Besluit  Gemeenteraad

Bevoegdheid

• Decreet Lokaal Bestuur, artikelen 40 en 41, §2, 2°
• Decreet van 30 mei 2008 betreffende de vestiging, de invordering en de geschillenprocedure van provincie- en gemeentebelastingen, zoals nadien gewijzigd

Juridische grond

• Grondwet, artikel 173
• Wet van 19 juli 1991 betreffende de bevolkingsregisters en de identiteitskaarten en de wijzigingen die nadien volgen
• Wet van 23 november 1998 tot invoering van de wettelijke samenwoning
• Wetboek Belgische Nationaliteit, artikel 15
• Wet van 18 juni 2018 betreffende de voornaamswijziging
• Koninklijk besluit van 16 juli 1992 betreffende het houden van de bevolking- en vreemdelingenregisters, artikelen 7, 8, 12 en 14
• Koninklijk besluit van 23 maart 1998 betreffende het rijbewijs, zoals nadien gewijzigd
• Koninklijk besluit van 19 april 2014 betreffende de geldigheidsduur van paspoorten
• Koninklijk Besluit van 21 november 2016 betreffende de modaliteiten van aflevering van de uittreksels uit het strafregister aan particulieren die in werking trad op 12 februari 2017
• Koninklijk besluit van 24 december 2020 tot wijziging van het Koninklijk besluit van 8 oktober 1981 betreffende de toegang tot het grondgebied, het verblijf, de vestiging en de verwijdering van vreemdelingen betreffende de begunstigden van het akkoord inzake de terugtrekking van het Verenigd Koninkrijk van Groot-Brittannië en Noord-Ierland uit de Europese Unie en de Europese Gemeenschap voor Atoomenergie
• Ministerieel besluit van 15 maart 2013 tot vaststelling van het tarief van de vergoedingen ten laste van de gemeenten voor de uitreiking van de elektronische identiteitskaarten voor Belgen, de elektronische identiteitsdocumenten voor Belgische kinderen onder de twaalf jaar en de elektronische verblijfsdocumenten, afgeleverd aan de vreemdelingen die legaal op het grondgebied van het Rijk verblijven, zoals nadien gewijzigd
• Ministerieel besluit van 15 september 2017 tot wijziging van het ministerieel besluit van 19 april 2014 aangaande de afgifte van paspoorten
• Ministerieel besluit van 6 oktober 2021 betreffende de modernisering van de verblijfstitels die aan onderdanen van derde landen en familieleden van een burger van de Europese Unie uitgereikt worden
• Omzendbrief van 11 juli 2018 betreffende de voornaamswijziging
• Europese verordening 2252/2004 van de Raad van 13 december 2004
• Uitvoeringsbesluit van de Commissie van 28 februari 2005 betreffende de foto
• Uitvoeringsbesluit van de Commissie van 28 juni 2006 betreffende de vingerafdrukken
• Consulair wetboek van 21 december 2013, hoofdstuk 10
• Burgerlijk wetboek betreffende het huwelijk, titel V
• Burgerlijk wetboek betreffende de wettelijke samenwoning, artikelen 1475 tot 1479
• Beslissing van de gemeenteraad van 19 december 2023 houdende vaststelling belastingreglement op het afleveren van administratieve stukken
• Beslissing van het college van burgemeester en schepenen van 7 januari 2025 houdende voorbereiding van de beslissing van de gemeenteraad houdende goedkeuring van het belastingreglement op het afleveren van administratieve stukken voor 2020-2025

Feiten

De grondwet legt de exclusieve bevoegdheid over het opmaken van de akten van de burgerlijke stand en het bijhouden van de registers in handen van de gemeentelijke overheid. Dit betekent dat de gemeente, en in het bijzonder de dienst Burgerzaken, aan het begin staat van de keten van identiteit. Het behandelen, controleren en afleveren van de verschillende identiteits-, reis- en mobiliteitsdocumenten behoort tot de kerntaak van het gemeentebestuur. Omdat het gemeentebestuur de enige aanbieder is van identiteitsdocumenten, reis- of mobiliteitsdocumenten, die steeds meer verplicht worden, behoren deze taken tot de essentiële dienstverlening van het gemeentebestuur en meer specifiek tot de dienst Burgerzaken.

De opmaak en de aflevering van deze identiteits-, reis- en mobiliteitsdocumenten gaat gepaard met een kostprijs. Enerzijds is er een productiekost van de verschillende stukken die door het gemeentebestuur moet betaald worden aan de hogere overheden. Anderzijds is er een personeelsinzet om het efficiënt uitvoeren van alle taken met betrekking tot de behandeling, de controle en de afgifte van de verschillende documenten mogelijk te maken.

Jaarlijks worden de productieprijzen van de verschillende identiteits- en reisdocumenten door de FOD Binnenlandse Zaken, FOD Buitenlandse Zaken en FOD Mobiliteit per brief aan de gemeentebesturen gecommuniceerd. Deze productieprijzen worden jaarlijks verhoogd op basis van de gezondheidsindex volgens de formule: (basistarief x nieuwe index) / basisindex. Bovenop deze productieprijs heft het gemeentebestuur een kleine administratieve kost om haar werking deels te bekostigen.

De retributie die door het gemeentebestuur wordt gevraagd als administratieve kost, zal voor het jaar 2025 niet worden verhoogd met betrekking tot de identiteits-, reis en mobiliteitsdocumenten.

Motivering

Bij huwelijk wordt er een aparte retributiekost aangerekend voor het huwelijksboekje en wordt de aangifte van huwelijk aangerekend. Dit zorgt voor de nodige discussies aan het loket omdat een huwelijksboekje geen wettelijk voorgeschreven document is. Om deze discussies te vermijden, zal de retributie voortaan worden omschreven door afgifte van het ontvangstbewijs van aangifte van huwelijk. Dit ontvangstbewijs is wel een wettelijk voorgeschreven document. De retributie blijft ongewijzigd op 35,00 euro. De huwelijken die op vrijdag en zaterdag worden voltrokken gaan gepaard met een extra kost van 100,00 euro. Ook wordt er een annulatiekost, voor burgers die hun huwelijk annuleren minder dan 15 dagen vóór de huwelijksdatum, van 20,00 euro aangerekend. Een uitzondering is een uitstel omwille van medische redenen.

Gelet op de wettelijke versterking van de staat van wettelijke samenwonende en gelet op het feit dat er meer en meer koppels kiezen om de wettelijke samenwoning af te sluiten in plaats van een huwelijk en gelet op het feit dat er ook een wettelijke samenwoning boekje zal worden afgeleverd, is het logisch dat er ook een retributie wordt geheven op het ontvangstbewijs van de verklaring van wettelijke samenwoning. Omdat er geen ceremonie wordt georganiseerd wordt de retributie voor dit ontvangstbewijs gelegd op 25,00 euro.

De dienst Burgerzaken verwerkt op maandbasis een vijfentwintig-tal aanvragen Belgische nationaliteit. De burger wordt persoonlijk op basis van zijn/haar persoonlijke gegevens geïnformeerd over de wettelijke mogelijkheden, de optie en de voor te leggen documenten voor het indienen van een aanvraag van de Belgische nationaliteit. Dit vereist van de medewerkers een diepgaande kennis van het Wetboek Belgische nationaliteit, het koninklijk besluit inzake Belgische nationaliteit alsook de omzendbrief voor de modaliteiten voor de verwerving van de Belgische nationaliteit. Bovendien moet ook de relevante kennis van het Wetboek Internationaal Privaatrecht toegepast worden alsook de kennis van de arbeidswetgeving inzake arbeidsdagen en gelijkgestelde dagen. Deze kennis is nodig om de, door de burger voorgelegde documenten, te kunnen nakijken en beoordelen. De burger betaalt aan de Federale Overheid een registratierecht van 150,00 euro. Dit is een noodzakelijk bewijsstuk dat dient toegevoegd te worden aan het dossier dat overgemaakt wordt aan het parket voor advies. Dit registratierecht komt niet toe aan het gemeentebestuur terwijl het werk van het nakijken van de documenten en het aftoetsen van deze documenten met de vigerende wetgeving voor de aanvraag van de Belgische nationaliteit bij de dienst Burgerzaken van het gemeentebestuur ligt. Als het dossier van de burger volledig is, wordt een ontvangstbewijs van aangifte van Belgische nationaliteit afgeleverd aan de burger. De retributie voor dit ontvangstbewijs wordt gelegd op 50,00 euro.

De dienst Burgerzaken zet verder in op digitalisering. Met een digitaal loket kunnen burgers hun attesten, zoals een attest van woonst, gezinssamenstelling, uittreksel uit het strafregister maar ook uittreksels en afschriften van hun geboorteakte of huwelijksakte op een beveiligde en digitale manier aanvragen en verkrijgen. Ook adreswijzigingen worden digitaal doorgegeven aan de dienst Burgerzaken. Dit digitaal loket wordt jaarlijks en waar mogelijk uitgebreid.

De uittreksels, afschriften uit het bevolkingsregister en de registers van de burgerlijke stand, alsook het uittreksel uit het strafregister worden verder gratis aan de burger aangeboden. De burger kan 24/7 de nodige attesten, afschriften en uittreksels aanvragen en onmiddellijk bekomen, zonder tussenkomst van een medewerker van de dienst Burgerzaken. Uiteraard blijven de aanvragen voor de uittreksels uit het strafregister en attest, uittreksel of afschrift uit het bevolkingsregister en de registers van de burgerlijke stand mogelijk aan het loket om alle burgers de mogelijkheid te geven om de nodige documenten te kunnen verkrijgen. Dit voor de burgers die niet zo digitaal vaardig zijn. Het digitaal loket is een uitbreiding van de mogelijkheden voor het aanvragen/verkrijgen van attesten, uittreksels en afschriften.

Financiële aspecten

De opbrengsten van deze belasting worden begroot onder:
- beleidsdomein: algemene financiering (AF)
- beleidsveld: 0020 fiscale aangelegenheden
- algemene rekening (ARK): 7315000 - afgifte identiteitsbewijzen/paspoorten/trouwboekjes/uittreksels

Relevante documenten

• Omzendbrief van 1 oktober 2024 van de FOD Binnenlandse Zaken, algemene Directie Identiteit en Burgerzaken, Dienst eID betreffende het tarief van de vergoedingen ten laste van de gemeenten voor de uitreiking van de elektronische identiteitskaarten en -documenten en kids-IDs voor vreemdelingen vanaf 10 februari 2025