De gemeenteraadscommissie Mens en Interne Zaken vergadert ingevolge een regelmatige bijeenroeping door de commissievoorzitter Mens en Interne Zaken volgens de bepalingen van het huishoudelijk reglement van de gemeenteraad van 17 augustus 2021.
De commissievoorzitter opent de zitting om 20 uur.
De beslissingen van de vergadering van de gemeenteraadscommissie Mens en Interne Zaken van 26 juni 2023 werden genotuleerd.
De notulen van de vergadering van de gemeenteraadscommissie Mens en Interne Zaken van 26 juni 2023 omvatten de beslissingen van de gemeenteraadscommissie Mens en Interne Zaken van 26 juni 2023 en moeten ter goedkeuring worden voorgelegd op de eerstvolgende gewone vergadering van de gemeenteraadscommissie Mens en Interne zaken, zijnde de vergadering van 14 december 2023.
Geen.
Enig artikel
De gemeenteraadscommissie Mens en Interne Zaken keurt de notulen van de vergadering van de gemeenteraadscommissie Mens en Interne Zaken van 26 juni 2023 met eenparigheid van stemmen goed.
Opmaak projectfiche en voorlopige projectdefinitie
In het voorjaar van 2023 werd in functie van de opmaak van de projectfiche 'Sport- en beweegsite Zuidflank' samen met de klankbordgroep en een daaropvolgend intern dienstenoverleg, de elementen bepaald die essentieel zijn om hierin opgenomen te worden.
Deze leidden tot de opmaak en van een projectfiche, goedgekeurd door het college van burgemeester en schepenen van 26 september 2023, waarin volgende elementen vervat zijn:
motivering project;
doelstellingen project;
mogelijke alternatieven;
scope-afbakening;
kosten-baten;
kritische succesfacturen;
samenstelling van de projectgroepen;
inschatting van de risico's;
tijdsschema en mijlpalen;
stakeholdersanalyse.
Hieruit vloeit ook een voorlopige projectdefinitie (zie bijlage) die met verschillende interne diensten werd afgetoetst (dienst Facilitair Beheer, dienst Omgeving, dienst Publieke Ruimte en Mobiliteit, dienst Evenementen, dienst Financiën, het GBO en het GITO). De voorlopige projectdefinitie moet dienen om deze in het najaar van 2023 af te toetsen met de belangrijke externe stakeholders (sportverenigingen, onderwijsinstellingen, privatieve sportaanbieders, sportfederaties, sportieve inwoners).
Stand van zaken najaar 2023
Na de aanstelling van een externe projectbegeleider innovatie en exploitatie werden een aantal belangrijke vervolgstappen vastgelegd voor de aftoetsing van de projectdefinitie met externe stakeholders:
Het resultaat van bovenstaande acties moet leiden tot een goedgekeurde definitieve projectdefinitie eind 2023.
Vervolgstappen 2024
In 2024 worden op basis van de projectdefinitie de exacte en gedetailleerde behoeften van de toekomstige sportsite opgelijst. De behoeftebepaling wordt ook afgetoetst op financiële haalbaarheid en haalbaarheid qua ruimtelijke planning. Ook in deze fase wordt er intensief samengewerkt met de antennegroep (groep lokale experten), de belangrijke stakeholders, de sportraad en de brede bevolking (interactieve avond). De behoeftebepaling eindigt met een gedetailleerd bestek dat in de ontwerpfase wordt toegewezen aan een ontwerper. Het is de bedoeling dat dit bestek eind 2024 wordt goedgekeurd door de gemeenteraad.
Tegelijkertijd wordt in 2024 de RUP-fase opgestart. In deze fase wordt voor de beoogde projectzone een nieuw RUP (= ruimtelijk uitvoeringsplan) voorzien. Binnen dit traject, dat ongeveer 2 jaar duurt, wordt ook de meest ideale locatie gekozen voor het project rekening houdend met ruimtelijke planning, mobiliteit, omwonenden en de noden die uit de projectdefinitie en behoeftebepaling naar boven zijn gekomen. Wanneer dit duidelijk is, kunnen de beoogde percelen verworven worden in functie van ontwerp en bouw.
Het is aangewezen dat de gemeenteraadscommissie Mens en Interne Zaken kennis neemt van de stand van zaken en de directe vervolgstappen in het project 'Sport- en beweegsite Zuidflank'.
Onderstaand budget voor de verwerving van gronden in functie van de realisatie van een nieuw sportcentrum is voorzien in de huidige meerjarenplanning op de budgetsleutel MJP001706:
Enig artikel
De gemeenteraadscommissie Mens en Interne Zaken neemt kennis van de stand van zaken en de vervolgstappen in het project 'Sport- en beweegsite Zuidflank' zoals bepaald in de projectfiche en de verdere uitwerking daarvan.
De Vlaamse overheid keurde op 1 april 2022 de subsidieoproep Plan Samenleven goed. Met het Plan Samenleven wil de Vlaamse overheid de lokale besturen ondersteunen om samenleven in diversiteit te bevorderen. Het Plan Samenleven wil de Vlaamse lokale besturen efficiënt en effectief ondersteunen om van samenleven in diversiteit een succes te maken. De overheid werkt daarbij met duidelijk doelstellingen en welomlijnde acties.
Het Plan Samenleven bestaat uit 7 doelstellingen en 24 acties. Lokale besturen kunnen een selectie maken uit deze doelstellingen en acties en deze vervolgens zelf inhoudelijk vormgeven.
Op 17 mei 2023 werd de tweede oproep van het Plan Samenleven gelanceerd. De lokale besturen van Overijse en Tervuren hebben besloten om samen te werken aan gezamenlijke doelstellingen en acties in het kader van het Plan Samenleven. Deze acties en doelstellingen worden omschreven in artikel 2 van de samenwerkingsovereenkomst.
Waarom samenwerken met Tervuren?
Op 27 september 2023 ontving het lokaal bestuur Overijse, als indiener, de bevestiging van het Agentschap Binnenlands Bestuur de goedkeuring van de toegekende KPI's per actie en het daaraan gekoppelde subsidiebedrag. Het totale subsidiebedrag van 276.400,00 euro zal gelijkmatig worden verdeeld in de helft met de gemeente Tervuren. Tachtig procent van het subsidiebedrag wordt overgeschreven na 1 oktober 2023 en het resterende bedrag van twintig procent zal worden uitbetaald na controle en goedkeuring van de functionele en financiële verantwoording na 1 oktober 2024.
Het is aangewezen dat de gemeenteraadscommissie Mens en Interne Zaken kennis neemt van de samenwerkingsovereenkomst tussen de gemeente Overijse en de gemeente Tervuren in het kader van het Plan Samenleven.
Inkomend:
Uitgaand:
Enig artikel
De gemeenteraadscommissie Mens en Interne zaken neemt kennis van de samenwerkingsovereenkomst tussen de gemeente Overijse en de gemeente Tervuren in het kader van het Plan Samenleven.
Namens de gemeenteraadscommissie Mens en Interne Zaken