullen eenmalig wel een pasje (kaart of armbandje) dienen aan te schaffen (beperkte kostprijs) die toegang geeft tot de draaideur.
Scholen en sportverenigingen (ingang via groepsdeur) dienen blijvend te reserveren en betalen, zoals in de andere sportinfrastructuur.
Er wordt voorgesteld om het gebruik van deze nieuwe infrastructuur gratis te maken. Dit wil zeggen dat de huidige tijdelijke vrijstelling definitief wordt gemaakt. Dit stimuleert ongebonden sporters (en zeker jongeren) om zonder voorafgaande reservatie gebruik te laten maken van dit terrein.
Er wordt voorgesteld om een tarief toe te voegen voor het gemeentelijke voetbalstadion. Zo kunnen andere gebruikers dan Tempo Overijse (jaarovereenkomst) gefactureerd worden per gebruikt uur.
4) Indexering
Sinds 2015 is er geen indexatie gebeurd van de tarieven van de vrijetijdsinfrastructuur.
Er wordt geadviseerd om volgende indexatie toe te passen:
De geschatte inkomsten op onderstaande budgetsleutels zullen door de voorgestelde prijsindexering stijgen:
Samen zouden deze maatregelen een geschatte extra jaarlijkse meerinkomst opleveren van ongeveer 30.000 euro.
Artikel 1
De gemeenteraad stelt het retributiereglement voor de gemeentelijke vrijetijdsinfrastructuur als volgt vast:
Artikel 1 Inwerkingtreding en overgangsbepalingen
Als overgangsbepalingen tot deze data blijft het retributiereglement voor het gebruik van gemeentelijke infrastructuur en aanverwante dienstverlening, goedgekeurd door de gemeenteraad van 19 juni 2018, van toepassing.
Artikel 2 Toepassingsgebied
Dit is het reglement voor het gebruik van gemeentelijke socioculturele infrastructuur, sportinfrastructuur en aanverwante dienstverlening.
Het gaat om de infrastructuur op de volgende locaties:
Artikel 3 Definities
§1 Socioculturele infrastructuur
Grote polyvalente zalen:
Kleine polyvalente zalen:
Vergaderzalen:
Polyvalente zalen Den Blank
Keukens
Schouwburg
Open ruimten Cultuurcentrum Den Blank
§2 Sportinfrastructuur
Deze infrastructuur kan enkel gehuurd worden door scholen, sportverenigingen aangesloten bij een door het gemeentebestuur erkende adviesraad of erkend door de gemeente Overijse of door de gemeenten in de IGS Druivenstreek:
Andere organisatoren kunnen geen gebruik maken van deze sportinfrastructuur, tenzij het een aanvraag betreft voor het beoefenen van topsport.
Particulieren en verenigingen kunnen individueel gebruik maken van deze infrastructuren zonder exclusief gebruik, tenzij met expliciete toestemming van de gemeentelijke vrijetijdsdiensten:
Artikel 4 Retributieplichtige
De retributie is verschuldigd door diegene die het gebruik van de in artikel 2 vermelde infrastructuren aanvraagt en daartoe de toelating krijgt, met name:
Artikel 5 Vaststelling van de retributie
Er wordt een gemeentelijke retributie gevestigd voor het gebruik van gemeentelijke infrastructuur en de bijkomende dienstverlening, rekening houdend met:
De grote polyvalente zalen worden tijdens het weekend enkel verhuurd per weekend.
Met uitzondering van:
Artikel 6 Tarief
6.1 Algemeen
6.2 Tarief voor socioculturele infrastructuur
| Den Blank |
1 Scholen van Overijse Erkende vereniging/ politieke partij Overijse |
2 Inwoner/ niet erkende vereniging Overijse |
3 Vereniging/ school/ particulier buiten Overijse |
4 Bedrijf |
Capaciteit |
| Kleine vergaderzalen (per lokaal) |
€ 0/dagdeel |
€ 17/dagdeel € 34/dag |
€ 33/ dagdeel € 66/ dag |
€ 72/ dagdeel € 143/ dag |
Zittend tussen 9 en 20 personen |
| Polyvalente zaal |
€ 0/dagdeel
|
€ 88/ dagdeel € 176/ dag |
€ 143/dagdeel € 286/dag |
€ 165/ dagdeel € 330/ dag |
Zittend 80 personen Staand 100 personen |
| Schouwburg Basispakket |
€ 110/voorstelling |
€ 200/ voorstelling |
€ 330/voorstelling |
€ 605/ voorstelling |
423 zittend zonder P.A. 407 zittend met P.A. |
| Schouwburg Volledig pakket |
€ 220/ voorstelling |
€ 395/ voorstelling |
€ 660/ voorstelling |
€ 1210/ voorstelling |
423 zittend zonder P.A. 407 zittend met P.A. |
| Tentoonstellingsruimte
|
€ 0/ dag
|
€ 33/dag |
€ 44/ dag |
€ 55/ dag |
Circa 100 m² |
| Inkomhal
|
€ 38/ dag |
€ 72/ dag |
€ 110/ dag |
€ 145/ dag |
120m² |
| Vrijetijdscentrum Kamp Kwadraat |
1 Scholen van Overijse/ Erkende vereniging/ politieke partij Overijse |
2 Inwoner/ niet erkende vereniging Overijse |
3 Vereniging/ school/ particulier buiten Overijse |
4 Bedrijf |
Capaciteit |
|||||
| Kleine zalen (Per lokaal) |
€ 0/ dagdeel |
€ 17/ dagdeel € 34/ dag |
€ 33/ dagdeel € 66/dag |
€ 72/ dagdeel € 144/dag |
Staand 30 personen Zittend 20 personen |
|||||
| Zaal 11 |
€ 38/dagdeel € 76/ dag € 152 /Weekend
|
€ 88/ dagdeel € 176 /dag € 352/ Weekend |
€ 143/ dagdeel € 286/ dag € 572/ Weekend |
€ 165/ dagdeel € 330/ dag € 660/ Weekend
|
Staand 110 personen Zittend 75 personen |
|||||
| Zaal 10 |
€ 72/ dagdeel € 144/ dag € 288/ Weekend
|
€ 110/ dagdeel € 220/ dag € 440/ Weekend |
€ 165/ dagdeel € 330/ dag € 660/ Weekend |
€ 220/dagdeel € 440/ dag € 880/ Weekend
|
Zittend 220 personen Staand 330 |
|||||
| Keuken |
€ 22/ dagdeel € 44/ dag € 88/ Weekend
|
€ 50/ dagdeel € 100/ dag € 200/ Weekend |
€ 62/ dagdeel € 124/ dag € 248/ Weekend |
€ 195/ dagdeel € 390/ dag € 780/ Weekend
|
|
|||||
| De interne IBO werking (Initiatief Buitenschoolse Opvang) krijgt steeds voorrang voor gebruik van de lokalen in Kamp Kwadraat. |
||||||||||
| De Rank |
1 Scholen van Overijse/ Erkende vereniging/ politieke partij Overijse |
2 Inwoner/ niet erkende vereniging Overijse |
3 Vereniging/ school/ particulier buiten Overijse |
4 Bedrijf |
Capaciteit |
|||||
|
Kleine zaal |
€ 38/ dagdeel € 76/ dag € 152/ Weekend
|
€ 88/dagdeel € 176/ dag € 352/ weekend |
€ 143/ dagdeel € 286/dag € 572/ weekend |
€ 165/ dagdeel € 330/ dag € 660/ weekend |
Zittend 90 Staand 145 |
|||||
| Grote zaal |
€ 72/ dagdeel € 144/ dag € 288/ Weekend
|
€ 110/ dagdeel € 220/ dag € 440/ Weekend |
€ 165/ dagdeel € 330/ dag € 660/ Weekend |
€ 220/dagdeel € 440/ dag € 880/ Weekend
|
Zittend 225 Staand 350 |
|||||
| Keuken |
€ 22/ dagdeel € 44/ dag € 88/ Weekend
|
€ 50/ dagdeel € 100/ dag € 200/ Weekend |
€ 60/ dagdeel € 120/ dag € 240/ Weekend |
€ 195/ dagdeel € 390/ dag € 780/ Weekend
|
|
|||||
| Den Turf |
1 Scholen van Overijse/ Erkende vereniging/ politieke partij Overijse |
2 Inwoner/ niet erkende vereniging Overijse |
3 Vereniging/ school/ particulier buiten Overijse |
4 Bedrijf |
Capaciteit |
| € 38/ dagdeel € 76/ dag € 152/ Weekend
|
€ 88/ dagdeel € 176/ dag € 352/ Weekend |
€ 143/ dagdeel € 286/ dag € 572/ Weekend |
€ 165/dagdeel € 330/ dag € 660/ Weekend
|
Zittend 140 Staand 185 |
|
| Zaal
|
|||||
| Keuken |
€ 22/ dagdeel € 44/ dag € 88/ Weekend
|
€ 50/ dagdeel € 100/ dag € 200/ Weekend |
€ 60/dagdeel € 120/ dag € 240/ Weekend |
€ 195/ dagdeel € 390/ dag € 780/ Weekend
|
|
| De Fraat |
1 Scholen van Overijse/ Erkende vereniging/ politieke partij Overijse |
2 Inwoner/ niet erkende vereniging Overijse |
3 Vereniging/ school/ particulier buiten Overijse |
4 Bedrijf |
Capaciteit |
| € 38/ dagdeel € 76/ dag € 152/ Weekend
|
€ 88/ dagdeel € 176/ dag € 352/ Weekend |
€ 143/ dagdeel € 286/ dag € 572/ Weekend |
€ 165/ dagdeel € 330/ dag € 660/ Weekend
|
Zittend 100 Staand 177 |
|
| Zaal
|
|||||
| Keuken |
€ 22/ dagdeel € 44/ dag € 88/ Weekend
|
€ 50/ dagdeel € 100/ dag € 200/ Weekend |
€ 60/dagdeel € 120/ dag € 240/ Weekend |
€ 195/ dagdeel € 390/ dag € 780/ Weekend
|
|
| Den 38 |
1 Scholen van Overijse/ Erkende vereniging/ politieke partij Overijse |
2 Inwoner/ niet erkende vereniging Overijse |
3 Vereniging/ school/ particulier buiten Overijse |
4 Bedrijf |
Capaciteit |
| Kleine zalen (Per lokaal) |
€ 0/ dagdeel |
€ 17/ dagdeel € 34/ dag |
€ 33/ dagdeel € 66 /dag |
€ 72/ dagdeel € 144/ dag |
Zittend 30 |
| De Markthal |
1 Scholen van Overijse/ Erkende vereniging/ politieke partij Overijse |
2 Inwoner/ niet erkende vereniging Overijse |
3 Vereniging/ school/ particulier buiten Overijse |
4 Bedrijf |
Capaciteit |
| Volledig (Deel A, B en C) |
€ 220/ dag € 440/ Weekend
|
€ 385/ dag € 770/ Weekend |
€ 420/ dag € 840/ Weekend |
€ 500/dag € 1000/ Weekend
|
Staand 2300 |
| Justus Lipsius zaal |
1 Scholen van Overijse/ Erkende vereniging/ politieke partij Overijse |
2 Inwoner/ niet erkende vereniging Overijse |
3 Vereniging/ school/ particulier buiten Overijse |
4 Bedrijf |
Capaciteit |
||
| Justus Lipsius zaal |
€ 0/ dagdeel |
Niet van toepassing |
Zittend 45 |
||||
| Druif - bezoekerscentrum |
1 Scholen van Overijse/ Erkende vereniging/ politieke partij Overijse |
2 Inwoner/ niet erkende vereniging Overijse |
3 Vereniging/ school buiten Overijse |
4 Bedrijf |
Capaciteit |
|
|
Onthaalruimte |
€ 0/ dagdeel |
Niet van toepassing |
Zittend 45 |
|||
6.3 Tarief voor sportinfrastructuur
Voor onze sportinfrastructuur geldt categorie 2 enkel voor erkende sportverenigingen uit Overijse,
categorie 3 enkel voor inwoners van Overijse, categorie 4 enkel voor erkende sportverenigingen en scholen uit de IGS druivenstreek.
| GBO-turnzalen |
1* Scholen van Overijse/ Erkende sportvereniging Overijse |
2* Inwoner Overijse |
3* Erkende sportverenigingen en scholen uit IGS Druivenstreek |
4 Bedrijf |
| Turnzaal 1 (2e verdiep) |
€ 2,5/uur
|
n.v.t.
|
€ 15 per uur |
n.v.t. |
| Turnzaal 2 (3e verdiep) |
€ 2,5/uur |
n.v.t. |
€ 15 per uur |
n.v.t. |
| |
1* Scholen van Overijse/ Erkende sportvereniging Overijse |
2* Inwoner Overijse |
3* Erkende sportverenigingen en scholen uit IGS Druivenstreek |
4 Bedrijf |
| Sporthallen (Den Heurk, |
€ 5/ uur |
n.v.t. |
€ 35/ uur |
n.v.t. |
| Atletiekpark |
€ 5/ uur |
Gratis voor particulieren mits aankoop toegangspas van € 10 |
Scholen en sportverenigingen: € 35/ uur Particulieren: Gratis voor particulieren mits aankoop toegangspas van € 10
|
n.v.t. |
| Tennisveld per terrein/omnisportveld |
Gratis en zonder reservatie |
|||
Scholen en verenigingen uit Overijse krijgen steeds voorrang in onze sportinfrastructuren.
| Voetbalvelden |
1* Scholen van Overijse/Erkende sportvereniging Overijse
|
3* Inwoner Overijse |
4* Erkende sportverenigingen en scholen uit IGS Druivenstreek |
5 Bedrijf |
| Voetbalvelden Hagaard (Prijs per veld) |
€ 5/ uur |
n.v.t. |
€ 35/ uur |
n.v.t. |
|
Voetbalveld Den Eyck |
€ 5/ uur |
n.v.t. |
€ 35/ uur |
n.v.t. |
|
Voetbalveld Van Lancker |
€ 5/ uur |
n.v.t. |
€ 35/ uur |
n.v.t.
|
| Voetbalstadion Begijnhof
|
€ 7,5/ uur |
n.v.t. |
€ 50/ uur |
n.v.t. |
| Voetbalvelden Hagaard – Begijnhof – Van Lancker (forfaitair jaarbedrag, zonder exclusiviteit) |
€ 6.958/ jaar |
n.v.t. |
n.v.t. |
n.v.t. |
6.4 Tarief voor extra producten en diensten
| Producten en diensten |
1 Scholen van Overijse/ Erkende vereniging/ politieke partij Overijse |
2 Inwoner/ niet erkende vereniging Overijse |
3 Vereniging/ school/ particulier buiten Overijse |
4 Bedrijf |
| Technische en productionele ondersteuning |
|
|
|
|
| Ma – vrij |
€ 17/uur |
€ 20/ uur |
€ 22/ uur |
€ 45/ uur |
| Zaterdag |
€ 25/uur |
€ 30/uur |
€ 33/uur |
€ 70/uur |
| Zon- en feestdagen |
€ 35/uur |
€ 40/uur |
€ 44/uur |
€ 90/uur |
| Ticketverkoopdienst verkoop online, balie en telefonisch |
5% op ticketverkoop |
5% op ticketverkoop |
5% op ticketverkoop |
5% op ticketverkoop |
| Verzekeringspremie voor tentoonstellingen |
€ 45 |
€ 45 |
€ 45 |
€ 45 |
6.5 Waarborg
Om de site rond het gebouw van Den Blank te betreden met de wagen kan de organisatie een tijdelijk toegangskaart krijgen om de aanrijpaal te bedienen. Voor deze kaart wordt een waarborg van 30 euro gevraagd.
Voor langdurig gebruik van de uitleensleutels wordt een waarborg van 30 euro gevraagd.
Voor een groepskaart voor het atletiekpark voor scholen en verenigingen wordt een waarborg van 30 euro gevraagd.
6.6 Annulatieregeling
Bij annulering of verplaatsing van een reservatie geldt:
Wanneer een reservatie voor sportinfrastructuur geannuleerd wordt voor de start van de reservatie, blijft 0% van de retributie verschuldigd, ongeacht het moment van annulatie.
6.7 Schade (herstelling/schoonmaak)
Bij schade aan een zaal, materiaal of meubilair of als deze niet worden achtergelaten zoals bepaald in het huishoudelijke reglement, worden de kosten voor herstelling en/of schoonmaak volledig doorgerekend aan de organisator van de activiteit.
Herstellingen kunnen niet gebeuren door de organisator zelf. De organisator ontvangt hiervoor een factuur.
Het maakt niet uit of de schade is veroorzaakt door de organisator zelf of door een deelnemer/bezoeker van de activiteit.
Alle schade moet onmiddellijk gemeld te worden aan de zaalverantwoordelijke. Kosten hiervoor worden aangerekend conform het retributiereglement van het uitvoeren van werken voor derden.
6.8 Vrijstellingen van retributie:
De retributie is niet verschuldigd voor:
6.9 Facturatie
De retributie dient op de vervaldag betaald te worden na ontvangst van de factuur. Bij gebreke aan betaling van de retributie kan het bedrag ingevorderd worden conform artikel 177 van het Decreet Lokaal Bestuur.
6.10 Tarief langdurige reservatie
Voor langdurige reservaties (minimum 14 opeenvolgende kalenderdagen) is het college van burgemeester en schepenen bevoegd om het tarief en de wijze van inning vast te stellen.
Reservaties langer dan 14 opeenvolgende kalenderdagen op éénzelfde locatie kunnen enkel met goedkeuring van het college van burgemeester en schepenen.
Artikel 7: Intrekking van de verleende toegang
Het gemeentebestuur kan een activiteit weigeren of de toelating intrekken:
Het gemeentebestuur en de zaalverantwoordelijken hebben op elk moment het recht om de infrastructuur te betreden, het goede verloop van de activiteit te controleren en na te kijken of de activiteit overeenstemt met de afgeleverde toelating.
Bij buitensporig gebruik kan de zaalverantwoordelijke beslissen het evenement stil te leggen.
De zaalverantwoordelijke kan fraude of misbruik vaststellen. Het college van burgemeester en schepenen beslist over mogelijke gevolgen.
Het gemeentebestuur kan niet aansprakelijk worden gesteld voor de schade die geleden wordt naar aanleiding van mogelijke gevolgen.
Artikel 8: Geschillen
Het college van burgemeester en schepenen is bevoegd om te oordelen in geval van geschillen.
Artikel 9: Opheffingsbepalingen
De gemeenteraad heft de beslissing van 19 juni 2018 houdende de vaststelling van het retributiereglement voor het gebruik van gemeentelijke infrastructuur en aanverwante dienstverlening op conform de timing van inwerkingtreding vermeld in artikel 1 (Inwerkingtreding en overgangsbepalingen).
Artikel 2
Dit besluit is onderhevig aan de bekendmakings- en meldingsplicht conform artikelen 286 en 330 Decreet Lokaal Bestuur.
Het huidige retributiereglement en huishoudelijke reglement voor de gemeentelijke vrijetijdsinfrastructuur is in voege sinds juni 2018.
Er werd een evaluatie ingepland met de gemeentelijke vrijetijdsdiensten waaruit volgende noden naar voor komen:
1) vereenvoudiging
Er is een nood om het bestaande reglement te vereenvoudigen, zowel voor de gemeentelijke administratie als voor de gebruikers.
Er bestaan in het huidige reglement te veel uitzonderingen die het moeilijk maken om mee te werken.
2) praktische problemen bij gebruik van grote zalen
Momenteel kunnen de grote zalen (WOC De Rank, WOC De Fraat, WOC Den Turf, Markthalle, Kamp Kwadraat zaal 10 en 11) meerdere keren per weekend verhuurd worden. Deze zalen worden meestal gebruikt voor grote festiviteiten zoals eetfestijnen, dansfeesten of andere. Meerdere verhuurmogelijkheden per weekend leidt in de praktijk vaak tot problemen vb. niet tijdig gepoetst of geen mogelijkheid tot drank te koelen. Het is wenselijk om dit aan te passen.
Na een grondige analyse met de gemeentelijke diensten en na overleg met de bevoegde mandatarissen op vrijdag 9 september 2022 en vrijdag 16 september 2022 lijken volgende aanpassingen aan het reglement aan te raden:
1) initiatieven voor vereenvoudiging
a) weglaten verschillende kortingsformules
b) vereenvoudigen in aantal categorieën
2) Verhuur van grote polyvalente zalen
Er wordt voorgesteld om de grote polyvalente zalen (WOC De Rank, WOC De Fraat, WOC Den Turf, Markthalle, Kamp Kwadraat zaal 10 en 11) nog slechts 1 verhuur toe te staan tijdens het weekend. Dit biedt volgende voordelen:
Geen.
Enig artikel
De gemeenteraad keurt het huishoudelijke reglement voor de gemeentelijke vrijetijdsinfrastructuur als volgt goed:
Artikel 1: Inwerkingtreding, toepassingsgebied en definities
Dit huishoudelijk reglement is onlosmakelijk verbonden met het retributiereglement vrijetijdsinfrastructuur en heeft dezelfde bepalingen qua inwerkingtreding, toepassingsgebied en definities.
Als overgangsbepalingen tot deze data blijft het huishoudelijk reglement voor het gebruik van gemeentelijke infrastructuur en aanverwante dienstverlening, goedgekeurd door de gemeenteraad van 19 juni 2018, van toepassing.
Artikel 2: Aanvraagprocedure
2.1 Algemeen
Aanvragen gebeuren via de webwinkel van de gemeente Overijse: www.overijse.be/webwinkel.
De organisator dient een profiel te hebben voor de webwinkel. Op vraag kan het gemeentebestuur een profiel aanmaken voor de organisator.
Het gebruik van infrastructuur kan vervolgens online aangevraagd worden via dit profiel, of aan het Infopunt Vrije Tijd in CC Den Blank of per e-mail via vrijetijd@overijse.be.
Afhankelijk van de aard van de activiteit dient de organisator steeds het juiste profiel te gebruiken: een privéactiviteit van een individu kan bijvoorbeeld niet aangevraagd worden als (lid van een) vereniging. Vermeld de naam van de verantwoordelijke bij de aanvraag. Deze verantwoordelijke moet tijdens de activiteit altijd aanwezig zijn. Door het indienen van een aanvraag verklaart de organisator zich akkoord met dit reglement.
Het aanvragen van infrastructuur houdt geen goedkeuring in. De organisator ontvangt een toelating als bevestiging van de reservatie. Deze toelating omvat praktische informatie over de gehuurde infrastructuur en wordt bezorgd aan de organisator na het verwerken van de effectieve reservatieaanvraag. Deze toelating geldt als contract tussen het gemeentebestuur en de organisator.
2.2 Aard van de activiteit
De socioculturele infrastructuur is in de eerste plaats bedoeld als ontmoetingsplaats voor verenigingen, waar ze kunnen samenkomen en activiteiten organiseren. Daarnaast leent deze infrastructuur zich ook voor diverse initiatieven van scholen, particulieren en andere organisaties of bedrijven.
Sportinfrastructuur dient enkel voor sportieve doeleinden. Afhankelijk van de ondergrond laat de sportinfrastructuur specifiek gebruik toe. Op onze website vind je per locatie welke sporten er mogelijk en/of toegelaten zijn.
Dit is niet toegelaten:
2.3 Aanvraagtermijn
Socioculturele infrastructuur
| Type organisator |
Wanneer aanvragen? |
| Categorie 1: |
Ten vroegste 2 jaar voorafgaand aan de activiteit (exclusief schouwburg max 1 jaar) en minimum 1 maand op voorhand
|
| Categorie 2, 3 en 4: |
Ten vroegste 6 maand voorafgaand aan de activiteit en minimum 1 maand op voorhand. (Uitgezonderd koffietafel na uitvaart)
|
Uitzondering voor vergaderingen: Categorie 1 kan tot 2 dagen op voorhand een zaal reserveren voor vergaderingen.
De aanvragen worden behandeld in volgorde van ontvangst. De aanvraag die eerst binnenkomt, krijgt voorrang. Het is de verantwoordelijkheid van de organisator om tijdig een aanvraag in te dienen.
Aanvraagtermijn sportinfrastructuur
Erkende sportverenigingen kunnen hun aanvraag voor vast gebruik van de sportinfrastructuur elk jaar indienen voor 15 april (of een andere datum gecommuniceerd op www.overijse.be) voor het werkingsjaar dat begin juli start en eind juni van het jaar erop afloopt. De toekenning gebeurt steeds voor de start van de zomervakantie. Laattijdige aanvragen verliezen hun prioriteit.
2.4 Een optie nemen
Er kan telefonisch of per e-mail een optie genomen worden. Deze optie is vrijblijvend en blijft 14 kalenderdagen geldig. De optie voor gebruikerscategorie 1 blijft 30 kalenderdagen geldig.
Artikel 3: Plichten van de organisator
3.1. Interne regels per infrastructuur:
Online en in de infrastructuren worden de interne regels per infrastructuur kenbaar gemaakt. Deze moeten steeds gerespecteerd te worden. Bij misbruik of het niet navolgen van deze regels kunnen sancties opgelegd worden.
3.2 (Brand)veiligheid
Evacuatie:
Brand:
Bewaking:
Geluid:
Alcohol:
EHBO:
Evenement in gemeentelijke infrastructuren of op grondgebied Overijse:
De organisator is verplicht een evenementenaanvraag in te dienen. De aanvraagmodaliteiten hiervoor zijn te vinden op de site van gemeente Overijse.
Overnachtingen:
Overnachtingen zijn enkel toegestaan in het vrijetijdscentrum Kamp Kwadraat. De organisator is verplicht overnachtingen te vermelden, samen met het aantal personen.
3.3 Verzekering
Het gemeentebestuur is niet aansprakelijk voor eventuele ongevallen of beschadiging van materiaal en eigendommen door gebruik van de infrastructuur. De burgerlijke aansprakelijkheid van de organisator ten aanzien van derden wordt niet gedekt door een verzekeringspolis van het gemeentebestuur. Voor evenementen met een verhoogd risico op beschadiging wordt er aanbevolen dat de organisator hiertoe een verzekering afsluit. De organisator oordeelt zelf of hij zich tegen deze risico’s verzekert. (Mogelijke verzekeringen: BA-verzekering 'Organisatie van evenementen', verzekering 'alle risico’s', verzekering 'lichamelijke ongevallen').
Tentoongestelde werken en het transport van en naar CC Den Blank zijn verzekerd aan de hand van de polis ‘alle risico’s tentoonstellingen’ van het gemeentebestuur.
3.4 Afname van dranken en catering
Organisatoren hebben vrije keuze voor drankafname. Als er met een brouwer gewerkt wordt, dient de organisator de brouwer toegang te verlenen tot de gehuurde infrastructuur tijdens de aangevraagde huurperiode. Ook het ophalen van het leeggoed dient de huurder zelf te regelen, en ook dit tijdens de aangevraagde huurperiode van de infrastructuur. Indien het niet mogelijk is voor de huurder om toegang te verlenen aan de brouwer, kan de brouwer contact nemen met de zaalverantwoordelijke om een sleutel af te halen.
De facturatie en de afspraken verlopen rechtstreeks tussen de drankenleverancier en organisator, zonder tussenkomst van het gemeentebestuur.
Catering (dranken en maaltijden) in het cultuurcentrum Den Blank wordt geregeld door een concessieovereenkomst tussen de gemeente Overijse en de concessiehouder. De concessie is van toepassing op alle zalen, het cultuurcafé en het terras van cultuurcentrum Den Blank. De organisator is verplicht dranken en maaltijden af te nemen bij de uitbater van het cultuurcafé, tenzij anders overeengekomen met de uitbaters.
3.5 Staat van de infrastructuur bij aankomst en vertrek
De gebruikte infrastructuur moet na gebruik in dezelfde staat achtergelaten worden. Iedere infrastructuur bevindt zich in nette staat bij het in gebruik geven aan de organisator. Wanneer de organisator de infrastructuur toch in slechte staat aantreft bij aanvang van de activiteit, wordt de organisator geadviseerd om dit te melden aan de zaalverantwoordelijke en dit vast te leggen aan de hand van foto’s.
Vooraf klaarzetten kan als de infrastructuur vrij is en na toelating van de zaalverantwoordelijke. Dit mag nooit voorafgaandelijke activiteiten storen. Het is verboden om te spijkeren, schrijven, prikken of plakken op deuren, ramen, vloeren of panelen die daarvoor niet bestemd zijn.
De organisator moet de infrastructuur opruimen en poetsen na gebruik, zoals verder bepaald in het reglement en in detail te bekijken in onze socioculturele zalen per infrastructuur. Deze regels hangen op in elke zaal.
De infrastructuur vuil achterlaten heeft onvermijdelijk hoge kosten conform het retributiereglement (punt 6.9) tot gevolg en brengt de organisator van de volgende reservatie in problemen.
Na gebruik is de organisator verplicht om de infrastructuur terug te geven in oorspronkelijke staat. Dit houdt minimaal in:
Een borstel, aftrekker en emmer wordt voorzien door het gemeentebestuur. Alle andere producten en materialen (Poetsproducten, toiletpapier, handdoeken, handzeep, vaatdoek,...) moeten zelf voorzien te worden. De gehuurde locatie moet gepoetst en droog zijn vóór de oplevering.
De controles door de zaalverantwoordelijke van de WOC’s en Kamp Kwadraat vinden uiterlijk plaats binnen de 72 uren na het verstrijken van de gebruiksperiode en steeds voor aanvang van een nieuwe activiteit. Deze vaststellingen zullen vastgelegd worden op een ondertekend controleverslag (eventueel met foto’s).
In de lokalen in Den Blank moet al het meubilair teruggezet worden in de oorspronkelijke opstelling, en wordt het lokaal poets klaar en vrij van afval opgeleverd.
De organisator voorziet zelf reglementaire vuilniszakken wanneer het bestaand afvaleiland ontoereikend is.
3.6 Sleutel
De organisator neemt 7 kalenderdagen voorafgaand aan de activiteit tijdens de kantooruren telefonisch contact op met de zaalverantwoordelijke (0476 86 88 27) voor:
Sms’en, Whatsapp-berichten, Messenger berichten of gelijkaardige communicatievormen zullen niet behandeld worden.
3.7 Communicatie over de activiteit
3.8 Techniek in schouwburg CC Den Blank
De licht-, geluids- en filmapparatuur van de schouwburg wordt alleen bediend door het bevoegd personeel van CC Den Blank, dit zowel tijdens repetities als tijdens de activiteit zelf.
De toegang tot de technische lokalen, het podium en de loges is verboden voor wie er niet om dienstredenen moet zijn.
Technische afspraken worden steeds overlopen en vastgelegd tijdens een pre-productievergadering die plaatsvindt voor de start van een eventuele ticketverkoop.
Bij verhuur van de schouwburg ontvangt de organisator een afsprakennota met bijkomende technische afspraken.
3.9 Afval
Alle afval wordt gesorteerd in de reglementaire huisvuil- en PMD-zakken van de gemeente Overijse (Interrand). De organisator dient de reglementaire huisvuilzakken zelf mee te brengen.
Glas, restafval, papier en karton, PMD en eventueel ander afval wordt door de organisator zelf meegenomen.
3.10 Auteursrechten, billijke vergoedingen, belastingen
De organisator zorgt dat de nodige taksen worden betaald en alle wettelijke verplichtingen worden gerespecteerd. Dit is de belangrijkste:
| Naam |
Wat is het? |
Contactgegevens |
| UNISONO (SABAM, PLAYRIGHT, SIMIM) |
Auteursrecht en licentie voor gebruik van muziek, theaterwerken, audiovisuele werken, … |
SABAM/UNISONO Aarlenstraat 75-77, 1040 Brussel Tel: 02 286 82 11 Info@unisono.be |
Meer info over auteursrechten en belastingen is terug te vinden op www.unisono.be
Het gemeentebestuur neemt de billijke vergoeding voor zijn rekening, de huurder dient de auteursrechten voor zijn rekening te nemen.
3.11 Aansprakelijkheid
Voor het vergoeden van schade of verlies van materiaal zal er een factuur worden opgesteld. Als de betaling niet uitgevoerd wordt binnen de aangegeven termijn, zal elke nieuwe reservatie opgeschort worden tot alle openstaande facturen zijn voldaan.
Elke organisator is verantwoordelijk voor het correct verloop van zijn activiteit en is aansprakelijk voor eventueel veroorzaakte overlast.
Artikel 4: Facturatie
Voor de betaling van de reservatie ontvangt de huurder een factuur. Deze moet betaald zijn voor aanvang van de activiteit. De betaalvoorwaarden zijn steeds terug te vinden op de factuur zelf. Facturen moeten betaald worden per overschrijving.
Uitzonderingen:
Er kan een dwangbevel worden uitgevaardigd om over te gaan tot de invordering van onbetwiste en opeisbare niet-fiscale schuldvorderingen. Bij betwisting kan het gemeentebestuur zich tot de burgerlijke rechtbank wenden om de retributie in te vorderen.
Artikel 5: Materiaal ontlenen
Bepaalde doelgroepen kunnen voor een aantal activiteiten gratis materiaal ontlenen bij het gemeentebestuur Overijse. Dit kan via het digitaal evenementenloket op www.overijse.be.
Artikel 6: Opheffingsbepalingen
De gemeenteraad heft de beslissing van 19 juni 2018 houdende de goedkeuring van het huishoudelijk reglement voor het gebruik van gemeentelijke infrastructuur en aanverwante dienstverlening op conform de timing van inwerkingtreding vermeld in artikel 1 (Inwerkingtreding, toepassingsgebied en definities).
Artikel 2
Dit besluit is onderhevig aan de bekendmakings- en meldingsplicht conform artikelen 286 en 330 Decreet Lokaal Bestuur.
Naar aanleiding van de uitbreiding van de uitleen van materialen aangeboden door de gemeente is het wenselijk om het uitleenreglement aan te passen. In de voorbereiding en bij het tot stand komen van dit uitleenreglement werd samen gewerkt en advies ingewonnen van de dienst Publieke Ruimte, dienst Vrijetijdsinfrastructuren, Communicatiedienst, Financiële dienst, dienst Onthaal en administratie.
Aanpassingen
Samen met het in werking treden van het nieuw uitleenreglement zal ook een digitaal evenementenloket online gaan via dewelke organisatoren hun materialen in functie van publieke evenementen kunnen aanvragen via de gemeentelijke website of via het infopunt Vrije Tijd.
Er wordt een communicatieplan opgemaakt om het aangepast reglement bekend te maken. Tijdens KLAP op 21 oktober 2022 zal een toelichting worden gegeven van het gebruik van het digitaal evenementenloket, reservatie van materialen en bijhorend reglement. Op de gemeentelijke website komt onder een pagina 'organiseren van een activiteit of evenement' een mooi overzicht van alle aspecten die betrekking hebben op de organisatie van een evenement, waaronder ook de materiaal uitleen.
Het reglement wordt na één jaar geëvalueerd.
De gemeenteraad is bevoegd voor het goedkeuren van reglementen.
Geen.
Artikel 1
De gemeenteraad keurt volgend uitleenreglement goed:
Artikel 1: Definities
Aanvrager: Iedereen die in het kader van dit reglement een aanvraag tot ontlening van materiaal voor een activiteit mag indienen
Ontlener: Iedere aanvrager die aan de voorwaarden van dit reglement voldoet en die materiaal van de gemeente tijdelijk ter beschikking krijgt
Organisator: Iedereen die een activiteit wenst te organiseren op het grondgebied van Overijse
Een openbare activiteit: Een activiteit die voor iedereen toegankelijk is en die doorgaat op het grondgebied van Overijse. Indien een openbare activiteit verspreid wordt over meerdere dagen, wordt dit beschouwd als 1 activiteit
Erkende vereniging uit Overijse: Verenigingen aangesloten bij een door het gemeentebestuur erkende adviesraad of verenigingen erkend door de gemeente Overijse
Wijkfeest op het grondgebied van Overijse: Een straat-, buurt-of wijkfeest dat zich richt op alle inwoners van minstens één volledige straat of straatgedeelte met een minimum van 10 geografisch gegroepeerde en geregistreerde huisnummers
Groep van mensen: Een groep bestaande uit 6 personen, waarvan minstens 3 volwassen personen gedomicilieerd zijn in Overijse
Onderwijs: Het gemeenschapsonderwijs, het gesubsidieerd officieel onderwijs en het gesubsidieerd vrij onderwijs uit Overijse
Een samenwerking met de gemeente: Een samenwerking waarbij de gemeente organisatorische taken op zich neemt. Financiële en logistieke ondersteuning worden niet beschouwd als een organisatorische samenwerking
IGS Vrijetijdsregio Druivenstreek: Het Intergemeentelijk samenwerkingsverband Vrije Tijd met de gemeenten Bertem, Hoeilaart, Huldenberg, Overijse, Tervuren en vzw De Rand.
Artikel 2: Uitleenvoorwaarden
De gemeente Overijse voorziet uitleenmateriaal voor onderstaande types activiteit van één van volgende organisatoren:
1. Type activiteit
2. Type organisator
Artikel 3: Materiaallijst
De bijgevoegde lijst met uit te lenen materiaal kan ten alle tijden aangepast en/of uitgebreid worden. Deze lijst kan je ook terugvinden op de gemeentelijke website.
Artikel 4: Uitleentermijnen
De maximale uitleentermijn van de materialen bedraagt 2 weken. Uitzonderingen hierop kunnen aangevraagd worden en al dan niet goedgekeurd worden door het college van burgemeester en schepenen.
Het materiaal kan uitgeleend worden tot uitputting van de stock. De gemeente kan niet verantwoordelijk gesteld worden wanneer het materiaal niet voorradig is of wegens onvoorziene omstandigheden niet beschikbaar is.
Artikel 5: Wijze en termijn van aanvraag
Alle aanvragen tot het verkrijgen van materiaal in functie van openbare activiteiten of evenementen op grondgebied Overijse moeten aangevraagd worden via het digitaal evenementenloket te vinden op de gemeentelijke website of via het infopunt Vrije Tijd.
Een aanvraag kan ten vroegste 1 jaar voor de evenementdatum.
Uiterlijke aanvraagtermijnen:
| Activiteit zonder de nodige verplichte vergunningen maar met verplichte melding |
1 maand, samen met de evenementenaanvraag |
| Activiteit met de nodige vergunningen of inname publieke ruimte |
7 weken, samen met de evenementenaanvraag |
| Wieler- en loopwedstrijd, veldrit op de openbare weg of autowedstrijd |
3 maand, samen met de evenementenaanvraag |
De aanvragen worden behandeld volgens datum van ontvangst. Een activiteit van de gemeente heeft steeds voorrang.
Het aanvraagformulier moet volledig zijn en al het gewenste materiaal moet op éénzelfde aanvraagformulier vermeld worden. Bijkomende aanvragen voor eenzelfde evenement of wijzigingen in de aanvraag kunnen niet gegarandeerd worden.
Artikel 6: Praktische afspraken
| Materiaal categorie A (geleverd door de gemeente) |
|
| Materiaal categorie B (eigen transport voorzien) |
|
De ontlener gebruikt het materiaal als ‘een goede huisvader’. De ontlener aanvaardt het materiaal bij ontvangst in de staat zoals het is en moet het in dezelfde staat terug bezorgen. Het materiaal mag niet op een andere plaats gebruikt worden dan afgesproken.
Het uitgeleende materiaal mag niet verder uitgeleend worden aan derden.
Artikel 7: Retributie bij nalatigheid en schade
De materialen worden gratis ter beschikking gesteld.
Bij schade, diefstal, niet tijdig of volgens afspraken terugbrengen van het uitgeleende materiaal zal de gemeente de kostprijs van het uitgeleende materiaal, en/of de kosten voor het terughalen ervan door de gemeentelijke diensten, aan de ontlener doorrekenen overeenkomstig het retributiereglement uitvoeren van werken voor derden. De ontlener ontvangt hiervoor een factuur.
Artikel 8: Veiligheidsbepalingen
De gemeente kan niet verantwoordelijk gesteld worden voor ongevallen veroorzaakt door het gebruik of het vervoeren van het materiaal. De ontlener blijft steeds verantwoordelijk voor alle schade aan het materiaal tijdens de periode van ontlening, welke ook de oorzaak is. De ontlener kan, als hij/zij dit nodig vindt, zelf een verzekering afsluiten.
De gemeente kan niet aansprakelijk gesteld worden voor het ontstaan van lichamelijke letsels tijdens of na gebruik van het ontleende materiaal.
Het materiaal kan niet verhuurd worden voor activiteiten die indruisen tegen de goede orde en zeden.
Artikel 9: Slotbepalingen
9.1 Aanvaarding
Door het indienen van de aanvraag, wordt de aanvrager geacht dit reglement te aanvaarden.
9.2 Bezwaar
Elke aanvrager kan bij het college van burgemeester en schepenen bezwaar indienen betreffende de toepassing van dit reglement. Het gemotiveerde en ondertekende bezwaarschrift moet, op straffe van niet-ontvankelijkheid, ingediend worden uiterlijk binnen een termijn van drie maanden vanaf de derde werkdag volgend op de datum van verzending van de gemotiveerde brief namens het gemeentebestuur waarin wordt meegedeeld welk gevolg aan de aanvraag werd verleend. Het bezwaarschrift bevat op straffe van onontvankelijkheid:
1° de naam, het adres en handtekening van de indiener
2° desgevallend een kopie van de betwiste gemotiveerde brief namens het gemeentebestuur waarin wordt meegedeeld welk gevolg aan de aanvraag werd verleend in uitvoering van dit reglement
3° een uitvoerige motivering van het bezwaar
4° desgevallend de naam, adres en handtekening van de gevolmachtigde van de indiener.
9.3 Aanvang
Dit reglement treedt in werking voor de aanvragen ingediend vanaf 1 november 2022.
Artikel 2
De beslissing van de gemeenteraad van 27 februari 2018 houdende goedkeuring van het gewijzigde reglement logistieke ondersteuning bij de organisatie van openbare activiteiten wordt opgeheven.
Artikel 3
Een afschrift van deze beslissing wordt overgemaakt aan de toezichthoudende overheid.
Naar aanleiding van de goedkeuring van het evenementenreglement van de Hulpverleningszone Oost Vlaams-Brabant en de uitbreiding van de uitleen van materialen aangeboden door de gemeente is het wenselijk om het evenementenreglement aan te passen. In de voorbereiding en bij het tot stand komen van dit evenementenreglement werd samen gewerkt en advies ingewonnen van de dienst Facilitair Beheer, dienst Publieke Ruimte, dienst Vrijetijdsinfrastructuren, Communicatiedienst, Milieudienst, Financiële dienst, dienst Onthaal en administratie, deskundige integrale veiligheid - noodplancoördinator, brandweer Hulpverleningszone Oost Vlaams-Brabant en Politiezone Druivenstreek.
Aanpassingen
Uit scope
Samen met het in werking treden van het nieuw evenementenreglement zal ook een digitaal evenementenloket online gaan via dewelke organisatoren hun evenement zullen kunnen aanvragen en melden via de gemeentelijke website of via het infopunt Vrije Tijd. Dit digitaal loket vormt een uitbreiding op het reeds bestaand e-loket voor inname publieke ruimte.
Er wordt een communicatieplan opgemaakt om het aangepast reglement bekend te maken. Tijdens KLAP op 21 oktober 2022 zal een toelichting gegeven worden van het gebruik van het digitaal evenementenloket en bijhorend reglement. Op de gemeentelijke website komt onder een pagina 'organiseren van een activiteit of evenement' een mooi overzicht van alle aspecten die betrekking hebben op de organisatie van een evenement (gemeentelijke infrastructuur huren, promotionele ondersteuning, financiële ondersteuning, uitleen materialen, evenementenreglement Hulpverleningszone, politiereglement, evenementenreglement gemeente...)
Het reglement wordt na één jaar geëvalueerd.
De gemeenteraad is bevoegd voor het goedkeuren van reglementen.
De gemeente zal aan organisatoren die elektriciteit wensen te gebruiken van de marktkasten, de kost van verbruik aan rekenen overeenkomstig het geldende retributiereglement op het gebruik van elektriciteitskasten en het verbruik van elektriciteit. Dit reglement zal voorbereid worden door de dienst Facilitair Beheer en voorgelegd worden aan de gemeenteraad.
Artikel 1
De gemeenteraad keurt het evenementenreglement, verplichtingen voor en ondersteuning van organisatoren, goed:
Artikel 1: Toepassingsgebied
Dit reglement is van toepassing op de evenementen georganiseerd op het grondgebied van de gemeente Overijse. Het geeft de verplichtingen voor de organisatie van evenementen weer en de ondersteuning die vanuit de gemeente geboden wordt.
De openbare ruimte wordt naast evenementen ook voor andere innames gebruikt (openbare markten, kermissen, open horecaterrassen, bouwwerven, reclamestands, fondsenwerving, ledenwerving, enquêtering, mobiele reclame, manifestaties, innames voor privégebruik, ...). Deze activiteiten worden behandeld in andere reglementen (onder meer retributie-, belastings-, en politiereglementen). Dit reglement is niet van toepassing op deze andere innames van de openbare ruimte.
Artikel 2: Definities
Evenement:
Een evenement is een in tijd en ruimte beperkte en verplaatsbare, georganiseerde activiteit of feestelijkheid ter vermaak of ter voorlichting van een publiek, op een vooraf bepaalde plaats en tijdstip.
Onder meer volgende voor een groep mensen georganiseerde activiteiten zijn evenementen: feest (buurtfeest, volksfeest, schoolfeest, ...), muziekactiviteit (festival, fuif, galabal, ...), culturele activiteit, circus, tentoonstelling, beurs, braderij, evenementenmarkt, rommelmarkt, garageverkoop, stoet en niet-politiek getinte optocht, educatieve/wetenschappelijke activiteit, sportactiviteit, wandel- of fietstocht, niet-religieuze plechtigheden en bloemenhuldes, religieuze vieringen en processies, goede doelen acties, evenement op een vergund open horecaterras en reclame-evenementen, …
Meestal is een evenement publiek toegankelijk, maar het kan ook privaat zijn (bijvoorbeeld een bedrijfsevenement).
Publiek (toegankelijk) evenement:
Evenement waarbij om het even wie, zonder onderscheid, toegelaten is, doordat het toegankelijk is op onder meer één van volgende wijzen:
• ofwel helemaal vrij;
• ofwel gratis;
• ofwel tegen betaling van een bedrag aan de ingang;
• ofwel op voorlegging van een uitnodiging of toegangskaart die verspreid of verkocht werd aan iedereen die erom vroeg zonder enige selectie;
• ofwel met een uitnodiging die geen individueel karakter of naamsvermelding heeft;
• ofwel met een uitnodiging die in de media is verschenen en voor iedereen bestemd is.
Privaat evenement (op uitnodiging):
Evenement waarvoor men op naam is uitgenodigd of waarvoor de genodigden worden gekozen omdat er een specifieke band bestaat tussen de gastheer en de genodigden.
Openbare plaats:
De parken, openbare tuinen en speelterreinen en alle stukken van de openbare plaats, buiten de openbare weg, die eigendom zijn van de gemeente en open staan voor het verkeer van personen en in hoofdorde bestemd zijn voor wandelen en ontspanning.
Openbare weg:
De wegen, pleinen en doorgangen die in hoofdorde bestemd zijn voor alle verkeer van personen en voertuigen, met inbegrip van de bermen, voetpaden en ruimten aangelegd als aanhorigheden van de verkeerswegen en voornamelijk bestemd voor het parkeren van voertuigen. De berm is de ruimte of het gedeelte van de weg dat niet in de rijweg inbegrepen is.
Openbaar domein:
Een openbare weg of openbare plaats.
Private ruimte met een openbaar karakter:
Het gedeelte van de openbare ruimte dat geen eigendom is van een publieke rechtspersoon.
Erkende vereniging uit Overijse:
Verenigingen aangesloten bij een door het gemeentebestuur erkende adviesraad of erkend door de gemeente Overijse.
Wijkfeest op het grondgebied van Overijse:
Een straat-, buurt-of wijkfeest dat zich richt tot alle inwoners van minstens één volledige straat of straatgedeelte met een minimum van 10 geografisch gegroepeerde en geregistreerde huisnummers.
Groep van mensen:
Een groep bestaande uit 6 personen, waarvan minstens 3 volwassen personen gedomicilieerd zijn in Overijse.
Onderwijs:
Het gemeenschapsonderwijs, het gesubsidieerd officieel onderwijs en het gesubsidieerd vrij onderwijs uit Overijse.
Een samenwerking met de de gemeente:
Een samenwerking waarbij de gemeente organisatorische taken op zich neemt. Financiële en logistieke ondersteuning worden niet beschouwd als een organisatorische samenwerking.
IGS Vrijetijdsregio Druivenstreek:
Het Intergemeentelijk samenwerkingsverband Vrije Tijd met de gemeenten Bertem, Hoeilaart, Huldenberg, Overijse, Tervuren en vzw De Rand.
Artikel 3: Formele verplichtingen
3.1. Bepaling meldings-/toelatingsplicht
Bepaalde evenementen op het grondgebied van de gemeente Overijse zijn onderworpen aan een voorafgaandelijke meldings- of toelatingsplicht, zoals verder beschreven.
3.1.1.Wat
Organiseer je een fuif, festival, concert, wandeling, tornooi, fietstocht, buurtfeest of een ander evenement? Dan moet je hiervoor vooraf melding en/of toelating (vergunning) vragen aan het gemeentebestuur.
3.1.2. Praktische afhandeling van aanvragen door de gemeente
De aanvraag wordt getoetst aan dit reglement. Het college van burgemeester en schepenen beslist steeds over de inname van de openbare weg of de openbare plaats, tenzij het een gewestweg betreft. Dan wordt de beslissing genomen door het Vlaams Gewest.
De administratie behandelt jouw aanvraag, verzamelt de nodige adviezen van de betrokken (hulp- en veiligheids)diensten, en legt de aanvraag voor aan het college van burgemeester en schepenen indien zo bepaald. De administratie brengt jou als organisator en de betrokken diensten op de hoogte van de beslissing.
3.1.3. Voor welke evenementen dien je verplicht een melding in?
Je dient je melding in via een aanvraag in het digitaal evenementenloket op de gemeentelijke website of via het infopunt Vrije Tijd.
3.1.4. Welke evenementen moet je niet melden?
Georganiseerde activiteiten binnen reguliere en regelmatige werkingen van clubs, verenigingen en andere organisaties.
3.1.5. Wanneer heb je een toelating (vergunning) nodig?
Je hebt voor jouw evenement vooraf een toelating (vergunning) nodig van het College van Burgemeester en Schepenen wanneer:
Bij twijfel neem je contact op met het infopunt Vrije Tijd.
Je dient je aanvraag tot toelating (vergunning) in via het digitaal evenementenloket op de gemeentelijke website of via het infopunt Vrije Tijd.
3.1.6. Herroepingsrecht melding/toelating/vergunning
De burgemeester kan op elk ogenblik een toelating intrekken, en/of een gepland, gemeld of toegestaan evenement verbieden, doen stopzetten en/of verwijderen. Dat gebeurt als de burgemeester oordeelt dat het evenement een gevaar zou betekenen voor de openbare veiligheid, orde en rust. De organisator of een andere derde heeft dan geen recht op een schadevergoeding. Dit kan onder meer gebeuren als op dezelfde locatie meer dan één evenement werd gemeld of aangevraagd.
3.1.7. Aanvraagtermijnen
Maximale aanvraagperiode: aanvragen kunnen ten vroegste 1 jaar voor de datum van het evenement worden aangevraagd. De bevestigingsdatum van ontvangst via het digitaal loket geldt als de datum van aanvraag. Een gemeentelijke activiteit heeft steeds voorrang.
3.2 Inname openbaar domein
Wie een evenement op het openbaar domein wil organiseren (bv. rommelmarkt, festival, sportactiviteit, …), heeft een vergunning nodig. Ook wanneer je een mobiele activiteit organiseert zoals bijvoorbeeld een stoet, betoging, wieler- of wandeltocht heb je de toestemming nodig. De impact op de omgeving, het verkeer, ... is namelijk niet gering.
In zo'n geval moet het gemeentebestuur tijdelijke verkeersmaatregelen nemen om de evenementenzone af te bakenen en het verkeer om te leiden. Je zorgt als organisator daarom best voor een degelijk plan van de evenementenzone en/of een degelijke routebeschrijving van de mobiele activiteit.
Hou alvast rekening met de volgende voorwaarden:
3.2.1 Inname openbare domein door bedrijven
Bedrijven die een openbare activiteit organiseren in Overijse en hiervoor de openbare weg of de openbare plaats gebruiken, dienen een retributie te betalen. Dit is een retributie voor de geleverde prestaties van de gemeente met betrekking tot het leveren en ophalen van de signalisatie. De tarieven zijn terug te vinden in het retributiereglement uitvoeren van werken voor derden.
3.3 Drankverpakking op evenementen
Het is op alle publieke evenementen verboden om drank te serveren in wegwerpbekers, blikjes of petflesjes. Dranken kunnen wel nog aangekocht worden in petflessen, glazen wegwerpflessen of eventueel blik, maar de drank moet aan de consument geserveerd worden in herbruikbare materialen (bekers of glas). Bij risico-evenementen (zoals muziekevenementen met een grote publieksopkomst) ben je om veiligheidsredenen verplicht om herbruikbare bekers te gebruiken.
3.4 Veiligheid
3.4.1 Brandveiligheid
Bij de organisatie van je evenement moet je met heel wat brandveiligheidseisen en opstellingseisen ter preventie van brand rekening houden. Je vindt daarover alle informatie en tips terug in 'Evenementenreglement van Hulpverleningszone Oost Vlaams-Brabant' op www.overijse.be/bekendmakingen/detail/1479/evenementenreglement-hulpverleningszone-oost-vlaams-brabant
Voor specifieke veiligheidsbepalingen omtrent het gebruik van gasinstallaties wordt verwezen naar het preventiematerieel van de Federatie Butaan Propaan op de website www.febupro.be
3.4.2 Bewaking (veiligheidspersoneel)
Als organisator kan je ervoor kiezen, of afhankelijk van het soort evenement verplicht worden, om bewaking in te zetten. Dat kan via een professionele, en dus vergunde, bewakingsfirma, maar in de wet is ook een ‘uitzonderingsregime’ opgenomen voor verenigingen die eigen vrijwilligers willen inzetten voor persoonscontrole. Er zijn wel een aantal voorwaarden aan verbonden:
Het aanvraagformulier om vrijwilligers in te zetten voor persoonscontrole is terug te vinden in het aanvraagformulier voor evenementen via het digitaal loket of aan het infopunt Vrije Tijd.
3.4.3 Overige
Voor verdere veiligheidsbepalingen verwijzen wij naar het Algemeen Politiereglement, onder meer online terug te vinden op de website van de gemeente Overijse.
3.5. Verzekeringen
Als je een evenement organiseert, is het belangrijk je voldoende te verzekeren tegen eventuele schadegevallen. Een overzicht van mogelijkheden:
3.5.1 Verzekering burgerlijke aansprakelijkheid
Deze verzekering dekt de lichamelijke en materiële schade opgelopen door een derde naar aanleiding van het evenement en ten gevolge van een fout van de organisator. Het is ten zeerste aangewezen dat elke organisatie of vereniging over dergelijke verzekering beschikt. Ze is verplicht wanneer jouw evenement in één van de gemeentezalen plaatsvindt.
3.5.2 Verzekering lichamelijke ongevallen deelnemers
Deze verzekering dekt de lichamelijke schade opgelopen door de deelnemers aan het evenement, zonder dat er een fout moet bewezen worden. Deze verzekering is aangewezen als het een risicovol evenement betreft.
3.5.3 Verzekering lichamelijke ongevallen vrijwillige medewerkers
Deze verzekering dekt de lichamelijke schade opgelopen door de vrijwillige medewerkers aan het evenement, zonder dat er een fout moet bewezen worden. In sommige gevallen is dit een wettelijke verplichting (art. 6 vrijwilligerswet).
3.5.4 Verzekering burgerlijke aansprakelijkheid vrijwillige medewerkers
Deze verzekering dekt de lichamelijke en materiële schade opgelopen door een derde naar aanleiding van het evenement en ten gevolge van een fout van de vrijwillige medewerker. Deze burgerlijke aansprakelijkheid moet gedragen worden door de organisatie die daarvoor verzekerd moet zijn (art. 5 vrijwilligerswet).
Informeer je bij via vrijwilligersverzekering.vlaanderen.be of je vereniging beroep kan doen op de gratis vrijwilligersverzekering.
3.5.5 Brandverzekering
Deze verzekering dekt de schade aan het gebouw door brand, storm, hagel en ijsdruk. Als je een privaat gebouw gebruikt, ga je best na of de brandverzekering van de eigenaar, ook van toepassing is op jouw evenement. Is dit niet het geval, dan is het ten zeerste aangewezen om als gebruiker een tijdelijke brandverzekering af te sluiten. Vindt jouw evenement plaats in een gemeentegebouw, dan is een brandverzekering voor het gebouw niet nodig. de gemeente heeft voor haar gebouwen een brandverzekering afgesloten.
3.5.6 Verzekering objectieve aansprakelijkheid brand en ontploffing
Deze verzekering dekt de schade opgelopen door derden ten gevolge van brand of ontploffing, ongeacht de aansprakelijkheid voor deze brand of ontploffing. Deze verzekering is wettelijk verplicht voor de uitbater van welbepaalde inrichtingen die gewoonlijk toegankelijk zijn voor het publiek. (wet van 30 juli 1979 betreffende de preventie van brand en ontploffing (in te vullen velden: Juridische aard: wet, afkondigingsdatum: 30 juli 1979, opzoeking, lijst en detail) en KB van 28/02/1991 betreffende inrichtingen die onder toepassing vallen van hoofdstuk II wet 30/07/1979 (in te vullen velden: juridische aard: KB, afkondigingsdatum: 28.02.1991, opzoeking, lijst en detail).
3.5.7 Verzekering contractuele aansprakelijkheid
Deze verzekering dekt de schade geleden door jouw medecontractant naar aanleiding van de uitvoering van het contract. Voorbeeld: er is schade aan het gebouw (vb. putten in de vloer omdat je er een te zware tapinstallatie op geplaatst hebt) dat je huurt voor de organisatie van het evenement. Deze contractuele aansprakelijkheid is in de meeste gevallen uitgesloten in de verzekering burgerlijke aansprakelijkheid.
3.5.8 Verzekering alle risico's
Deze verzekering dekt de schade aan de eigen materialen of deze die je gebruikt van een derde en dit tegen ‘alle' risico's' (diefstal, vandalisme, schade, ...). Deze verzekering is aangewezen als je dure materialen gebruikt op een plaats die een aantal risico's met zich meebrengt (vb. licht- en klankinstallatie, computers).
3.6 Bepalingen rond geluid
3.6.1 Sluitingsuur
Wanneer een activiteit niet gevolgd wordt door een zaterdag, zondag of officiële feestdag, dient alles stil te zijn om 24.00 uur, zowel voor een binnen –als een buitenactiviteit. Voor een binnenactiviteit geldt daarbij een afbouwperiode vanaf 23.30 uur, voor een buitenactiviteit vanaf 23.00 uur.
Wanneer een activiteit gevolgd wordt door een zaterdag, zondag of officiële feestdag, dient alles stil te zijn om 03.00 uur. Voor een buitenactiviteit geldt er een afbouwperiode vanaf 02.00 uur. Voor een binnenactiviteit geldt een afbouwperiode vanaf 02.30 uur.
In beide gevallen moet er rekening worden gehouden met de nachtrust vanaf 22.00 uur. Dit impliceert dat vanaf 22.00 uur de politie opgeroepen kan worden en kan optreden bij overmatige geluidshinder. Bij klachten over nachtlawaai dient op het eerste verzoek van de lokale politie of gemachtigd ambtenaar onmiddellijk ingegaan te worden om het geluid te minderen. Bij een tweede interventie wordt voorgesteld de muziek stop te zetten. Zie ook het Algemeen Politiereglement lokaal bestuur Overijse.
Hou steeds in gedachten dat:
3.6.2 Geluidsnormen
Met betrekking tot het volume van elektronisch versterkte muziek, moeten de VLAREM-richtlijnen worden gevolgd.
Indien de hogere overheid deze bepalingen wijzigt, worden de nieuwe, gewijzigde bepalingen van kracht.
Voor elk van de normen zijn specifieke maatregelen nodig ter bescherming van het gehoor van jouw bezoekers.
Een geluidsmeter wordt gratis ter beschikking gesteld aan alle organisatoren, deze kan aangevraagd worden via het aanvraagformulier evenementen via het digitaal loket op de website of via het infopunt Vrije Tijd.
Organisatoren die aanspraak maken op het ontlenen van gemeentelijk materiaal, kunnen ook gratis oordopjes verkrijgen.
3.6.3 Gebruik van muziek
Organiseer je een evenement waarbij muziek (zowel live als opgenomen) gebruikt wordt, dan heb je hiervoor een licentie van Unisono nodig. Deze licentie dekt zowel de rechten van de auteurs en de componisten (Sabam) als de naburige rechten (zogenaamde billijke vergoeding van uitvoerende artiesten en muziekproducenten). Het bedrag dat je moet betalen, hangt af van het soort evenement, de inkomprijs, de oppervlakte van de ruimte, enz. Zodra je een licentie hebt, mag je alle muziek uit het repertoire vrij gebruiken.
3.7 Bepalingen rond het schenken van dranken
Openbare activiteiten waarop bieren en wijnen worden geschonken, moeten geen tapvergunning of positief bericht, noch een drankvergunning afgeleverd door de gemeente Overijse, hebben.
Openbare activiteiten waarop sterke dranken en of gedistilleerde dranken worden geschonken moet wel een vergunning of positief bericht afgeleverd door de gemeente Overijse, hebben.
De aanvraag om sterke dranken of gedistilleerde dranken te mogen schenken dien je aan te vragen via het aanvraagformulier voor evenementen via het digitaal loket of aan het infopunt Vrije Tijd.
Er wordt bijzondere aandacht gevraagd voor:
3.8 Bewegwijzering
Wil je voor jouw evenement wegwijzers hangen naar de evenementenlocatie? Of wil je voor de doortocht van jouw wandel- of wielerrit bewegwijzering hangen? Dat heb je een toelating nodig van de burgemeester. Hou alvast rekening met de volgende voorwaarden:
3.9 Nutsvoorzieningen op openbaar domein
3.9.1 Elektriciteit
Wie een evenement in openlucht (op een plein, in een park, op straat, ...) organiseert en daarvoor elektriciteit nodig heeft, kan een elektriciteitsaansluiting aanvragen indien deze aanwezig is ter plaatse. De gemeente rekent daarvoor het verbruik aan overeenkomstig het geldende retributiereglement op het gebruik van elektriciteitskasten en het verbruik van elektriciteit.
Op volgende plaatsen kan de elektriciteit aangesloten worden via de bestaande elektriciteitskasten:
| Begijnhofplein (kant begijntjesbad) |
3x400v+N |
| Begijnhofplein (kant Vuurmolen) |
3x230v |
| Eizer kerk |
3x230v |
| Eizer WOC de fraat |
3x400v+N |
| Gebr. Danhieuxstraat |
3x230v |
| Jean Tombeurstraat Parking |
3x400v+N |
| Just. Lipsiusplein kant kerk |
3x230v |
| Just. Lipsiusplein kant oud gemeentehuis |
3x400v+N |
| Loods Begijnhof 15A |
3x400v+N |
| Maleizen Fille Frit |
3x400v+N |
| Maleizen Park Michiels |
3x400v+N |
| Mariahof |
3x400v+N |
| Molendreef |
3x400v+N |
| Processiestraat |
3x400v+N |
| Stationsplein (kant GITO) |
3x400v+N |
| Stationsplein (kant Turnzalen) |
3x400v+N |
| Stationsplein (Oud station/Tram) |
3x400v+N |
| Stationsplein DN01 |
3x400v+N |
| Stationsplein DN02 |
3x400v+N |
| Stationsplein DN03 |
3x400v+N |
| Stationsplein DN04 |
3x400v+N |
| Stationsstraat (Delhaize) |
3x230v |
| Stationsstraat (Ter IJse) |
3x230v |
| Terlanen Parking |
3x230v |
| Tombeek Kerk |
3x230v |
| Vuurmolen (kant garage) |
3x400v+N |
| Zuidflank Bufferbekken |
3x400v+N |
| Zuidflank Skatepark |
3x400v+N |
De gemeentelijke diensten doen de voorziening binnen een straal van 25m van de elektriciteitskast. Je bent als organisator zelf verantwoordelijk voor de verdere opstelling. De organisatie is verantwoordelijk voor de eventueel extra bijhorende keuringen van extra materialen en aansluitingen conform de wetgeving.
Na afloop van het evenement worden de meterstanden genoteerd en zal je een factuur ontvangen voor het gebruik en de verbruikte elektriciteit. Aanvraag van elektriciteitspunten dient te gebeuren samen met je evenementenaanvraag.
Als er geen elektriciteitskast aanwezig is, zorg je zelf voor een mobiele stroomgenerator (bij voorkeur op zonne-energie).
3.9.2 Watervoorziening via De Watergroep
Heb je voor een evenement of voor een andere tijdelijke activiteit water nodig op een plaats waar je niet beschikt over gewone kranen, dan kan je bij De Watergroep een standpijp (= mobiel leveringspunt) huren die je volgens de instructies voor een correct gebruik van standpijpen moet aansluiten op een brandkraan (hydrant) in de straat. Hou er rekening mee dat je een huurkost per bemeterde standpijp en de kosten van het waterverbruik zal moeten betalen.
3.9.3 Afvalcontainers
Het is mogelijk een afvalcontainer 1100 liter te lenen. Als de organisator één of meerdere afvalcontainers ontleent, zal de lediging van deze containers door de gemeente aangevraagd worden bij de Intercommunale Interrand. Deze lediging zal door Interrand aan de organisator gefactureerd worden volgens het op dat moment geldend tarief. De gemeente plaatst de afvalcontainers en haalt deze terug op na lediging door Intterrand. Aanvraag van afvalcontainers dient te gebeuren samen met je evenementenaanvraag.
Artikel 4: Ondersteuning van evenementen
4.1 Gemeentelijke uitleendienst
De gemeente beschikt over een uitleendienst bedoeld voor erkende verenigingen en een vastgelegde soort gebruikers. De bepalingen die stellen welke aanvragers en voor welke doeleinden er materialen via de gemeente kunnen uitgeleend worden vind je via www.overijse.be/uitleen. Aanvraag van materialen gebeurt samen met je evenementenaanvraag.
4.2 Gemeentelijke infrastructuur
Organiseer je je evenement graag in één van onze gemeentelijke infrastructuren? Het reglement en de reservatie-aanvraag vind je via https://www.overijse.be/zaalreservatie.
4.3 Promotionele ondersteuning
De gemeente kan op diverse manieren ondersteunen bij de promotie van jouw evenement. Voorwaarde is dat het evenement plaatsvindt op ons grondgebied en vrij toegankelijk is.
4.3.1 Infoportieken
De infoportieken bevinden zich op 6 vastgestelde locaties in de gemeente en haar gehuchten. Het reglement en de reservatie-aanvraag vind je via https://www.overijse.be/infoportieken
4.3.2 Uit-kalender
Maak gebruik van de www.UiTdatabank.be om je organisatie te promoten. Eenmaal je evenement is ingevoerd, verschijnt deze op diverse websites waaronder ook de gemeentelijke website. Bovendien gebruikt zowel de media als de gemeente deze informatie om bepaalde evenementen in de kijker te zetten. Meer info vind je via https://www.overijse.be/invoer.
4.3.3 Plakzuilen
De plakzuilen voor affiches bevinden zich op 5 plaatsen in de gemeente en haar gehuchten. De locaties en politiereglement vind je op https://www.overijse.be/plakzuilen
4.4 Financiële ondersteuning
De gemeente voorziet een financieel duwtje in de rug voor een aantal initiatieven. Alle info en het aanvraagformulier is terug te vinden op de gemeentelijke website.
https://www.overijse.be/applaustoelage
https://www.overijse.be/applaustoelage-buurtfeest
5. Slotbepalingen
5.1 Aanvaarding
Door het indienen van de aanvraag, wordt de aanvrager geacht dit reglement te aanvaarden.
5.2 Bezwaar
Elke aanvrager kan bij het college van burgemeester en schepenen bezwaar indienen betreffende de toepassing van dit reglement. Het gemotiveerde en ondertekende bezwaarschrift moet, op straffe van niet-ontvankelijkheid, ingediend worden uiterlijk binnen een termijn van drie maanden vanaf de derde werkdag volgend op de datum van verzending van de gemotiveerde brief namens het gemeentebestuur waarin wordt meegedeeld welk gevolg aan de aanvraag werd verleend. Het bezwaarschrift bevat op straffe van onontvankelijkheid:
1° de naam, het adres en handtekening van de indiener
2° desgevallend een kopie van de betwiste gemotiveerde brief namens het gemeentebestuur waarin wordt meegedeeld welk gevolg aan de aanvraag werd verleend in uitvoering van dit reglement
3° een uitvoerige motivering van het bezwaar
4° desgevallend de naam, adres en handtekening van de gevolmachtigde van de indiener
5.3 Aanvang
Dit reglement treedt in werking voor de aanvragen ingediend vanaf 1 november 2022.
| Categorieën van organisatoren van publieke evenementen | Kan de openbare weg of openbare plaats in gebruik genomen worden in functie van publieke evenementen? |
| Erkende vereniging uit Overijse Wijk/buurtfeest in Overijse Groep van mensen Onderwijs Voorzieningen voor mensen met een (fysieke) beperking in Overijse IGS Vrijetijdsregio Druivenstreek Organisator in samenwerking met Gemeente Overijse |
Openbare weg of openbare plaats kan kosteloos in gebruik genomen worden |
| Bedrijven | Ja, mits het betalen van een retributie - zie retributiereglement uitvoeren van werken voor derden |
| Organisator van sportevenement buiten Overijse, behalve bedrijven | Openbare weg of openbare plaats kan kosteloos in gebruik genomen worden |
| Overige - U behoort niet tot één van bovenstaande categorieën, tenzij provincie Vlaams-Brabant, OCMW Overijse, Politiezone Druivenstreek en Hulpverleningszone Oost Vlaams-Brabant |
Neen |
De beslissing van de gemeenteraad van 27 februari 2018 houdende goedkeuring van het gewijzigde reglement logistieke ondersteuning bij de organisatie van openbare activiteiten wordt opgeheven op 31 oktober 2022.
Artikel 3
Een afschrift van deze beslissing wordt overgemaakt aan de toezichthoudende overheid.
Het financieel gedeelte van het budget 2023 werd als volgt afgesloten:
| EXPLOITATIE | INVESTERINGEN | |
| ontvangsten: | +13.455,59 euro |
0,00 euro |
| uitgaven: | - 51.702,50 euro | 0,00 euro |
| overboekingen: | 0,00 euro |
0,00 euro |
| = saldo eigen boekjaar: | - 38.246,91 euro | 0,00 euro |
| gecorrigeerd overschot/tekort vorige jaren: | +20.793,20 euro | 0,00 euro |
| gemeentetoelage: | +17.453.71 euro |
0,00 euro |
| = overschot/tekort: | 0,00 euro | 0,00 euro |
Aangezien het budget 2023 van deze kerkfabriek past in het meerjarenplan van de gemeente, volstaat het dat de gemeenteraad akte neemt van het budget 2023.
In de gemeentelijke meerjarenplanning werd een exploitatietoelage opgenomen onder de MJP lijn 000572 met ARK 6494000 en beleidsveld 0790.
Artikel 1
De gemeenteraad neemt akte van het budget 2023 van de kerkfabriek Sint-Martinus Overijse-centrum.
Artikel 2
Een afschrift van deze beslissing besluit wordt overgemaakt aan de gouverneur van de provincie Vlaams-Brabant.
Het financieel gedeelte van het budget 2023 werd als volgt afgesloten :
| EXPLOITATIE | INVESTERINGEN | |
| ontvangsten: | +1.001,00 euro | 0,00 euro |
| uitgaven: | - 11.663,00 euro | 0,00 euro |
| overboekingen: | 0,00 euro |
0,00 euro |
| = saldo eigen boekjaar: | - 10.662,00 euro | 0,00 euro |
| gecorrigeerd overschot/tekort vorige jaren: | -328.63 euro | 0,00 euro |
| gemeentetoelage: | +10.990,63 euro |
0,00 euro |
| = overschot/tekort: | 0,00 euro | 0,00 euro |
Aangezien het budget 2023 van deze kerkfabriek past in het meerjarenplan van de gemeente, volstaat het dat de gemeenteraad akte neemt van het budget 2023.
In de gemeentelijke meerjarenplanning werd een exploitatietoelage opgenomen onder de MJP lijn 000572 met ARK 6494000 en beleidsveld 0790.
Artikel 1
De gemeenteraad neemt akte van het budget 2023 van de kerkfabriek Onze-Lieve-Vrouw Jezus-Eik.
Artikel 2
Een afschrift van deze beslissing wordt overgemaakt aan de gouverneur van de provincie Vlaams-Brabant.
Het financieel gedeelte van het budget 2023 werd als volgt afgesloten :
| EXPLOITATIE | INVESTERINGEN | |
| ontvangsten: | +740,00 euro | 0,00 euro |
| uitgaven: | - 22.330,00 euro | 0,00 euro |
| overboekingen: | 0,00 euro |
0,00 euro |
| = saldo eigen boekjaar: | - 21.590,00 euro | 0,00 euro |
| gecorrigeerd overschot/tekort vorige jaren: | +11.346,18 euro | 0,00 euro |
| gemeentetoelage: | +10.243,82 euro |
0,00 euro |
| = overschot/tekort: | 0,00 euro | 0,00 euro |
Aangezien het budget 2023 van deze kerkfabriek past in het meerjarenplan van de gemeente, volstaat het dat de gemeenteraad akte neemt van het budget 2023.
In de gemeentelijke meerjarenplanning werd een exploitatietoelage opgenomen onder de MJP lijn 000572 met ARK 6494000 en beleidsveld 0790.
Artikel 1
De gemeenteraad neemt akte van het budget 2023 van de kerkfabriek H. Maria-Magdalena Eizer.
Artikel 2
Een afschrift van deze beslissing wordt overgemaakt aan de gouverneur van de provincie Vlaams-Brabant.
Het financieel gedeelte van het budget 2023 werd als volgt afgesloten:
| EXPLOITATIE | INVESTERINGEN | |
| ontvangsten: | +15.621,74 euro | +35.090,00 euro |
| uitgaven: | -14.167,37 euro | -35.090,00 euro |
| overboekingen: | 0,00 euro |
0,00 euro |
| = saldo eigen boekjaar: | +1.454,37 euro | 0,00 euro |
| gecorrigeerd overschot/tekort vorige jaren: | +30.080,99 euro | +1.179,88 euro |
| gemeentetoelage: | 0,00 euro | 0,00 euro |
| = overschot/tekort: | 31.535,36 euro | 1.179,88 euro |
Aangezien het budget 2023 van deze kerkfabriek past in het meerjarenplan van de gemeente, volstaat het dat de gemeenteraad akte neemt van het budget 2023.
Geen.
Artikel 1
De gemeenteraad neemt akte van het budget 2023 van de kerkfabriek Sint-Michaël Terlanen.
Artikel 2
Een afschrift van deze beslissing wordt overgemaakt aan de gouverneur van de provincie Vlaams-Brabant.
Het financieel gedeelte van het budget 2023 werd als volgt afgesloten:
| EXPLOITATIE | INVESTERINGEN | |
| ontvangsten: | +4.904,00 euro | 0,00 euro |
| uitgaven: | - 15.149,00 euro | 0,00 euro |
| overboekingen: | 0,00 euro |
0,00 euro |
| = saldo eigen boekjaar: | - 10.245,00 euro | 0,00 euro |
| gecorrigeerd overschot/tekort vorige jaren: | +5.203,11 euro | 0,00 euro |
| gemeentetoelage: | +5.041,89 euro |
0,00 euro |
| = overschot/tekort: | 0,00 euro | 0,00 euro |
Aangezien het budget 2023 van deze kerkfabriek past in het meerjarenplan van de gemeente, volstaat het dat de gemeenteraad akte neemt van het budget 2023.
In de gemeentelijke meerjarenplanning werd een exploitatietoelage opgenomen onder de MJP lijn 000572 met ARK 6494000 en beleidsveld 0790.
Artikel 1
De gemeenteraad neemt akte van het budget 2023 van de kerkfabriek Sint-Bernardus Tombeek.
Artikel 2
Een afschrift van deze beslissing wordt overgemaakt aan de gouverneur van de provincie Vlaams-Brabant.
Het financieel gedeelte van het budget 2023 werd als volgt afgesloten:
| EXPLOITATIE | INVESTERINGEN | |
| ontvangsten: | +515,00 euro | 0,00 euro |
| uitgaven: | - 25.505,00 euro | 0,00 euro |
| overboekingen: | 0,00 euro |
0,00 euro |
| = saldo eigen boekjaar: | - 24.990,00 euro | 0,00 euro |
| gecorrigeerd overschot/tekort vorige jaren: | +6.212,93 euro | 0,00 euro |
| gemeentetoelage: | +18.777,07 euro |
0,00 euro |
| = overschot/tekort: | 0,00 euro | 0,00 euro |
Aangezien het budget 2023 van deze kerkfabriek past in het meerjarenplan van de gemeente, volstaat het dat de gemeenteraad akte neemt van het budget 2023.
In de gemeentelijke meerjarenplanning werd een exploitatietoelage opgenomen onder de MJP lijn 000572 met ARK 6494000 en beleidsveld 0790.
Artikel 1
De gemeenteraad neemt akte van het budget 2023 van de kerkfabriek Sint-Joost Maleizen.
Artikel 2
Een afschrift van deze beslissing wordt overgemaakt aan de gouverneur van de provincie Vlaams-Brabant.
Het financieel gedeelte van het budget 2023 werd als volgt afgesloten:
| EXPLOITATIE | INVESTERINGEN | |
| ontvangsten: | +15.390,00 euro | 0,00 euro |
| uitgaven: | - 15.370,00 euro | 0,00 euro |
| overboekingen: | 0,00 euro |
0,00 euro |
| = saldo eigen boekjaar: | + 20,00 euro | 0,00 euro |
| gecorrigeerd overschot/tekort vorige jaren: | +1.251,05 euro | 0,00 euro |
| gemeentetoelage: | 0,00 euro |
0,00 euro |
| = overschot/tekort: | 1.271,05 euro | 0,00 euro |
Aangezien het budget 2023 van deze kerkfabriek past in het meerjarenplan van de gemeente, volstaat het dat de gemeenteraad akte neemt van het budget 2023.
Geen.
Artikel 1
De gemeenteraad neemt akte van het budget 2023 van de kerkfabriek Sint-Jan Evangelist.
Artikel 2
Een afschrift van deze beslissing wordt overgemaakt aan de gouverneur van de provincie Vlaams-Brabant.
Een schoolbestuur moet voor elk van zijn basisscholen een schoolreglement opstellen dat de betrekkingen tussen het schoolbestuur en de ouders en de leerlingen regelt.
Meer specifieke afspraken worden door het college van burgemeester en schepenen, na overleg in de schoolraad, opgenomen in het infoboekje.
Het schoolreglement gewoon basisonderwijs en het infoboekje worden bij elke inschrijving van een leerling en nadien bij elke wijziging, ter beschikking gesteld (op papier of via een elektronische drager) aan de ouders, die ondertekenen voor akkoord.
Het huidige schoolreglement gewoon basisonderwijs (inclusief het infoboekje) is aan actualisatie toe wegens gewijzigde regelgeving en de noodzaak om sommige artikelen te verduidelijken en/of te verfijnen.
Het model schoolreglement van de Onderwijsvereniging van de Steden en Gemeenten dient als basis voor het schoolreglement gewoon basisonderwijs.
Alle wijzigingen zijn in het geel aangeduid in het schoolreglement als bijlage.
De meer specifieke regels en afspraken worden door het college van burgemeester en schepenen opgenomen in het infoboekje.
De schoolraad geeft gunstig advies over het schoolreglement en infoboekje.
De gemeenteraad dient het schoolreglement voor het schooljaar 2022-2023 goed te keuren.
Geen.
Artikel 1
De gemeenteraad heft de beslissing van de gemeenteraad van 17 augustus 2021 houdende de goedkeuring van het schoolreglement voor het schooljaar 2021-2022 van de gemeentelijke basisschool Overijse-centrum op.
Artikel 2
De gemeenteraad keurt het als bijlage gevoegde schoolreglement voor het schooljaar 2022-2023 van de gemeentelijke basisschool Overijse-centrum goed. De meer specifieke regels en afspraken worden door het college van burgemeester en schepenen opgenomen in het infoboekje.
Een schoolbestuur moet voor elk van zijn basisscholen een schoolreglement opstellen dat de betrekkingen tussen het schoolbestuur en de ouders en de leerlingen regelt.
Meer specifieke afspraken worden door het college van burgemeester en schepenen, na overleg in de schoolraad, opgenomen in het infoboekje.
Het schoolreglement gewoon basisonderwijs en het infoboekje worden bij elke inschrijving van een leerling en nadien bij elke wijziging, ter beschikking gesteld (op papier of via een elektronische drager) aan de ouders, die ondertekenen voor akkoord.
Het huidig schoolreglement gewoon basisonderwijs (inclusief de infobrochure) dat goedgekeurd werd door de gemeenteraad in zitting van 17 augustus 2021 is aan actualisatie toe wegens gewijzigde regelgeving en de noodzaak om sommige artikelen te verduidelijken en/of te verfijnen.
Het model schoolreglement van de Onderwijsvereniging van de Steden en Gemeenten dient als basis voor het schoolreglement gewoon basisonderwijs.
Alle wijzigingen zijn in het geel aangeduid in bijgaand schoolreglement.
De meer specifieke regels en afspraken worden door het college van burgemeester en schepenen opgenomen in het infoboekje.
De schoolraad geeft gunstig advies over het schoolreglement en infoboekje.
De gemeenteraad dient het schoolreglement van de gemeentelijke basisschool Jezus-Eik voor het schooljaar 2022-2023 goed te keuren.
De meer specifieke regels en afspraken worden door het college van burgemeester en schepenen opgenomen in het infoboekje.
Geen.
Artikel 1
De gemeenteraad heft de beslissing van 17 augustus 2021 van de gemeenteraad houdende de goedkeuring van het schoolreglement voor het schooljaar 2021-2022 van de gemeentelijke basisschool Jezus-Eik op.
Artikel 2
De gemeenteraad keurt het hierbij gevoegde schoolreglement voor het schooljaar 2022-2023 van de gemeentelijke basisschool Jezus-Eik goed. De meer specifieke regels en afspraken worden door het college van burgemeester en schepenen opgenomen in het infoboekje.
Een schoolbestuur moet voor elk van zijn basisscholen een schoolreglement opstellen dat de betrekkingen tussen het schoolbestuur en de ouders en de leerlingen regelt.
Meer specifieke afspraken worden door het college van burgemeester en schepenen, na overleg in de schoolraad, opgenomen in het infoboekje.
Het schoolreglement gewoon basisonderwijs en de infobrochure worden bij elke inschrijving van een leerling en nadien bij elke wijziging, ter beschikking gesteld (op papier of via een elektronische drager) aan de ouders, die ondertekenen voor akkoord.
Het huidige schoolreglement gewoon basisonderwijs (inclusief het infoboekje) is aan actualisatie toe wegens gewijzigde regelgeving en de noodzaak om sommige artikelen te verduidelijken en/of te verfijnen.
Het model schoolreglement van de Onderwijsvereniging van de Steden en Gemeenten dient als basis voor het schoolreglement gewoon basisonderwijs.
Alle wijzigingen zijn in het geel aangeduid.
De meer specifieke regels en afspraken worden door het college van burgemeester en schepenen opgenomen in het infoboekje.
De schoolraad geeft gunstig advies over het schoolreglement en infoboekje.
De gemeenteraad dient het schoolreglement voor het schooljaar 2022-2023 goed te keuren.
Geen.
Artikel 1
De gemeenteraad heftde beslissing van 17 augustus 2021 van de gemeenteraad houdende de goedkeuring van het schoolreglement voor het schooljaar 2021-2022 van de gemeentelijke kleuterschool Lotharingenkruis op.
Artikel 2
De gemeenteraad keurt het hierbij gevoegde schoolreglement voor het schooljaar 2022-2023 van de gemeentelijke kleuterschool Lotharingenkruis goed. De meer specifieke regels en afspraken worden door het college van burgemeester en schepenen opgenomen in de infobrochure.
Op 13 oktober 2022 ontving het gemeentebestuur een e-mail van gemeenteraadslid Pierre-Emmanuel Dumont de Chassart met volgend aanvullend agendapunt:
'In de meeste vrije scholen van de gemeente wordt er verwacht van kinderen dat ze een fluohesje dragen op weg naar- en van school. Dit is niet het geval voor gemeentelijke basisscholen terwijl deze meestal langs drukke straten staan. Zou het niet een goed idee zijn, aangezien we nu in de donkere periodes van het jaar komen, om zo'n verwachting ook voor de gemeentelijke basisscholen in te voeren?'
Schepen Dirk Devroey antwoordt:
'Wij hebben zonet de schoolreglementen goedgekeurd. Hierbij zaten ook systematisch infoboekjes als aanvulling op het schoolreglement.
Zowel bij de gemeentelijke basisschool Overijse-centrum (GBO) als de gemeentelijke basisschool Jezus-Eik (GBSJE) staat er iets vermeld over het dragen van een fluohesje. Bij GBO wordt het soms zelfs verplicht.
Bij het brengen en afhalen van het kind, bij het stappen naar het zwembad of de Zuidflank,… wordt het fluohesje nu al gedragen. Zeker vanuit GBO wordt dit al toegepast.
Er zijn ook activiteiten bij de school om dit verder te stimuleren.
De eerste maandag na de herfstvakantie is er een fluo-dag waarbij iedereen zal aangeraden worden om zoveel mogelijk fluo te dragen die dag, ter promotie van het dragen van het fluohesje.
Ook in GBSJE is er een warme aanbeveling, geen verplichting, om het fluohesje te dragen. Het wordt ook hier door de kinderen gedragen bij schooluitstappen.
Wat de gemeentelijke kleuterschool Lotharingenkruis betreft: daar worden de kinderen meestal afgezet aan de poort. Hier staat het niet in het infoboekje. Bij schooluitstappen (meestal met een bus) wordt er wel een fluohesje gedragen.'
Enig artikel
Het aanvullend agendapunt wordt besproken.
Op 13 oktober 2022 ontving het gemeentebestuur een e-mail van gemeenteraadslid Pierre-Emmanuel Dumont de Chassart met volgend aanvullend agendapunt:
'Op 12 oktober werden de wegmarkeringen in de Vuurgatstraat opnieuw geverfd. Dit gebeurde ook in meerdere andere straten van de gemeente gedurende die week. Het is natuurlijk positief dat de gemeente de veiligheid van de weggebruikers waardeert door de straten in een correcte staat te houden, maar men mag ons hier toch afvragen of dit geen geldverspilling is aangezijn de werken in de Vuurgatstraat begin november zouden moeten starten en de hele straat hierbij over enkele maanden zal worden afgebroken.
2 vragen hierbij :
• Waarom zijn die wegmarkeringen in de Vuurgatstraat opnieuw geverfd? Waarom is de communicatie niet correct gebeurd tussen de verschillende diensten van de gemeente?
• Graag ook een overzicht van hoe de communicatie tussen de verschillende diensten in de gemeente gebeurt?'
Schepen Sven Willekens antwoordt:
'U heeft dat goed gezien. Men heeft daar inderdaad extra stippellijnen getrokken. Dat was inderdaad een fout.
De aannemer had 17 straten te doen. Die laatste straat was er teveel aan. Gelukkig hebben ze niet de hele straat gedaan.
Deze fout zal ons 493 euro exclusief btw kosten.'
Enig artikel
Het aanvullend agendapunt wordt besproken.
Op 13 oktober 2022 ontving het gemeentebestuur een e-mail van gemeenteraadslid Pierre-Emmanuel Dumont de Chassart met volgend aanvullend agendapunt:
'De eerste fases van de werken op de Brusselsesteenweg zijn nu gedaan. En buiten de vele mobiliteitsproblemen die zo'n werken veroorzaken was ik erg verbaasd dat de nieuwe fietspaden zwart zijn en bijna geen enkele wegmarkering hebben om ze visueel goed zichtbaar te maken. Met de vele in- en uitritten die de fietspad kruisen is men hier een situatie aan het creeren die nog gevaarlijker is dan vroeger.
2 vragen hierbij :
• Zijn er nog plannen om de nieuwe fietspaden een kleurtje of een duidelijkere wegmarkering te geven?
• Als dit niet het geval is, wat zal de gemeente doen om het risico voor ongevallen te verminderen?'
Schepen Peter Lombaert antwoordt:
'Fietspaden mogen in het rood, maar zwart is goedkoper en daarom wordt hier vaak voor geopteerd, wat wij zelf ook jammer vinden.
Wij hebben meteen gevraagd aan Agentschap Wegen en Verkeer (AWV) om zeker aan alle op- en afritten een rood stuk te voorzien.
Wijzelf mogen niet op de weg schilderen, gezien het ofwel om een gewestweg gaat ofwel op een privaat terrein.
We hebben AWV ook gevraagd om haaientanden te schilderen. De wegen die kruisen zullen wel degelijk in het rood worden aangeduid.'
Enig artikel
Het aanvullend agendapunt wordt besproken.
Vervolgens verklaart de voorzitter de vergadering voor gesloten.
Namens de gemeenteraad