Notulen  Raad voor maatschappelijk welzijn

Openbaar

• Normaal

  • Goedkeuring notulen van de raad voor maatschappelijk welzijn van 24 januari 2023

    Aanwezig: Joke Lenseclaes, voorzitter raad voor maatschappelijk welzijn
    Inge Lenseclaes, voorzitter vast bureau
    Leo Van den Wijngaert, Jan De Broyer, Peter Lombaert, Dirk Devroey, Myriam Vanderlinden, leden vast bureau
    Jean Pierre Audag, Patricia Meerts, Danny De Kock, Leen Gillis, Emmanuel Morel de Westgaver, Stefan Vanderlinden, Yves de Marnix de Sainte Aldegonde (Graaf), Lieven Bennekens, Jeroen Van San, Pierre-Emmanuel Dumont de Chassart, Martine Haegeman, Geoffroy d'Aspremont Lynden (Graaf), Ingrid Degand, Brigitte Braeckelaere, Alan Pauwels, Roger Sombrijn, Jan Van Brabant, Fabienne Monbaliu, leden raad voor maatschappelijk welzijn
    Dieter Vanderhaeghe, algemeen directeur

    Afwezig: Sven Willekens, lid vast bureau
    Dirk Dewaet, Joris Kelchtermans, Marcia De Wachter, leden raad voor maatschappelijk welzijn

    Bevoegdheid

    • Decreet Lokaal Bestuur, artikelen 32 en 74

    Juridische grond

    • Decreet Lokaal Bestuur, artikelen 277 en 278, §1
    • Beslissing van de raad voor maatschappelijk welzijn van 17 augustus 2021 houdende vaststelling van het huishoudelijk reglement van de raad voor maatschappelijk welzijn

    Feiten

    De beslissingen van de vergadering van de raad voor maatschappelijk welzijn van 24 januari 2023 werden genotuleerd.

    Motivering

    De notulen van de vergadering van de raad voor maatschappelijk welzijn van 24 januari 2023 omvatten de beslissingen van de raad voor maatschappelijk welzijn van 24 januari 2023 en moeten ter goedkeuring worden voorgelegd op de eerstvolgende vergadering van de raad voor maatschappelijk welzijn, zijnde de vergadering van 28 februari 2023.

    Financiële aspecten

    Geen.

    Relevante documenten

    • Notulen van de vergadering van de raad voor maatschappelijk welzijn van 24 januari 2023

    Besluit

    Enig artikel
    De raad voor maatschappelijk welzijn keurt de notulen van de vergadering van de raad voor maatschappelijk welzijn van 24 januari 2023 met eenparigheid van stemmen goed.

  • Vastlegging wijziging van de personeelsformatie en het eengemaakt organogram OCMW en gemeente Overijse

    Aanwezig: Joke Lenseclaes, voorzitter raad voor maatschappelijk welzijn
    Inge Lenseclaes, voorzitter vast bureau
    Leo Van den Wijngaert, Jan De Broyer, Peter Lombaert, Dirk Devroey, Myriam Vanderlinden, leden vast bureau
    Jean Pierre Audag, Patricia Meerts, Danny De Kock, Leen Gillis, Emmanuel Morel de Westgaver, Stefan Vanderlinden, Yves de Marnix de Sainte Aldegonde (Graaf), Lieven Bennekens, Jeroen Van San, Pierre-Emmanuel Dumont de Chassart, Martine Haegeman, Geoffroy d'Aspremont Lynden (Graaf), Ingrid Degand, Joris Kelchtermans, Brigitte Braeckelaere, Alan Pauwels, Roger Sombrijn, Jan Van Brabant, Fabienne Monbaliu, leden raad voor maatschappelijk welzijn
    Dieter Vanderhaeghe, algemeen directeur

    Afwezig: Sven Willekens, lid vast bureau
    Dirk Dewaet, Marcia De Wachter, leden raad voor maatschappelijk welzijn

    Bevoegdheid

    • Decreet Lokaal Bestuur, artikel 161

    Juridische grond

    • Decreet Lokaal Bestuur
    • Wet van 19 december 1974 tot regeling van de betrekkingen tussen de overheid en de vakbonden en haar personeel, en latere wijzigingen
    • Besluit van de Vlaamse Regering van 7 december 2007 houdende de minimale voorwaarden voor de personeelsformatie, de rechtspositieregeling en het mandaatstelsel van het gemeentepersoneel en provinciepersoneel en houdende enkele bepalingen betreffende de rechtspositie van de secretaris en de ontvanger van de openbare centra voor maatschappelijk welzijn, en latere wijzigingen
    • Besluit van de Vlaamse Regering van 12 november 2010 houdende de minimale voorwaarden voor de personeelsformatie en het mandaatstelsel van het personeel van de openbare centra voor maatschappelijk welzijn en houdende de minimale voorwaarden voor sommige aspecten van de rechtspositieregeling van bepaalde personeelsgroepen van de openbare centra voor maatschappelijk welzijn, en latere wijzigingen
    • Beslissing van de raad voor maatschappelijk welzijn van 19 januari 2009 houdende implementatie van de rechtspositieregeling
    • Beslissing van de raad voor maatschappelijk welzijn van 18 februari 2020 houdende de vastlegging van de personeelsformatie en het eengemaakte organogram OCMW en gemeente Overijse
    • Beslissing van de raad voor maatschappelijk welzijn van 25 januari 2022 houdende de goedkeuring rechtspositieregeling voor het gemeentepersoneel, OCMW personeel en OCMW personeel categorie 3
    • Beslissing van het vast bureau van 7 februari 2023 houdende voorbereiding van de beslissing van de OCMW-raad houdende de vastlegging van de personeelsformatie en het eengemaakt organogram OCMW en gemeente Overijse

    Feiten

    In het jaar 2022 heeft het lokaal bestuur Overijse volgens het wetgevend kader IFIC-loonschalen in het Woonzorgcentrum Mariëndal ingevoerd alsook IFIC-voorafname schalen bij de kinderbegeleiders en thuisdiensten.

    Als onderdeel van de besprekingen rond de aanpassing meerjarenplanning tussen het managementteam en college van burgemeester en schepenen/vast bureau werden reeds een aantal voorafnames met het oog op een formatie en organogram wijziging vastgelegd.

    Tot op vandaag zijn deze aanpassingen nog niet opgenomen in de formatie en het organogram van het lokaal bestuur Overijse.
    In aanloop naar de voorbereidingen van een formatie en organogram wijziging voor het lokaal bestuur Overijse werden op de managementteam vergadering in december 2022 nog extra noden en voorstellen vanuit de administratie verzameld.  

    Op 15 februari 2023 worden deze voorstellen voorgelegd aan de vakorganisaties.

    Motivering

    Het is aangewezen om volgende wijzigingen aan de personeelsformatie het organogram van OCMW en gemeente Overijse te bestendigen.
    Deze wijzigingen zijn ook aangebracht in de personeelsformatie en het organogram als bijlage.
    
    Invoering IFIC- en voorafname schalen

    • Toevoegen van de toegepaste IFIC-schalen bij de diensten in het Woonzorgcentrum Mariëndal en van de IFIC voorafname schalen bij de buitenschoolse kinderopvang en de thuisdiensten.
      Vermits medewerkers bij de invoering van de IFIC en voorafname schalen de keuze hadden om hierop in te stappen, zijn ook de oude schalen nog zichtbaar in geval er medewerkers zijn binnen die diensten die niet wensten over te stappen.

    Wijzigingen vastgelegd in kader van de aanpassing meerjarenplan

    • Schrappen coördinator KELA (kine - ergo - logo - animatie) in het Woonzorgcentrum en toevoegen van 1,7 VTE begeleider Wonen en Leven.
      De coördinator KELA had tot doel om de kinesitherapeuten, ergotherapeuten, logopedisten en het team Wonen en Leven aan te sturen. Echter ondanks verschillende selectieprocedures is deze functie uiteindelijk nooit ingevuld. Het schrappen van deze functie past ook in de intentie om de Zorg en Wonen en Leven-beleving van de bewoners vanuit multidisciplinaire teams aan te bieden. Om het Wonen en Leven voor de bewoners beter te kunnen uitbouwen is het nodig om het aantal begeleiders Wonen en Leven uit te bouwen. Eens het Woonzorgcentrum terug volledig operationeel is, is er nood aan 1,7 VTE extra. Op korte termijn, zolang er op drie verdiepen wordt gewerkt, is het de intentie alvast 0,9 VTE in te vullen.
    • Uitbreiding 1 VTE deskundige mobiliteit
      Gezien de alsmaar groter wordende taaklast binnen de dienst Mobiliteit en het belang van mobiliteit in het beleid is het wenselijk de dienst uit te breiden naar 2 VTE.

    Bijkomende wijzigingen

    • Verschuiven van de dienst Facilitair Beheer Zorgsites van de dienst Facilitair Beheer naar de afdeling Zorg.
      De verantwoordelijke van de dienst Facilitair Beheer kan dan rechtstreeks rapporteren aan het afdelingshoofd Zorg. Op die manier is er een rechtstreekse afstemming met de noden binnen het Woonzorgcentrum en de andere Woonvormen voor wat betreft facilitaire ondersteuning (maaltijdbedeling, ondersteuning keuken en onderhoud). 
      Het spreekt voor zich dat de nauwe samenwerking die werd opgezet met de dienst Facilitair Beheer behouden blijft.
    • Verschuiving van de Sociale dienst en de dienst Kinderopvang en Opvoedingsondersteuning van de afdeling Mens naar de afdeling Zorg.
      Bij de eenmaking van het organogram van OCMW en gemeente Overijse werden de Sociale dienst en de dienst Kinderopvang en Opvoedingsondersteuning onder afdeling Mens geplaatst. Daarbij werd onder meer beoogd om qua dienstverlening tot (meer) synergieën te komen met de andere diensten binnen de afdeling Mens. Bovendien versterkte dit ook het gevoel van integratie tussen OCMW en gemeente. Vandaag kunnen we vaststellen dat die beslissing zijn vruchten heeft afgeworpen. Echter om tot een nieuw evenwicht te komen qua span of support van de afdelingshoofden is het wenselijk om de Sociale dienst en dienst Kinderopvang en Opvoedingsondersteuning nu op te nemen binnen de afdeling Zorg. Dit in de wetenschap dat beide diensten ook hun plaats hebben binnen de afdeling Zorg en dat dit geen afbreuk zal doen aan de banden die werden gelegd met de diensten binnen de afdeling Mens en het gevoel van integratie tussen OCMW en gemeente.
      Binnen de afdeling Mens werden de Sociale dienst en dienst Kinderopvang en Opvoedingsondersteuning administratief ondersteund vanuit de dienst Onthaal en Administratie Mens. Bijgevolg is het wenselijk dat er dus ook respectievelijk 1 VTE administratief medewerker doorschuift vanuit die dienst naar de Sociale dienst en 1 VTE administratief medewerker naar de dienst Kinderopvang en Opvoedingsondersteuning. In de praktijk gaan zij, samen met de andere administratieve collega’s binnen afdeling Zorg, instaan als elkaars back-ups. Dit zal desgewenst leiden tot het oprichten van een administratieve cel binnen deze afdeling.
    • Verschuiving van deskundigen Publiekswerking naar de dienst Communicatie. 
      Vandaag rapporteert de deskundige Publiekswerking Mens aan het afdelingshoofd Mens. Bovendien is er in het organogram ook een deskundige Publiekswerking voorzien die rapporteert aan het afdelingshoofd Grondgebiedzaken. Echter deze laatste functie is nog vacant. Het is wenselijk dat de deskundigen Publiekswerking, weliswaar elk met focus op respectievelijk Grondgebiedzaken en Mens, opgenomen worden in de dienst Communicatie om de afstemming binnen de dienst te versterken.
    • Schrappen coördinator Logistieke Zorg in het Woonzorgcentrum.
      Deze functie zorgde voor de aansturing van de logistiek beambten in het Woonzorgcentrum. Echter momenteel wordt de aansturing verzorgd vanuit de hoofdverpleegkundige. De functie is momenteel niet ingevuld en is financieel niet voorzien. Deze aanpassing past ook in de intentie om de Zorg en Wonen en Leven-beleving van de bewoners vanuit multidisciplinaire teams aan te bieden.
    • Mogelijkheid aanwerven coördinator in plaats van tweede hoofdverpleegkundigen.
      Het organogram/de formatie voorziet momenteel twee hoofdverpleegkundigen in het Woonzorgcentrum Mariëndal. Gezien dit profiel zeer moeilijk aan te werven valt op de arbeidsmarkt is het wenselijk dat desgevallend kan bekeken worden om één van de beide betrekkingen in te vullen als 'coördinator'. Voor deze functie geldt dan niet langer de vereiste dat de functiehouder over een diploma als (hoofd)verpleegkundige dient te beschikken, het takenpakket dient dan in die zin te worden geëvalueerd. De bijhorende schaal zal worden bepaald op basis van het takenpakket met een gelijkwaardige of lagere financiële totaal kost dan schaal IFIC 17 die hoort bij de functie van hoofdverpleegkundige.
    • Uitdovend plaatsen van 7 VTE verzorgenden binnen de Thuisdiensten.
      De gezinsverzorging werd jaren geleden nog in de schoot van het OCMW overgedragen naar de Welzijnskoepel. Een aantal medewerkers hadden destijds voordelen bij het OCMW Overijse die niet konden overgenomen worden door de Welzijnskoepel. Hoewel zij worden aangestuurd door de Welzijnskoepel staan vandaag nog 7 VTE onder het werkgeversgezag van het lokaal bestuur Overijse. Het is echter de bedoeling dat deze dienstverlening wordt uitgebouwd binnen de Welzijnskoepel en dus uitdovend is binnen het lokaal bestuur Overijse.
    • Doorschuiven van 0,5 VTE deskundige Welzijn en gezondheidsbeleid naar 0,2 VTE deskundige programmatie en 0,3 VTE maatschappelijk werker Sociale dienst + uitbreiding van 0,1 VTE maatschappelijk werker Sociale dienst.
      Een afweging van de taaklast binnen de dienst Programmatie, maatschappelijk werkers en deskundige Welzijn en Gezondheidsbeleid maakt een verschuiving wenselijk. De functie van deskundige Welzijn en Gezondheidsbeleid wordt momenteel niet ingevuld wat maakt dat deze wijziging in de praktijk onmiddellijk kan worden toegevoegd. Door binnen de Sociale dienst nog 0,1 VTE maatschappelijk werker extra te voorzien, komt dit op 5 VTE, wat wenselijk is om voor dit knelpuntberoep met voltijdse contracten te kunnen aanbieden.
    • Voorzien van 0,5 VTE Psycholoog PTC.
      Vandaag wordt het PTC bemand door zelfstandige psychologen. Eén van de medewerkers die halftijds tewerkgesteld is voor het lokaal bestuur, stelde de vraag om onder contractuele verbintenis in de resterende halftijds voor het PTC te kunnen werken. Vermits zij beschikt over het diploma en de nodige competenties is het wenselijk hierop te kunnen inspelen en deze mogelijkheid tijdelijk te voorzien in het organogram. 
    • Vervangen van 2 VTE administratief medewerker Burgerzaken door 1 VTE deskundige Burgerzaken.
      Als onderdeel van de gesprekken in verband met de aanpassing meerjarenplanning werd afgesproken om vanaf 2024 1 administratief medewerker C1-C3 financieel niet meer te voorzien. Gezien de verdere digitalisering van de dienst Burgerzaken en de alsmaar complexere wetgeving is het naast voorgaande wenselijk om 1 VTE administratief medewerker C1-C3 nog te vervangen door 1 VTE deskundige B1-B3.
    • Wijziging verhouding statutairen - contractuelen.
      De verhouding statutairen - contractuelen wordt aangepast naar de situatie in de praktijk.

    Financiële aspecten

    Volgende voorgestelde wijzigingen aan organogram en formatie gemeente en OCMW Overijse hebben geen financiële impact:

    • Invoering IFIC- en voorafname schalen
      De verplichting tot het invoeren van IFIC- en voorafname schalen werd in het lokaal bestuur Overijse doorgevoerd. Bovendien is de meerkost hiervan gesubsidieerd
    • Verschuiven van de dienst Facilitair Beheer Zorgsites van de dienst Facilitair Beheer naar de afdeling Zorg.
    • Verschuiving van de Sociale dienst en de dienst Kinderopvang en Opvoedingsondersteuning van de afdeling Mens naar de afdeling Zorg
    • Verschuiving van deskundigen Publiekswerking naar de dienst Communicatie
    • Schrappen coördinator Logistieke Zorg in het Woonzorgcentrum
      Deze functie is momenteel niet ingevuld en al niet meer financieel voorzien
    • Mogelijkheid aanwerven coördinator in plaats van tweede hoofdverpleegkundigen
    • Uitdovend plaatsen van 7 VTE verzorgenden binnen de thuisdiensten
    • Doorschuiven van 0,5 VTE deskundige Welzijn en gezondheidsbeleid naar 0,2 VTE deskundige programmatie en 0,3 VTE maatschappelijk werker Sociale dienst
    • Voorzien van 0,5 VTE Psycholoog PTC
      De financiële impact kan worden verwaarloosd gezien hierdoor 0,5 VTE Psycholoog in het zelfstandige statuut wordt vervangen, waarbij ook erelonen en subsidies elkaar in evenwicht houden
    • Wijziging verhouding statutairen - contractuelen.

    Volgende voorgestelde wijzigingen aan organogram en formatie gemeente en OCMW Overijse werden reeds vastgesteld als onderdeel van de aanpassing meerjarenplanning:

    • Schrappen coördinator KELA in het Woonzorgcentrum en toevoegen van 1,7 VTE begeleider Wonen en Leven
      => Ten opzichte van de huidige formatie betekent een volledige invulling van deze wijziging een geschatte jaarlijkse meerkost van 23.500 euro. Gezien geen van deze functies financieel werden begroot vanaf 2023 en de extra begeleiders wonen en leven slechts geleidelijk zouden ingevoerd worden betekent deze wijziging ten opzichte van de huidige begroting een meerkost van 29.250 euro in 2023, 58.500 euro in 2024 en 110.500 euro in 2025.
    • Uitbreiding 1 VTE deskundige mobiliteit
      => Ten opzichte van de huidige formatie betekent een volledige invulling van deze wijziging een geschatte jaarlijkse meerkost van 70.000 euro. Gezien deze functie als onderdeel van de aanpassing meerjarenplanning werd begroot vanaf 2023 is er geen impact op de huidige begroting.

    Volgende voorgestelde wijzigingen aan organogram en formatie gemeente en OCMW Overijse hebben een financiële impact:

    • Uitbreiding van 0,1 VTE maatschappelijk werker Sociale dienst
      => Deze wijziging betekent een jaarlijks geschatte meerkost van 7.000 euro.
    • Vervangen van 2 VTE administratief medewerker dienst burgerzaken door 1 VTE deskundige dienst Burgerzaken
      => Ten opzichte van de huidige formatie beteken deze wijziging een jaarlijks geschatte vermindering van de kosten van -46.000 euro. Echter als onderdeel van de aanpassing meerjarenplan werd reeds 1 VTE administratief medewerker dienst burgerzaken niet meegenomen in de begroting vanaf 2023. Bijgevolg betekent deze wijziging een jaarlijkse geschatte meerkost van 12.000 euro ten opzichte van de begroting van 2023.

    Ten opzichte van het huidige organogram en formatie betekent een structurele invulling van deze wijzigingen een jaarlijkse  geschatte meerkost van 54.500 euro (30.500 euro langs kant gemeente, 24.000 euro langs kant OCMW).
    
    Ten opzichte van de aangepaste begroting naar aanleiding van de gesprekken aanpassing meerjarenplanning betekent dit een geschatte meerkost van 42.250 euro in 2023, 77.500 euro in 2024 en 129.500 euro in 2025, waarbij rekening gehouden wordt met de timing waaraan deze wijzigingen vermoedelijk zullen kunnen worden ingevoerd.
    
    Voor 2023, 2024 en 2025 samen betekent dit dus een geschatte meerkost van 250.000 euro ten opzichte van de aangepaste begroting naar aanleiding van de gesprekken aanpassing meerjarenplan (30.000 euro langs kant gemeente, 220.000 langs kant OCMW).

    Relevante documenten

    • Detail organogram
    • Formatie gemeente

    Publieke stemming

    Aanwezig: Joke Lenseclaes, Inge Lenseclaes, Leo Van den Wijngaert, Jan De Broyer, Peter Lombaert, Dirk Devroey, Myriam Vanderlinden, Jean Pierre Audag, Patricia Meerts, Danny De Kock, Leen Gillis, Emmanuel Morel de Westgaver, Stefan Vanderlinden, Yves de Marnix de Sainte Aldegonde (Graaf), Lieven Bennekens, Jeroen Van San, Pierre-Emmanuel Dumont de Chassart, Martine Haegeman, Geoffroy d'Aspremont Lynden (Graaf), Ingrid Degand, Joris Kelchtermans, Brigitte Braeckelaere, Alan Pauwels, Roger Sombrijn, Jan Van Brabant, Fabienne Monbaliu, Dieter Vanderhaeghe

    Voorstanders: Joke Lenseclaes, Inge Lenseclaes, Leo Van den Wijngaert, Jan De Broyer, Peter Lombaert, Dirk Devroey, Myriam Vanderlinden, Leen Gillis, Stefan Vanderlinden, Lieven Bennekens, Jeroen Van San, Martine Haegeman, Ingrid Degand, Joris Kelchtermans, Brigitte Braeckelaere, Roger Sombrijn, Jan Van Brabant, Fabienne Monbaliu

    Onthouders: Jean Pierre Audag, Patricia Meerts, Danny De Kock, Emmanuel Morel de Westgaver, Yves de Marnix de Sainte Aldegonde (Graaf), Pierre-Emmanuel Dumont de Chassart, Geoffroy d'Aspremont Lynden (Graaf), Alan Pauwels

    Resultaat: Met 18 stemmen voor, 8 onthoudingen

    Besluit

    Enig artikel
    De raad voor maatschappelijk Welzijn gaat akkoord met de wijziging aan het organogram en formatie van OCMW en gemeente Overijse zoals hieronder weergegeven en ook toegevoegd als bijlage:

    • Invoering IFIC- en voorafname schalen
    • Verschuiven van de dienst Facilitair Beheer Zorgsites van de dienst Facilitair Beheer naar de afdeling Zorg
    • Verschuiving van de sociale dienst en de dienst Kinderopvang en Opvoedingsondersteuning van de afdeling Mens naar de afdeling Zorg
    • Verschuiving van deskundigen Publiekswerking naar de dienst Communicatie
    • Schrappen coördinator Logistieke Zorg in het Woonzorgcentrum
    • Mogelijkheid aanwerven coördinator in plaats van tweede hoofdverpleegkundigen
    • Uitdovend plaatsen van 7 VTE verzorgenden binnen de Thuisdiensten
    • Doorschuiven van 0,5 VTE deskundige Welzijn en gezondheidsbeleid naar 0,2 VTE deskundige programmatie en 0,3 VTE maatschappelijk werker Sociale dienst
    • Voorzien van 0,5 VTE Psycholoog PTC
    • Wijziging verhouding statutairen - contractuelen.
    • Uitbreiding van 0,1 VTE maatschappelijk werker Sociale dienst
    • Vervangen van 2 VTE administratief medewerker burgerzaken door 1 VTE deskundige burgerzaken
    • Schrappen coördinator KELA in het Woonzorgcentrum en toevoegen van 1,7 VTE begeleider Wonen en Leven
    • Uitbreiding 1 VTE deskundige mobiliteit.