Besluit  Gemeenteraad

Besluit

Artikel 1
De gemeenteraad keurt met 26 stemmen voor (Vera De Man, Inge Lenseclaes, Leo Van den Wijngaert, Joke Lenseclaes, Jan De Broyer, Jeroen Van San, Filip Boon, Danny De Kock, Sven Willekens, Leen Gillis, Peter Lombaert, Stefan Vanderlinden, Yves de Marnix de Sainte Aldegonde (Graaf), Pierre-Emmanuel Dumont de Chassart, Geoffroy d'Aspremont Lynden (Graaf), Joris Kelchtermans, Alan Pauwels, Martine Haegeman, Jan Van Brabant, Kryne Dekock, Tom Hanssens, Nele Demartelaere, Tim Vloebergh, Miranda Cornet, Alexandra Claeys, Sophie Lafosse), 1 stem tegen (Rudi Coel) het retributiereglement voor de gemeentelijke vrijetijdsinfrastructuur als volgt goed:

Artikel 1 - Toepassingsgebied
Dit is het reglement voor het gebruik van gemeentelijke socioculturele infrastructuur, sportinfrastructuur en aanverwante dienstverlening. Het gaat om de infrastructuur op de volgende locaties:

• Vrijetijdscentrum Kamp Kwadraat, Nijvelsebaan 190;
• Cultuurcentrum Den Blank, Begijnhof 11;
• Gemeentehuis, Just. Lipsiusplein 9;
• Markthal, Stationsplein 1;
• Wijkontmoetingscentrum (WOC) Den Turf, Arth. Michielsplein 3;
• Wijkontmoetingscentrum (WOC) De Rank, Hoeilaartsesteenweg 56;
• Wijkontmoetingscentrum (WOC) De Fraat, Duisburgsesteenweg 179;
• Turnzalen Gemeentelijke Basisschool Overijse (GBO), Heuvelstraat 57;
• Sporthal en atletiekpark Den Heurk, Heurkstraat 3;
• Voetbalveld Van Lancker, Begijnhof 13;
• Voetbalveld Den Eyck, Louis Gunsstraat 34;
• Voetbalvelden Hagaard, Bredestraat 57;
• Voetbalveld Begijnhof, Begijnhof;
• Tennisterreinen en omnisportterrein Zuidflank;
• SMO-sportzalen, Waversesteenweg 96 (Lipsius) en Brusselsesteenweg 147 (Nahon);
• (Toekomstige) gemeentelijke infrastructuur die naar analogie kan verhuurd worden en infrastructuur die de gemeente Overijse in beheer heeft;
• Basispakket schouwburg: schouwburg met technisch materiaal voor presentaties, lezingen en projecties;
• Bedrijven: ondernemingen en zelfstandigen met een ondernemingsnummer en/of btw-nummer;
• Dagdeel: voormiddag op weekdagen (9-13.30 uur), voormiddag in weekend en op gemeentelijke feestdagen (10-13.30 uur), namiddag (14-17.30 uur) of avond (18-23.59 uur)
  Voor verhuringen langer dan één dagdeel wordt een forfaitaire dagprijs aangerekend, voor verhuringen in het weekend wordt een forfaitair weekendtarief of verenigingentarief aangerekend;
• Dag: maximum 24u binnen dezelfde kalenderdag;
• De organisator: een particulier, vereniging of rechtspersoon die gemeentelijke infrastructuur aanvraagt en toelating krijgt om deze (volledig/gedeeltelijk) te gebruiken of te huren;
• Erkende verenigingen van Overijse: verenigingen van Overijse erkend door de gemeente Overijse;
• Adviesraad: erkend inspraakorgaan dat erkend is door het gemeentebestuur en dat mensen samenbrengt die een specifieke ervaring of kennis hebben over een beleidsdomein;
• Dorpsraad: erkend inspraakorgaan dat erkend is door het gemeentebestuur en mensen die binnen eenzelfde gehucht wonen of actief zijn samen brengt;
• Evenement: Een evenement is een in tijd en ruimte beperkte en verplaatsbare, georganiseerde activiteit of feestelijkheid ter vermaak of ter voorlichting van een publiek, op een vooraf bepaalde plaats en tijdstip;
• Fuif: een dansfeest waarbij muziek wordt gespeeld of gedraaid die elektronisch versterkt wordt, toegankelijk voor het publiek;
• Het gemeentebestuur: gemeente Overijse en afgevaardigden;
• IGS Druivenstreek: intergemeentelijk samenwerkingsverband met de gemeenten Bertem, Hoeilaart, Huldenberg, Overijse, Tervuren en vzw De Rand;
• Meerdaagse verblijven: gebruik van infrastructuur inclusief minstens 1 overnachting (overnachtingen enkel toegestaan op vrijetijdscentrum Kamp Kwadraat);
• Overmacht: onverwachte en plotse omstandigheden die door de organisator niet voorzien kunnen worden. Onverwachte schade aan infrastructuur die het gebruik ervan ernstig bemoeilijkt en niet kan toegerekend worden aan de organisator. Hier zal samen met de verantwoordelijke van het gemeentebestuur beslist worden of dit al dan niet een geldige reden is;
• Particulieren buiten Overijse: particulieren met een domicilie buiten grondgebied Overijse;
• Particulieren woonachtig te Overijse: particulieren met een domicilieadres in Overijse op het ogenblik van de aanvraag;
• Partners: verenigingen en bedrijven die activiteiten in samenwerking met de gemeente Overijse organiseren en kaderen binnen de realisatie van specifieke doelstellingen van de gemeente;
• Repetitieve activiteit: herhalende activiteit die langer aanhoudt dan 6 maanden op éénzelfde locatie, binnen eenzelfde kalenderdag, van maandag tot en met donderdag, uitgezonderd op feestdagen;
• Technische ondersteuning: werkuren gepresteerd per technieker tijdens de opbouw, de repetitie en tijdens de voorstelling in de schouwburg;
• Verenigingentarief: tarief enkel voor categorie 1 voor 3 opeenvolgende dagen van 9 uur tot 9 uur. In het weekend wordt altijd dit tarief aangerekend;
• Volledig pakket schouwburg: schouwburg met technisch materiaal voor concerten, dans, theater en shows;
• Voorbereidende/opruim dag: dagen aan een goedkoper tarief in het kader van opbouw en opruim van een activiteit. Enkel van toepassing op categorie 1;
• Weekend tarief: vast tarief voor de periode van vrijdagochtend 9 uur en tot maandag 9 uur. Dit tarief kan ook toegepast worden voor verhuringen buiten het weekend met eenzelfde verhuurtijd als de reservatie valt tussen maandag 9 uur en vrijdag 9 uur;
• Weekend: vrijdag van 9 uur tot maandag 9 uur;
• Zaal: een gebouw of gedeelte ervan;
• Zaalverantwoordelijke: diegene die door de gemeente werd aangeduid om de toegang en controle van de infrastructuur te regelen voor de geplande reservatie en die instructies geeft over het gebruik ervan;
• Tarief volledige site Kamp Kwadraat: forfaitaire prijs voor de huur van alle verhuurlokalen van Kamp Kwadraat met tuin en parking voor minimum een volledige weekdag of weekend;
• Sporttarief: tarief voor erkende sportverenigingen uit Overijse die uit noodzaak sportlessen geven in één van de  socioculturele infrastructuren, wegens gebrek aan sportinfrastructuur. Dit kan enkel voor sporten compatibel met de infrastructuur en mits goedkeuring van de vrijetijdsadministratie.

Artikel 2 - Definities
2.1 Socioculturele infrastructuur
Grote polyvalente zalen:

• Polyvalente zaal 11 vrijetijdscentrum Kamp Kwadraat;
• Polyvalente zaal 10 vrijetijdscentrum Kamp Kwadraat;
• Kleine zaal WOC De Rank;
• Grote zaal WOC De Rank;
• Polyvalente zaal WOC De Fraat;
• Polyvalente zaal WOC Den Turf;
• Markthal.

Kleine polyvalente zalen:

• Kleine zalen vrijetijdscentrum Kamp Kwadraat.

Vergaderzalen:

• Justus Lipsiuszaal in het gemeentehuis (enkel huurbaar door categorie 1);
• Kleine vergaderzalen in cultuurcentrum Den Blank.

Polyvalente zalen Den Blank:

• Polyvalente zalen cultuurcentrum Den Blank.

Keukens:

• Keuken in vrijetijdscentrum Kamp Kwadraat (kan enkel in combinatie met zaal);
• Keuken in wijkontmoetingscentrum De Rank (kan enkel in combinatie met zaal);
• Keuken in wijkontmoetingscentrum De Fraat (kan enkel in combinatie met zaal);
• Keuken in wijkontmoetingscentrum Den Turf (kan enkel in combinatie met zaal).

Schouwburg:

• Schouwburg basispakket in cultuurcentrum Den Blank;
• Schouwburg volledig pakket in cultuurcentrum Den Blank.

Open ruimten cultuurcentrum Den Blank:

• Tentoonstellingsruimte;
• Inkomhal.

2.2 Sportinfrastructuur
Deze infrastructuur kan enkel gehuurd worden door scholen, sportverenigingen aangesloten bij een door het gemeentebestuur erkende adviesraad of erkend door de gemeente Overijse of door de gemeenten in de IGS Druivenstreek:

• Turnzalen Gemeentelijke Basisschool Overijse (GBO) eerste verdieping en tweede verdieping;
• Sporthallen: Den Heurk, SMO Lipsius en SMO Nahon;
• Voetbalvelden Van Lancker, Begijnhof, Hagaard (1-2-3) en Den Eyck;
• Atletiekpark Den Heurk.

Andere organisatoren kunnen geen gebruik maken van deze sportinfrastructuur, tenzij het een aanvraag betreft voor het beoefenen van topsport.
Particulieren en verenigingen kunnen individueel gebruik maken van deze infrastructuren zonder exclusief gebruik, tenzij met expliciete toestemming van de gemeentelijke vrijetijdsdiensten:

• Atletiekpark Den Heurk;
• Tennis- en omnisportterrein Zuidflank.

Artikel 3 - Retributie plichtige
De retributie is verschuldigd door diegene die het gebruik van de in artikel 1 vermelde infrastructuren aanvraagt en daartoe de toelating krijgt, met name:

• Een natuurlijke persoon: deze vermeldt steeds het rijksregisternummer;
• Een feitelijke vereniging: deze dient duidelijk de naam en woonplaats van de voorzitter, de secretaris of een door de vereniging gemachtigde persoon te vermelden die de aanvraag indient namens de feitelijke vereniging. Deze persoon wordt aanzien als retributie plichtige;
• Een rechtspersoon: deze vermeldt steeds het ondernemingsnummer/btw nummer en de naam en woonplaats van de gevolmachtigde.

Artikel 4 - Vaststelling van de retributie
Er wordt een gemeentelijke retributie gevestigd voor het gebruik van gemeentelijke infrastructuur en de bijkomende dienstverlening, rekening houdend met:
        1. De tijdsduur van de terbeschikkingstelling

Er wordt gewerkt met dagdelen:

• Voormiddag:

-        Weekdagen: van 9 uur - 13.30 uur;

-        Weekend en gemeentelijke feestdagen: van 10 uur - 13.30 uur.

• Namiddag: 14 uur - 17.30 uur;
• Avond: van 18 uur - 23.59 uur of later.

De grote polyvalente zalen worden tijdens het weekend enkel verhuurd per weekend.
Met uitzondering van:
-        Schouwburg: Schouwburg wordt gefactureerd per gepresteerde voorstelling. Naast de dag van de voorstelling zelf kunnen er maximum 6 repetitiedagen gereserveerd worden in overleg met verantwoordelijke van cultuurcentrum Den Blank. Deze repetitiedagen zijn steeds onder voorbehoud en worden gefactureerd aan 25,00 euro/dag. Tijdens deze repetitiedagen kan technische ondersteuning indien afgesproken met verantwoordelijk van cultuurcentrum Den Blank en verantwoordelijke technieker. Technische ondersteuning schouwburg wordt gefactureerd per begonnen uur, ook tijdens repetitiedagen;
-        Sportinfrastructuur: per begonnen halfuur;
-        Zalen Den Blank in het weekend vanaf 11 uur - gesloten op feestdagen;
-        De polyvalente zalen in Den Blank kunnen niet geboekt worden voor repetitieve activiteiten

       2. De aard en de capaciteit van de infrastructuur

       3. Het type organisator (gebruikerscategorie)

• Gebruikerscategorie 1: Scholen gelegen op het grondgebied van Overijse (inclusief deeltijds onderwijs), erkende verenigingen van Overijse en erkende politieke partijen van Overijse;
• Gebruikerscategorie 2: Particulieren woonachtig te Overijse - niet-erkende verenigingen van Overijse;
• Gebruikerscategorie 3: Particulieren van buiten Overijse - verenigingen en scholen buiten Overijse (uitgezonderd sportinfrastructuur: dit kan enkel door een erkende vereniging gehuurd worden);
• Gebruikerscategorie 4: Bedrijven (ongeacht de plaats van vestiging).

5.5 Koffietafels na uitvaart
Voor koffietafels na een uitvaart geldt, per gehuurde infrastructuur, een forfaitaire dagprijs ter waarde van gebruikerscategorie 2. Deze prijs geldt zowel voor inwoners als begrafenisondernemers van Overijse en daarbuiten.
5.6 Waarborg
Voor langdurig gebruik van de uitleensleutels of badges wordt een waarborg van 30,00 eurocash per sleutel of badge gevraagd.
5.7 Annulatieregeling
Bij annulering of verplaatsing van een reservatie geldt:

• Meer dan 2 maanden voor de reservatie - 0% van de retributie verschuldigd;
• Vanaf 2 maanden tot 2 weken voor de reservatie - 25% van de retributie verschuldigd;
• 2 weken of minder voor de reservatie - volledige retributie verschuldigd (uitgezonderd bij overmacht).

Wanneer een reservatie voor sportinfrastructuur geannuleerd wordt voor de start van de reservatie, blijft 0% van de retributie verschuldigd, ongeacht het moment van annulatie. 
5.8 Schade (herstelling/schoonmaak)
Bij schade aan een zaal, materiaal of meubilair of als deze niet worden achtergelaten zoals bepaald in het huishoudelijke reglement, worden de kosten voor herstelling en/of schoonmaak volledig doorgerekend aan de organisator van de activiteit.
Herstellingen kunnen niet gebeuren door de organisator zelf. De organisator ontvangt hiervoor een factuur.
Het maakt niet uit of de schade is veroorzaakt door de organisator zelf of door een deelnemer/bezoeker van de activiteit.
Alle schade moet onmiddellijk gemeld te worden aan de zaalverantwoordelijke. Kosten hiervoor worden aangerekend conform het retributiereglement van het uitvoeren van werken voor derden.
5.9 Vrijstellingen van retributie
De retributie is niet verschuldigd voor:

• Het gemeentebestuur en haar partners;
• De adviesraden erkend door het gemeentebestuur van Overijse, inclusief dorpsraden;
• Erkende kerkfabrieken op het grondgebied van Overijse, de Politiezone Druivenstreek en de Hulpverleningszone Oost Vlaams-Brabant;
• Wekelijks of maandelijks repetitieve activiteiten van erkende verenigingen uit Overijse voor hun leden in de socioculturele infrastructuur die georganiseerd worden binnen éénzelfde kalenderdag van maandag tot en met donderdag, uitgezonderd op feestdagen (dit geldt niet voor  sportactiviteiten);
• Overnachtingen in Kamp Kwadraat door erkende jeugdverenigingen uit Overijse met hun takken/leden in het kader van gewenning voor kampuitstappen (enkel intern). De keuken blijft wel betalend conform het retributiereglement;
• G-sportverenigingen voor de sportinfrastructuren (G-sport: gehandicaptensport).

5.10 Facturatie
 De retributie dient op de vervaldag betaald te worden na ontvangst van de factuur. Bij gebreke aan betaling van de retributie kan het bedrag ingevorderd worden conform artikel 177 van het Decreet Lokaal Bestuur.
5.11 Tarief langdurige reservatie
Voor langdurige reservaties (minimum 14 opeenvolgende kalenderdagen) is het college van burgemeester en schepenen bevoegd om het tarief en de wijze van inning vast te stellen.
Reservaties langer dan 14 opeenvolgende kalenderdagen op éénzelfde locatie kunnen enkel met goedkeuring van het college van burgemeester en schepenen.

Artikel 6 - Facturatie 
Voor de betaling van de reservatie ontvangt de huurder een factuur. Deze moet betaald zijn voor aanvang van de activiteit. De betaalvoorwaarden zijn steeds terug te vinden op de factuur zelf. Facturen moeten betaald worden per overschrijving. 

Uitzonderingen: 

• Voor een activiteit in de schouwburg van cultuurcentrum Den Blank wordt de afrekening van de technische en productionele ondersteuning, het gebruik van het ticketsysteem, en het saldo van de huurprijs pas achteraf gefactureerd. 

• Ook de huur van de tentoonstellingsruimte in cultuurcentrum Den Blank wordt pas achteraf gefactureerd, op basis van het effectieve aantal tentoongestelde dagen. 

• Het gebruik van sportinfrastructuur door sportverenigingen wordt 2 maal per jaar afgerekend via factuur op basis van het effectieve gebruik.  

Er kan een dwangbevel worden uitgevaardigd om over te gaan tot de invordering van onbetwiste en opeisbare niet-fiscale schuldvorderingen. Bij betwisting kan het gemeentebestuur zich tot de burgerlijke rechtbank wenden om de retributie in te vorderen. 

Artikel 7 - Intrekking van de verleende toegang
Het gemeentebestuur kan een activiteit weigeren of de toelating intrekken:

• Als er gevaar is voor de veiligheid en/of de openbare orde;
• Bij overmacht:
• Als de belangen van het gemeentebestuur voorrang hebben;
• Als de aard van de activiteit in strijd is met het doel van de infrastructuur.

Het gemeentebestuur en de zaalverantwoordelijken hebben op elk moment het recht om de infrastructuur te betreden, het goede verloop van de activiteit te controleren en na te kijken of de activiteit overeenstemt met de afgeleverde toelating.
Bij buitensporig gebruik kan de zaalverantwoordelijke beslissen het evenement stil te leggen.
De zaalverantwoordelijke kan fraude of misbruik vaststellen. Het college van burgemeester en schepenen beslist over mogelijke gevolgen.
Het gemeentebestuur kan niet aansprakelijk worden gesteld voor de schade die geleden wordt naar aanleiding van mogelijke gevolgen.

Artikel 8 - Geschillen
§1 De retributieplichtige kan een bezwaarschrift indienen tegen besluiten die jegens hem worden genomen op grond van huidig reglement.
§2 Het bezwaarschrift dient uiterlijk binnen een termijn van 3 maanden, na het einde van de maand waarin het besluit werd verzonden, te zijn ingediend. De ontvangst wordt schriftelijk bevestigd binnen 15 dagen.
§3 Het bezwaarschrift wordt ondertekend en bevat ten minste:

• de naam en het adres van de indiener;
• de dagtekening;
• een omschrijving van het besluit waartegen het bezwaar of beroep is gericht;
• de gronden van het bezwaar of beroep.

§4 Het bezwaar schorst niet de werking van het besluit waartegen het is gericht.
§5 Het college van burgemeester en schepenen is bevoegd om te beslissen op het bezwaarschrift. Het bezwaar wordt gegrond verklaard in het geval het bestreden besluit in strijd is genomen met huidig reglement.
§6 Het college van burgemeester en schepenen kan, wanneer het bezwaarschrift niet onontvankelijk werd verklaard, in haar beslissing op het bezwaar:

• het bezwaar ongegrond verklaren en wordt het bestreden besluit in stand gelaten;
• het bezwaar gegrond verklaren en daarmee het bestreden besluit;
• wijzigen;
• vernietigen en een nieuw besluit nemen.

§7 De beslissing op het bezwaar wordt uiterlijk 6 weken na dagtekening van het bezwaarschrift overgemaakt aan de belanghebbende.
§8 Bij de bekendmaking van de beslissing op het bezwaar wordt melding gemaakt hoe de betrokkene beroep kan instellen.

Artikel 2
De gemeenteraad keurt met 26 stemmen voor (Vera De Man, Inge Lenseclaes, Leo Van den Wijngaert, Joke Lenseclaes, Jan De Broyer, Jeroen Van San, Filip Boon, Danny De Kock, Sven Willekens, Leen Gillis, Peter Lombaert, Stefan Vanderlinden, Yves de Marnix de Sainte Aldegonde (Graaf), Pierre-Emmanuel Dumont de Chassart, Geoffroy d'Aspremont Lynden (Graaf), Joris Kelchtermans, Alan Pauwels, Martine Haegeman, Jan Van Brabant, Kryne Dekock, Tom Hanssens, Nele Demartelaere, Tim Vloebergh, Miranda Cornet, Alexandra Claeys, Sophie Lafosse), 1 stem tegen (Rudi Coel) het huishoudelijk reglement voor de gemeentelijke vrijetijdsinfrastructuur als volgt goed:

Artikel 1 - Aanvraagprocedure 
1.1 Algemeen 
Aanvragen voor gebruik van de gemeentelijke vrijetijdsinfrastructuur gebeuren via de webwinkel van de gemeente Overijse: www.overijse.be/webwinkel. 
De organisator dient een profiel te hebben voor de webwinkel. Op vraag kunnen de gemeentelijke diensten een profiel aanmaken voor de organisator: 

• Het gebruik van infrastructuur kan vervolgens online aangevraagd worden via dit profiel, of aan het Infopunt Vrije Tijd in cultuurcentrum Den Blank of per e-mail via vrijetijd@overijse.be.  
• Afhankelijk van de aard van de activiteit dient de organisator steeds het juiste profiel te gebruiken: een privéactiviteit van een individu kan bijvoorbeeld niet aangevraagd worden als (lid van een) vereniging. 
• Vermeld de naam van de verantwoordelijke bij de aanvraag. Deze verantwoordelijke moet tijdens de activiteit altijd aanwezig zijn. Door het indienen van een aanvraag verklaart de organisator zich akkoord met dit reglement.  
• Het aanvragen van infrastructuur houdt geen goedkeuring in. De organisator ontvangt een toelating als bevestiging van de reservatie. Deze toelating omvat praktische informatie over de gehuurde infrastructuur en wordt bezorgd aan de organisator na het verwerken van de effectieve reservatieaanvraag. Deze toelating geldt als contract tussen het gemeentebestuur en de organisator. 

1.2 Aard van de activiteit 
De socioculturele infrastructuur is in de eerste plaats bedoeld als ontmoetingsplaats voor verenigingen, waar ze kunnen samenkomen en activiteiten organiseren. Daarnaast leent deze infrastructuur zich ook voor diverse initiatieven van scholen, particulieren en andere organisaties of bedrijven. 
Sportinfrastructuur dient enkel voor sportieve doeleinden. Afhankelijk van de ondergrond laat de sportinfrastructuur specifiek gebruik toe. Op onze website vind je per locatie welke sporten er mogelijk en/of toegelaten zijn. 
Dit is niet toegelaten: 

• Activiteiten die in één of andere vorm in strijd zijn met de democratische basisprincipes van onze samenleving of met de openbare orde en goede zeden;
• Activiteiten die niet vermeld zijn op de aanvraag van de organisator; 
• Infrastructuur betreden die niet werd aangevraagd; 
• Toelating tot gebruik geven aan iemand anders (derde) of onderverhuring; 
• Fuiven, dans- en muziekoptredens in de wijkontmoetingscentra waarbij muziek wordt gespeeld na 22 uur op maandag, dinsdag, woensdag, donderdag en zondag, tenzij de dag nadien een wettelijke feestdag is; 
• Meer dan 6 fuiven per jaar per wijkontmoetingscentrum; 
• Meer dan 1 reservatie per weekend in de wijkontmoetingscentra; 
• Viervoeters, met uitzondering van assistentiehonden, mogen onder geen enkel beding in de infrastructuren of op de sportvelden; 
• Zwaar verkeer tussen 7.30 uur - 9 uur en 15 uur - 16.30 uur op schooldagen aan de Markthal. 

1.3 Aanvraagtermijn 
Socioculturele infrastructuur 
De aanvragen worden behandeld in volgorde van ontvangst. De aanvraag die eerst binnenkomt, krijgt voorrang. Het is de verantwoordelijkheid van de organisator om tijdig een aanvraag in te dienen. 

Type organisator	Wanneer aanvragen?
Categorie 1:   Scholen gelegen op het grondgebied van Overijse, erkende verenigingen van Overijse,   politieke partijen van Overijse	Ten vroegste 2 jaar voorafgaand aan de activiteit en minimum 1 maand op voorhand
Categorie 2, 3 en 4:  Particulieren woonachtig te Overijse,   niet-erkende verenigingen van Overijse, particulieren van buiten Overijse,   verenigingen en scholen buiten Overijse, bedrijven of andere rechtspersonen	Ten vroegste 6 maand voorafgaand aan de activiteit en minimum 1 maand op voorhand.

Uitzonderingen op de aanvraagtermijnen: 

• Kleine polyzalen: tot 14 dagen op voorhand;
• Koffietafels na een uitvaart: tot 2 dagen op voorhand; 
• Overnachtingen erkende jeugdverenigingen uit Overijse: tot 14 dagen op voorhand; 
• Schouwburg: max. 1 jaar op voorhand; 
• Vergaderingen categorie 1: tot 2 dagen op voorhand.

Sportinfrastructuur 
Erkende sportverenigingen kunnen hun aanvraag voor vast gebruik van de sportinfrastructuur elk jaar indienen voor 15 april (of een andere datum gecommuniceerd op www.overijse.be) voor het werkingsjaar dat begin juli start en eind juni van het jaar erop afloopt. De toekenning gebeurt steeds voor de start van de zomervakantie. Laattijdige aanvragen verliezen hun prioriteit. 
1.4 Een optie nemen 
Er kan telefonisch of per e-mail een optie genomen worden. Deze optie is vrijblijvend en blijft 14 kalenderdagen geldig. De optie voor gebruikerscategorie 1 blijft 30 kalenderdagen geldig.

Artikel 2  Plichten van de organisator 
2.1 Interne regels per infrastructuur: 
Online en in de infrastructuren worden de interne regels per infrastructuur kenbaar gemaakt. Deze moeten steeds gerespecteerd te worden. Bij misbruik of het niet navolgen van deze regels kunnen sancties opgelegd worden. 
2.2 (Brand)veiligheid 
Evacuatie: 

• Elke infrastructuur heeft een maximum toegelaten aantal personen. Dit aantal mag niet worden overschreden;
• Alle uitgangen en nooduitgangen moeten vrij zijn. Er mag niets in de weg staan;
• De bordjes met ‘uitgang’ en ‘nooduitgang’ moeten altijd duidelijk zichtbaar zijn;
• Toeschouwers en persoonlijke spullen op trappen zijn nooit toegelaten. 

Brand: 

• Er geldt een rookverbod in alle gebouwen;
• Rookmachines, open vuur, kaarsen, barbecues, ontploffingsmechanismen onder welke vorm ook zijn verboden op alle binnen locaties;
• Doeken, decorelementen, enz. gebruikt bij voorstellingen in de schouwburg in cultuurcentrum Den Blank zijn brandwerend behandeld en vergezeld van een attest;
• Gebruik nooit gemakkelijk brandbaar materiaal;
• Toestellen die werken op gas zijn verboden op alle binnen locaties;
• Gebruik van elektrische toestellen is enkel toegestaan voor toestellen die conform zijn, en geen gebreken vertonen;
• Pyrotechnische middelen en rookpoeder worden enkel toegestaan in de schouwburg mits attest. Het gebruik van rookmachines of ontploffingsmechanismes moet steeds gemeld worden en moet goedgekeurd worden door de technische ploeg. 

Bewaking: 

• Het gemeentebestuur doet geen bewaking;
• Het gemeentebestuur is niet verantwoordelijk voor beschadiging, verlies, diefstal of brand van wat er in de infrastructuur staat. Neem zelf de nodige voorzorgen;
• Externe veiligheidsmensen kunnen ingeschakeld worden door de organisator mits toelating van de burgemeester.  
  Let op: Deze mogen de dagelijkse werking niet hinderen;
• Onthaalpersoneel en controle aan de ingang wordt voorzien door de organisator indien nodig. 

Geluid: 

• Respecteer de rust van de buren. Muziek in het gebouw moet op vrijdag, zaterdag of de avond voorafgaand aan een wettelijke feestdag uiterlijk om 3 uur in de ochtend stilgelegd worden, met een voorafgaandelijke muziekafbouw vanaf 2.30 uur. Op weekdagen is dit om 22 uur.;
• De organisator zorgt ervoor dat het geluid het reglementair niveau niet overschrijdt. In geval van overtreding blijft de organisator aansprakelijk. Meer informatie en verplichtingen: https://ikorganiseer.be/organiseren/geluidsnormen/ 

Alcohol: 

• Het is verboden om alcohol te schenken aan -16-jarigen of aan personen die dronken zijn. Het schenken of verkopen van sterke drank aan minderjarigen (-18) is ook verboden. 

EHBO: 

• De organisator is zelf verantwoordelijk voor de aanwezigheid van EHBO-materiaal tijdens de activiteit. Het gemeentebestuur engageert zich als extra ondersteuning om in de meeste gebouwen een EHBO-koffer ter beschikking te stellen. In de meeste gebouwen is ook een AED-toestel aanwezig. Bij gebruik ervan wordt de organisator verplicht dit nadien te melden aan de zaalverantwoordelijke. 

Evenement in gemeentelijke infrastructuren of op grondgebied Overijse: 

• De organisator is verplicht een evenementenaanvraag in te dienen overeenkomstig de bepalingen van het geldende gemeentelijke evenementenreglement met inbegrip van verplichtingen voor en ondersteuning van organisatoren. De aanvraagmodaliteiten hiervoor zijn te vinden op de site van gemeente Overijse. 

Overnachtingen: 

• Overnachtingen zijn enkel toegestaan in het vrijetijdscentrum Kamp Kwadraat. De organisator is verplicht overnachtingen te vermelden, samen met het aantal personen. 

2.3 Verzekering
Het gemeentebestuur is niet aansprakelijk voor eventuele ongevallen of beschadiging van materiaal en eigendommen door gebruik van de infrastructuur. De burgerlijke aansprakelijkheid van de organisator ten aanzien van derden wordt niet gedekt door een verzekeringspolis van het gemeentebestuur. Voor evenementen met een verhoogd risico op beschadiging wordt er aanbevolen dat de organisator hiertoe een verzekering afsluit. De organisator oordeelt zelf of hij zich tegen deze risico’s verzekert. (Mogelijke verzekeringen: BA-verzekering 'Organisatie van evenementen', verzekering 'alle risico’s', verzekering 'lichamelijke ongevallen'). 
Tentoongestelde werken en het transport van en naar cultuurcentrum Den Blank zijn verzekerd aan de hand van de polis ‘alle risico’s tentoonstellingen’ van het gemeentebestuur. 
2.4 Afname van dranken en catering 
Organisatoren hebben vrije keuze voor drankafname. Als er met een brouwer gewerkt wordt, dient de organisator de brouwer toegang te verlenen tot de gehuurde infrastructuur tijdens de aangevraagde huurperiode. Ook het ophalen van het leeggoed dient de huurder zelf te regelen, en ook dit tijdens de aangevraagde huurperiode van de infrastructuur. Indien het niet mogelijk is voor de huurder om toegang te verlenen aan de brouwer, kan de brouwer contact nemen met de zaalverantwoordelijke om een sleutel af te halen, dit ten vroegste 24 uur op voorhand en 24 uur na de geplande activiteit en indien er geen hinder is voor andere gebruikers. 
De facturatie en de afspraken verlopen rechtstreeks tussen de drankenleverancier en organisator, zonder tussenkomst van het gemeentebestuur.  
Catering (dranken en maaltijden) in het cultuurcentrum Den Blank wordt geregeld door een concessieovereenkomst tussen de gemeente Overijse en de concessiehouder. De concessie is van toepassing op alle zalen, het cultuurcafé en het terras van cultuurcentrum Den Blank. De organisator is verplicht dranken en maaltijden af te nemen bij de uitbater van het cultuurcafé, tenzij anders overeengekomen met de uitbaters. 
2.5 Staat van de infrastructuur bij aankomst en vertrek 
De gebruikte infrastructuur moet na gebruik in dezelfde staat achtergelaten worden. Iedere infrastructuur bevindt zich in nette staat bij het in gebruik geven aan de organisator. Wanneer de organisator de infrastructuur toch in slechte staat aantreft bij aanvang van de activiteit, wordt de organisator geadviseerd om dit te melden aan de zaalverantwoordelijke en dit vast te leggen aan de hand van foto’s. 
Vooraf klaarzetten kan als de infrastructuur vrij is en na toelating van de zaalverantwoordelijke. Als tot twee dagen voor de effectieve reservatie blijkt dat er geen andere reserveringen zijn, mogen gebruikers vroeger de zaal betreden om de nodige voorbereidingen te treffen. Dit mag nooit voorafgaandelijke activiteiten storen en zal nooit met zekerheid gegarandeerd kunnen worden tot 2 dagen voorafgaand aan de reservatie. 
Het is verboden om te spijkeren, schrijven, prikken of plakken op deuren, ramen, vloeren of panelen die daarvoor niet bestemd zijn. 
De organisator moet de infrastructuur opruimen en poetsen na gebruik, zoals verder bepaald in het reglement en in detail te bekijken in onze socioculturele zalen per infrastructuur. Deze regels hangen op in elke zaal.  
De infrastructuur vuil achterlaten heeft onvermijdelijk hoge kosten conform het retributiereglement (artikel 5.8) tot gevolg en brengt de organisator van de volgende reservatie in problemen. 

Na gebruik is de organisator verplicht om de infrastructuur terug te geven in oorspronkelijke staat. Dit houdt minimaal in: 

• Decorelementen verwijderen;
• Uitborstelen (dit geldt niet voor sportinfrastructuur); 
• Keuken, zaal, toog, inkom, sanitair opruimen en poetsen met water en detergent;
• Meubilair terug in de standaardopstelling zetten;
• Ramen en deuren sluiten; 
• Buitenruimte netjes achterlaten; 
• Verwarming op minimum zetten; 
• Lichten doven; 
• Afval meenemen. 

Een borstel, aftrekker en emmer wordt voorzien door het gemeentebestuur. Alle andere producten en materialen (Poetsproducten, toiletpapier, handdoeken, handzeep, vaatdoek,...) moeten zelf voorzien te worden. De gehuurde locatie moet gepoetst en droog zijn vóór de oplevering. 
De controles door de zaalverantwoordelijke van de WOC’s en Kamp Kwadraat vinden uiterlijk plaats binnen de 72 uren na het verstrijken van de gebruiksperiode en steeds voor aanvang van een nieuwe activiteit. Deze vaststellingen zullen vastgelegd worden op een ondertekend controleverslag (eventueel met foto’s). 
In de lokalen in Den Blank moet al het meubilair teruggezet worden in de oorspronkelijke opstelling, en wordt het lokaal poets klaar en vrij van afval opgeleverd. 
De organisator voorziet zelf reglementaire vuilniszakken wanneer het bestaand afvaleiland ontoereikend is.  
2.6 Sleutel 
De organisator neemt 7 kalenderdagen voorafgaand aan de activiteit tijdens de kantooruren telefonisch contact op met de zaalverantwoordelijke (0476 86 88 27) voor: 

• Een afspraak voor de overhandiging van de sleutel van de infrastructuur, tegen afgiftebewijs; 
• Een afspraak voor de oplevering van de infrastructuur; 
• Sms’en, Whatsapp-berichten, Messenger-berichten of gelijkaardige communicatievormen zullen niet behandeld worden;
• Cultuurcentrum Den Blank: de uitbater van het cultuurcafé of medewerkers van Cultuurcentrum Den Blank verlenen tijdens de openingsuren toegang tot de infrastructuur van het cultuurcentrum. Buiten de openingsuren kunnen de huurders zichzelf toegang verlenen. De nodige informatie hiertoe ontvangt de huurder voorafgaand de reservatie;
• Justus Lipsiuszaal: de sleutel en alarmcode voor deze zaal wordt opgehaald aan het Infopunt Vrije Tijd tijdens de openingsuren van de balie; 
• Sport: voor gebruikers die een volledig werkjaar gebruik maken van de infrastructuur kan er –(mits betaling van een waarborg van 30,00 euro cash) - een sleutel of badge voor een langere periode worden uitgeleend. 

2.7 Communicatie over de activiteit 

• Alle communicatie met betrekking tot de openbare activiteiten gebeurt in het Nederlands. De voertaal bij de uitvoering van de openbare activiteiten is Nederlands;
• Het is verboden de communicatie zo op te stellen dat het lijkt alsof het gemeentebestuur (mede)organisator is van de activiteit als dat niet zo is;
• De communicatie met de zaalverantwoordelijke gebeurt enkel in het Nederlands.

2.8 Techniek in schouwburg cultuurcentrum Den Blank 

• De licht-, geluids- en filmapparatuur van de schouwburg wordt alleen bediend door het bevoegd personeel van cultuurcentrum Den Blank of freelancer met toestemming van cultuurcentrum Den Blank, dit zowel tijdens repetities als tijdens de activiteit zelf;
• De toegang tot de technische lokalen, het podium en de loges is verboden voor wie er niet om dienstredenen moet zijn;
• Technische afspraken worden steeds overlopen en vastgelegd tijdens een pre-productievergadering die plaatsvindt voor de start van een eventuele ticketverkoop. Bij dit overleg is aanspreekpunt huurder en aanspreekpunt CC Den Blank aanwezig. Op technische afspraken gemaakt in dit overleg, wordt niet eenzijdig teruggekomen;
• Bij verhuur van de schouwburg ontvangt de organisator een afsprakennota met bijkomende technische en organisatorische afspraken.

2.9 Afval 
Alle afval wordt gesorteerd en aangeboden volgens de reglementaire bepalingen. De organisator dient het afval dus zelf af te voeren.
2.10 Auteursrechten, billijke vergoedingen, belastingen 
De organisator zorgt dat de nodige taksen worden betaald en alle wettelijke verplichtingen worden gerespecteerd. Dit is de belangrijkste: 

Naam	Wat is het?	Contactgegevens
UNISONO (SABAM, PLAYRIGHT, SIMIM)	Auteursrecht en licentie voor gebruik van muziek, theaterwerken, audiovisuele werken, …	SABAM/UNISONO  Aarlenstraat 75-77, 1040 Brussel  Tel: 02 286 82 11  Info@unisono.be

Meer info over auteursrechten en belastingen is terug te vinden op www.unisono.be 
Het gemeentebestuur neemt de billijke vergoeding voor zijn rekening, de huurder dient de auteursrechten voor zijn rekening te nemen. 
2.11  Aansprakelijkheid 
Voor het vergoeden van schade of verlies van materiaal zal er een factuur worden opgesteld. Als de betaling niet uitgevoerd wordt binnen de aangegeven termijn, zal elke nieuwe reservatie opgeschort worden tot alle openstaande facturen zijn voldaan. 
Elke organisator is verantwoordelijk voor het correct verloop van zijn activiteit en is aansprakelijk voor eventueel veroorzaakte overlast. 

Artikel 3 - Materiaal ontlenen  
Bepaalde doelgroepen kunnen voor een aantal activiteiten gratis materiaal ontlenen bij het gemeentebestuur Overijse. Meer info op www.overijse.be.

Artikel 3
De beslissing van de gemeenteraad van 5 september 2023 houdende de vaststelling van het retributiereglement voor de gemeentelijke vrijetijdsinfrastructuur, wordt vanaf 1 januari 2026 opgeheven en vervangen door dit besluit. Dit reglement is geldig tot en met 31 december 2031.
Artikel 4
De beslissing van de gemeenteraad van 5 september 2023 houdende de goedkeuring huishoudelijk reglement voor de gemeentelijke vrijetijdsinfrastructuur, wordt vanaf 1 januari 2026 opgeheven en vervangen door dit besluit. Dit reglement is geldig tot en met 31 december 2031.
Artikel 5
Dit retributie- en huishoudelijk reglement vallen onder de bekendmakings- en meldingsplicht van artikelen 286 en 330 Decreet Lokaal Bestuur.