Situering
Sinds 2019 zit de sponsorwerving voor de Druivenfeesten in handen van de projectleider van de Druivenfeesten en niet meer in handen van een externe partner. In 2019 is een extern bureau aangesproken om de huidige contracten te evalueren en verder te verfijnen. De werving van sponsors in eigen beheer werd door meerdere sponsors als positief ervaren aangezien ze nu een directere lijn hebben met de gemeente en hierdoor meer betrokkenheid voelen. In 2021 werd er verder gegaan op dit elan en werden de geleverde inspanningen van vorige jaren verder uitgediept.
Er werd naar aanleiding van de evaluatie van de Druivenfeesten 2021 een grote enquête opgesteld om een navraag te doen bij de huidige sponsors voorafgaand de voorbereidingen van het sponsordossier voor 2022. Op basis van de feedback werd het sponsordossier aangepast. Dit jaar (2022) werd naar alle sponsors na de feesten een bedankingsmail gezonden en gevraagd naar eventuele feedback. Hier zijn geen aanvullende suggesties op gekomen. De bedoeling is om periodiek opnieuw een enquête te sturen.
Voorstel
In 2023 willen we op dezelfde ingeslagen weg verder werken.
Het vroegere VIP-eten werd door de meeste sponsors niet gemist in de nieuwe formule en dit willen we dus ook uit het sponsorpakket houden. Zo kunnen we opnieuw inzetten op alle lokale horeca. Sponsors die graag nog eerst iets willen eten voor ze naar de activiteiten komen, kunnen rechtstreeks bij hen terecht om te reserveren. Voorafgaand wordt horeca bevraagd of ze hiertoe bereid zijn en of ze graag in deze lijst willen opgenomen worden.
De VIP-tent op het Begijnhof(plein) zal na het succes van vorig jaar opnieuw de plek zijn waar sponsors kunnen netwerken en gezellig iets drinken.
De prijzen van alle sponsorpakketten zijn verhoogd in functie van de prijsstijgingen die ook hun invloed hebben op de aangeboden return naar sponsors (verhoogde cateringkosten, drukkosten, kosten busbedeling, verhoogde productiekosten materialen, ...).
Sponsorpakketten:
Return
Naast de opgelijste return worden de sponsors ook geconsulteerd bij afname van producten en diensten voor de Druivenfeesten.
Communicatie en start sponsorwerving
Na goedkeuring van het retributiereglement zal de communicatiedienst de inhoud vertalen naar een wervend dossier. Een grafisch ontwerper zorgt voor de lay-out. Vervolgens worden de bestaande en potentiële nieuwe sponsors gecontacteerd en kan de sponsorwerving 2023 beginnen.
Onder potentiële sponsors verstaan we onder meer een selectie van leveranciers van de gemeente, bedrijven uit Overijse en omstreken, Unizo-leden die (in het verleden) deelnamen aan de commerciële stoet, suggesties vanuit de gemeenteraad of het college van burgemeester en schepenen, enz. De wijze van benadering voor werving van de potentiële sponsors wordt op maat van hun communicatievoorkeuren aangepakt (per e-mail, telefoon, overleg, netwerkmoment -onder voorbehoud-, enz.).
Op de website van de Druivenfeesten zal een duidelijke verwijzing gemaakt worden waar men als geïnteresseerde sponsor terecht kan. Indien er een sponsoraanvraag op maat wordt aangevraagd, die afwijkt van de omschreven sponsormogelijkheden, zal deze eerst voorgelegd worden aan het college van burgemeester en schepenen.
Na het afsluiten van een contract wordt er door de financiële dienst een factuur opgemaakt.
De gemeenteraad dient het retributiereglement voor inning van ontvangsten van het partnerdossier sponsors Druivenfeesten goed te keuren.
Enig artikel
De gemeenteraad keurt het retributiereglement voor de inning van ontvangsten van het partnerdossier sponsors Druivenfeesten 2023 als volgt goed:
Voorwerp
Artikel 1
Met ingang van 1 januari 2023 wordt een gemeentelijke retributie gevestigd op de opbrengst van de sponsorpakketten in het partnerdossier sponsors Druivenfeesten 2023 georganiseerd door de gemeente Overijse.
Toepassingsgebied
Artikel 2
De Druivenfeesten die georganiseerd worden door de gemeente Overijse, en waarvan de inkomsten van het partnerdossier ten voordele van de gemeente Overijse zijn, vallen onder de toepassing van dit reglement.
De partnerdossiers worden onderverdeeld in volgende categorieën:
De activiteiten tijdens de Druivenfeesten 2023 waarvoor de gemeenteraad reeds in andere reglementen een tarief heeft vastgelegd, vallen niet onder de toepassing van dit reglement.
Debiteur
Artikel 3
De retributie is verschuldigd door de natuurlijke (rechts)persoon die intekent op het partnerdossier Druivenfeesten 2023.
Tarieven
Artikel 4
De gemeenteraad stelt volgende tarieven vast, die gelden per categorie, zoals beschreven in bijlage die integraal uitmaakt van dit retributiereglement:
Taksen
Artikel 5
De tarieven vastgesteld in dit reglement zijn steeds nettotarieven, exclusief btw.
Delegatie aan het college van burgemeester en schepenen
Artikel 6
Voor partnerdossiers die afwijken van de standaardpakketten delegeert de gemeenteraad aan het college van burgemeester en schepenen de bevoegdheid om het tarief vast te stellen.
Deze dienen binnen het huidige minimum sponsorpakket Baidor 300 euro en het maximum sponsorpakket Leopold III 4.500 euro te liggen.
Inning
Artikel 7
Voor de inning van de tarieven wordt door de gemeente Overijse een factuur opgesteld. De factuur met toepassing van 21% Belgische btw is te betalen binnen de 14 dagen na verzending.
Geschillen
Artikel 8
Het college van burgemeester en schepenen is bevoegd om te oordelen in geval van geschillen.
Bestuurlijk toezicht
Artikel 9
Deze beslissing wordt bekend gemaakt overeenkomstig de bepalingen van het Decreet Lokaal Bestuur.