Notulen  Gemeenteraadscommissie Mens en Interne Zaken

Openbaar

• Normaal

  • Goedkeuring van de notulen van de vergadering van de gemeenteraadscommissie Mens en Interne Zaken van 6 september 2022

     

     

    Bevoegdheid

    • Beslissing van de gemeenteraad van 17 augustus 2021 houdende vaststelling van het huishoudelijk reglement van de gemeenteraad, artikel 55, §1 en §2

     

     

     

     

    Juridische grond

    • Decreet Lokaal Bestuur, artikel 37
    • Beslissing van de gemeenteraad van 17 augustus 2021 houdende vaststelling van het huishoudelijk reglement van de gemeenteraad

     

     

     

     

    Relevante documenten

    • Ontwerpnotulen van de vergadering van de gemeenteraadscommissie Mens en Interne Zaken van 6 september 2022

     

     

     

     

    Feiten

    De beslissingen van de vergadering van de gemeenteraadscommissie Mens en Interne Zaken van 6 september 2022 werden genotuleerd.

     

     

     

     

    Motivering

    De notulen van de vergadering van de gemeenteraadscommissie Mens en Interne Zaken van 6 september 2022 omvatten de beslissingen van de gemeenteraadscommissie Mens en Interne Zaken van 6 september 2022 en moeten ter goedkeuring worden voorgelegd op de eerstvolgende gewone vergadering van de gemeenteraadscommissie Mens en Interne zaken, zijnde de vergadering van 15 november 2022.

     

     

     

     

    Financiële aspecten

    Geen.

     

     

    Stemming notulen

    Aanwezig: Joris Kelchtermans, Joke Lenseclaes, Emmanuel Morel de Westgaver, Stefan Vanderlinden, Lieven Bennekens, Pierre-Emmanuel Dumont de Chassart, Martine Haegeman, Alan Pauwels, Marc Robeet

    Voorstanders: Joris Kelchtermans, Joke Lenseclaes, Emmanuel Morel de Westgaver, Stefan Vanderlinden, Lieven Bennekens, Pierre-Emmanuel Dumont de Chassart, Martine Haegeman, Alan Pauwels

    Resultaat: Goedgekeurd met eenparigheid van stemmen.

     

     

    Besluit

    Enig artikel
    De gemeenteraadscommissie Mens en Interne Zaken keurt de notulen van de vergadering van de gemeenteraadscommissie Mens en Interne Zaken van 6 september 2022 met eenparigheid van stemmen goed.

     

     

  • Toelichting over het project 'erkenning en ondersteunen van verenigingen'

     

     

    Bevoegdheid

    • Beslissing van de gemeenteraad van 17 augustus 2021 houdende vaststelling van het huishoudelijk reglement van de gemeenteraad, artikel 55, §1 en §2

     

     

     

     

    Juridische grond

    • Beslissing van de gemeenteraad van 22 maart 2022 houdende goedkeuring participatiereglement
    • Beslissing van het college van burgemeester en schepenen van 6 september 2022 houdende de goedkeuring van de projectfiche traject erkenning en ondersteuning verenigingen en goedkeuring ontwerpreglement erkenning van verenigingen
    • Beslissing van het college van burgemeester en schepenen van 8 november 2022 houdende de voorbereiding van de beslissing van de gemeenteraad houdende de goedkeuring reglement voor de erkenning van verenigingen door het gemeentebestuur Overijse

     

     

     

     

    Relevante documenten

    • Presentatie toelichting traject 'erkenning en ondersteunen van verenigingen'
    • Projectfiche traject erkenning en ondersteuning verenigingen
    • Globaal rapport thema audit 'Gemeentelijke premies, subsidies en toelagen' door Audit Vlaanderen

     

     

     

     

    Feiten

    Context

    Om de actie 128 uit het meerjarenplan 'We werken eenvoudige doelgerichte subsidiereglementen uit' succesvol uit te voeren is een projectmatige aanpak nodig.

    Kim De Hertogh en Stefan Tack kwamen in 2021 een toelichting geven aan het college van burgemeester en schepenen over het traject. De conclusie was dat deze oefening pas kon starten als het dorps- en adviesradentraject was doorlopen. Voor de zomer van 2022 is het dorps- en adviesradentraject uitgemond in een door de gemeenteraad goedgekeurd participatiereglement. Alle bestaande adviesraden nemen ofwel de door de gemeenteraad goedgekeurde basisstatuten over of zijn hierop aanvullingen aan het doorvoeren op maat van de betreffende raad. Ze landen hierbij tegen eind 2022.

    Aanpak

    In september 2022 startte het project concreet. De oefening omhelst zowel de erkenning van verenigingen (fase 1) als de (financiële) ondersteuning aan verenigingen (fase 2).

    Voor fase 1 wordt er getracht om snel te landen met een gemeentelijk erkenningsreglement. Dit omdat sommige raden vandaag nog verenigingen erkennen en zij deze modaliteiten niet meer hoeven toe te voegen aan hun basisstatuten als deze erkenning op het niveau van het lokaal bestuur wordt getild.

    Het ontwerpreglement voor de erkenning van verenigingen door het gemeentebestuur Overijse is op maat van Overijse en kwam tot stand op basis van onderzoek in andere gemeenten in Vlaanderen. Aansluitend werden alle dorps -en adviesraden gevraagd om 1 à 2 personen af te vaardigen op het inspraakmoment op 11 oktober 2022 om advies te verlenen op het ontwerpreglement. Deze werkwijze werd geadviseerd door de helikoptergroep en werd integraal gevolgd door het college van burgemeester en schepenen. De aanbevelingen waren heel waardevol en werden verwerkt in het reglement dat zal doorstromen naar de gemeenteraad ter goedkeuring.

    In fase 2 zullen de bestaande subsidiereglementen (zowel de financiële als de niet-financiële ondersteuningsmaatregelen) tegen het licht worden gehouden en zullen verenigingen kunnen gestimuleerd worden om bij te dragen aan de sociale cohesie en de uitvoering van het beleid. Doel is om de knelpunten uit het verleden te kunnen oplossen zoals onder meer:

    • tegengaan van subsidietoerisme,
    • wegwerken van lappendeken aan reglementen,
    • inperken van nominatieve toelagen,
    • administratieve vereenvoudiging van de aanvraag en toekenning,
    • transparantie en bekendmaking van de reglementen.

    De aanbevelingen van de helikoptergroep omtrent het betrekken van inwoners in fase 2 worden integraal gevolgd:

    1. open oproep naar alle inwoners, leden van verenigingen, vergezeld van een eerste bevraging (wat behouden, wat veranderen, wat stoppen) om het denkproces in gang te zetten,
    2. maximaal 3 bijeenkomsten met telkens 1 focus, met een korte doorlooptijd, met een werkvorm op basis van stellingen, ondersteund door een participatiebureau. Mogelijke thema's: werkingssubsidies, project- en andere financiële subsidies, niet-financiële ondersteuningsmaatregelen (midden januari tot midden februari),
    3. administratie verzamelt de input en schrijft de reglementen uit (maart),
    4. 1 terugkommoment met 3 afgevaardigden vanuit elke bijeenkomst om het resultaat te overlopen en te verfijnen (april),
    5. goedkeuringsproces naar gemeenteraad (mei).

    Terugkoppeling gemeenteraadscommissie Mens en Interne zaken

    Het is aangewezen om dit project opnieuw te agenderen op de gemeenteraadscommissie Mens en Interne Zaken einde maart 2023.

    Vragen van de leden van de gemeenteraadscommissie en antwoorden van de toelichter:

     

    1. Wie zit er in de projectgroep?

    Antwoord: volgende personen zitten in de projectgroep voor fase 1; Kim De Hertogh en Stefan Tack. Voor de projectgroep fase 2 zijn dat; een nog aan te duiden vervanger voor Vera Claessens (cultuur), Tim Beeckmans (jeugd), Kim Van Caudenberg (sport), juridische ondersteuner (extern). Deze informatie is ook terug te vinden in de projectfiche die als bijlage beschikbaar is.

    2. Wordt het risico op misbruik bij de erkenning afgedekt?

    Antwoord: het toezien op de naleving van de wetgeving en de goede besteding van de middelen die worden toegekend, wordt afgedekt in de subsidiereglementen, eerder dan in het erkenningsreglement.

    3. Wordt er ook rekening gehouden met verenigingen die in verschillende gemeentes actief zijn? Kunnen deze dan overal subsidies krijgen?

    Antwoord: deze mogelijkheid is opengelaten, maar er wordt dan gekeken naar de ledensamenstelling (ledenaantal). Het grootste deel hiervan moet gesitueerd zijn in Overijse. Ook voor verenigingen buiten de gemeente Overijse, die binnen de gemeente Overijse een werking hebben, kunnen een erkenning aanvragen.

    4. Wordt de boekhouding van de verenigingen gecontroleerd en door wie?

    Antwoord: de wet bepaalt een aantal criteria waaraan verenigingen moeten voldoen om toelagen te mogen ontvangen van de overheden. Binnen het subsidiereglement en erkenningsreglement wordt er bepaald dat financiële documenten beschikbaar moeten zijn voor controle door de gemeente. De vereniging engageert zich om op vraag van de gemeente de nodige documenten transparant ter beschikking te stellen.

    5. Hoeveel verenigingen zijn er en wat is het budget?

    Antwoord: er zijn ongeveer 180 verenigingen. Het totaalbudget van de werkingssubsidies en nominatieve subsidies bedraagt afgerond 210.000 euro.

    6. Het huren van zalen, hoort dat ook bij de subsidies?

    Antwoord: nee, we hebben enerzijds de materiële ondersteuning, die valt onder de reglementen van de huur van zalen en de uitleenreglementen. Anderzijds is er de financiële ondersteuning, die valt onder de erkenning- en subsidiereglementen.

    7. Welke zijn de criteria die gehanteerd worden om erkend te worden?

    Antwoord: decriteria zijn; 

    - de vereniging moet openstaan voor alle inwoners van de gemeente

    - ze moet actief leden verwerven

    - iedereen moet lid kunnen worden zolang ze de waarden en normen van de vereniging respecteren

    - ze moeten een huishoudelijk reglement hebben

    - de activiteiten moeten zich ontplooien op het grondgebied van Overijse-

    - de activiteiten kunnen doorgaan buiten de gemeente maar deze moeten steeds gericht zijn naar de deelname van Overijsenaren

    - de vereniging moet een autonome werking hebben met een eigen bestuur en dit bestuur moet minstens bestaan uit 3 verschillende leden: waarvan minstens één lid een minimumleeftijd van 18 jaar moet hebben en waarvan er minstens één lid woonachtig moet zijn in Overijse

    - de zetel van de vereniging moet gevestigd zijn binnen de vrijetijdsregio van de Druivenstreek

    - tot slot moeten ze voldoen aan bepaalde technische voorwaarden zoals het hebben van een bankrekening, verzekering etc.

    8. Kan de erkenning op gelijk welk moment worden toegekend?

    Antwoord: een vereniging kan op elk moment een aanvraag indienen.

    9. Kan een erkenning worden toegekend voor een vereniging met een tijdelijk karakter?

    Antwoord: ja, dit wordt ook mogelijk gemaakt.

    10. Kan een plaatselijke politieke partij een erkenning krijgen?

    Antwoord: nee, commerciële initiatieven, beroepsinitiatieven, mutualiteiten, vakbonden, wijkcomités komen niet in aanmerking voor een erkenning. Wijkcomités kunnen wel op een andere manier subsidies verkrijgen.

    11. Wat als een vereniging niet goedgekeurd wordt, wat zijn dan de mogelijkheden om in beroep te gaan?

    Antwoord: Er is een mogelijkheid om beroep in te dienen. De erkenning kan opnieuw worden aangevraagd.

    12. Wie beoordeelt dit beroep?

    Antwoord: de aanvraag voor erkenning als gevolg van het beroep gaat terug naar het college van burgemeester en schepenen

    Varia/ opmerking: Wintermagie
    

    13. Waarom wordt er 30 euro gevraagd voor een tent en waarom wordt dit niet gratis aangeboden?

    Antwoord: vanaf de start in 2015 werd het beheer van de tenten opgenomen door de cultuurraad en vanuit de gemeente was dit ingegeven om praktische redenen. Hieraan zijn kosten verbonden, daar de cultuurraad deze ook moet huren.

     

     

     

     

    Motivering

    Het is aangewezen dat de gemeenteraadscommissie Mens en Interne Zaken het traject kent dat doorlopen werd waaruit het erkenningsreglement is gegroeid en om het traject te kennen dat doorlopen zal worden om de ondersteuningsmaatregelen tegen het licht te houden.
    

     

     

     

     

    Financiële aspecten

    Geen.

     

     

     

     

    Besluit

    Artikel 1
    De gemeenteraadscommissie Mens en Interne zaken neemt kennis van de aanpak en de stand van zaken van het project 'erkenning en ondersteunen van verenigingen' en volgt dit onderwerp graag verder op in de gemeenteraadscommissie Mens en Interne zaken eind maart 2023.

     

    Artikel 2
    De gemeenteraadscommissie Mens en Interne Zaken geeft volgend advies: het is aangewezen om in het reglement de beroepsprocedures en de beoordelingen ervan te evalueren en eventueel aan te passen. Dit zodat de procedure om in beroep te gaan en de beoordeling ervan duidelijk wordt omschreven.