Sinds 2019 zit de sponsorwerving voor de Druivenfeesten in handen van de projectleider van de Druivenfeesten en niet meer in handen van een externe partner. In 2019 is een extern bureau aangesproken om de huidige contracten te evalueren en verder te verfijnen. De werving van sponsors in eigen beheer werd door meerdere sponsors als positief ervaren, aangezien ze nu een directere lijn hebben met de gemeente en hierdoor meer betrokkenheid voelen. In 2020 vonden er geen Druivenfeesten plaats omwille van de corona crisis. In 2021 werd er verder gegaan op het elan van 2019 en werden de geleverde inspanningen van vorige jaren verder uitgediept.
Naar aanleiding van de evaluatie van de Druivenfeesten 2021 werd er een grote enquête opgesteld om een navraag te doen bij de huidige sponsors, voorafgaand aan de voorbereidingen van het sponsordossier voor 2022. Op basis van de feedback werd het sponsordossier aangepast. De afgelopen 3 jaar werd naar alle sponsors na de feesten een bedankingsmail gezonden en gevraagd naar eventuele feedback. Hier zijn een aantal suggesties op gekomen. De bedoeling is om periodiek jaarlijks opnieuw een enquête te sturen.
In 2023 werden alle prijzen aangepast en verhoogd.
Daardoor vond er een verschuiving plaats in het aantal hoofdsponsors.
In 2024 werden de de prijzen behouden.
In 2025 wenst het gemeentebestuur rekening houden met een aantal suggesties van sponsors en worden er enkele aanpassingen doorgevoerd.
Voorstel
In 2025 wenst het gemeentebestuur volgende aanpassingen door te voeren:
- De volgende zaken schrappen uit de sponsorformules, omdat deze vorig jaar niet meer werden toegepast of die volgens de feedback van de sponsors niet relevant zijn:
Het VIP-deck op het Begijnhof(plein) zal na het succes van de afgelopen jaren opnieuw de plek zijn waar sponsors kunnen netwerken en gezellig iets drinken.
De prijzen van alle sponsorpakketten zijn volgens toevoegingen aan de sponsorpakketten gestegen.
Sponsorpakketten:
Return
Naast de opgelijste return worden de sponsors ook geconsulteerd bij afname van producten en diensten voor de Druivenfeesten.
Communicatie en start sponsorwerving
Na goedkeuring van het retributiereglement zal de dienst Communicatie de inhoud vertalen naar een wervend dossier. Vervolgens worden de bestaande en vervolgens potentiële nieuwe sponsors gecontacteerd en kan de sponsorwerving 2025 beginnen.
Onder potentiële sponsors verstaan we onder meer een selectie van leveranciers van het lokaal bestuur Overijse, bedrijven uit Overijse en omstreken (via de huidige excel die via afdeling Grondgebiedzaken ter beschikking is), Unizo-leden die (in het verleden) deelnamen aan de commerciële stoet, via Ondernemend Overijse, suggesties vanuit de gemeenteraad of het college van burgemeester en schepenen, enz. De wijze van benadering voor werving van de potentiële sponsors wordt op maat van hun communicatievoorkeuren aangepakt (per e-mail, telefoon, overleg, enz.).
Op de website van de Druivenfeesten zal een duidelijke verwijzing gemaakt worden waar men als geïnteresseerde sponsor terecht kan. Indien er een sponsoraanvraag op maat wordt aangevraagd, die afwijkt van de omschreven sponsormogelijkheden, zal deze eerst voorgelegd worden aan het college van burgemeester en schepenen.
Na het afsluiten van een contract wordt er door de Financiële Dienst een factuur opgemaakt.
Financiële Dienst
Dit reglement werd opgesteld na consultatie bij de Financiële Dienst.
De gemeenteraad dient het retributiereglement voor inning van ontvangsten van het partnerdossier sponsors Druivenfeesten 2025 vast te stellen.
Raadslid Alan Pauwels namens Team 3090 wenst mondeling een amendement in te dienen met de vraag om artikel 6 van het retributiereglement te schrappen.
Er wordt overgegaan tot de stemming om dit amendement al dan niet goed te keuren.
Het amendement wordt niet weerhouden met 12 stemmen voor (Sven Willekens, Peter Lombaert, Yves de Marnix de Sainte Aldegonde (Graaf), Myriam Vanderlinden, Pierre-Emmanuel Dumont de Chassart, Geoffroy d'Aspremont Lynden (Graaf), Alan Pauwels, Martine Haegeman, Charles de Groot, Miranda Cornet, Alexandra Claeys, Sophie Lafosse), 16 stemmen tegen (Vera De Man, Inge Lenseclaes, Leo Van den Wijngaert, Joke Lenseclaes, Jan De Broyer, Jeroen Van San, Filip Boon, Danny De Kock, Leen Gillis, Stefan Vanderlinden, Joris Kelchtermans, Dirk Dewaet, Jan Van Brabant, Kryne Dekock, Tom Hanssens, Nele Demartelaere), 1 onthouding (Tim Vloebergh).
Vervolgens wordt overgegaan tot de goedkeuring van het initiële retributiereglement.
Enig artikel
De gemeenteraad keurt met 16 stemmen voor (Vera De Man, Inge Lenseclaes, Leo Van den Wijngaert, Joke Lenseclaes, Jan De Broyer, Jeroen Van San, Filip Boon, Danny De Kock, Leen Gillis, Stefan Vanderlinden, Joris Kelchtermans, Dirk Dewaet, Jan Van Brabant, Kryne Dekock, Tom Hanssens, Nele Demartelaere), 11 stemmen tegen (Sven Willekens, Peter Lombaert, Yves de Marnix de Sainte Aldegonde (Graaf), Myriam Vanderlinden, Pierre-Emmanuel Dumont de Chassart, Geoffroy d'Aspremont Lynden (Graaf), Alan Pauwels, Martine Haegeman, Charles de Groot, Miranda Cornet, Sophie Lafosse), 2 onthoudingen (Tim Vloebergh, Alexandra Claeys) het retributiereglement voor de inning van ontvangsten van het partnerdossier sponsors Druivenfeesten 2025 als volgt goed:
Voorwerp
Artikel 1
Met ingang van 23 februari 2025 wordt een gemeentelijke retributie gevestigd op de sponsorpakketten in het partnerdossier sponsors Druivenfeesten 2025 georganiseerd door de gemeente Overijse.
Toepassingsgebied
Artikel 2
De Druivenfeesten die georganiseerd worden door de gemeente Overijse, en waarvan de inkomsten van het partnerdossier ten voordele van de gemeente Overijse zijn, vallen onder de toepassing van dit reglement.
De partnerdossiers worden onderverdeeld in volgende categorieën:
De activiteiten tijdens de Druivenfeesten 2025, waarvoor de gemeenteraad reeds in andere reglementen een tarief heeft vastgelegd, vallen niet onder de toepassing van dit reglement.
Debiteur
Artikel 3
De retributie is verschuldigd door de natuurlijke (rechts)persoon die intekent op het partnerdossier Druivenfeesten 2025.
Tarieven
Artikel 4
De gemeenteraad stelt volgende tarieven vast, die gelden per categorie, zoals beschreven in de bijlage die integraal uitmaakt van dit retributiereglement:
Taksen
Artikel 5
De tarieven vastgesteld in dit reglement zijn steeds nettotarieven, exclusief btw.
Delegatie aan het college van burgemeester en schepenen
Artikel 6
Voor partnerdossiers die afwijken van de standaardpakketten delegeert de gemeenteraad aan het college van burgemeester en schepenen de bevoegdheid om het tarief vast te stellen.
Deze dienen binnen het huidige minimum sponsorpakket Baidor 350,00 euro en het maximum sponsorpakket Leopold III 5.000,00 euro te liggen.
Inning
Artikel 7
Voor de inning van de tarieven wordt door de gemeente Overijse een factuur opgesteld. De factuur met toepassing van 21% Belgische btw is te betalen binnen de 14 dagen na verzending.
Geschillen
Artikel 8
Het college van burgemeester en schepenen is bevoegd om te oordelen in geval van geschillen.
Bestuurlijk toezicht
Artikel 9
Deze beslissing wordt bekend gemaakt overeenkomstig de bepalingen van het Decreet Lokaal Bestuur.
Inwerkingtreding
Artikel 10
Dit reglement treedt in werking vijf dagen na de bekendmaking van deze beslissing conform artikel 286 van het Decreet Lokaal Bestuur.