Situering
Sinds 2019 zit de sponsorwerving voor de Druivenfeesten in handen van de projectleider van de Druivenfeesten en niet meer in handen van een externe partner. In 2019 is een extern bureau aangesproken om de huidige contracten te evalueren en verder te verfijnen. De werving van sponsors in eigen beheer werd door meerdere sponsors als positief ervaren aangezien ze nu een directere lijn hebben met de gemeente en hierdoor meer betrokkenheid voelen. In 2021 werd er verder gegaan op dit elan en worden de geleverde inspanningen van vorige jaren verder uitgediept.
Er werd naar aanleiding van de evaluatie van de Druivenfeesten 2021 een enquête opgesteld om een navraag te doen bij de huidige sponsors voorafgaand de voorbereidingen van het sponsordossier voor 2022.
Bevraging
Er werd een enquête opgesteld en deze werd aan alle sponsors bezorgd. Er kwamen 17 reacties binnen. Er werd gepolst naar wat en hoe ze willen sponsoren en wat ze verwachten als return, ook de mate van tevredenheid werd bevraagd en zeer hoog gevalideerd.
Reacties
De meeste gecontacteerden reageerden positief op deze bevraging en willen terug in zee gaan met het lokaal bestuur rond de Druivenfeesten. Uit de bevraging blijkt dat visibiliteit inzake associatie met de Druivenfeesten voor de meesten onder hen cruciaal is en dat ook de nieuwe formule van het VIP-podium positief ervaren werd.
Voorstel
In 2022 willen we op dezelfde ingeslagen weg verder werken.
Het vroegere VIP-eten werd door de meeste sponsors niet gemist in de nieuwe formule en dit willen we dus ook uit het sponsorpakket houden. Zo kunnen we opnieuw inzetten op alle lokale horeca. Sponsors die graag nog eerst iets willen eten voor ze naar de activiteiten komen, kunnen rechtstreeks bij hen terecht om te reserveren. Voorafgaand wordt horeca bevraagd of ze hiertoe bereid zijn en of ze graag in deze lijst willen opgenomen worden.
Om de VIP op het Begijnhof(plein) terug exclusiever te maken is het aantal VIP-bandjes per sponsor iets ingeperkt. De VIP-tent op het Begijnhof(plein) zal na het succes van vorig jaar opnieuw de plek zijn waar sponsors kunnen netwerken en gezellig iets drinken.
De prijzen van alle sponsorpakketten werden naar aanleiding van dit voorstel aangepast.
Zo werd de prijs van Leopold III en de Royal aangepast en terug iets verhoogd omdat ze ook echt veel extra's krijgen in vergelijking met de andere pakketten.
Royal van 1.600 naar 1.900 euro.
Leopold III van 3.500 naar 4.000 euro.
Return
De sponsors worden geconsulteerd bij afname van producten en diensten voor de Druivenfeesten.
Communicatie en start sponsorwerving
Na goedkeuring van het retributiereglement zal de communicatiedienst de inhoud vertalen naar een wervend dossier. Een grafisch ontwerper zorgt voor de lay-out. Vervolgens worden de bestaande en potentiële nieuwe sponsors gecontacteerd en kan de sponsorwerving 2022 beginnen.
Onder potentiële sponsors verstaan we onder meer een selectie van leveranciers van de gemeente, bedrijven uit Overijse en omstreken, Unizo-leden die (in het verleden) deelnamen aan de commerciële stoet, suggesties vanuit de gemeenteraad of het college van burgemeester en schepenen, enz. De wijze van benadering voor werving van de potentiële sponsors wordt op maat van hun communicatievoorkeuren aangepakt (per e-mail, telefoon, overleg, netwerkmoment -onder voorbehoud-, enz.).
Op de website van de Druivenfeesten zal een duidelijke verwijzing gemaakt worden waar men als geïnteresseerde sponsor terecht kan. Indien er een sponsoraanvraag op maat wordt aangevraagd, die afwijkt van de omschreven sponsormogelijkheden, zal deze eerst voorgelegd worden aan het college van burgemeester en schepenen.
Na het afsluiten van een contract wordt er door de financiële dienst een factuur opgemaakt.
Financiële Dienst
Dit reglement werd opgesteld na consultatie bij de financiële dienst.
De gemeenteraad dient het retributiereglement voor inning van ontvangsten van het partnerdossier sponsors Druivenfeesten goed te keuren.
Artikel 1
De gemeenteraad keurt onderstaand retributiereglement goed voor de inning van ontvangsten van het partnerdossier sponsors Druivenfeesten 2022:
Voorwerp
Artikel 1
Met ingang van 1 januari 2022 wordt een gemeentelijke retributie gevestigd op de opbrengst van de sponsorpakketten in het partnerdossier sponsors Druivenfeesten 2022 georganiseerd door de gemeente Overijse.
Toepassingsgebied
Artikel 2
De Druivenfeesten die georganiseerd worden door de gemeente Overijse, en waarvan de inkomsten van het partnerdossier ten voordele van de gemeente Overijse zijn, vallen onder de toepassing van dit reglement.
De partnerdossiers worden onderverdeeld in volgende categorieën:
De activiteiten tijdens de Druivenfeesten 2022 waarvoor de gemeenteraad reeds in andere reglementen een tarief heeft vastgelegd, vallen niet onder de toepassing van dit reglement.
Debiteur
Artikel 3
De retributie is verschuldigd door de natuurlijke (rechts)persoon die intekent op het partnerdossier Druivenfeesten 2022.
Tarieven
Artikel 4
De gemeenteraad stelt volgende tarieven vast, die gelden per categorie, zoals beschreven in bijlage die integraal uitmaakt van dit retributiereglement:
Taksen
Artikel 5
De tarieven vastgesteld in dit reglement zijn steeds nettotarieven, exclusief btw.
Delegatie naar college van burgemeester en schepenen
Artikel 6
Voor partnerdossiers die afwijken van de standaardpakketten delegeert de gemeenteraad aan het college van burgemeester en schepenen de bevoegdheid om het tarief vast te stellen.
Deze dienen binnen het huidige minimum sponsorpakket Baidor 250 euro en het maximum sponsorpakket Leopold III 4.000 euro te liggen.
Inning
Artikel 7
Voor de inning van de tarieven wordt door de gemeente Overijse een factuur opgesteld. De factuur met toepassing van 21% Belgische btw is te betalen binnen de 14 dagen na verzending.
Geschillen
Artikel 8
Het college van burgemeester en schepenen is bevoegd om te oordelen in geval van geschillen.
Artikel 2
Deze beslissing zal worden bekend gemaakt overeenkomstig de bepalingen van het Decreet Lokaal Bestuur.