Op 5 september 2023 keurde de gemeenteraad het reglement veiligheidssubsidie voor erkende verenigingen goed. Naar aanleiding van de nieuwe legislatuur worden de subsidiereglementen ter goedkeuring voorgelegd aan de nieuwe beleidsploeg.
Meerdaagse evenementen, zoals bijvoorbeeld het scoutsdorp, worden verplicht om dagelijks bewakingsagenten in te zetten voor hun evenement. Het is wenselijk om meerdaagse evenementen een subsidie per evenementsdag toe te kennen in plaats van per evenement, met een maximum van 3 opeenvolgende evenementsdagen.
In de praktijk merken we dat de organisatie de factuur van de bewakingsfirma niet altijd binnen de maand ontvangt, waardoor de aanvraagtermijn voor het aanvragen van de subsidie niet haalbaar is. Het is wenselijk om de aanvraagtermijn voor de subsidie uit te breiden naar een termijn tot 3 maanden na het evenement en op basis van de offerte. De factuur dient achteraf nagestuurd te worden.
In de praktijk merken we dat op de factuur van de bewakingsfirma's, niet alle gevraagde gegevens vermeld staan. De factuur kan wel volgende gegevens bevatten: het erkenningsnummer van de bewakingsonderneming bij de Federale Overheidsdienst Binnenlandse Zaken en de totale kostprijs van de bewaking. Het is wenselijk om in het reglement op te nemen dat minstens deze gegevens terug te vinden zijn op de factuur van de bewakingsfirma.
De gemeenteraadscommissie Mens, Interne Zaken en Financiën formuleerde in zitting van 16 oktober 2025 geen opmerkingen bij het voorstel reglement veiligheidssubsidie voor erkende verenigingen.
Het is de bevoegdheid van de gemeenteraad om het reglement veiligheidssubsidie voor erkende verenigingen goed te keuren.
Amendement ingediend door raadslid Rudi Coel
Op 3 december 2025 heeft raadslid Rudi Coel, met toepassing van artikel 18 van het huishoudelijk reglement van de gemeenteraad, volgende amendementen ingediend:
'Het voorgestelde artikel 9 van het reglement wordt vervangen door wat volgt. De tekst onder 9.2. is die van het voorgestelde artikel 9.
Artikel 9 – Slotbepalingen
9.1. Aanvaarding
Door het indienen van de aanvraag, wordt de aanvrager geacht dit reglement te aanvaarden.
9.2. Bezwaar
De betrokkene kan een bezwaarschrift indienen tegen besluiten die jegens hem worden genomen op grond van huidig reglement. Het bezwaarschrift dient uiterlijk binnen een termijn van 3 maanden, na het einde van de maand waarin de kennisgeving van het besluit werd verzonden, te zijn ingediend. De ontvangst wordt schriftelijk bevestigd binnen de 15 dagen. Het bezwaarschrift wordt ondertekend en bevat ten minste:
Het bezwaar schorst niet de werking van het besluit waartegen het is gericht. Het college van burgemeester en schepenen is bevoegd om te beslissen op het bezwaarschrift. Het bezwaar wordt gegrond verklaard in het geval het bestreden besluit in strijd is genomen met huidig reglement. Het college van burgemeester en schepenen kan, wanneer het bezwaarschrift niet onontvankelijk werd verklaard, in haar beslissing op het bezwaar:
De beslissing op het bezwaar wordt uiterlijk 6 weken na dagtekening van het bezwaarschrift overgemaakt aan de betrokkene. Bij de bekendmaking van de beslissing op het bezwaar wordt melding gemaakt hoe de betrokkene beroep kan instellen.
Motivatie
Het is beter alle reglementen te stroomlijnen naar beslissingen 0342 en 0343, die allebei de volgende bepaling bevatten “ Aanvaarding. Door het indienen van de aanvraag, wordt de aanvrager geacht dit reglement te aanvaarden.” Deze manier van formuleren lijkt juridisch meer aangewezen.'
'Na voorgesteld artikel 7 van het reglement wordt een nieuw artikel 8 ingevoerd. De nummering van de voorgestelde artikels 8 en 9 wordt aangepast naar 9 en 10.
Artikel 8 – Schrapping, vermindering of terugbetaling van de subsidie
Het college van burgemeester en schepenen kan bij gemotiveerde beslissing de subsidie schrappen, verminderen of beslissen dat de begunstigde de subsidie (gedeeltelijk) dient terug te betalen:
Motivatie
Een aantal van de voorgestelde subsidiereglementen bevatten een artikel m.b.t. schrapping, vermindering of terugbetaling van de subsidie: 0274, 0275, 0277 en 0280, de andere niet, wat onbegrijpelijk is. Alle reglementen dienen gestroomlijnd te worden.'
Subamendement ingediend door raadslid Stefan Vanderlinden
Op 10 december 2025 heeft raadslid Stefan Vanderlinden, met toepassing van artikel 18 van het huishoudelijk reglement van de gemeenteraad, volgend subamendement ingediend:
'Artikel 7 en volgende worden vervangen als volgt:
Artikel 7 - Communicatie
Alle communicatie met betrekking tot de activiteiten gebeurt in het Nederlands. Bovendien worden affiches, uitnodigingen en andere communicatiemiddelen voorzien van het logo van de gemeente en van de vermelding 'Met steun van de gemeente Overijse’. De voertaal bij de uitvoering van de activiteiten is Nederlands.
Artikel 8 - Terugbetaling, vermindering of opschorting van de toelage
§1 Onverminderd de ontbindende bepalingen waaraan de toelage is onderworpen, kan het college van burgemeester en schepenen bij gemotiveerde beslissing de toelage verminderen of beslissen dat de toelagetrekker gehouden is de toelage terug te betalen:
§2 De toekenning van toelagen wordt opgeschort zolang:
Artikel 9 - Controle
Het gemeentebestuur heeft het recht om ter plaatse de aanwending van de verleende toelage te doen controleren.
Artikel 10 - Ontbindende bepalingen
§1 Indien zou blijken dat de toelagetrekker bedrog zou plegen of poogt te plegen of bij overdracht van alle of een deel van de rechten en verplichtingen aan derden zonder toestemming van het college van burgemeester en schepenen, kan het college van burgemeester en schepenen de uitbetaling van de bijlage stopzetten. De stopzetting van de toelage neemt een aanvang de dag nadat de toelagetrekker ervan per aangetekend schrijven in kennis werd gesteld.
§2 Wanneer de voorwaarden voor het bekomen van de toelage flagrant worden geschonden kan het college van burgemeester en schepenen de toelagetrekker bij aangetekend schrijven in gebreke stellen. Indien zij 30 dagen na het versturen van een aangetekend schrijven door het college van burgemeester en schepenen geen gevolg geeft aan haar verplichtingen, kan het college van burgemeester en schepenen de uitbetaling definitief stopzetten zonder dat zij enige vergoeding is verschuldigd aan de toelagetrekker.
§3 Rekening houdend met het tijdstip kan bij de stopzetting van de toelage door de gemeente een deel van de toelage pro rato worden teruggevorderd.
Artikel 11 - Geschillen
De betrokkene kan een bezwaarschrift indienen tegen besluiten die jegens hem worden genomen op grond van huidig reglement. Het bezwaarschrift dient uiterlijk binnen een termijn van 3 maanden, na het einde van de maand waarin de kennisgeving van het besluit werd verzonden, te zijn ingediend. De ontvangst wordt schriftelijk bevestigd binnen de 15 dagen. Het bezwaarschrift wordt ondertekend en bevat ten minste:
Het bezwaar schorst niet de werking van het besluit waartegen het is gericht. Het college van burgemeester en schepenen is bevoegd om te beslissen op het bezwaarschrift. Het bezwaar wordt gegrond verklaard in het geval het bestreden besluit in strijd is genomen met huidig reglement. Het college van burgemeester en schepenen kan, wanneer het bezwaarschrift niet onontvankelijk werd verklaard, in haar beslissing op het bezwaar:
De beslissing op het bezwaar wordt uiterlijk 6 weken na dagtekening van het bezwaarschrift overgemaakt aan de betrokkene. Bij de bekendmaking van de beslissing op het bezwaar wordt melding gemaakt hoe de betrokkene beroep kan instellen.'
Verzoek tot verdaging door raadslid Rudi Coel
De gemeenteraad neemt het verzoek tot verdaging van dit agendapunt niet aan met 1 stem voor (Rudi Coel), 26 stemmen tegen (Vera De Man, Inge Lenseclaes, Leo Van den Wijngaert, Joke Lenseclaes, Jan De Broyer, Jeroen Van San, Filip Boon, Danny De Kock, Sven Willekens, Leen Gillis, Peter Lombaert, Stefan Vanderlinden, Yves de Marnix de Sainte Aldegonde (Graaf), Pierre-Emmanuel Dumont de Chassart, Geoffroy d'Aspremont Lynden (Graaf), Joris Kelchtermans, Alan Pauwels, Martine Haegeman, Jan Van Brabant, Kryne Dekock, Tom Hanssens, Nele Demartelaere, Tim Vloebergh, Miranda Cornet, Alexandra Claeys, Sophie Lafosse).
De gemeenteraad neemt het subamendement aan met 15 stemmen voor (Vera De Man, Inge Lenseclaes, Leo Van den Wijngaert, Joke Lenseclaes, Jan De Broyer, Jeroen Van San, Filip Boon, Danny De Kock, Leen Gillis, Stefan Vanderlinden, Joris Kelchtermans, Jan Van Brabant, Kryne Dekock, Tom Hanssens, Nele Demartelaere), 12 onthoudingen (Sven Willekens, Peter Lombaert, Yves de Marnix de Sainte Aldegonde (Graaf), Pierre-Emmanuel Dumont de Chassart, Geoffroy d'Aspremont Lynden (Graaf), Alan Pauwels, Martine Haegeman, Tim Vloebergh, Miranda Cornet, Alexandra Claeys, Sophie Lafosse, Rudi Coel).
De gemeenteraad neemt het amendementen niet aan met 1 stem voor (Rudi Coel), 26 stemmen tegen (Vera De Man, Inge Lenseclaes, Leo Van den Wijngaert, Joke Lenseclaes, Jan De Broyer, Jeroen Van San, Filip Boon, Danny De Kock, Sven Willekens, Leen Gillis, Peter Lombaert, Stefan Vanderlinden, Yves de Marnix de Sainte Aldegonde (Graaf), Pierre-Emmanuel Dumont de Chassart, Geoffroy d'Aspremont Lynden (Graaf), Joris Kelchtermans, Alan Pauwels, Martine Haegeman, Jan Van Brabant, Kryne Dekock, Tom Hanssens, Nele Demartelaere, Tim Vloebergh, Miranda Cornet, Alexandra Claeys, Sophie Lafosse).
De financiële aspecten verbonden aan deze beslissing worden als volgt geregeld:
Artikel 1
De gemeenteraad keurt met 15 stemmen voor (Vera De Man, Inge Lenseclaes, Leo Van den Wijngaert, Joke Lenseclaes, Jan De Broyer, Jeroen Van San, Filip Boon, Danny De Kock, Leen Gillis, Stefan Vanderlinden, Joris Kelchtermans, Jan Van Brabant, Kryne Dekock, Tom Hanssens, Nele Demartelaere), 12 onthoudingen (Sven Willekens, Peter Lombaert, Yves de Marnix de Sainte Aldegonde (Graaf), Pierre-Emmanuel Dumont de Chassart, Geoffroy d'Aspremont Lynden (Graaf), Alan Pauwels, Martine Haegeman, Tim Vloebergh, Miranda Cornet, Alexandra Claeys, Sophie Lafosse, Rudi Coel) volgend reglement veiligheidssubsidie voor erkende verenigingen goed:
Artikel 1 - Doelstelling
De gemeente Overijse wil met dit subsidiereglement op publieke evenementen zoals fuiven en openluchtfestivals, die georganiseerd worden door erkende verenigingen van Overijse, de veiligheid van de bezoekers en organisatoren verhogen.
Artikel 2 - Definities
Voor de toepassing van dit reglement wordt verstaan onder:
Artikel 3 - Toepassingsgebied
Alle door de gemeente Overijse erkende verenigingen met een maatschappelijke zetel in Overijse komen in aanmerking voor de veiligheidssubsidie. In het geval dat er sprake is van een erkende feitelijke vereniging en er dus geen rechtspersoonlijkheid of maatschappelijke zetel is, moet het domicilieadres van minstens een bestuurslid (zijnde voorzitter, secretaris of penningmeester) in Overijse liggen.
De kosten die in aanmerking komen voor de subsidie moeten gemaakt worden in functie van het publieke evenement dat lopende is. Kosten voor de nachtbewaking van materialen worden niet gesubsidieerd.
Artikel 4 - Subsidievoorwaarden
§1. De toekenning van deze subsidie gebeurt binnen de perken van de jaarlijks voorziene goedgekeurde transactiekredieten van het meerjarenplan.
§2. Het evenement moet plaatsvinden op het grondgebied van Overijse.
§3. De organiserende vereniging dient in orde te zijn met alle bestaande bepalingen, regels en toelatingen met betrekking tot de zaal en de openbare ruimte. De organisator draagt de volledige verantwoordelijkheid voor het naleven van de wettelijke en/of reglementaire bepalingen waaronder bijvoorbeeld het zaalverhuurreglement, evenementenreglement en politiereglement.
§4. De organisator dient bewakingsagenten in te schakelen die worden ter beschikking gesteld door een erkende bewakingsonderneming, overeenkomstig de wet van 10 april 1990 op de bewakingsondernemingen, de bewakingsondernemingen en de interne bewakingsdiensten.
§5. De organisator dient de bewakingsfirma in te schakelen op advies van de Politie.
Artikel 5 - Subsidiebedrag
De subsidie voor de veiligheid bedraagt 50% van het bedrag van de kosten voor het inhuren van het aantal bewakingsagenten, btw inbegrepen, met een maximumbedrag van 1.500,00 euro per evenementsdag en met een maximum van 3 opeenvolgende dagen.
Artikel 6 - Aanvragen en procedure
De organisator vraagt voorafgaandelijk aan het evenement de toelating voor de organisatie van het evenement aan de gemeente conform het huidig geldend gemeentelijk evenementenreglement. De aanvraag voor de veiligheidssubsidie kan ingediend worden via de gemeentelijke website na het ontvangen van de toelating voor de organisatie van het evenement, afgeleverd door het college van burgemeester en schepenen. Deze goedkeuring bevat tevens het advies van de Politie met betrekking tot het aantal in te zetten bewakingsagenten. Dit advies houdt rekening met de locatie, de doelgroep en het aantal verwachte bezoekers.
De veiligheidssubsidie kan zowel voorafgaandelijk aan het evenement als tot uiterlijk 3 maanden na het plaatsvinden van het evenement aangevraagd worden.
De uitbetaling gebeurt binnen de 2 maanden na het ontvangen van de aanvraag op basis van de offerte. De factuur dient na ontvangst doorgestuurd te worden door de organisatie. De factuur vermeldt minimum het erkenningsnummer van de bewakingsonderneming bij de Federale Overheidsdienst Binnenlandse Zaken en de totale kostprijs van de bewaking.
Artikel 7 - Communicatie
Alle communicatie met betrekking tot de activiteiten gebeurt in het Nederlands. Bovendien worden affiches, uitnodigingen en andere communicatiemiddelen voorzien van het logo van de gemeente en van de vermelding 'Met steun van de gemeente Overijse’. De voertaal bij de uitvoering van de activiteiten is Nederlands.
Artikel 8 - Terugbetaling, vermindering of opschorting van de toelage
§1 Onverminderd de ontbindende bepalingen waaraan de toelage is onderworpen, kan het college van burgemeester en schepenen bij gemotiveerde beslissing de toelage verminderen of beslissen dat de toelagetrekker gehouden is de toelage terug te betalen:
§2 De toekenning van toelagen wordt opgeschort zolang:
Artikel 9 - Controle
Het gemeentebestuur heeft het recht om ter plaatse de aanwending van de verleende toelage te doen controleren.
Artikel 10 - Ontbindende bepalingen
§1 Indien zou blijken dat de toelagetrekker bedrog zou plegen of poogt te plegen of bij overdracht van alle of een deel van de rechten en verplichtingen aan derden zonder toestemming van het college van burgemeester en schepenen, kan het college van burgemeester en schepenen de uitbetaling van de bijlage stopzetten. De stopzetting van de toelage neemt een aanvang de dag nadat de toelagetrekker ervan per aangetekend schrijven in kennis werd gesteld.
§2 Wanneer de voorwaarden voor het bekomen van de toelage flagrant worden geschonden kan het college van burgemeester en schepenen de toelagetrekker bij aangetekend schrijven in gebreke stellen. Indien zij 30 dagen na het versturen van een aangetekend schrijven door het college van burgemeester en schepenen geen gevolg geeft aan haar verplichtingen, kan het college van burgemeester en schepenen de uitbetaling definitief stopzetten zonder dat zij enige vergoeding is verschuldigd aan de toelagetrekker.
§3 Rekening houdend met het tijdstip kan bij de stopzetting van de toelage door de gemeente een deel van de toelage pro rato worden teruggevorderd.
Artikel 11 - Geschillen
De betrokkene kan een bezwaarschrift indienen tegen besluiten die jegens hem worden genomen op grond van huidig reglement. Het bezwaarschrift dient uiterlijk binnen een termijn van 3 maanden, na het einde van de maand waarin de kennisgeving van het besluit werd verzonden, te zijn ingediend. De ontvangst wordt schriftelijk bevestigd binnen de 15 dagen. Het bezwaarschrift wordt ondertekend en bevat ten minste:
Het bezwaar schorst niet de werking van het besluit waartegen het is gericht. Het college van burgemeester en schepenen is bevoegd om te beslissen op het bezwaarschrift. Het bezwaar wordt gegrond verklaard in het geval het bestreden besluit in strijd is genomen met huidig reglement. Het college van burgemeester en schepenen kan, wanneer het bezwaarschrift niet onontvankelijk werd verklaard, in haar beslissing op het bezwaar:
De beslissing op het bezwaar wordt uiterlijk 6 weken na dagtekening van het bezwaarschrift overgemaakt aan de betrokkene. Bij de bekendmaking van de beslissing op het bezwaar wordt melding gemaakt hoe de betrokkene beroep kan instellen.
Artikel 2
Het reglement veiligheidssubsidie voor erkende verenigingen, goedgekeurd in zitting van de gemeenteraad van 5 september 2023, wordt met ingang van 1 januari 2026 opgeheven en vervangen door dit besluit. Dit reglement is geldig tot en met 31 december 2031.
Artikel 3
Dit besluit is onderworpen aan de bekendmakings- en meldingsplicht, overeenkomstig artikelen 285 tot en met 287 en artikel 330 van het Decreet Lokaal Bestuur.