Naar aanleiding van de uitbreiding van de uitleen van materialen aangeboden door de gemeente is het wenselijk om het uitleenreglement aan te passen. In de voorbereiding en bij het tot stand komen van dit uitleenreglement werd samen gewerkt en advies ingewonnen van de dienst Publieke Ruimte, dienst Vrijetijdsinfrastructuren, Communicatiedienst, Financiële dienst, dienst Onthaal en administratie.
Aanpassingen
Samen met het in werking treden van het nieuw uitleenreglement zal ook een digitaal evenementenloket online gaan via dewelke organisatoren hun materialen in functie van publieke evenementen kunnen aanvragen via de gemeentelijke website of via het infopunt Vrije Tijd.
Er wordt een communicatieplan opgemaakt om het aangepast reglement bekend te maken. Tijdens KLAP op 21 oktober 2022 zal een toelichting worden gegeven van het gebruik van het digitaal evenementenloket, reservatie van materialen en bijhorend reglement. Op de gemeentelijke website komt onder een pagina 'organiseren van een activiteit of evenement' een mooi overzicht van alle aspecten die betrekking hebben op de organisatie van een evenement, waaronder ook de materiaal uitleen.
Het reglement wordt na één jaar geëvalueerd.
De gemeenteraad is bevoegd voor het goedkeuren van reglementen.
Geen.
Artikel 1
De gemeenteraad keurt volgend uitleenreglement goed:
Artikel 1: Definities
Aanvrager: Iedereen die in het kader van dit reglement een aanvraag tot ontlening van materiaal voor een activiteit mag indienen
Ontlener: Iedere aanvrager die aan de voorwaarden van dit reglement voldoet en die materiaal van de gemeente tijdelijk ter beschikking krijgt
Organisator: Iedereen die een activiteit wenst te organiseren op het grondgebied van Overijse
Een openbare activiteit: Een activiteit die voor iedereen toegankelijk is en die doorgaat op het grondgebied van Overijse. Indien een openbare activiteit verspreid wordt over meerdere dagen, wordt dit beschouwd als 1 activiteit
Erkende vereniging uit Overijse: Verenigingen aangesloten bij een door het gemeentebestuur erkende adviesraad of verenigingen erkend door de gemeente Overijse
Wijkfeest op het grondgebied van Overijse: Een straat-, buurt-of wijkfeest dat zich richt op alle inwoners van minstens één volledige straat of straatgedeelte met een minimum van 10 geografisch gegroepeerde en geregistreerde huisnummers
Groep van mensen: Een groep bestaande uit 6 personen, waarvan minstens 3 volwassen personen gedomicilieerd zijn in Overijse
Onderwijs: Het gemeenschapsonderwijs, het gesubsidieerd officieel onderwijs en het gesubsidieerd vrij onderwijs uit Overijse
Een samenwerking met de gemeente: Een samenwerking waarbij de gemeente organisatorische taken op zich neemt. Financiële en logistieke ondersteuning worden niet beschouwd als een organisatorische samenwerking
IGS Vrijetijdsregio Druivenstreek: Het Intergemeentelijk samenwerkingsverband Vrije Tijd met de gemeenten Bertem, Hoeilaart, Huldenberg, Overijse, Tervuren en vzw De Rand.
Artikel 2: Uitleenvoorwaarden
De gemeente Overijse voorziet uitleenmateriaal voor onderstaande types activiteit van één van volgende organisatoren:
1. Type activiteit
2. Type organisator
Artikel 3: Materiaallijst
De bijgevoegde lijst met uit te lenen materiaal kan ten alle tijden aangepast en/of uitgebreid worden. Deze lijst kan je ook terugvinden op de gemeentelijke website.
Artikel 4: Uitleentermijnen
De maximale uitleentermijn van de materialen bedraagt 2 weken. Uitzonderingen hierop kunnen aangevraagd worden en al dan niet goedgekeurd worden door het college van burgemeester en schepenen.
Het materiaal kan uitgeleend worden tot uitputting van de stock. De gemeente kan niet verantwoordelijk gesteld worden wanneer het materiaal niet voorradig is of wegens onvoorziene omstandigheden niet beschikbaar is.
Artikel 5: Wijze en termijn van aanvraag
Alle aanvragen tot het verkrijgen van materiaal in functie van openbare activiteiten of evenementen op grondgebied Overijse moeten aangevraagd worden via het digitaal evenementenloket te vinden op de gemeentelijke website of via het infopunt Vrije Tijd.
Een aanvraag kan ten vroegste 1 jaar voor de evenementdatum.
Uiterlijke aanvraagtermijnen:
| Activiteit zonder de nodige verplichte vergunningen maar met verplichte melding |
1 maand, samen met de evenementenaanvraag |
| Activiteit met de nodige vergunningen of inname publieke ruimte |
7 weken, samen met de evenementenaanvraag |
| Wieler- en loopwedstrijd, veldrit op de openbare weg of autowedstrijd |
3 maand, samen met de evenementenaanvraag |
De aanvragen worden behandeld volgens datum van ontvangst. Een activiteit van de gemeente heeft steeds voorrang.
Het aanvraagformulier moet volledig zijn en al het gewenste materiaal moet op éénzelfde aanvraagformulier vermeld worden. Bijkomende aanvragen voor eenzelfde evenement of wijzigingen in de aanvraag kunnen niet gegarandeerd worden.
Artikel 6: Praktische afspraken
| Materiaal categorie A (geleverd door de gemeente) |
|
| Materiaal categorie B (eigen transport voorzien) |
|
De ontlener gebruikt het materiaal als ‘een goede huisvader’. De ontlener aanvaardt het materiaal bij ontvangst in de staat zoals het is en moet het in dezelfde staat terug bezorgen. Het materiaal mag niet op een andere plaats gebruikt worden dan afgesproken.
Het uitgeleende materiaal mag niet verder uitgeleend worden aan derden.
Artikel 7: Retributie bij nalatigheid en schade
De materialen worden gratis ter beschikking gesteld.
Bij schade, diefstal, niet tijdig of volgens afspraken terugbrengen van het uitgeleende materiaal zal de gemeente de kostprijs van het uitgeleende materiaal, en/of de kosten voor het terughalen ervan door de gemeentelijke diensten, aan de ontlener doorrekenen overeenkomstig het retributiereglement uitvoeren van werken voor derden. De ontlener ontvangt hiervoor een factuur.
Artikel 8: Veiligheidsbepalingen
De gemeente kan niet verantwoordelijk gesteld worden voor ongevallen veroorzaakt door het gebruik of het vervoeren van het materiaal. De ontlener blijft steeds verantwoordelijk voor alle schade aan het materiaal tijdens de periode van ontlening, welke ook de oorzaak is. De ontlener kan, als hij/zij dit nodig vindt, zelf een verzekering afsluiten.
De gemeente kan niet aansprakelijk gesteld worden voor het ontstaan van lichamelijke letsels tijdens of na gebruik van het ontleende materiaal.
Het materiaal kan niet verhuurd worden voor activiteiten die indruisen tegen de goede orde en zeden.
Artikel 9: Slotbepalingen
9.1 Aanvaarding
Door het indienen van de aanvraag, wordt de aanvrager geacht dit reglement te aanvaarden.
9.2 Bezwaar
Elke aanvrager kan bij het college van burgemeester en schepenen bezwaar indienen betreffende de toepassing van dit reglement. Het gemotiveerde en ondertekende bezwaarschrift moet, op straffe van niet-ontvankelijkheid, ingediend worden uiterlijk binnen een termijn van drie maanden vanaf de derde werkdag volgend op de datum van verzending van de gemotiveerde brief namens het gemeentebestuur waarin wordt meegedeeld welk gevolg aan de aanvraag werd verleend. Het bezwaarschrift bevat op straffe van onontvankelijkheid:
1° de naam, het adres en handtekening van de indiener
2° desgevallend een kopie van de betwiste gemotiveerde brief namens het gemeentebestuur waarin wordt meegedeeld welk gevolg aan de aanvraag werd verleend in uitvoering van dit reglement
3° een uitvoerige motivering van het bezwaar
4° desgevallend de naam, adres en handtekening van de gevolmachtigde van de indiener.
9.3 Aanvang
Dit reglement treedt in werking voor de aanvragen ingediend vanaf 1 november 2022.
Artikel 2
De beslissing van de gemeenteraad van 27 februari 2018 houdende goedkeuring van het gewijzigde reglement logistieke ondersteuning bij de organisatie van openbare activiteiten wordt opgeheven.
Artikel 3
Een afschrift van deze beslissing wordt overgemaakt aan de toezichthoudende overheid.