Overijse is als lokaal bestuur verplicht om een participatiereglement te hebben. Dat is er tot op vandaag niet.
Bij de aanvang van de nieuwe legislatuur werden opnieuw de nieuwe statuten van de dorps- en adviesraden goedgekeurd. Daarbij is toen ook besloten dat er werk gemaakt moest worden van een denkoefening om de adviesvorming binnen Overijse beter te laten verlopen.
Dit resulteerde in het dorps- en adviesradentraject (DAR). Dit werd opgestart bij de aanstelling van de deskundige publiekswerking, begin 2020.
Verloop traject en terugkoppelingen
Het traject doorliep verschillende fases:
Op verschillende momenten werd hierover teruggekoppeld met een stand van zake naar vast bureau.
(In februari 2022 werd ook nog een toelichting gegeven aan de gemeenteraadscommissie Mens en Interne zaken.)
Adviezen
Alle erkende dorps- en adviesraden, de individuele burgers die betrokken waren op dit traject en de gemeentelijke administratie kregen de kans om advies te geven op het voorstel (zie bijlage). Ook de gemeenteraadscommissie gaf advies. Al deze adviezen kan je nalezen in de verschillende bijlagen.
Al deze input werd meegenomen in de herwerking van het participatiereglement en de basisstatuten. Elk van (de onderdelen van) deze adviezen werd in overweging genomen, maar niet elk advies kon worden gevolgd. Waarom?
De adviezen die wel gevolgd konden worden zorgden voor een aanpassing in de documenten. Deze aanpassingen werden in geel gemarkeerd in bijlagen Basisstatuten_definitief.pdf en Participatiereglement_definitief.docx. In zitting van 1 maart 2022 besliste het college van schepenen en burgemeester om nog een aanvulling in artikel 10 van het participatiereglement bij te voegen. Dit werd in het groen gemarkeerd in de bijlagen.
Resultaat
We leggen het participatiereglement en basisstatuten ter goedkeuring aan de raad voor maatschappelijk welzijn.
Beide documenten zijn opgesteld voor zowel de gemeente als voor het OCMW. Dit om ervoor te zorgen dat adviesvorming binnen beiden gelijklopend kan verlopen en elkaar kan versterken.
Kanttekening
Heel deze denkoefening staat los van de erkenning van verenigingen en nominatieve toelagen. Hierover doen het participatiereglement en de basisstatuten dus geen uitspraak.
Dit participatiereglement en de basisstatuten zijn het resultaat van een traject dat zeer grondig en diepgaand gevoerd is. Daarenboven is het volledige traject op een participatieve manier verlopen.
Het nieuwe participatiemodel is een antwoord op veel noden en ambities die in het voortraject geformuleerd zijn. Het is een nieuw model en uiteraard zal de participatiecultuur nog moeten groeien. Maar de uitvoerige testfase toonde al aan dat dit zal werken. En ook nu doen we het eigenlijk gewoon al: verschillende testcases lopen nog door en ook nieuwe adviesvormingstrajecten die nu worden opgestart worden op de manier die in het participatiemodel staat uitgeschreven aangepakt. Met nu al merkbare meerwaarde ten opzichte van het 'oude' systeem.
Daarnaast is het belangrijk om voor ogen te houden dat het nieuwe participatiemodel een dynamisch model is. Er is ruimte voorzien om waar nodig blijvend te evolueren. Dit zorgt ervoor dat we steeds met een relevante aanpak kunnen blijven werken. Uiteraard is een permanente vinger aan de pols noodzakelijk. Daarom wordt er voorgesteld om na 1 jaar operationeel zijn een eerste evaluatie te doen.
Daarom is het wenselijk dat de raad voor maatschappelijk welzijn beide documenten goedkeurt.
Beide documenten worden apart ter goedkeuring voorgelegd.
Artikel 1
De raad voor maatschappelijk welzijn keurt de basisstatuten voor de erkende dorps- en adviesraden als volgt goed:
(Grijs = enkel van toepassing op adviesraden, Blauw = enkel van toepassing op dorpsraden)
Artikel 1. Doelstelling van de raad
X-raad Overijse is een … (rechtsvorm), erkend door de gemeente Overijse, met een adviesfunctie inzake X (thema/het leven in gehucht X) in al haar aspecten, hierna raad genoemd. De raad heeft tot doel het gemeentelijk beleid te adviseren binnen het thema van de raad met het oog op het opnemen van een actieve rol in het grotere participatiekader van de gemeente.
Om deze doelstelling te verwezenlijken zal de raad:
- autonoom advies geven aan de gemeentelijke overheid, hetzij op eigen initiatief, hetzij op verzoek, over alle aangelegenheden die de raad belangrijk acht in het kader van haar betreffende thema;
- betrokken zijn bij de opmaak van en advies geven over de strategische meerjarenplanning binnen haar thema;
- overleg en samenwerking stimuleren tussen verschillende stakeholders (burgers, verenigingen, overheid, partners, ..) binnen haar thema, maar evenzeer tussen verschillende dorps-en adviesraden, om tot een gefundeerd advies te kunnen komen;
- zo ruim mogelijk aan participatie doen binnen de gemeente om zo een gefundeerd advies te creëren, met draagvlak;
- het dorpsleven activeren en mensen uit hetzelfde gehucht bij elkaar brengen.
De participatiestructuur zoals die ondersteund wordt door de gemeentelijke overheid wordt toegelicht in het participatiereglement.
Artikel 2. Organen, samenstelling en leden van de raad
De raad is samengesteld uit twee verschillende organen: een kerngroep en een ruimer netwerk aan (ad hoc) deelnemers.
Kerngroep
De kerngroep is een vaste groep leden die geregeld bij elkaar komt om de opvolging van de verschillende adviesvragen te bespreken. Ze fungeert als dagelijks bestuur van de raad. De kerngroep bestaat uit minimum 3 ‘vaste vertegenwoordigers’. De (wijziging in) samenstelling van deze kerngroep wordt via verslag jaarlijks ter kennisgeving voorgelegd aan het college van burgemeester en schepenen.
De leden zijn ‘vaste vertegenwoordigers’ en dienen aan volgende voorwaarden te voldoen:
Minimum 3/4e van de leden moet inwoner zijn van het desbetreffende gehucht.
De kerngroep heeft oog voor instroom van nieuwe leden in de kerngroep én het ruimere netwerk.
Ruimer netwerk aan (ad hoc) deelnemers
Ter uitbreiding van de vaste vertegenwoordigers en om de doelstelling rond het betrekken van meerdere betrokkenen in een participatief netwerk te bewerkstelligen, kunnen afhankelijk van het respectievelijke thema (een groep van) extra deelnemers gevraagd of uitgenodigd worden. Hiervoor kan de raad naast gericht mensen aanspreken ook een open oproep gebeuren. Deze mensen zetelen dan niet als vaste vertegenwoordigers in de raad, maar komen vanuit een bepaalde insteek mee overleggen. Dit kan zijn als expert rond een thema, als partnerorganisatie, maar evengoed als niet verenigde burger. Deze deelnemers zijn eveneens niet per sé betrokkenen binnen het thema van de raad, maar kunnen transversaal mee advies verlenen (bijvoorbeeld iemand van een jeugdorganisatie die mee nadenkt over cultuur). Deze deelnemers hebben geen enkele verplichting om een vaste rol op te nemen, en worden enkel gevraagd mee te werken voor minstens de tijd dat een bepaald thema aan de orde is.
De helikoptergroep kan hierin ook een rol vervullen om het netwerk uit te breiden (zie Participatiereglement).
De mensen die in dit uitgebreider netwerk zitten, moeten niet voldoen aan dezelfde voorwaarden als de kerngroep (partners of experten kunnen ook uit andere gemeenten komen) m.u.v. het politieke mandaat.
Elk lid van de raden (zowel uit kerngroep als ad hoc) dient het algemene en gemeentelijke belang (of doelgroepenbelang) te vertegenwoordigen en niet enkel het persoonlijke belang of het belang van een organisatie.
Rol administratie
Er is een vast aanspreekpunt voorzien vanuit de gemeente. Deze medewerker garandeert de agendering van het verslag op het college van burgemeester en schepenen of vast bureau.
Afhankelijk van de agenda kunnen andere medewerkers van de administratie uitgenodigd worden om aan te sluiten op een vergadering van de raad om een inhoudelijke toevoeging of toelichting te bieden.
Er is een vast aanspreekpunt voorzien vanuit de gemeente dat verantwoordelijk is voor praktische zaken m.b.t. connectie met de gemeente. Deze medewerker garandeert de agendering van het verslag op het college van burgemeester en schepenen of vast bureau, voedt waar nodig de agenda en kan op afroep en in functie van beschikbaarheid aansluiten voor administratieve ondersteuning, het faciliteren van de vergadering en het geven van een toelichting.
Afhankelijk van de agenda kunnen andere medewerkers van de administratie uitgenodigd worden om aan te sluiten op een vergadering van de raad om een inhoudelijke toevoeging of toelichting te bieden.
Rol van de mandatarissen
Mandatarissen zijn niet structureel aanwezig op bijeenkomsten van een dorps- of adviesraad. Er wordt steeds bekeken waar de aanwezigheid van (een) mandataris(sen) een meerwaarde kan zijn. Dit in functie van het kaderen van reeds gekozen beleid en het opvangen van signalen of het capteren van de gevoerde discussie. Zoals in het participatiereglement bepaald, kan een mandataris noch inhoudelijk sturen noch de bijeenkomst bijwonen op het moment dat het advies effectief gevormd wordt.
Artikel 3. Werking van de raad
De kerngroep garandeert onderling overleg met betrekking tot het thema van de raad / het leven in het gehucht.
Het ruimere netwerk kan onder impuls van de kerngroep doorheen het jaar samenkomen naargelang de noden.
De kerngroep en het ruimere netwerk:
De goedgekeurde vergaderverslagen die minimaal de adviezen van de kerngroep omvatten, worden via het gemeentelijk aanspreekpunt elektronisch overgemaakt aan het gemeentebestuur.
De beslissingen of feedback van het gemeentebestuur die volgen op een advies van de raad worden steeds teruggekoppeld naar de kerngroep. Alle verslagen en adviezen kunnen transparant opgevolgd worden via de gemeentelijke website.
Artikel 4. Bevoegdheden van de leden van de kerngroep
De vaste vertegenwoordigers van een raad zijn de officiële bestuurders van de raad. Zij hebben de volgende bevoegdheden die niet gedelegeerd kunnen worden (met uitzondering van de externe vertegenwoordiging).
Voorzitter van de raad
Secretaris
Penningmeester
Artikel 5. Begroting en rekening van de raad
Jaarlijks worden de rekeningen van het verlopen jaar (en de begroting van het volgende jaar) door de penningmeester voorgelegd aan het ruime netwerk ter goedkeuring.
Het gedeelte van de jaarrekening bekostigd met de ontvangen toelage van de gemeente worden ter kennisgeving via verslag aan het college van burgemeester en schepenen bezorgd.
Artikel 6. Statutenwijziging en Ontbinding
De kerngroep beslist over een eventuele statutenwijziging of ontbinding van de raad. Bij ontbinding van de raad is een twee derde meerderheid nodig van de (volmachthouders) van de leden van de kerngroep. Deze beslissing dient bevestigd te worden door de twee derde van de leden van het ruimere netwerk.
Bij ontbinding van de raad, worden de netto kasgelden overgemaakt aan de financieel directeur van de gemeente. Hierbij is de mogelijkheid om een advies aan te leveren aan het gemeentebestuur over de bestemming van deze middelen.
Artikel 7. Duurtijd van engagementen
Elk lid van de raad kiest de duur van zijn/haar engagement binnen die raad. Leden van de kerngroep van de raad engageren zich voor een termijn van x jaar. Dit kan steeds verlengd worden. Een voorzitter kan echter maximaal 2 maal opnieuw herverkozen worden. Indien er niemand gevonden wordt om het voorzitterschap voor de nieuwe termijn op te nemen, mag de huidige voorzitter toch opnieuw herverkozen worden.
Artikel 8. Huishoudelijk reglement
De raad kan een huishoudelijk reglement opstellen indien zij dit nodig acht. Dit reglement mag geen bepalingen omvatten die strijdig zijn met de basisstatuten.
Het huishoudelijk reglement en de aanpassingen ervan worden ter info doorstuurt naar het vast bureau.
Artikel 9. Bestemming ontvangen toelage
Indien de raad een toelage ontvangt van het lokaal bestuur, dient deze aangewend te worden om de doelstellingen van de raad te realiseren.
Artikel 2
De raad voor maatschappelijk welzijn keurt goed dat de dorps- en adviesraden tot 31 december 2022 de tijd krijgen om hun statuten te wijzigen op basis van de goedgekeurde basisstatuten.
Artikel 3
Deze beslissing is onderhevig aan de bekendmakings- en meldingsplicht van de artikelen 286 ev. en 330 van het Decreet Lokaal Bestuur.