De raad voor maatschappelijk welzijn vergadert ingevolge een regelmatige bijeenroeping door de voorzitter volgens de regels van het Decreet Lokaal Bestuur.
De voorzitter raad voor maatschappelijk welzijn opent de zitting om 20 uur.
De voorzitter opent de zitting op 27/06/2023 om 20:00.
De beslissingen van de vergadering van de raad voor maatschappelijk welzijn van 30 mei 2023 werden genotuleerd.
De notulen van de vergadering van de raad voor maatschappelijk welzijn van 30 mei 2023 omvatten de beslissingen van de raad voor maatschappelijk welzijn van 30 mei 2023 en moeten ter goedkeuring worden voorgelegd op de eerstvolgende vergadering van de raad voor maatschappelijk welzijn, zijnde de vergadering van 27 juni 2023.
Geen.
Enig artikel
De raad voor maatschappelijk welzijn keurt de notulen van de vergadering van de raad voor maatschappelijk welzijn van 30 mei 2023 met eenparigheid van stemmen goed.
Vanaf maart 2023 zijn alle steden en gemeenten in Vlaanderen verplicht om een deontologische commissie op te richten die zal toezien op de verantwoordelijke invulling van de lokale politieke mandaten. De gemeenteraad en de raad voor maatschappelijk welzijn richten elk een eigen deontologische commissie in: 1 voor de gemeenteraad en 1 voor de raad voor maatschappelijk welzijn.
In zitting van de raad voor maatschappelijk welzijn van 21 mei 2019 werd de deontologische code voor de leden voor de raad voor maatschappelijk welzijn goedgekeurd. De deontologische code is een algemene leidraad voor lokale mandatarissen om deontologisch correct te handelen als ze hun mandaat uitoefenen. De deontologische commissie zal toezien op die code.
Het Decreet Lokaal Bestuur kent veel autonomie toe aan de lokale besturen met betrekking tot de deontologische commissie en haar werking.
De lokale besturen bepalen dus zelf de samenstelling, de openbaarheid van de vergaderingen, de werking en de bevoegdheden van de deontologische commissie. Dit alles wordt geregeld via de deontologische code.
De bestaande deontologische code werd aangepast en een voorstel van ontwerp van deontologische code werd voor advies voorgelegd aan de gemeenteraadscommissie Mens en Interne Zaken van 16 mei 2023.
Voor de toevoeging van het onderdeel deontologische commissie aan de deontologische code, dienen volgende beslissingen genomen te worden:
Samenstelling:
De raad voor maatschappelijk welzijn beslist autonoom en op basis van de bepalingen in haar eigen deontologische code wie in de deontologische commissie zetelt. De deontologische commissie bestaat minstens uit 1 vertegenwoordiger per fractie van de raad voor maatschappelijk welzijn.
Lokale besturen doen er goed aan om een vervangingsregeling op te stellen in hun deontologische code voor die gevallen waar er sprake is van mogelijke belangenvermenging in hoofde van 1 van de commissieleden.
Daarnaast is er ruimte voor onafhankelijke experten die als volwaardige leden kunnen zetelen. Het al dan niet opnemen van externe experten en de keuze van de externe experten is een zaak van lokale autonomie.
Werking:
Het Decreet Lokaal Bestuur bevat geen aanwezigheidsquorum voor vergaderingen van de deontologische commissie. De uitwerking van een regeling behoort tot de autonomie van het lokaal bestuur. Die maakt de afweging, want een quorum kan leiden tot voldoende aanwezigheid, maar ook tot vertragingen of zelfs de werking hypothekeren als een meerderheid van de commissieleden het nalaat om te verschijnen.
Ook zal de deontologische code bepalen hoe de deontologische commissie samenkomt om te vergaderen en het openbare of gesloten karakter van die vergaderingen.
Door de oprichting van een deontologische commissie dient de deontologische code die reeds werd goedgekeurd voor de bestuursperiode 2019-2024 herzien te worden, meer bepaald de oprichting van een deontologische commissie vraagt een aanpassing van artikel 42 en volgende van de deontologische code.
Gezien het beperkt aantal opgelegde regels, dient de raad voor maatschappelijk welzijn beslissingen te nemen aangaande de samenstelling en werking van de deontologische commissie voor de raad voor maatschappelijk welzijn.
In zitting van de gemeenteraadscommissie van 16 mei 2023 werden de regels omtrent de samenstelling, de bevoegdheden en de werking van de deontologische commissie toegelicht. De deontologische code werd aangepast op basis van het advies en de opmerkingen besproken tijdens de gemeenteraadscommissie:
Samenstelling:
Om efficiënt en doeltreffend te kunnen werken in de commissie, kiest de raad voor maatschappelijk welzijn om de samenstelling te beperken: elke fractie zal vertegenwoordigd worden door minstens één en maximum twee leden in de deontologische commissie. Het al dan niet voorzien van een plaatsvervanger is een keuze van elke fractie.
De toetreding van een onafhankelijke expert wordt momenteel als onnodig ingeschat. De expertise van een externe kan ingeroepen worden naargelang het dossier.
Werking:
Om de sereniteit van het onderzoek te bewaken, en aangezien het vaak gaat om personen of aangelegenheden die de persoonlijke levenssfeer raken, zal de deontologische commissie opgericht worden als een fysieke gesloten zitting.
In de gemeenteraadscommissie Mens en Interne zaken werd geadviseerd om een aanwezigheidsquorum vast te leggen. De commissies kunnen enkel beraadslagen en adviseren als minstens 2 fracties aanwezig zijn.
Geen. De leden van de commissie ontvangen geen presentiegelden.
Artikel 1
De beslissing van de raad voor maatschappelijk welzijn van 21 mei 2019 houdende de goedkeuring van een deontologische code voor de leden voor de raad voor maatschappelijk welzijn, wordt opgeheven.
Artikel 2
De raad voor maatschappelijk welzijn keurt voor de bestuursperiode 2019-2024 een deontologische code voor de leden voor de raad voor maatschappelijk welzijn goed die integraal deel uitmaakt van dit besluit, in de mate dat deze tekst betrekking heeft op de raadsleden van de raad voor maatschappelijk welzijn.
Door een wijziging van het Decreet Lokaal Bestuur moeten vanaf 2 maart 2023 alle lokale besturen die nog geen deontologische commissie hebben er één oprichten. Dat moet zowel in de gemeente als in het OCMW.
Lokale besturen waren reeds verplicht om een deontologische code vast te leggen. De deontologische code is een algemene leidraad voor lokale mandatarissen om deontologisch correct te handelen als ze hun mandaat uitoefenen. De deontologische commissie zal toezien op die code.
De werking, bevoegdheden en samenstelling van de deontologische commissie worden vastgelegd in de deontologische code.
De deontologische commissie van de raad voor maatschappelijk welzijn is bevoegd voor de OCMW-raadsleden, de voorzitter van de raad voor maatschappelijk welzijn, de voorzitter en de leden van het vast bureau en de voorzitter en de leden van het bijzonder comité voor de sociale dienst.
Het aantal leden van de deontologische commissie bedraagt minstens 1 en maximaal 2 leden per fractie en evenveel als het aantal fracties in de gemeenteraad, aangevuld met de voorzitter van de raad voor maatschappelijk welzijn die voorzitter is van de deontologische commissie. Indien een fractie slechts 1 lid telt, kan er een gemeenteraadslid van een andere fractie gevraagd worden om als tweede lid op te treden.
Onafhankelijke raadsleden vormen geen fractie en zijn niet vertegenwoordigd in de deontologische commissie.
Elke fractie wijst het mandaat in de commissie toe met een voordracht gericht aan de voorzitter van de raad voor maatschappelijk welzijn.
Stel dat de raadsvoorzitter voordrachten ontvangt voor meer dan twee fractieleden als leden van de commissie, dan beslist de raad.
Bij deze voordracht kunnen ook één of meer plaatsvervangers aangeduid worden die in opgesomde volgorde het commissielid vervangen bij afwezigheid of wanneer die betrokken partij is. Een plaatsvervanger is een raadslid voorgedragen door dezelfde fractie, tenzij de fractie maar één lid telt. In dat geval kan ook een raadslid van een andere fractie voorgesteld worden. Een fractie kan tijdens de bestuursperiode steeds beslissen een ander lid aan te duiden en/of één of meer plaatsvervangers te vervangen of toe te voegen.
De commissie vergadert minstens één keer per jaar en wordt in ieder geval bijeengeroepen wanneer dat nodig is. De voorzitter is daarenboven gehouden de commissie bijeen te roepen op aanvraag van minstens een derde van haar leden.
Leden van de deontologische commissie ontvangen geen presentiegeld.
Op 17 mei 2023 werden de fractievoorzitters uitgenodigd om de voordrachtsakten in te dienen.
Alle fracties dienden een voordrachtsakte in.
De raad voor maatschappelijk welzijn dient over te gaan tot de aanduiding van de leden van de deontologische commissie van de raad voor maatschappelijk welzijn. De voorzitter van de deontologische commissie van de raad voor maatschappelijk welzijn is de voorzitter van de raad voor maatschappelijk welzijn.
Geen.
Artikel 1
De raad voor maatschappelijk welzijn neemt kennis van de voordrachtsakten betreffende de kandidaat-leden voor de deontologische commissie van de raad voor maatschappelijk welzijn.
Artikel 2
Ingevolge de ingediende voordrachtsakten worden de volgende leden aangeduid in de deontologische commissie van de raad voor maatschappelijk welzijn:
| Partij | Kandidaat-lid |
Eerste plaatsvervanger | Tweede plaatsvervanger |
| Namens OV2002-N-VA: |
1. Leen Gillis 2. Stefan Vanderlinden |
1. Joris Kelchtermans 2. Inge Lenseclaes |
1. Inge Lenseclaes 2. Joris Kelchtermans |
| Namens OPENVLDGROENOVERIJSE: |
1. Myriam Vanderlinden 2. Martine Haegeman |
1. Brigitte Braeckelaere 2. Brigitte Braeckelaere |
1. Fabienne Monbaliu 2. Fabienne Monbaliu |
| Namens CD&V: |
1. Danny De Kock 2. Marcia De Wachter |
1. Marcia De Wachter 2. Danny De Kock |
|
| Namens Overijse Plus: |
1. Pierre-Emmanuel Dumont de Chassart 2. Jean Pierre Audag |
1. Jean Pierre Audag 2. Emmanuel Morel de Westgaver |
|
| Namens Leefbaar Overijse: |
1. Dirk Dewaet |
Het gebruik van de Leidraad als kader voor organisatiebeheersing werd goedgekeurd op de raad voor maatschappelijk welzijn van 20 juni 2016 en op de gemeenteraad van 1 september 2015.
Artikel 219, lid 2 van het Decreet Lokaal Bestuur bepaalt dat de algemeen directeur aan het college van burgemeester en schepenen, het vast bureau, de gemeenteraad en de raad voor maatschappelijk welzijn, rapporteert over het organisatiebeheersingssysteem uiterlijk op 30 juni van het daaropvolgende jaar.
De kwaliteitscoördinator stelt in opdracht van de algemeen directeur het jaarrapport op.
Het jaarverslag organisatiebeheersing 2022 werd bijgevoegd.
Organisatiebeheersing is een geheel van maatregelen en procedures die ontworpen zijn om een redelijke zekerheid te verschaffen over:
Het organisatiebeheersingssysteem van het lokaal bestuur bepaalt hoe dit moet gebeuren (bv. de procedures, controlemaatregelen). Dat systeem beantwoordt minstens aan het principe van functiescheiding waar mogelijk en is verenigbaar met de continuïteit van de werking van de diensten. Een aantal onderdelen van dit systeem zijn ook decretaal bepaald (vb. visum).
Organisatiebeheersing is dus een middel om de doelstellingen te bereiken en een continue opdracht waar al de medewerkers dagelijks, al dan niet bewust, mee bezig zijn.
Geen.
Enig artikel
De raad voor maatschappelijk welzijn neemt kennis van de rapportering van de organisatiebeheersing van de algemeen directeur onder de vorm van bijgevoegd jaarverslag organisatiebeheersing 2022.
Als onderdeel van de meerjarenplanning 2020-2025 zijn budgetten voorzien voor de invoering van een geolokalisatiesysteem in het eigen wagenpark (track & trace).
Doel voor het invoeren van een geolokalisatiesysteem is een bijdrage leveren aan een rationalisatie van het wagenpark en het in kaart brengen van de CO2-afdruk. Daarnaast draagt het systeem bij tot de beveiliging van de dienstvoertuigen en hun respectievelijke ladingen, verhoogt het de veiligheid van de chauffeurs, biedt het objectieve gegevens bij betwistingen en zorgt het voor administratieve vereenvoudiging. Ook zorgt het systeem voor een meer efficiënt wagenparkbeheer en de administratie van de dienstritten.
Een voorwaarde om een geolokalisatiesysteem in te voeren is de opmaak van een reglement dat een onderdeel is van het arbeidsreglement en waarin concreter de toepassing wordt beschreven van het geolokalisatiesysteem.
Dit reglement werd overlegd met de vakorganisaties tijdens een vergadering op 31 mei 2023 en het daaruit voortvloeiend mailverkeer.
Om verdere stappen te kunnen zetten in het introduceren van een geolokalisatiesysteem (track & trace) in het wagenpark van het lokaal bestuur Overijse is het wenselijk dat de raad voor maatschappelijk welzijn akkoord gaat met het reglement geolokalisatiesysteem (track & trace) dat wordt toegevoegd als bijlage aan het arbeidsreglement.
Geen.
Enige artikel
De raad voor maatschappelijk welzijn keurt het onderstaand reglement gelokalisatiesysteem (track & trace), dat wordt toegevoegd als bijlage aan het arbeidsreglement, goed:
Reglement Geolokalisatiesysteem (track & trace)
Artikel 1 - Doel en finaliteit
Een geolokalisatiesysteem laat het bestuur toe analyses te maken aan de hand van de verkregen gegevens. Een dergelijk systeem heeft vooral de bedoeling de arbeidsorganisatie efficiënter te maken door de rijtijden en -afstanden te optimaliseren en waar mogelijk in te korten (efficiëntie en dienstverlening).
Op die manier wordt een bijdrage geleverd aan een rationalisatie van het wagenpark en wordt de CO2-afdruk van de gemeente in kaart gebracht.
Uitzonderlijke trajecten (vb. strooiroutes) kunnen beter geprogrammeerd en opgevolgd worden.
Daarnaast draagt het systeem bij tot de beveiliging van de dienstvoertuigen en hun respectievelijke ladingen, verhoogt het de veiligheid van de chauffeurs, biedt het objectieve gegevens bij betwistingen en zorgt het voor administratieve vereenvoudiging.
Ook zorgt het systeem voor een meer efficiënt wagenparkbeheer en de administratie van de dienstritten.
Bovendien kan een rapporteringssysteem worden gecreëerd ter ondersteuning van de administratie. Het zorgt er immers voor dat het handmatig invoeren van gegevens door de voertuiggebruiker niet meer nodig is.
Tenslotte mag het systeem niet gebruikt worden voor controle en evenmin voor de controle op het respecteren van de arbeidstijd of arbeid van personeelsleden of uitsluitend om rust- en rijtijden te verkorten. De controle moet een legitiem doel hebben:
Artikel 2 - Registratie
Onderstaande info kan geregistreerd worden:
De geregistreerde gegevens kunnen enkel worden gemeten en gerapporteerd ten behoeve van het beoogde doel.
Artikel 3 - Voertuigen
Het geolokalisatiesysteem zal in principe in alle voertuigen van het lokaal bestuur voorzien worden. In de voertuigen uitgerust met een geolokalisatiesysteem wordt goed zichtbaar op het dashboard een label aangebracht met de volgende tekst: 'Dit voertuig is uitgerust met een geolokalisatiesysteem'.
Artikel 4 - Autorisaties
Enkel de diensthoofden en werfleiders van de diensten Publieke Ruimte en Facilitair Beheer hebben zicht op alle informatie van iedere respectievelijke dienst.
Enkel het diensthoofd van de dienst Publieke Ruimte levert op specifieke vraag van het managementteam of het bestuur rapporten, behoudens persoonsgegevens, voortvloeiende uit het geolokalisatiesysteem, af.
Artikel 5 - Proportionaliteit
Het bestuur mag het geolokalisatiesysteem niet aanwenden op een wijze die onverenigbaar is met het uitdrukkelijk omschreven doel en finaliteit. Het systeem mag in principe geen inmenging in de persoonlijke levenssfeer van het personeelslid tot gevolg hebben. De aanwending van het systeem moet in verhouding staan tot het doel.
Indien er aanwijzingen zijn die misbruik door een personeelslid doen vermoeden, wordt het personeelslid in eerste instantie hierop aangesproken. Bij nieuwe aanwijzingen kan vervolgens overgegaan worden tot een gerichte controle op basis van gegevens voortvloeiend uit het geolokalisatiesysteem. De gegevens die voortvloeien uit het geolokalisatiesysteem kunnen niet gebruikt worden voor het uitspreken/opleggen van sancties noch tucht, tenzij bij uitzondering in geval van manifest misbruik en na schriftelijke verwittiging van het betrokken personeelslid.
De persoonlijke gegevens voortvloeiend uit het systeem worden maximaal gedurende 12 maanden bewaard door het diensthoofd Publieke Ruimte, die exclusieve toegang heeft tot deze gegevens.
Andere gegevens met betrekking tot rapportering van gebruik van voertuigen, brandstofverbruik, uitvoering van opdrachten, aantal uren effectief gebruik van een voertuig, ... worden voor een maximale termijn van 60 maanden bewaard.
De gegevens worden bewaard via een beveiligde onlinetoepassing van de externe leverancier van het GPS-lokalisatiesysteem en al dan niet opgeslagen op een beveiligde map van de server van het bestuur.
Artikel 6 - Informatieplicht
Het bestuur dient alle personeelsleden die de betrokken voertuigen kunnen besturen te informeren over alle aspecten van het geolokalisatiesysteem.
Het bestuur geeft informatie over onder andere de volgende aspecten van het systeem:
Het bestuur verschaft deze informatie telkens ook individueel aan elk nieuw in dienst getreden personeelslid die de betrokken voertuigen kan besturen.
Artikel 7 - Rechten personeelslid
De bestuurder van het voertuig kan op eenvoudige vraag aan het diensthoofd Publieke Ruimte de informatie raadplegen in verband met de door hemzelf/haarzelf gereden routes.
Het geolokalisatiesysteem laat in principe niet toe om gegevens te verwijderen. Het personeelslid heeft het recht om de gegevens die foutief zijn te laten schrappen. Het bestuur laat binnen de maand die volgt op het schriftelijk verzoek van het personeelslid weten of hij al dan niet, en in welke mate, gevolg heeft gegeven aan de vraag tot uitsluiting of schrapping. Het diensthoofd Publieke Ruimte houdt een logboek bij van de verzoeken die ontvangen zijn en wat het gevolg is dat hieraan gegeven is.
Indien bepaalde gegevens niet correct in het geolokalisatiesysteem zitten, zullen deze gegevens niet meegeteld worden bij eventuele statistieken.
Artikel 8 - De regelgeving rond privacy en gegevensbescherming is van toepassing op het geolokalisatiesysteem.
Het geolokalisatiesysteem wordt ingevoerd overeenkomstig de Algemene Verordening Gegevensbescherming van 27 april 2016 (AVG of GDPR), in werking sinds 25 mei 2018, alsook conform de nieuwe Belgische privacywet van 30 juli 2018.
Ieder systeem waarmee de registratie wordt beoogd van de identiteit van de bestuurder van het dienstvoertuig, evenals van gegevens betreffende het gebruik van het dienstvoertuig, op basis waarvan informatie wordt verkregen over de dienstuitvoering dient te beantwoorden aan welbepaalde, uitdrukkelijk omschreven en gerechtvaardigde doeleinden (finaliteitsbeginsel), en dient ter zake dienend en niet overmatig te zijn (proportionaliteitsbeginsel).
Het bestuur heeft de verwerking van deze gegevens opgenomen in het verwerkingsregister.
Het bestuur stelt alles in het werk om op een zorgvuldige en legitieme manier om te gaan met de persoonsgegevens van de betrokken personeelsleden in overeenstemming met de vermelde regelgeving. Indien het personeelslid van mening is dat zijn/haar persoonsgegevens niet conform verwerkt werden en hij binnen het bestuur hierover geen gehoor zou vinden, dan kan hij/zij een klacht indienen bij de Belgische bevoegde autoriteit:
Gegevensbeschermingsautoriteit (GBA):
Adres: Drukpersstraat 35, 1000 Brussel
Tel: +32 (0)2 274 48 00
Fax : +32 (0)2 274 48 35
Email : contact@apd-gba.be
Website: https://www.gegevensbeschermingsautoriteit.be/
Op 22 juni 2023 ontving het OCMW een e-mail van raadslid Danny De Kock namens CD&V met volgend aanvullend agendapunt:
'Sinds nu toch geruime tijd worden er geen gebruik meer gemaakt van de 3e verdieping van het Woonzorgcentrum Mariëndal voor de opvang van ouderen.
Deze verdieping werd wel ter beschikking gesteld voor de opvang van noodbehoevende Oekraïnse vluchtelingen.
Wat is de huidige stand van zaken betreffende deze 3e verdieping en voor het aantal bewoners van het Woonzorgcentrum in het algemeen ? Zijn er nu meer bewoners kunnen opgevangen worden de laatste maanden ? Wat zijn de vooruitzichten ?
Hoeveel aanvragen zijn dit jaar niet kunnen ingevuld worden en doorverwezen naar andere woonzorgcentra en hoeveel personen staan er op de wachtlijst ?'
Schepen Myriam Vanderlinden antwoordt:
'De stand van zaken voor de derde verdieping: het zal helaas nog een hele tijd onmogelijk zijn om hier senioren te laten verblijven. Hier is gewoon te weinig personeel voor. Zelfs voor de andere verdiepingen hebben we te weinig personeel. We dienen nog steeds heel wat interims in te schakelen.
De andere afdelingen zijn quasi volledig bezet (bezettingsgraad van 98%). Vorig jaar zijn er 22 mensen opgenomen voor een permanent verblijf. Dit is een aanzienlijk aantal op een totaal van 70 bedden.
De mensen die we hebben doorverwezen hadden vooral te maken met de urgentie waarmee ze opgenomen dienden te worden. Maar het gaat hier maar over enkele mensen. Er staan mensen op de wachtlijst, maar mensen schrijven zich in voor een periode van 10 of 15 jaar. Dit geeft geen exact beeld over de nood aan opvang.
Wat de Oekraïners betreft: er zijn nog 3 Oekraïense families aanwezig. We werken met een vrijwilliger om deze mensen te helpen zoeken naar huisvesting in de regio, maar dit is geen evidente opdracht.
Wat CADO betreft: we zijn al een tijdje in onderhandeling met FERM in verband met een mogelijke dagopvang in Mariëndal. Op dit ogenblik ligt het financieel plaatje voor. We zullen zien of ze zich hierin kunnen vinden of niet.'
Enig artikel
Het aanvullend agendapunt wordt besproken.
Vervolgens verklaart de voorzitter raad voor maatschappelijk welzijn de vergadering voor gesloten.
Namens Raad voor maatschappelijk welzijn,
Dieter Vanderhaeghe
algemeen directeur
Joke Lenseclaes
voorzitter raad voor maatschappelijk welzijn