Besluit  Gemeenteraad

Besluit

Artikel 1
De gemeenteraad keurt met 15 stemmen voor (Vera De Man, Inge Lenseclaes, Leo Van den Wijngaert, Joke Lenseclaes, Jan De Broyer, Jeroen Van San, Filip Boon, Danny De Kock, Leen Gillis, Stefan Vanderlinden, Joris Kelchtermans, Jan Van Brabant, Kryne Dekock, Tom Hanssens, Nele Demartelaere), 11 onthoudingen (Sven Willekens, Peter Lombaert, Yves de Marnix de Sainte Aldegonde (Graaf), Pierre-Emmanuel Dumont de Chassart, Geoffroy d'Aspremont Lynden (Graaf), Alan Pauwels, Martine Haegeman, Tim Vloebergh, Miranda Cornet, Alexandra Claeys, Sophie Lafosse), 1 niet gestemd (Rudi Coel) het volgend reglement werkingssubsidies voor erkende verenigingen goed:

Artikel 1 - Doelstelling
De gemeente Overijse wil met dit subsidiereglement de kwalitatieve uitbouw en de inhoudelijke, reguliere werking van door de gemeente Overijse erkende verenigingen ondersteunen en stimuleren. Het biedt financiële steun aan verenigingen die een waardevolle bijdrage leveren aan het sociale, culturele, sportieve of educatieve leven van de gemeenschap in Overijse.

Artikel 2 - Toepassingsgebied
Alle verenigingen die door de gemeente erkend zijn via het gemeentelijk erkenningsreglement met een maatschappelijke zetel in Overijse komen in aanmerking voor het jaarlijks ontvangen van een werkingssubsidie, dit binnen de voorziene transactiekredieten in de meerjarenplanning. In het geval dat er sprake is van een erkende feitelijke vereniging en er dus geen rechtspersoonlijkheid of maatschappelijke zetel is, moet het domicilieadres van minstens één bestuurslid (zijnde voorzitter, secretaris of penningmeester) in Overijse liggen.

Artikel 3 - Werkingsjaar
De subsidiëring wordt bepaald op basis van de gegevens in het aanvraagdossier van de vereniging over het voorgaande werkingsjaar met referteperiode 1 september tot 31 augustus.

Artikel 4 - Subsidievoorwaarden en criteria
Artikel 4.1 - Verenigingengids
De vereniging heeft een profiel op de online gemeentelijke verenigingengids (www.overijse.be/verenigingengids). Deze gegevens worden gebruikt voor de verwerking van de subsidieaanvraag en de latere communicatie tussen het lokaal bestuur en de verenigingen.
Artikel 4.2 - Senioren
§1. Categorieën

§2. Er dient voldaan te worden aan elk criterium om tot een categorie te behoren.
§3. Definities senioren
Voor de toepassing van deze categorieën wordt verstaan onder:

• Leden: de regelmatige bezoekers van ledenactiviteiten die door de vereniging bijgehouden worden aan de hand van een lijst.
• Ledenactiviteit: een activiteit die gericht is op ontmoeting van leden.

Artikel 4.3 - Sport
§1. Categorieën

§2. Er dient voldaan te worden aan elk aanbodcriterium om tot een categorie te behoren. Een sportvereniging met categorie brons, zilver of goud kan maximaal 1 categorie stijgen indien deze voldoet aan alle 4 kwaliteitscriteria van de volgende categorie zonder te voldoen aan elk aanbodcriterium van die categorie.
§3. Definities sport
Voor de toepassing van deze categorieën wordt verstaan onder:

• Aantal leden: aantal leden die deelnemen aan activiteiten op het grondgebied van Overijse, met (sport)verzekering op datum 1 januari van het gesubsidieerde werkingsjaar.
• Activiteiten: aantal georganiseerde wekelijkse sportactiviteiten gedurende minstens 25 weken per jaar.
• Lesgevers diploma: aantal actieve (**) gediplomeerde lesgevers met een VTS-diploma in de beoefende sportdiscipline of gelijkgesteld conform de VTS-assimilatietabel (*).
• Lesgevers hoog diploma: aantal actieve (**) gediplomeerde lesgevers met minstens een VTS-diploma B in de beoefende sportdiscipline of gelijkgesteld conform de VTS-assimilatietabel (*).
• Jeugd & senior: aantal actieve jeugdleden (-18 j) of aantal actieve seniorenleden (+65 j) moet minstens 20 zijn.
• Anders georganiseerde sport: minstens 1 sportieve activiteit per jaar organiseren die niet uitsluitend gericht is op eigen leden / ledenwerving bv. lessenreeks 'start to', sportkamp, ...

(*) Indien een behaald lesgeversdiploma niet erkend wordt door de VTS kan een gemotiveerde aanvraag bezorgd worden aan de gemeente Overijse (bv. sportdiscipline die VTS niet aanbiedt, ...) om het diploma per uitzondering alsnog gemeentelijk te erkennen. De motivering dient minstens te bestaan uit:

• naam van de gevolgde opleiding;
• naam van de organisatie die de opleiding organiseert;
• curriculum van de gevolgde opleiding (opsomming vakken, aantal gevolgde lesuren en eventueel stage-uren);
• diploma of getuigschrift van deze opleiding;
• motivering die beschrijft waarom de opleiding zou moeten erkend worden door de gemeente Overijse.

(**) Een actieve gediplomeerde lesgever is een lesgever die op geregelde wekelijkse basis lessen of trainingen geeft in de sportvereniging.
Artikel 4.4 - Jeugd
§1. Categorieën jeugd- en jongerenbewegingen

§2. Categorieën jeugdhuizen

§3. Er dient voldaan te worden aan elk basiscriterium om tot een categorie te behoren.
§4. Minstens de helft van de lokalencontrole(s) per jaar moeten 2 op 3 sterren krijgen om aanvullende subsidie lokalencontrole te ontvangen.
§5. Definities jeugd
Voor de toepassing van deze categorieën wordt verstaan onder:

• Aantal leden: aantal leden op datum van 1 september werkingsjaar x-1, inclusief leiding.
• Ledenactiviteiten: aantal georganiseerde jaarlijkse activiteiten gedurende minimum 25 weken per jaar.
• Lokalencontrole: een controle van het jeugdlokaal uitgevoerd door de administratie aan de hand van een veiligheidschecklist met een score van 1, 2 of 3 sterren op 3.
• Kamp: jeugdverenigingen die op kamp gaan met een minimale verblijfsduur van 4 overnachtingen op dezelfde plaats, waarbij de voor- en nawacht niet wordt meegerekend.
• Kampvervoer: verplaatsing heen en terug naar de locatie van het kamp, uitgezonderd vervoer met personenwagens.

Artikel 4.5 - Cultuur
§1. Categorieën: gemeenschapsvorming en sociocultureel

§2. Categorieën: muziek- & toneelverenigingen, beeldende kunsten en heemkundige kring

§3. Definities cultuur
Onder deze categorie wordt verstaan:

• Publieksactiviteit: een publiek initiatief op grondgebied van Overijse dat voor iedereen toegankelijk is of een publiek initiatief vertrekkende op het grondgebied van Overijse gericht op de Overijsenaren, die de dagelijkse werking van de vereniging overstijgt. De publieksactiviteit is verbonden aan het doel van de vereniging. Het initiatief wordt duidelijk gepromoot buiten de vereniging als initiatief voor een breed publiek en wordt niet op andere manieren door de gemeente Overijse gesubsidieerd. Publieksactiviteiten kunnen zijn wandelingen, concerten, choreografieën, open infosessies, publiek toegankelijke beurzen of markten, theatervoorstellingen, lezingen, voordrachten, vormingen, cultuurreizen (open voor iedereen), tentoonstellingen. Uitgesloten zijn ledenvergaderingen, repetities, privéfeesten en benefietacties. Deze lijst is niet limitatief.

Artikel 4.6 - Welzijn
§1. Categorieën

§2. Definities welzijn
Voor de toepassing van deze categorieën wordt verstaan onder:

• Publieksactiviteit: zie definitie cultuur.

Artikel 4.7 - Milieu
§1. Categorieën

§2. Definities Milieu
Voor de toepassing van deze categorieën wordt verstaan onder:

• Publieksactiviteit: zie definitie cultuur.

Artikel 5 - Aanvragen en procedure
De subsidieaanvraag wordt ingediend via een webformulier op www.overijse.be of via het infopunt Vrije Tijd. Enkel volledig en correct ingevulde aanvragen die tijdig worden ingediend worden verwerkt. De aanvrager voegt alle nodige stukken bij zijn aanvraag. Bij de aanvraag wordt een bewijs verwacht van de promotie van de publieksactiviteit(en).

Het college van burgemeester en schepenen behoudt zich het recht voor om alle onderzoeken uit te voeren die vereist zijn voor de behandeling van de aanvraag.

Artikel - 6 Opstartsubsidie
Verenigingen die door de gemeente erkend werden en nog geen volledig werkingsjaar achter de rug hebben, kunnen meteen een subsidie aanvragen die gelijk is aan de laagste categorie van de sector. Deze opstartsubsidie is per definitie éénmalig. Indien de vereniging blijft bestaan en voldoet aan de voorwaarden voor een werkingssubsidie, kan er na een volledig werkingsjaar een reguliere werkingssubsidie aangevraagd worden.

Net zoals voor de werkingssubsidie dient de aanvraag voor een opstartsubsidie te worden ingediend via het daarvoor voorziene formulier bij de gemeente Overijse, Begijnhof 17, 3090 Overijse of via info@overijse.be. Enkel volledig en correct ingevulde aanvragen worden behandeld. De aanvrager voegt alle gevraagde stukken bij zijn aanvraag.

Artikel 7 - Communicatie
Alle communicatie met betrekking tot de activiteiten gebeurt in het Nederlands. Bovendien worden affiches, uitnodigingen en andere communicatiemiddelen voorzien van het logo van de gemeente en van de vermelding 'Met steun van de gemeente Overijse’. De voertaal bij de uitvoering van de activiteiten is Nederlands.

Artikel 8 - Terugbetaling, vermindering of opschorting van de toelage

§1 Onverminderd de ontbindende bepalingen waaraan de toelage is onderworpen, kan het college van burgemeester en schepenen bij gemotiveerde beslissing de toelage verminderen of beslissen dat de toelagetrekker gehouden is de toelage terug te betalen:

• als de toelage niet wordt aangewend voor het doel waarvoor zij hem werd toegekend;
• als de vereiste verantwoordingen niet worden verstrekt. Enkel het niet-verantwoord gedeelte van de toelage moet worden terugbetaald;
• als er verzet is tegen de uitoefening van de controle van het gemeentebestuur.

§2 De toekenning van toelagen wordt opgeschort zolang:

• de verantwoordingen voor de reeds verstrekte toelagen ontbreken;
• of zolang de toelagetrekker zich verzet tegen de uitoefening van de controle.

Artikel 9 - Controle
Het gemeentebestuur heeft het recht om ter plaatse de aanwending van de verleende toelage te doen controleren.

Artikel 10 - Ontbindende bepalingen
§1 Indien zou blijken dat de toelagetrekker bedrog zou plegen of poogt te plegen of bij overdracht van alle of een deel van de rechten en verplichtingen aan derden zonder toestemming van het college van burgemeester en schepenen, kan het college van burgemeester en schepenen de uitbetaling van de bijlage stopzetten. De stopzetting van de toelage neemt een aanvang de dag nadat de toelagetrekker ervan per aangetekend schrijven in kennis werd gesteld.
§2 Wanneer de voorwaarden voor het bekomen van de toelage flagrant worden geschonden kan het college van burgemeester en schepenen de toelagetrekker bij aangetekend schrijven in gebreke stellen. Indien zij 30 dagen na het versturen van een aangetekend schrijven door het college van burgemeester en schepenen geen gevolg geeft aan haar verplichtingen, kan het college van burgemeester en schepenen de uitbetaling definitief stopzetten zonder dat zij enige vergoeding is verschuldigd aan de toelagetrekker.
§3 Rekening houdend met het tijdstip kan bij de stopzetting van de toelage door de gemeente een deel van de toelage pro rato worden teruggevorderd.

Artikel 11 - Geschillen
De betrokkene kan een bezwaarschrift indienen tegen besluiten die jegens hem worden genomen op grond van huidig reglement. Het bezwaarschrift dient uiterlijk binnen een termijn van 3 maanden, na het einde van de maand waarin de kennisgeving van het besluit werd verzonden, te zijn ingediend. De ontvangst wordt schriftelijk bevestigd binnen de 15 dagen. Het bezwaarschrift wordt ondertekend en bevat ten minste:

• de naam en het adres van de indiener;
• de dagtekening;
• een omschrijving van het besluit waartegen het bezwaar of beroep is gericht;
• de gronden van het bezwaar of beroep.

Het bezwaar schorst niet de werking van het besluit waartegen het is gericht. Het college van burgemeester en schepenen is bevoegd om te beslissen op het bezwaarschrift. Het bezwaar wordt gegrond verklaard in het geval het bestreden besluit in strijd is genomen met huidig reglement. Het college van burgemeester en schepenen kan, wanneer het bezwaarschrift niet onontvankelijk werd verklaard, in haar beslissing op het bezwaar:

• het bezwaar ongegrond verklaren en wordt het bestreden besluit in stand gelaten;
• het bezwaar gegrond verklaren en daarmee het bestreden besluit;
• wijzigen;
• vernietigen en een nieuw besluit nemen.

De beslissing op het bezwaar wordt uiterlijk 6 weken na dagtekening van het bezwaarschrift overgemaakt aan de betrokkene. Bij de bekendmaking van de beslissing op het bezwaar wordt melding gemaakt hoe de betrokkene beroep kan instellen.

Artikel 2
Het reglement werkingssubsidies voor erkende verenigingen, goedgekeurd in zitting van de gemeenteraad van 5 september 2023, wordt met ingang van 1 januari 2026 opgeheven en vervangen door dit besluit. Dit reglement is geldig tot en met 31 december 2031.
Artikel 3
Dit besluit is onderworpen aan de bekendmakings- en meldingsplicht, overeenkomstig artikelen 285 tot en met 287 en artikel 330 van het Decreet Lokaal Bestuur.